Canllawiau derbyn grant: £250,000 i £5miliwn

Mae'r canllawiau hyn yn nodi sut y byddwch yn derbyn eich grant o £250,000 i £5m.

Mae hefyd yn esbonio'r hyn a ddisgwyliwn gennych cyn, yn ystod ac ar ôl ei dderbyn.

Cyflwyniad

Llongyfarchiadau ar dderbyn Grant, edrychwn ymlaen at eich helpu i gyflawni Prosiect llwyddiannus. Arian cyhoeddus gan chwaraewyr y Loteri Genedlaethol yw'r cyllid y byddwch yn ei dderbyn, ac o'r herwydd mae'n ddyletswydd arnom i sicrhau ei fod yn cael ei reoli mewn ffordd atebol. Mae hyn yn golygu bod angen i chi ddilyn nifer o brosesau trwy gydol oes eich Prosiect. Rydyn ni'n ceisio gwneud y rhain yn gymesur yn unol â lefel y Grant rydych chi'n ei dderbyn.

Rydym yn gwerthfawrogi efallai mai hwn fydd y tro cyntaf i chi dderbyn cyllid gennym ni ac efallai eich bod yn ansicr sut i ofyn am eich Grant a'n hysbysu am eich cynnydd. Bydd y ddogfen hon yn egluro beth i'w wneud ac yn ateb unrhyw ymholiadau sydd gennych.

Rydyn ni'n hoffi gweithio mewn ffordd gydweithredol, felly cadwch mewn cysylltiad â ni os oes angen ein cefnogaeth arnoch chi. Eich pwynt cyswllt cyntaf â Chronfa Treftadaeth y Loteri Genedlaethol yw'r person a enwir yn y Llythyr Hysbysiad Grant. Disgwyliwn ichi ymateb yn brydlon i unrhyw geisiadau am wybodaeth a thrafod unrhyw newidiadau sylweddol i'ch Prosiect gyda ni. Mae’n rhaid i chi fynd i'r afael ag unrhyw faterion rydyn ni'n eu nodi trwy gydol eich Prosiect.

Byddwn mewn cysylltiad cyn bo hir i drefnu cyfarfod cychwynnol (gweler adran 2.6) ac efallai y byddwn yn trefnu nifer o gyfarfodydd gyda chi, gan gynnwys ymweliadau safle, trwy gydol cyfnodau Datblygu a Chyflawni eich Prosiect. Gofynnwn ichi ein gwahodd i ddigwyddiadau ac agoriadau Prosiect allweddol a byddwn yn anelu at anfon cynrychiolydd lle bo hynny'n bosibl.

Byddwn yn cynnal gwiriadau trwy gydol eich Prosiect i gadarnhau eich bod yn cyflawni'r Canlyniadau a nodwyd yn eich Cais a'r Dibenion Cymeradwy a nodir yn eich Llythyr Hysbysiad Grant.

Mae'ch Contract Grant gyda ni, y Cyllidwr, yn cynnwys y canlynol:

  • Llythyr Hysbysiad Grant;
  • Telerau Safonol y Grant;
  • Unrhyw Amodau Grant Ychwanegol;
  • Ffurflen Caniatâd i Ddechrau.

Os na fyddwch yn cydymffurfio â'r Contract Grant, rydym yn cadw'r hawl i ofyn am ad-daliad o'ch Grant neu'r cyfan ohono.

Mae'r ddogfen hon yn nodi ein harferion safonol ond nodwch y gallwn ddewis amrywio ein prosesau yn dibynnu ar amgylchiadau penodol eich Prosiect.

Rydym wedi creu Rhestr Termau ddefnyddiol sydd i'w gweld yn Atodiad J y ddogfen hon. Os ydych chi'n ansicr o unrhyw dermau a ddefnyddir yn y ddogfen hon, cyfeiriwch at yr adran hon.

Mae'r canllaw hwn yn cyfeirio at y camau Datblygu a Chyflawni. Nid yw dyfarniad cyfnod Datblygu yn gwarantu y byddwch yn derbyn dyfarniad cam Cyflawni.

Gair i gall

  • Peidiwch â dechrau eich Prosiect cyn i ni roi caniatâd i chi;
  • Ystyriwch werthuso'ch Prosiect o'r dechrau;
  • Cofiwch gydnabod eich cyllid a hyrwyddo'r Loteri Genedlaethol;
  • Cadwch olwg ar eich gwariant ar y Prosiect;
  • Cadwch olwg ar amserlen eich Prosiect:
  • Cadwch yr holl anfonebau a derbynebau yn drefnus;
  • Sicrhech eich bod yn gwybod eich Dibenion Cymeradwy;
  • Adolygwch a dysgwch o'r hyn rydych chi'n ei wneud;
  • Cofiwch hawlio'ch Grant;
  • Sicrhewch eich bod yn siarad â ni am unrhyw faterion;
  • Cadwch dystiolaeth y Prosiect, er enghraifft o lansiadau, gweithdai a hyrwyddo;
  • Yn anad dim arall, mwynhewch eich Prosiect!

Llinell Amser y Prosiect

Cyfnod Datblygu (2 flynedd i'w gwblhau)

  • Dyfarnu grant
  • Cyfarfod Cychwyn Busnes
  • Cyflwyno Caniatâd i Ddechrau o fewn 6 mis
  • Cwblhau adolygiad Cyfnod Datblygu
  • Cyflwyno Cais Rownd Dosbarthu
  • Cyflwyno Adroddiad Cwblhau o fewn 3 mis

Cyfnod Cyflawni (5 mlynedd i'w gwblhau)

  • Dyfarnu grant
  • Cyflwyno Caniatâd i Ddechrau o fewn 6 mis
  • Cyflwyno gweithgaredd eich prosiect
  • Cyflwyno Adroddiad Cwblhau o fewn 3 mis
  • Hyd telerau'r contract - hyd at 20 mlynedd (gweler adran 10)

Sut y byddwn yn gweithio gyda chi

Sut y byddwn yn gweithio gyda chi

Mae'r adran hon yn esbonio'r canllawiau yr ydym yn disgwyl ichi eu dilyn wrth gyflawni eich Prosiect. Os ydych chi'n ansicr o unrhyw un o'r pwyntiau a godwyd, cysylltwch â ni.

Dogfennau Pwysig

Rydym yn argymell eich bod yn ymgyfarwyddo â'r dogfennau canlynol cyn cychwyn ar eich Prosiect:

  • Contract Grant;
  • Canllawiau Cymhwyso Rhaglen;
  • Adran Cydnabod eich Grant ar ein gwefan;
  • Gwerthuso: Canllawiau Arferion Da.

Mae'r holl ganllawiau ar gael yn yr adrannau Cyllid a Canllawiau arferion da  o'r wefan.

Rydym hefyd yn argymell bod pawb sy'n ymwneud yn agos â chyflawni'ch Prosiect yn gyfarwydd â'r Cais a gyflwynwyd gennych i ni. Yn benodol y Canlyniadau a'r Dibenion Cymeradwy y gwnaethoch ymrwymo i'w cyflawni.

Dyddiad y Daw’r Grant i Ben

Rhoddir eich Dyddiad y Daw’r Grant i Ben yn eich Llythyr Hysbysiad Grant. Mae'n seiliedig ar amserlen y Prosiect a nodwyd gennych yn eich Cais.

Mae’n rhaid i chi gwblhau eich Prosiect a chyflwyno'ch Adroddiad Cwblhau a'ch ffurflen Cais am Daliad Terfynol (gweler adran 9 i gael mwy o wybodaeth am y ffurflen hon) erbyn y Daw’r Grant i Ben.

Os ydych chi'n profi oedi wrth gyflawni'ch Prosiect, gallwch ofyn am estyniad i'r Dyddiad y Daw’r Grant i Ben (gweler adran 6.2).

Rydym yn ceisio bod yn hyblyg ond ni allwn warantu estyniad. Os na fyddwch yn cwblhau eich cam Datblygu erbyn Dyddiad y Daw’r Grant i Ben mae eich Prosiect mewn perygl difrifol ac efallai y byddwn yn penderfynu tynnu cynnig eich Grant yn ôl ac ni fyddwch yn gallu bwrw ymlaen â cham Cyflawni eich Prosiect.

Yn y cyfnod Cyflawni os bydd eich Prosiect yn cymryd mwy nag uchafswm o bum mlynedd i'w gwblhau o ddyddiad eich Llythyr Hysbysiad Grant, gallwn gau eich Grant a gofyn am ad-daliad o'ch Grant cyfan neu ran ohono.

Hyrwyddo'ch Grant Loteri Genedlaethol

Mae hyrwyddo a chydnabod y Loteri Genedlaethol yn un o amodau'r Contract Grant. Gallwch ddarganfod mwy am ein gofynion sylfaenol ar gyfer cydnabod ar ein gwefan. Yn ogystal â chydnabod eich Grant rydym yn disgwyl ichi ddarparu mynediad arbennig a / neu gynigion i chwaraewyr y Loteri Genedlaethol, bob blwyddyn o leiaf. Er enghraifft, efallai y byddwn yn gofyn ichi gymryd rhan mewn ymgyrch i ddiolch i chwaraewyr y Loteri, er enghraifft yr ymgyrch #DiolchiChi.

Disgwyliwn ichi ddatblygu cynigion neu hyrwyddiadau arloesol a chreadigol sydd wedi'u cynllunio i ddiolch i chwaraewyr y Loteri Genedlaethol am eu cefnogaeth ac i godi ymwybyddiaeth o'r cyllid a gawsoch. Gellir gweld enghreifftiau o'r rhain, a phethau dychmygus eraill y mae Prosiectau wedi'u gwneud ar ein gwefan.

Os yw'ch Grant am fwy na £1m tuag at ofod arddangos, canolfan ymwelwyr, gardd gymunedol neu gyfleuster cyhoeddus arall, hoffem hefyd drafod sut y gallai'r Loteri Genedlaethol gael ei hymgorffori orau yn enw'r gofod neu'r safle.Rhaid i chi gydnabod eich Grant yn gyhoeddus cyn gynted ag y bydd eich Prosiect yn cychwyn trwy arddangos logo cydnabod y Loteri Genedlaethol. Gallwch ddarganfod mwy am sut i ofyn am ddeunydd cydnabod yn adran 3 y ddogfen hon.

Mae’n rhaid i chi hefyd sicrhau eich bod yn cynnwys logo'r Loteri Genedlaethol ar unrhyw wybodaeth rydych chi'n ei chynhyrchu am eich Prosiect, er enghraifft, ar ymgynghoriad cyhoeddus neu wybodaeth neu ddeunyddiau codi arian. Mae’n rhaid i chi hefyd gynnwys y logo ar bob dyluniad neu gynllun rydych chi'n ei gynhyrchu, ar bob adroddiad neu arolwg arbenigol, ac ar bob dogfen dendr neu hysbyseb swydd sy'n cael ei hariannu gan eich Grant. Cyfeiriwch at ein gwefan i gael mwy o wybodaeth.

Os na fyddwch yn cydymffurfio â'ch canllawiau cydnabod, rydym yn cadw'r hawl i roi'r gorau i wneud taliadau ac i ofyn am ad-daliad o'ch Grant neu'r cyfan ohono.

Os oes angen unrhyw help arnoch neu os oes gennych unrhyw gwestiynau ynglŷn â chydnabod eich Grant, cysylltwch â ni.

Cyhoeddusrwydd i’r grant

Mae'n bwysig rhoi cyhoeddusrwydd i'ch dyfarniad Grant i'r cyfryngau lleol fel bod chwaraewyr y Loteri Genedlaethol yn gwybod ble mae eu harian yn cael ei wario. Gofynnwn ichi gadw'ch Grant yn gyfrinachol nes ein bod wedi trafod a chytuno ar eich cynlluniau cyhoeddusrwydd. Byddwn yn cyhoeddi'r ffaith eich bod wedi derbyn Grant ar ein gwefan cyn pen 20 diwrnod o'ch Llythyr Hysbysiad Grant.

Gallwn eich cynorthwyo gydag ymholiadau am gyhoeddusrwydd a'r cyfryngau. Gellir gweld templed datganiad i'r wasg ar ein gwefan, mae'r templed yn cynnwys y geiriad cywir, felly bydd angen i chi fewnosod eich gwybodaeth Prosiect lle bo angen.

Ymgynghorwyr Cymorth Prosiect (a elwir yn ROSS Consultants)

Byddwn yn cynnal asesiad risg i bennu anghenion eich Prosiect ac mewn rhai amgylchiadau efallai y byddwn o'r farn bod angen comisiynu ymgynghorydd Prosiect o'n Cofrestr Gwasanaethau Cymorth (“Ymgynghorydd ROSS”) i'ch helpu chi i gyflawni'ch Prosiect. Gall y gefnogaeth hon ymwneud â rheoli Prosiect yn gyffredinol neu â meysydd penodol fel rheoli adeiladu, cynllunio busnes, yr amgylchedd naturiol, ymgysylltu â'r cyhoedd a digidol. Yn ogystal ag arbenigedd arbenigol, mae pob un o'n hymgynghorwyr yn fedrus wrth ddarparu cefnogaeth fentora yn ogystal ag wrth fonitro Prosiectau. Mae'r ymgynghorydd yn cael ei benodi a thalu amdano, mae'n gweithio ar ran Cronfa Treftadaeth y Loteri Genedlaethol a bydd yn adrodd yn ôl i ni.

Byddwn yn llunio briff ar gyfer yr ymgynghorydd, yn penderfynu hyd y comisiwn ac yn comisiynu'r ymgynghorydd yn ffurfiol. Efallai y bydd yr ymgynghorydd yn mynychu neu'n galw cyfarfodydd cynnydd gyda chi a'ch tîm Prosiect, ymweld â safleoedd ac adolygu dogfennaeth y Prosiect yn unol â chyfarwyddyd ni. Os oes gennych unrhyw gwestiynau ynglŷn â rôl eich ymgynghorydd, siaradwch â ni. Yn ogystal â rhoi cyngor ac arweiniad i chi, bydd yr ymgynghorydd hefyd yn adrodd yn ôl i ni ar eich cynnydd yn erbyn eich Dibenion Cymeradwy neu ran ohono. Sylwch mai dim ond y gallwn gytuno ar newidiadau i'ch Dibenion Cymeradwy.

Cyfarfod Cychwyn Busnes

Ar ôl i ni eich hysbysu bod eich Grant wedi bod yn llwyddiannus ar gyfer y naill gyfnod Datblygu neu Gyflanwi, byddwn fel arfer yn cysylltu â chi i drefnu cyfarfod cychwynnol.

Pwrpas cyfarfod cychwynnol yw:

  • Egluro gwaith cyfnod Datblygu;
  • Cytuno ar y Cyfnod Datblygu Rheoli, caffael a rhaglen prosiect;
  • Nodi'r gofynion adrodd / monitro / hawlio Grant;
  • Trafodwch unrhyw bwyntiau cyfreithiol sy'n ymwneud â pherchnogaeth;
  • Sicrhau bod cyllid partneriaeth ar waith ar gyfer y cam hwn;
  • Trafodwch eich gwerthusiad Prosiect;
  • Trafod gwytnwch sefydliadol;
  • Trafod cydnabyddiaeth y Loteri Genedlaethol;
  • Os yw'n berthnasol, gallwn eich cyflwyno i ymgynghorydd ROSS (cyfeiriwch at adran 2.5).

Yn ystod y cyfarfod cychwynnol byddwn yn cytuno ar y cynllun cyfathrebu a phryd y bydd eich adolygiad cam Datblygu (cyfeiriwch at adran 2.7) yn debygol o ddigwydd.

Byddwn hefyd yn cytuno ar strwythur adrodd pryd y dylech gyflwyno Adroddiadau Cynnydd (cyfeiriwch at adran 7) a Cheisiadau Taliad (cyfeiriwch at adran 8).

Adolygiad Cyfnod Datblygu

Fel y nodwyd yn eich Llythyr Hysbysiad Grant byddwn yn cynnal adolygiad ffurfiol o'ch cynnydd unwaith y bydd cynigion a chostau amlinellol wedi'u datblygu. Bydd amseriad yr adolygiad yn cael ei drafod yn eich cyfarfod cychwynnol.

Prif bwrpas yr adolygiad yw:

  • i gadarnhau bod y Prosiect yn cael ei ddatblygu yn unol â'r Dibenion Cymeradwy a nodwyd yn eich Llythyr Hysbysiad Grant a'r Canlyniadau a ddewisoch yn eich Cais;
  • i roi'r wybodaeth ddiweddaraf am gostau a chynnydd codi arian;
  • i roi'r wybodaeth ddiweddaraf am gydymffurfiad â'n gofynion perchnogaeth eiddo ee cynnydd gyda thrafodaethau prydles;
  • i drafod a oes modd rheoli risgiau'r Prosiect.

Bydd angen i chi gyflwyno Adroddiad Cynnydd (cyfeiriwch at adran 7 am ragor o wybodaeth) cyn yr adolygiad. Dylai'r Adroddiad Cynnydd ddod gyda dogfennau allweddol drafft yn dibynnu ar y math o Brosiect rydych chi'n ei gwblhau.

Gall y dogfennau allweddol gynnwys y canlynol:

  • Cynllun Gweithgaredd Drafft neu Gynllun Gweithredu Ardal;
  • Cynllun cost sy’n gyfwerth â cham 2 RIBA;
  • Lluniadau a chynlluniau sy’n gyfwerth â cham 2 RIBA;
  • Drafft o Gynllun Dehongli;
  • Drafft o Gynllun Busnes;
  • Cynllun cadwraeth;
  • Cyllid partneriaeth cam Cyflawni;
  • Manylion sefyllfa perchnogaeth eiddo;
  • Amserlen ar gyfer cwblhau'r cam Datblygu ac ar gyfer y cam Cyflawni;
  • Cofrestr Risg.

Os bu newidiadau sylweddol i'ch Prosiect, mae'r adolygiad yn rhoi cyfle inni dynnu sylw at risgiau, meysydd pryder a lle mae angen gwaith pellach.

Os ydym yn codi pryderon difrifol ynghylch hyfywedd eich Prosiect, neu ei fod wedi newid yn sylweddol o ran y Canlyniadau a'r Dibenion Cymeradwy efallai y byddwn yn methu eich adolygiad cyfnod Datblygu. Os methwch eich adolygiad cam Datblygu ni fyddwch yn gallu bwrw ymlaen â'ch Prosiect na chyflwyno Cais cam Cyflawni.

Caffael: Ymgynghorwyr, Contractwyr a Chyflenwyr

Ym mhob prosiect, pryd bynnag y byddwch chi'n defnyddio'ch grant i brynu nwyddau, gweithiau neu wasanaethau, byddwn yn gofyn i chi roi manylion y caffael i ni (sef y broses prynu, tendro a dethol). Os ydych eisoes wedi prynu nwyddau, gweithiau neu wasanaethau ar gyfer eich prosiect, bydd angen i chi ddweud wrthym sut y gwnaethoch hynny. Ni allwn dalu'ch grant os nad ydych wedi dilyn y weithdrefn ganlynol.

Dylech bob amser ystyried cydraddoldeb triniaeth, tryloywder, cyd-gydnabod a chymesuredd wrth gaffael unrhyw nwyddau, gwaith neu wasanaethau.

Os ydych chi'n grantî Corff Cyhoeddus neu os yw'ch prosiect yn ddarostyngedig i ddeddfwriaeth Caffael Cyhoeddus, yna mae'n rhaid i chi ddilyn y ddeddfwriaeth berthnasol.

Mae’n rhaid i'r gweithdrefnau i recriwtio ymgynghorwyr a chontractwyr fod yn deg ac yn agored a chydymffurfio â deddfwriaeth cydraddoldeb a chyflogaeth berthnasol. Dylai'r ffioedd ar gyfer unrhyw ymgynghorwyr neu weithwyr proffesiynol eraill rydych chi'n eu recriwtio yn ystod y prosiect fod yn unol â chanllawiau proffesiynol a dylent fod yn seiliedig ar fanyleb ysgrifenedig glir. Os oes cysylltiad rhwng unrhyw un o'r contractwyr, cyflenwyr neu ymgynghorwyr yr ydych am eu penodi, er enghraifft ffrindiau agos neu berthnasau, neu os oes unrhyw gyswllt ariannol fel perchnogaeth y cyflenwyr hyn bydd angen i chi gael ein caniatâd ysgrifenedig gennym ni yn gyntaf.

Os ydych chi'n ansicr ynghylch eich rhwymedigaethau, rydym yn eich cynghori i gymryd cyngor proffesiynol neu gyfreithiol.

O dan £10,000

Os ydych chi'n prynu nwyddau, gweithiau neu wasanaethau am lai na £10,000 nid oes angen i chi dendro'n agored am y rhain na chael dyfynbrisiau lluosog. Byddwn yn dal i ddisgwyl ichi ddangos gwerth cyffredinol am arian.

Rhwng £10,000 a £50,000

Mae’n rhaid i chi gael o leiaf dri dyfynbris cystadleuol ar gyfer yr holl nwyddau, gwaith a gwasanaethau sy'n werth £ 10,000 neu fwy (ac eithrio TAW) yr ydym wedi cytuno i'w hariannu.

Nid oes angen i chi benodi'r contractwr, y cyflenwr neu'r ymgynghorydd sy'n darparu'r dyfynbris isaf o reidrwydd. Wrth benderfynu pwy i benodi ar gyfer eich prosiect, dylech edrych ar y gwerth cyffredinol am arian y mae'r dyfynbris yn ei gyflwyno a sgiliau, profiad a hyfywedd ariannol y contractwr, y cyflenwr neu'r ymgynghorydd.

Mwy na £50,000

Ar gyfer yr holl nwyddau, gwaith a gwasanaethau sy'n werth mwy na £50,000 (ac eithrio TAW), mae’n rhaid i chi ddarparu prawf o weithdrefnau tendro cystadleuol. Dylai eich prawf fod yn adroddiad ar y tendrau a gawsoch, ynghyd â'ch penderfyniad i dderbyn arno.

Nid oes angen i chi benodi'r contractwr, y cyflenwr neu'r ymgynghorydd sy'n darparu'r dyfynbris isaf o reidrwydd. Wrth benderfynu pwy i benodi ar gyfer eich prosiect, dylech edrych ar y gwerth cyffredinol am arian y mae'r dyfynbris yn ei gyflwyno a sgiliau, profiad a hyfywedd ariannol y contractwr, y cyflenwr neu'r ymgynghorydd.

Mewn rhai amgylchiadau, nid oes angen i chi ddilyn gweithdrefn dendro gystadleuol a dim ond un sefydliad y gallwch ei wahodd i dendro. Dyma lle:

  • mae cyfanswm pris y contract yn llai na £10,000,
  • mae cytundeb fframwaith ar waith ar gyfer Cyflawni nwyddau, gwaith neu wasanaethau a dendrwyd yn gystadleuol o'r blaen, ac mae'r nwyddau neu'r gwasanaethau'n uniongyrchol berthnasol i gwmpas y gwaith prosiect sydd i'w wneud,
  • mae contract prosiect ar waith, sydd wedi'i dendro'n gystadleuol o'r blaen, ac mae'n rhesymegol ei ymestyn i gwmpasu gwaith prosiect ychwanegol. Yn yr achos yma, mae’n rhaid i chi gadarnhau:
  • yn achos gwaith cyfalaf gellir cymhwyso prisiau mwyafrif yr elfennau gwaith, gan gynnwys rhagofynion, gorbenion ac elw yn uniongyrchol o'r contract presennol i'r gwaith newydd,
  • mae'r gwaith newydd yn llai o ran graddfa, ac mae o fath tebyg i'r prif waith contract,
  • ni fydd y contractwr yn hawlio aflonyddwch neu gost estyn i'r prif gontract os cyflwynir y gwaith newydd,
  • mae'r contract presennol yn cyfyngu ar waith sy'n cael ei wneud gan eraill,
  • mae'r nwyddau, y gwaith neu'r gwasanaethau sy'n ofynnol yn unigryw fel y'u nodir mewn manyleb gofynion heb frand ac nid yw'n bosibl eu cael o ffynonellau eraill trwy dendr cystadleuol,
  • gallwch ddangos eich bod wedi ceisio tendro'r nwyddau, y gwaith neu'r gwasanaethau yn agored ac yn gystadleuol ond heb dderbyn diddordeb digonol. Cyflwynwyd yr unig dendr a dderbyniwyd gan ddarparwr gwasanaeth a gredai ei fod yn gwneud hynny mewn cystadleuaeth ag eraill,
  • gwaith brys lle gellir dangos y byddai'r amser a gymerir i gael tendrau yn peryglu'r prosiect ac yn ychwanegu'n sylweddol at gostau yn y pen draw,
  • nid yw'r cwmni sy'n darparu'r tendr sengl wedi'i gysylltu, naill ai trwy berchnogaeth neu drwy gysylltiadau teuluol, ag uwch gynrychiolwyr y grantî.

Byddwn hefyd yn gofyn ichi ystyried gwerthoedd cymdeithasol yn eich caffaeliad, gan gynnwys:

  • Cadwyni Cyflawni amrywiol
  • Gwell cyflogadwyedd a sgiliau
  • Cynhwysiant, iechyd meddwl a llesiant
  • Cynaliadwyedd amgylcheddol
  • Cadwyni Cyflawni diogel

Dylech sicrhau bod unrhyw gontractwr / cyflenwr / ymgynghorydd neu Bartner a allai gyfrannu at greu Allbynnau Digidol yn ymwybodol o'n gofyniad i brosiectau rannu'r rhain o dan drwydded Creative Commons Attribution 4.0 International neu gyfwerth, a sicrhau bod gennych gytundeb ar gyfer y gwaith sy'n deillio o hyn. i'w rannu fel hyn. Lle nad yw hyn yn bosibl, mae’n rhaid i chi geisio cytundeb ysgrifenedig i wneud trefniadau amgen gyda ni, er enghraifft i ddefnyddio Trwydded Agored amgen, cyn cyhoeddi unrhyw gontract gwaith.

Recriwtio Staff

Mae’n rhaid hysbysebu pob swydd staff gyda'r eithriadau canlynol:

  • Os oes gennych aelod o staff â chymwysterau addas ar eich cyflogres eich bod yn symud i'r swydd a grëwyd gan eich Prosiect;
  • Os oes gennych aelod o staff â chymwysterau addas ar eich cyflogres y mae ei oriau yn ymestyn fel y gallant weithio ar y Prosiect. Yn yr achos hwn byddwn yn ariannu cost eu horiau ychwanegol a dreulir ar y Prosiect a bydd angen i chi ddweud wrthym am y rôl y byddant yn ei chyflawni;

Efallai y byddwn yn gofyn am weld tystiolaeth o'r weithdrefn recriwtio a ddilynwyd gennych felly cadwch y cofnodion hyn yn ddiogel.

Os ydych chi'n symud aelod presennol o staff i swydd a grëwyd gan y Prosiect, yna gallwn naill ai dalu am gost yr aelod staff hwn, neu am gost ôl-lenwi ei swydd, pa bynnag gost sy'n llai (lle mae gweithiwr wedi'i aseinio i swydd newydd ac mae ei swydd yn cael ei llenwi dros dro gan weithiwr arall).

Os ydych chi am benodi unrhyw aelodau newydd o staff ar eich Prosiect sydd â chysylltiad ag unrhyw aelodau staff yn eich sefydliad, er enghraifft, unrhyw ffrindiau agos, perthnasau, neu gyn-aelodau staff, bydd angen i chi gael caniatâd ysgrifenedig gennym ni yn gyntaf.

Dylai'r holl gyflogau fod yn seiliedig ar ganllawiau'r sector neu swyddi tebyg mewn mannau eraill.

Rydym wedi ymrwymo i sicrhau bod y sector treftadaeth yn gynhwysol ac yn gynaliadwy. Rhaid i chi ddefnyddio'r gyfradd Cyflog Byw (a Chyflog Byw Llundain lle bo hynny'n berthnasol) ar gyfer holl staff y Prosiect.

TAW

Ni allwn dalu costau TAW y gallwch eu hadennill, felly eich cyfrifoldeb chi yw ceisio cyngor priodol.

Os bydd eich statws TAW yn newid yn ystod eich Prosiect byddwn yn lleihau ein cyfraniad at y costau lle rydych wedi llwyddo i hawlio'r TAW yn ôl.

Tan-wariant TAW

Os ydych chi'n gwario llai ar TAW nag yr ydych wedi'i amlinellu yn adran Costau Prosiect eich Cais, gallwch, gyda'n caniatâd, drosglwyddo'r tanwariant i bennawd cost arall os dangosir angen clir. Bydd angen i chi ddangos sut y bydd y newidiadau hyn yn eich helpu i gyflawni'ch Prosiect i gyflawni eich Dibenion Cymeradwy.

Enghraifft A:

Rydych wedi cynnwys cyllideb ar gyfer TAW yn erbyn y pennawd costau Ffioedd Proffesiynol yn eich Cais. Ar ôl mynd trwy broses dendro i benodi ymgynghorydd, nid yw'r person rydych chi'n ei benodi wedi'i gofrestru ar gyfer TAW ac felly nid oes angen y gyllideb ar gyfer TAW ar Ffioedd Proffesiynol mwyach.

Yn ystod y broses dendro i benodi contractwr i gyflawni'r gwaith cadwraeth fe welwch fod y tendrau a ddychwelwyd yn uwch nag yr oeddech wedi ei gyllidebu. Gellid trosglwyddo'r tanwariant TAW ar Ffioedd Proffesiynol, gyda'n caniatâd, i'r pennawd costau Atgyweirio a Chadwraeth i ariannu'r diffyg.

Cyfeiriwch at adran 6.3 Newidiadau Cyllidebol i gael rhagor o wybodaeth am gostau symud rhwng penawdau.

Gor-wariant TAW

Pan fydd cost TAW yn fwy na'r swm yr ydych wedi'i amlinellu yn adran Costau Prosiect eich Cais byddem yn disgwyl ichi ddod o hyd i'r costau ychwanegol o rywle arall (er enghraifft eich cronfeydd wrth gefn eich hun neu ffynhonnell ariannu arall) fel trosglwyddo arian o bennawd cost arall i'w dalu gallai unrhyw orwariant TAW effeithio o bosibl ar gyflawni eich Prosiect a'r Dibenion Cymeradwy. Mewn rhai amgylchiadau efallai y byddwn yn caniatáu ar gyfer defnyddio'ch arian wrth gefn i fynd i'r afael â gorwariant TAW, rhaid i chi gysylltu â ni i drafod hyn.

Cofnod Ffotograffig

Disgwyliwn ichi gymryd ffotograffau trwy gydol eich Prosiect yn dangos eich cynnydd y dylech ei gyflwyno gyda'ch Adroddiadau Cynnydd (lle bo hynny'n berthnasol). Bydd angen i chi ddarparu cofnod ffotograffig o'ch Prosiect gyda'ch Adroddiad Cwblhau a'ch ffurflen Cais am Daliad Terfynol sy'n cynnwys o leiaf bum delwedd ddigidol cydraniad uchel mewn fformat electronig (jpegs) sy'n dangos gwahanol agweddau ar eich Prosiect.

Dylai'r delweddau ddangos eich Prosiect ar waith a'i ganlyniad. Bydd angen i chi ddarparu sampl o ddelweddau sy'n dangos eich Prosiect cyn, yn ystod ac ar ôl iddo gael ei orffen. Wrth gwblhau eich Adroddiad Cynnydd a'ch Adroddiad Cwblhau a'ch ffurflen Cais am Daliad Terfynol gallwch roi gwybod i ni a oes deunydd o'ch Prosiect ar gael ar y rhyngrwyd a ble y gellir dod o hyd iddo.

Efallai y byddwn yn defnyddio'ch delweddau mewn deunydd cyhoeddusrwydd. Rydych chi'n rhoi'r hawl i ni ddefnyddio'r rhai rydych chi'n eu darparu i ni ar unrhyw adeg, gan gynnwys eu newid. Mae’n rhaid i chi gael yr holl ganiatadau sy'n ofynnol i chi a ninnau eu defnyddio cyn i chi eu defnyddio neu eu hanfon atom. Dylai'r delweddau hyn, ynghyd ag Allbynnau Digidol eraill o'ch prosiect, hefyd gael eu rhannu â Thrwydded Agored (Creative Commons Attribution 4.0 International). Os nad chi yw deiliad yr hawliau, mae’n rhaid i chi sicrhau bod gennych gytundeb i rannu'r delweddau hyn o dan y Drwydded Agored benodol hon.

Mae’n rhaid i chi sicrhau eich bod yn casglu caniatâd ysgrifenedig priodol gan unrhyw un sy'n ymddangos yn y delweddau hyn y gellir eu hailddefnyddio mewn perthynas â chyhoeddusrwydd a deunyddiau hyrwyddo, ac y gellir eu rhannu ar-lein o dan y Drwydded Agored benodol. Mae hyn yn arbennig o bwysig lle mae delweddau'n cynnwys pobl ifanc neu oedolion agored i niwed a lle mae'n rhaid ceisio caniatâd penodol ymlaen llaw. Os oes angen unrhyw arweiniad arnoch ar hyn, siaradwch â ni.

Os nad yw'ch delweddau'n addas i'w rhannu o dan Drwydded Agored, bydd angen rhoi trefniadau eraill ar waith. Siaradwch â ni cyn gynted â phosibl.

Cynllun Grantiau Cymunedol

Fel rhan o'ch Prosiect, efallai eich bod wedi gofyn inni gyfrannu tuag at bot o arian wedi'i glustnodi y gallwch ei ddefnyddio i ariannu grwpiau / sefydliadau eraill (yr ydym yn eu galw'n Grantïon Cymunedol) i gyflawni Prosiectau bach arwahanol (Grantiau Cymunedol). Bydd y Grantiau Cymunedol hyn yn cyfrannu at nodau cyffredinol eich Prosiect. Bydd rhaid i unrhyw Grantiau fel hyn ddangos gwerth da am arian, a dylai budd y cyhoedd orbwyso unrhyw enillion preifat. Byddwch yn rheoli'r pot cyllido, yn datblygu proses ymgeisio gyda phanel penderfyniadau ac yn monitro cynnydd. Mae’n rhaid i chi hefyd gyhoeddi'r Cynllun Grant Cymunedol, felly mae'n hysbys ac yn agored i bawb.

Gall y grantiau hyn gynnwys gweithgareddau ar a / neu waith cyfalaf i dir ym mherchnogaeth trydydd parti (gweler Atodiad B).

I gael mwy o wybodaeth am gyflwyno Cynllun Grant Cymunedol a Chwestiynau Cyffredin ewch i'n gwefan.

Ffurflenni Ar-lein a Mewngofnodi Porth

Bydd angen i chi lenwi nifer o ffurflenni ar-lein i adrodd ar gynnydd a hawlio'ch Grant. Gellir cyrchu pob ffurflen trwy ardal borth ein gwefan (yr ardal lle gwnaethoch gwblhau a chyflwyno'ch Cais).

Bydd y ffurflenni yr un fath ar gyfer camau Datblygu a Chyflawni eich Prosiect Grantiau mwy na £100,000. Pan ddyfarnwyd Grant Datblygu o lai na £100,000 i chi, bydd y ffurflen Cais am Daliad yn wahanol o ran strwythur (gweler adran 8.1 ac Atodiad D ac F).

I fewngofnodi i'r porth, bydd angen i chi ddefnyddio'r cyfeiriad e-bost a'r cyfrinair a ddefnyddiwyd gennych wrth wneud cais am eich Grant. Os yw'ch cyfeiriad e-bost wedi newid ers i chi wneud eich Cais, cysylltwch â'ch swyddfa Cronfa Treftadaeth y Loteri Genedlaethol leol.

Os dyfarnwyd Grant Datblygu o lai na £100,000 i chi, telir eich Grant mewn tri rhandaliad, byddwch yn derbyn 50% o'ch Grant ymlaen llaw ar ôl i chi gyflwyno'r ffurflen Caniatâd i Ddechrau a'r ffurflen Cais am Daliad yn llwyddiannus. Byddwch yn derbyn y 40% nesaf unwaith y byddwch yn gallu darparu tystiolaeth bod yr 50% cyntaf o gyfanswm costau eich Prosiect wedi'i wario ac ar ôl cyflwyno'r Adroddiad Cynnydd ac ail Ffurflen Cais am Daliad yn llwyddiannus. Bydd y 10% olaf o'ch Grant yn cael ei dalu mewn ôl-ddyledion unwaith y bydd eich Prosiect wedi'i gwblhau (gweler adran 9 am yr hyn a olygwn yn gyflawn) a'ch bod wedi cyflwyno'r Adroddiad Cwblhau a'r ffurflen Cais am Daliad Terfynol.

Ar gyfer pob Grant mwy na £100,000 bydd eich Grant yn cael ei dalu mewn ôl-ddyledion unwaith y byddwch yn darparu tystiolaeth o wariant y Prosiect, mae mwy o wybodaeth am y ddau strwythur talu i'w gweld yn adran 5 (Talu'ch Grant) o'r ddogfen hon.

Mewngofnodwch i borth y cais.

Mae angen ffurflenni ar-lein a'r dogfennau ategol

Ffurflen Caniatâd i Ddechrau

  • Copi o ddatganiad banc diweddar, slip talu neu siec (gorfodol);
  • Rhagolwg llif arian y prosiect (gorfodol);
  • Strwythur rheoli prosiect a dulliau o ddewis ymgynghorwyr, contractwyr a chyflenwyr (gorfodol);
  • Amserlen neu raglen waith y prosiect (gorfodol);
  • Prawf o gyllid partneriaeth (gorfodol os nodir hynny yn eich Cais);
  • Cynllun codi arian (gorfodol os yw'n berthnasol);
  • Prawf dogfennol o berchnogaeth eiddo gan gynnwys er enghraifft copïau cyfoes o gofrestr teitl y Gofrestrfa Tir (gyda'r cynllun), prydlesi a thystiolaeth o unrhyw forgeisi presennol (gorfodol os yw'n berthnasol);
  • Copi o'r cyhuddiad cyfreithiol wedi'i gwblhau (gorfodol os yw'n berthnasol);
  • Prawf o unrhyw ganiatadau neu drwyddedau statudol angenrheidiol (gorfodol os yw'n berthnasol).

Adroddiad Cynnydd

  • Ffotograffau yn dangos cynnydd eich Prosiect (gorfodol);
  • Cofnod o weithgareddau neu ddigwyddiadau rydych chi wedi'u trefnu (gorfodol);
  • Adroddiadau dewis swydd / penodi (gorfodol os yw'n berthnasol).
  • Adroddiadau caffael (gorfodol os yw'n berthnasol)

Ffurflen Cais am Daliad

  • Anfonebau prosiect a dderbyniwyd yn ystod y cyfnod adrodd (gorfodol);
  • Tabl costau am symiau o lai na £500 (gorfodol os yw'n berthnasol).

Adroddiad Cwblhau a Chais Taliad Terfynol

  • Tystysgrif Cwblhau Ymarferol (gorfodol ar gyfer Prosiectau sydd wedi ymgymryd â gwaith cyfalaf);
  • Anfonebau prosiect a dderbynnir yn ystod y cyfnod adrodd (gorfodol);
  • Tabl costau am symiau o lai na £500 (gorfodol os yw'n berthnasol).
  • Cofnod ffotograffig o'ch Prosiect (gorfodol);
  • Rhestr o Allbynnau Digidol a'r cyfeiriad / cyfeiriadau gwe lle gellir cyrchu'r rhain (gorfodol);
  • Adroddiad Gwerthuso (gorfodol);
  • Cofnod o'r Grantiau Cymunedol a ddyfarnwyd (gorfodol os yw'n berthnasol).

Mae cyfleuster i atodi dogfennau ategol i bob ffurflen, y nifer uchaf o ddogfennau ategol y gallwch eu hatodi yw 10. Uchafswm maint y ffeil ar gyfer pob dogfen yw 5 megabeit (MB), y terfyn maint cyffredinol cyffredinol ar gyfer yr holl ddogfennau ategol yw 20MB.

Mae'n bwysig bod dogfennau a gyflwynwyd yn ddarllenadwy a’ch bod yn dewis enwau/teitlau sy'n disgrifio eu cynnwys yn ddefnyddiol. Wrth gyflwyno anfonebau, dylid cyfuno'r rhain mewn un ffeil a'u nodi yn y drefn y maent yn ymddangos yn yr hawliad. Yn ddelfrydol, dylai'r sganiau fod mewn unlliw (Du a gwyn neu raddfa lwyd) gan y bydd y rhain yn ffeiliau llai ac yn caniatáu ichi atodi mwy.

Dylai'r holl ddogfennau fod ar ffurf PDF, ac eithrio taenlenni a ddylai fod yn eu fformat gwreiddiol.

Os oes angen i chi atodi dogfennau ychwanegol, neu ddogfennau mawr iawn, yna e-bostiwch nhw i'ch swyddfa Cronfa Treftadaeth y Loteri Genedlaethol leol gan sicrhau eich bod yn dyfynnu eich cyfeirnod Prosiect yn y teitl.

Mae yna hefyd Ffurflen Cydnabod ar gael ar gyfer gofyn am ddeunyddiau cydnabod cyllid gennym ni, er enghraifft byrddau arwyddion adeiladu, placiau, bathodynnau a sticeri. Sylwch fod deunyddiau cydnabod yn rhad ac am ddim. I gael mwy o wybodaeth am gydnabyddiaeth, cyfeiriwch at ein gwefan.

Caniatâd i Ddechrau

Fel rheol, rydym yn disgwyl ichi gyflwyno'ch ffurflen Caniatâd i Ddechrau cyn pen tri mis o ddyddiad eich Llythyr Hysbysiad Grant. Os bydd oedi sylweddol ac na ddaeth i law o fewn chwe mis efallai y byddwn yn penderfynu tynnu cynnig eich Grant yn ôl.

Cyn y gallwn roi caniatâd i chi gychwyn eich Prosiect a rhyddhau eich Grant bydd angen i chi gyflawni'r tasgau canlynol (os yw'n berthnasol):

  • Sicrhewch gyllid partneriaeth ar gyfer y cam Datblygu neu Gyflawni fel y bo'n briodol (os nodir hynny yn eich Cais);
  • Sicrhewch ganiatâd statudol, er enghraifft caniatâd adeilad rhestredig neu gyfadran (Y cam cyflawni yn unig);
  • Sicrhewch unrhyw drwyddedau angenrheidiol, er enghraifft trwydded madfall neu ystlum;
  • Sicrhewch berchnogaeth ar eiddo rhydd-ddaliol neu brydlesol i fodloni ein gofynion - gweler Atodiad A (Y cam dosbarthu yn unig)
  • Creu rhaglen ar gyfer sut y byddwch yn cwblhau'r cam Datblygu neu Gyflawni fel sy'n briodol;
  • Creu llif arian ar gyfer y cam Datblygu neu Gyflawni fel sy'n briodol
  • Diffinio strwythur rheoli prosiect sy'n dangos enwau a llinellau cyfrifoldeb;
  • Disgrifiwch eich cynigion ar gyfer caffael.

I gychwyn eich Prosiect, mae’n rhaid i chi lenwi'r ffurflen Caniatâd i Ddechrau ar-lein.

Mae’n rhaid llenwi'r ffurflen gydag o leiaf dau lofnod yn yr adran Manylion Cyfrif Banc a llofnod pellach yn yr adran Datganiad. Trwy lofnodi'r Datganiad, rydych chi'n cadarnhau bod eich sefydliad yn derbyn ein Grant ac yn cytuno i gydymffurfio â'r Contract Grant. Dylech gadw copi wedi'i lofnodi ar gyfer eich cofnodion.

Ar ôl i ni gymeradwyo'ch cais, byddwn yn eich hysbysu. Yna gallwch chi ddechrau gweithio ar eich Prosiect. Ni ddylech ddechrau ar unrhyw waith ar eich Prosiect nes bod gennych ein caniatâd ysgrifenedig i wneud hynny. Os gwnewch hynny mae ar eich risg eich hun.

Cyfeiriwch at Atodiad C am ganllaw cam wrth gam ar sut i lenwi'r ffurflen Caniatâd i Ddechrau.

Grantiau Cyfnod Datblygu o lai na £100,000

Ar ôl i chi gwblhau a chyflwyno'ch ffurflen Caniatâd i Ddechrau bydd angen i chi lenwi'r ffurflen Cais am Daliad am Ddyfarniadau Grant o lai na £100,000 i ofyn am y taliad ymlaen llaw cyntaf o 50% o'ch Grant. Cyfeiriwch at Atodiad D am ganllaw cam wrth gam ar sut i gwblhau'r Cais am Daliad am Ddyfarniadau Grant o lai na £100,000. Mae mwy o wybodaeth am y strwythur talu i'w gweld yn adran 5.1

Talu'ch Grant

Ein nod yw rhyddhau'ch taliadau Grant cyn pen 10 diwrnod gwaith ar ôl derbyn eich ffurflenni Cais am Daliad wedi'u cwblhau a'r holl ddogfennau ategol gorfodol. Gwneir taliad i'r cyfrif banc a nodwyd yn eich ffurflen Caniatâd i Ddechrau.

Strwythur Talu ar gyfer Grantiau Cyfnod Datblygu o lai na £100,000

Telir eich Grant mewn tri rhandaliad yn seiliedig ar y canrannau canlynol:

  • 50%: Ar ôl i ni roi Caniatâd i Ddechrau i chi.
  • 40%: Unwaith y gallwch dystiolaethu bod y 50% o gyfanswm costau'r Prosiect wedi'i wario.
  • 10%: Unwaith y bydd eich Prosiect wedi'i gwblhau.

Gweler adran 5.3 am fanylion pellach ar sut y telir y 10% olaf o'ch Grant.

Strwythur Talu am Grantiau dros £100,000

Byddwn yn talu eich Grant mewn ôl-ddyledion unwaith y byddwch yn gallu darparu anfonebau neu dderbynebau sy'n dangos eich gwariant Prosiect. Byddwn yn cytuno ar amserlen dalu gyda chi yn Caniatâd i Ddechrau a bydd taliadau'n cael eu gwneud wrth i'r Prosiect fynd yn ei flaen, ar yr amod eich bod yn darparu tystiolaeth o wariant.

Bydd angen i chi ddefnyddio'r ffurflen Cais am Daliad (gweler adran 8) i ofyn am daliad o'ch Grant. Yn nodweddiadol, rydym yn disgwyl i Adroddiad Cynnydd (gweler adran 7) gael ei gyflwyno gyda'r Ffurflen Cais am Daliad er mwyn derbyn taliad o'ch Grant gan mai dim ond ar ôl bod yn fodlon â chynnydd eich Prosiect y byddwn yn rhyddhau taliadau.

Byddwn yn talu cyfran o'r costau yr ydych wedi'u hysgwyddo yn seiliedig ar y Ganran Taliad a nodwyd yn eich Llythyr Hysbysiad Grant. Felly, os ydych chi'n darparu anfonebau gwerth cyfanswm o £50,000 a bod eich Canran Taliad yn 85% bydd eich taliad Grant yn £42,500.

Mae'r Ganran Taliad yn seiliedig ar gyfraniadau arian parod (cyllid partneriaeth) i'ch Prosiect felly gall fod yn wahanol i'r Ganran Grant sy'n seiliedig ar gyfraniadau arian parod, cyfraniadau mewn nwyddau ac amser gwirfoddolwyr. Isod mae enghraifft wedi'i gweithio o sut mae'ch Canran Taliad a'ch Canran Grant yn cael eu cyfrif.

Enghraifft B:

Canran y Grant

Cyfanswm costau'r Prosiect yw £700,000, sy'n cynnwys £100,000 o amser gwirfoddolwyr a chyfraniadau eraill heblaw am arian parod. Mae eich sefydliad yn darparu cyfraniad arian parod o £200,000 o'r cronfeydd wrth gefn a'ch Grant yn £400,000. Canran y Grant felly yw 57% (Grant wedi'i rannu â chyfanswm costau'r Prosiect).

Canran y Taliad

O ran Canran y Taliad, mae'ch Grant yn parhau i fod yn £400,000 ac mae'ch cyfraniad arian parod yn dal i fod yn £200,000. Fodd bynnag, mae costau arian parod y Prosiect bellach yn £600,000 (gan ostwng amser gwirfoddolwyr a chyfraniadau heblaw arian parod). Canran y Taliad felly yw 67% (Grant wedi'i rannu â chostau arian parod y Prosiect).

Gweler adran 5.3 am fanylion ar sut y telir 10% olaf eich Grant.

Taliad Terfynol am yr holl Symiau Grant

Rydym yn dal y 10% olaf o'ch Grant yn ôl nes bydd y Prosiect wedi'i gwblhau a dim ond os yw cyfanswm costau'r Prosiect wedi'i wario a bod tystiolaeth yn eich Adroddiad Cwblhau a'ch ffurflen Cais am Daliad Terfynol y byddwn yn talu'r 10% llawn.

Os ydych chi'n gwario llai na'ch costau cytunedig a bod eich Prosiect wedi'i gwblhau o dan y gyllideb bydd angen i chi ddychwelyd unrhyw Grant na chafodd ei wario arnom. Bydd hyn yn cael ei gyfrif yn seiliedig ar eich costau Prosiect cyffredinol a'r Ganran Taliad a nodwyd yn eich Llythyr Hysbysiad Grant. Gweler adran 9.1 am fanylion pellach ar sut y cyfrifir taliad terfynol Prosiectau o dan y gyllideb.

Ein diweddaru ar eich Prosiect

Ar ôl i ni gadarnhau bod gennych Ganiatâd i Ddechrau nid oes angen i chi gyflwyno unrhyw ffurflenni pellach nes eich bod yn barod i hawlio rhandaliad cyntaf eich Grant.

Fodd bynnag, mae’n rhaid i chi gysylltu â ni cyn gynted â phosibl ynghylch unrhyw broblemau neu faterion arwyddocaol (er enghraifft materion a allai arwain at newidiadau mewn costau, oedi difrifol, neu fethu â chyflawni'r Dibenion a'r Canlyniadau Cymeradwy) sy'n codi yn ystod eich Prosiect fel y gallwn ymateb a'ch cefnogi fel y bo'n briodol. Gadewch inni wybod ymlaen llaw am unrhyw ddigwyddiadau a'n diweddaru ar unrhyw lwyddiannau a straeon newyddion da.

Newidiadau Prosiect

Ni allwch newid Dibenion Cymeradwy eich Prosiect heb ein cytundeb ysgrifenedig ymlaen llaw. Os ydych chi am i ni ystyried unrhyw newidiadau i'ch Dibenion Cymeradwy, mae’n rhaid i chi anfon manylion ysgrifenedig atom am y rhesymau dros y cais ac egluro sut y bydd yn effeithio ar:

  • ansawdd a Chanlyniadau eich Prosiect;
  • cost eich Prosiect;
  • yr amser sydd ei angen arnoch i gwblhau eich Prosiect;
  • hyfywedd eich Prosiect yn y dyfodol.

Yna gallwn ailasesu'r Prosiect neu gymryd unrhyw gamau eraill yr ydym yn eu hystyried yn angenrheidiol. Efallai y byddwn yn rhoi caniatâd ar gyfer y newid dim ond os ydych chi'n cytuno i gadw at delerau ac amodau ychwanegol.

Mae’n rhaid i unrhyw newidiadau y cytunwyd arnynt gyda ni fod yn ysgrifenedig a dylid eu nodi hefyd yn eich Adroddiad Cynnydd a / neu eich Adroddiad Cwblhau a'ch ffurflen Cais am Daliad Terfynol.

Oedi Amserlenni

Os credwch na fyddwch yn gallu cwblhau eich Prosiect cyn y Dyddiad y Daw’r Grant i Ben a nodwyd yn eich Llythyr Hysbysiad Grant, yna cysylltwch â ni fel y gallwn drafod hyn gyda chi. Rydym yn ceisio bod yn hyblyg ond ni allwn warantu estyniad ac nid ydym yn disgwyl i gam Datblygu eich Prosiect gymryd mwy nag uchafswm o ddwy flynedd i'w gwblhau o ddyddiad eich Llythyr Hysbysiad Grant cyfnod Datblygu. Ar gyfer y cam Cyflawni mae gennych uchafswm o bum mlynedd i gwblhau eich Prosiect o ddyddiad eich Llythyr Hysbysu Grant cyfnod Cyflawni.

Newidiadau Cyllideb

Mae eich Llythyr Hysbysiad Grant yn cynnwys costau'r Prosiect y cytunwyd arnynt fel rhan o'ch Grant. Dylid rhoi gwybod am yr holl arian a wariwyd ar y Prosiect yn erbyn y penawdau costau hyn.

Os oes angen i chi wneud mân newidiadau a symud arian rhwng y penawdau costau hyn er mwyn cyflawni eich Dibenion Cymeradwy gallwch adrodd ar hyn yn eich Adroddiad Cynnydd. Mae’n rhaid i chi ddangos sut y gwnaeth y newidiadau hyn eich helpu i gyflawni eich Prosiect.

Mae’n rhaid i chi gysylltu â ni, ymlaen llaw, os ydych chi am gynnig unrhyw newidiadau sylweddol i'r penawdau costau hyn ac ar gyfer unrhyw wariant mawr yn eich arian wrth gefn.

Os ydych chi'n gwario llai na'ch costau cytunedig a bod eich Prosiect wedi'i gwblhau o dan y gyllideb, byddwn yn addasu'ch taliad terfynol yn unol â hynny ac efallai y bydd angen i chi ddychwelyd peth o'ch Grant atom (gweler adran 9.1 am fanylion ynghylch sut mae hyn yn cael ei gyfrif).

Os bydd cyfanswm cost y Prosiect yn cynyddu yn ystod y Prosiect, dim ond mewn amgylchiadau eithriadol y byddwn yn ystyried cynyddu eich Grant. Yn yr achos hwn bydd yn rhaid i chi ddarparu gwybodaeth bellach.

Ffurflen Adrodd ar Gynnydd

Pan fyddwch yn barod i hawlio rhandaliad cyntaf (neu'r ail randaliad ar gyfer Grantiau Datblygu o lai na £100,000) o'ch Grant bydd angen i chi gyflwyno Adroddiad Cynnydd gyda'ch ffurflen Cais am Daliad. Dylech ddefnyddio'r ffurflen hon i'n hysbysu am hynt eich Prosiect, byddwn yn cytuno yn Caniatâd i Ddechrau faint o Adroddiadau Cynnydd y byddwn yn disgwyl ichi eu darparu trwy gydol cyflwyno'ch Prosiect.

Byddwn yn monitro cynnydd eich Prosiect i gadarnhau ei fod yn cyflawni'r Canlyniadau a nodwyd yn eich Cais a'r Dibenion Cymeradwy a nodir yn eich Llythyr Hysbysiad Grant. Rhwng cyflwyno'ch Adroddiadau Cynnydd, mae'n bwysig eich bod yn ein hysbysu am y cynnydd o ran cyrraedd cerrig milltir allweddol, er enghraifft penodi contractwyr neu staff, neu faterion sy'n codi fel y gallwn ymateb a'ch cefnogi fel y bo'n briodol.

Cyfeiriwch at Atodiad E am ganllaw cam wrth gam ar sut i lenwi'r ffurflen Adroddiad Cynnydd.

Ffurflen Cais am Daliad

Ffurflen Gais am Daliad ar gyfer Grantiau Datblygu o lai na £100,000

Pan fyddwch wedi gwario'r 50% cyntaf o gyfanswm eich costau Prosiect bydd angen i chi gyflwyno ffurflen Cais am Daliad gyda'ch ffurflen Adroddiad Cynnydd er mwyn gofyn am ail daliad eich Grant (40%). Os ydych yn rhagweld y bydd eich cam Datblygu yn cael ei danwario yn sylweddol, cysylltwch â ni i drafod amrywiad i'r taliad safonol o 40%.

Cyfeiriwch at Atodiad F am ganllaw cam wrth gam ar sut i lenwi'r ffurflen Cais am Daliad.

Ffurflen Gais am Daliad am Grantiau mwy na £100,000

Pan fydd gennych anfonebau neu dderbynebau i ddangos eich gwariant Prosiect bydd angen i chi gyflwyno ffurflen Cais am Daliad gyda'ch ffurflen Adrodd Cynnydd er mwyn gofyn am daliad o'ch Grant. Cyfeiriwch at adran 5.2 i gael mwy o wybodaeth am sut y telir eich Grant.

Cyfeiriwch at Atodiad G am ganllaw cam wrth gam ar sut i lenwi'r ffurflen Cais am Daliad.

Adroddiad Cwblhau a Ffurflen Gais am Daliad Terfynol

Unwaith y bydd eich Prosiect wedi'i gwblhau mae'n rhaid i chi gyflwyno'r Adroddiad Cwblhau a'r ffurflen Cais am Daliad Terfynol y gellir eu cyrchu trwy'r porth ar-lein. Bydd y ffurflen hon yn caniatáu ichi hawlio taliad terfynol eich Grant (hyd at 10%). Rydym yn argymell eich bod yn gwneud hyn cyn gynted ag y gallwch chi gasglu'r holl wybodaeth at ei gilydd a thra bod eich Prosiect yn dal i fod yn ffres yn eich meddwl.

Mae’n rhaid cyflwyno'r ffurflen hon cyn pen tri mis ar ôl cwblhau'ch Prosiect. Os na dderbyniwn yr adroddiad o fewn yr amserlen hon, gallwn ddal eich taliad Grant terfynol yn ôl neu ofyn am ad-daliad rhywfaint o'ch Grant neu'r cyfan ohono.

Trwy gyflawn, rydym yn golygu:

  • mae eich Prosiect wedi gorffen, ac rydych wedi cyflawni eich Dibenion Cymeradwy;
  • rydych wedi cydnabod eich Grant ac wedi hyrwyddo'r Loteri Genedlaethol;
  • mae gennych Dystysgrif Cwblhau Ymarferol (ar gyfer Prosiectau sydd wedi ymgymryd â gwaith cyfalaf);
  • rydych wedi gwerthuso'ch Prosiect ac wedi creu adroddiad;
  • gallwch Gyflawni ffotograffau Prosiect digidol cydraniad uchel (jpegs) a phrawf o gydnabod ein cyllid.
  • rydych wedi rhestru Allbynnau Digidol y prosiect ac wedi darparu cyfeiriad gwe (URL) y wefan neu'r gwefannau lle gellir eu cyrchu.

Sylwch na fyddwn yn gwneud eich taliad olaf nes ein bod wedi derbyn ac adolygu'r holl wybodaeth ofynnol gan gynnwys eich Adroddiad Gwerthuso.

Ar ôl i chi wneud eich cais Grant terfynol, ni fyddwn yn derbyn unrhyw geisiadau pellach am daliadau gennych chi. Felly dylech gytuno â'ch cyfrifon terfynol â'ch contractwyr a'ch cyflenwyr cyn i chi wneud cais am y taliad Grant terfynol.

Byddwn yn parhau i gadw mewn cysylltiad â chi ar gyfnodau ar ôl i'r Prosiect gael ei gwblhau gan gynnwys trwy ein Arolygon Cwsmeriaid.

Cyfeiriwch at Atodiad H am ganllaw cam wrth gam ar sut i lenwi'r ffurflen Adrodd Cwblhau a'r Cais am Daliad Terfynol.

Tanwariant yn y Gyllideb

Os ydych chi'n gwario llai na'ch costau cytunedig a bod eich Prosiect wedi'i gwblhau o dan y gyllideb bydd angen i chi ddychwelyd unrhyw Grant na chafodd ei wario atom. Os yw'r tanwariant yn llai na 10% o'ch Grant byddwn yn addasu taliad terfynol eich Grant yn unol â hynny. Os yw'r tanwariant yn fwy na 10% o'ch Grant bydd angen i chi ddychwelyd y Grant heb ei wario atom trwy siec neu drosglwyddiad BACS (mae manylion banc ar gael ar gais). Bydd eich taliad olaf yn cael ei gyfrif yn seiliedig ar eich costau Prosiect cyffredinol a'r Ganran Taliad a nodwyd yn eich Llythyr Hysbysiad Grant.

Enghraifft C:

Cyfanswm costau arian parod y Prosiect yw £500,000 (gan ostwng amser y gwirfoddolwr a chyfraniadau heblaw arian parod). Eich Grant yw £400,000 a'ch cyfraniad arian parod yw £100,000. Canran y Taliad felly yw 80% (Grant wedi'i rannu â chostau y cytunwyd arnynt).

Os yw'ch Prosiect wedi'i gwblhau o dan y gyllideb byddwn yn addasu'ch taliad terfynol yn unol â hynny ac efallai y bydd angen i chi ddychwelyd rhan o'ch Grant atom yn seiliedig ar Ganran y Taliad. Er enghraifft, os yw'ch Prosiect £10,000 o dan y gyllideb a chyfanswm eich gwariant â thystiolaeth yn £490,000, yna yn seiliedig ar Ganran y Taliad o 80% byddai'ch Grant yn cael ei addasu i £392,000. Felly, byddai'ch taliad olaf yn cael ei addasu o £40,000 i £32,000.

Dyddiad Cwblhau'r Prosiect a Hyd y Contract Grant

Dyddiad Cwblhau Prosiect ffurfiol yw dyddiad y llythyr y byddwn yn ei anfon atoch ar ddiwedd eich Prosiect yn rhoi gwybod ichi ein bod wedi derbyn yr holl ddogfennaeth angenrheidiol i gofnodi bod eich Prosiect wedi'i gwblhau.

Mae eich Llythyr Hysbysiad Grant yn nodi hyd y bydd y Contract Grant yn berthnasol i'ch Prosiect pan mae'n rhaid i chi gynnal eich ymrwymiadau Prosiect parhaus. Bydd y rhain yn cychwyn unwaith y byddwn wedi llofnodi eich ffurflen Caniatâd i Ddechrau a gallant bara am nifer o flynyddoedd ar ôl i'ch Prosiect gwblhau, yn dibynnu ar natur eich Prosiect, fel a ganlyn:

  • Gweithgaredd (er enghraifft arddangosfa a / neu ddigwyddiad heb unrhyw allbynnau digidol): mae'r contract Grant yn dod i ben ar Ddyddiad Cwblhau'r Prosiect;
  • Cyfalaf (er enghraifft gwaith adeiladu neu adfer newydd): ugain mlynedd ar ôl Dyddiad Cwblhau'r Prosiect;
  • Digidol (er enghraifft creu gwefan): ugain mlynedd ar ôl Dyddiad Cwblhau'r Prosiect;
  • Caffael: Os yw'ch Prosiect yn cynnwys prynu eitem treftadaeth, tir neu adeilad, bydd telerau'r Contract Grant yn para am gyfnod amhenodol. Os ydych yn dymuno cael gwared ar yr hyn rydych wedi'i brynu yn y dyfodol, rhaid i chi ofyn am ein caniatâd ac efallai y byddwn yn hawlio'r Grant cyfan neu ran ohono yn ôl (gweler Atodiad A am ragor o wybodaeth).

Bydd oedi wrth gyflwyno'ch Adroddiad Cwblhau a'ch ffurflen Cais am Daliad Terfynol yn ymestyn hyd y Contract Grant.

Atodiad A: Perchnogaeth Eiddo

Perchnogaeth

Disgwyliwn ichi fod yn berchen ar unrhyw Eiddo (tir, adeiladau, eitemau treftadaeth neu Eiddo deallusol) yr ydych yn gwario'ch Grant arno. Os na fyddwch yn cwrdd â'n gofynion perchnogaeth yn y cyfnod Datblygu, bydd angen i chi wella'ch hawliau yn eich cyfnod Datblygu (er enghraifft, trwy ddiwygio neu estyn prydles) neu gynnwys y perchennog fel cyd-ymgeisydd yn eich Cais. I gael arweiniad pellach ar ein gofynion ar gyfer tir ym mherchnogaeth trydydd parti gweler Atodiad B.

Tir ac adeiladau

Ar gyfer Prosiectau sy'n cynnwys gwaith ar dir ac adeiladau, mae’n rhaid i chi fod yn berchen ar y rhydd-ddaliad neu gael prydles sy'n cwrdd â'n gofynion:

  • Ar gyfer Prosiectau sy'n cynnwys gwaith i adeilad neu dir, os nad yw'ch sefydliad yn berchen ar y rhydd-ddaliad, bydd angen prydles arnoch gydag o leiaf 20 mlynedd arni ar ôl Dyddiad Cwblhau'r Prosiect;
  • Nid ydym yn derbyn prydlesi â chymalau torri (mae'r rhain yn rhoi hawl i un neu fwy o bartïon i'r brydles ddod â'r brydles i ben mewn rhai amgylchiadau);
  • Nid ydym yn derbyn prydlesi gyda fforffedu ar gymalau ansolfedd (mae'r rhain yn rhoi hawl i'r landlord ddod â'r brydles i ben os daw'r tenant yn fethdalwr);
  • Mae’n rhaid i chi allu gwerthu ar, is-osod a morgeisio'ch prydles ond os ydym yn dyfarnu Grant i chi, yn gyntaf rhaid i chi gael ein caniatâd i wneud unrhyw un o'r rhain.

Caffaeliadau

Os yw'ch Prosiect yn cynnwys prynu tir neu adeiladau, mae’n rhaid i chi eu prynu yn rhydd-ddaliadol neu gyda phrydles gydag o leiaf 99 mlynedd arni.

Fel rhan o'r broses gaffael bydd angen i'ch cyfreithiwr lofnodi ymgymeriad (ar ffurf y byddwn yn ei darparu).

Cael Diogelwch ar gyfer y Grant

Tâl Cyfreithiol

Ein polisi yw cymryd tâl dros yr Eiddo a ariennir gan Grant pan nad ydych yn gorff nad yw'n gyhoeddus, mae eich Prosiect yn cynnwys gwaith cyfalaf ac mae'ch Grant dros £250,000.

Cyn Caniatâd i Ddechrau bydd angen:

  • Eich cyfreithiwr i ddarparu cynllun neu'r wybodaeth angenrheidiol i gopïau swyddogol o'r gofrestr deitl gyfredol i'n galluogi i ddrafftio'r ddogfennaeth arwystlon;
  • Ymrwymiad gan eich cyfreithiwr i weithredu ar ein rhan i gynnal yr holl chwiliadau cyn cwblhau ac i gofrestru'r arwystl yn y Gofrestrfa Tir ac yn Nhŷ'r Cwmnïau (os yw'n briodol);
  • Tystysgrif teitl wedi'i chwblhau gan eich cyfreithwyr (ar ffurf y byddwn yn ei darparu);

Byddwch yn gyfrifol am ffioedd a chostau eich cyfreithiwr, ond gallwch gynnwys cost cyngor cyfreithiol, fel rhan o gostau'r Prosiect yn eich Cais.

Ni fyddwn yn rhoi Caniatâd i Ddechrau nes ein bod wedi derbyn y dogfennau diogelwch perthnasol wedi'u cwblhau i'n boddhad.

Cyfyngiad ar y Teitl

Os ydych chi'n gorff cyhoeddus fel awdurdod lleol neu brifysgol, bydd angen cyfyngiad ar deitl eich Cofrestrfa Tir i sicrhau eich bod yn ceisio ein caniatâd cyn ymrwymo i unrhyw drafodion yn y dyfodol sy'n ymwneud â'r Eiddo a ariennir gan Grant.

Cyn i'r Caniatâd ddechrau, bydd angen ymrwymiad gan eich cyfreithwyr i gyflwyno cyfyngiad o'r fath yn y Gofrestrfa Tir.

Manylion Cyfreithiwr

Os yw'r naill neu'r llall o'r gofynion diogelwch uchod yn berthnasol i'ch Prosiect, bydd angen i chi anfon manylion cyswllt eich cyfreithiwr atom cyn gynted â phosibl yn dilyn eich Llythyr Hysbysiad Grant cam Cyflawni.

Eitemau treftadaeth

Ar gyfer Prosiectau sy'n cynnwys prynu eitem dreftadaeth neu wneud gwaith cadwraeth i eitem dreftadaeth (er enghraifft, trên stêm neu baentiad), rhaid i chi brynu neu fod yn berchen ar yr eitem yn llwyr.

Ni allwn ariannu unigolion preifat na sefydliadau er elw i brynu adeiladau, tir neu eitemau treftadaeth.

Os ydych chi'n benthyca eitem(au) fel rhan o'r Prosiect (er enghraifft, ar gyfer arddangosfa) a gofynnir i chi gyfrannu tuag at gostau cadwraeth yna efallai y byddwn yn derbyn y gost hon os yw'n ffurfio rhan fach o'ch Prosiect. Efallai y bydd angen i berchnogion yr eitem(au) fod ynghlwm wrth eich Cytundeb Partneriaeth neu eu clymu i'r Contract Grant os dyfernir Grant. Cysylltwch â ni i siarad am hyn os ydych chi'n credu y bydd hyn yn berthnasol i'ch Prosiect.

Os yw'ch Prosiect adeiladu cyfalaf at ddibenion storio neu arddangos casgliad nad ydych yn berchen arno, byddwn yn ei gwneud yn ofynnol i berchennog y Casgliad gael ei glymu i'r Contract Grant os dyfernir Grant. Cysylltwch â ni i drafod hyn os ydych chi'n credu y bydd hyn yn berthnasol i'ch Prosiect.

Mewn rhai amgylchiadau efallai y bydd angen tâl sefydlog dros wrthrych neu gasgliad treftadaeth.

Mae gennym ofynion penodol, a nodir yn eich Telerau Safonol y Grant, ar gyfer 'allbynnau digidol' a gynhyrchir fel rhan o unrhyw Brosiect Cronfa Treftadaeth y Loteri Genedlaethol. Rydyn ni'n defnyddio'r term 'allbwn digidol' i gwmpasu unrhyw beth rydych chi'n ei greu yn eich Prosiect mewn fformat digidol sydd wedi'i gynllunio i roi mynediad i dreftadaeth a / neu i helpu pobl i ymgysylltu â threftadaeth a dysgu amdani. Er enghraifft, gallai hyn gynnwys ffotograffau, testun, meddalwedd, cynnwys gwe ac ap, cronfeydd data, modelau 3D, recordiadau sain a fideo.

Nid yw eitemau a grëwyd wrth reoli'r prosiect, er enghraifft e-byst rhwng aelodau'r tîm a chofnodion cyfarfodydd, wedi'u cynnwys yn y gofyniad.

Mae’n rhaid i'r holl allbynnau digidol fod yn:

  • 'ar gael' (hy mae'r allbynnau ar gael am ddim ar-lein; mae copïau o'r ffeiliau digidol yn cael eu cadw'n ddiogel a gallwch roi mynediad i'r rhain ar alw) am ugain mlynedd o ddyddiad cwblhau'r prosiect, oni bai ein bod wedi cytuno fel arall.
  • 'defnyddiadwy' (mae'r allbynnau'n gweithredu yn ôl y bwriad ac yn cael eu diweddaru)
  • 'agored' (mae allbynnau digidol wedi'u trwyddedu i'w defnyddio gan eraill o dan y drwydded Creative Commons 'Attribution 4.0 International (CC-BY 4.0), ac eithrio cod a metadata, y dylid ei ryddhau o dan Ymroddiad Parth Cyhoeddus, oni bai ein bod wedi cytuno fel arall.

Mae mwy o wybodaeth am ein gofynion trwyddedu ar gyfer prosiectau ar ein gwefan.

Disgwyliwn:

  • gwefannau i fodloni o leiaf safon hygyrchedd Dwbl A W3C;
  • i chi ddefnyddio data, meddalwedd a gwasanaethau agored lle bo hynny'n bosibl;
  • i chi gyfrannu allbynnau digidol i gasgliadau treftadaeth priodol a phrosiectau gwybodaeth agored.

Os ydych chi'n creu allbynnau digidol:

Mae’n rhaid i chi ddarparu Cynllun Rheoli a Chynnal a Chadw gyda'ch Cais Cyfnod Cyflawni.

Atodiad B: Tir mewn Perchnogaeth Trydydd Parti

Ar gyfer Prosiectau Naturiol a Thirwedd

Pan fo'r tir sy'n destun eich Grant yn eiddo i drydydd parti neu drydydd partïon lluosog, dylid sefydlu cytundebau rhwng y Grantî a phob perchennog tir. Nid oes unrhyw fath o gytundeb rhagnodedig, ond mae gan Gronfa Treftadaeth y Loteri Genedlaethol ofynion penodol y dylid eu cynnwys mewn unrhyw gytundebau tirfeddianwyr trydydd parti. Dylai'r cytundebau tirfeddiannwr o leiaf gynnwys y canlynol:

  1. Manylion y partïon;
  2. Cadarnhad ynghylch sut mae'r tir yn cael ei ddal (rhydd-ddaliad neu brydles);
  3. Disgrifiad o'r Eiddo (gan gynnwys cynlluniau);
  4. Cyfamodau ar ran perchennog y tir i gynnal a chadw'r tir a darparu mynediad cyhoeddus yn unol â thelerau'r Contract Grant (fel sy'n berthnasol); a
  5. Darpariaeth y dylai unrhyw warediad ymlaen fod yn ddarostyngedig i'r cytundeb trydydd parti.
  6. Y bydd y cytundeb yn para am 10 mlynedd yn dilyn Dyddiad Cwblhau'r Prosiect.

Bydd angen i chi ddarparu copïau o'r cytundebau tirfeddiannwr i ni er mwyn sicrhau cydymffurfiad â'r gofynion hyn. Bydd angen cwblhau'r cytundebau perchnogion tir ac yn eu lle cyn i unrhyw arian Grant gael ei ryddhau ar gyfer gwaith ar bob llain o dir sy'n eiddo i drydydd parti.

Ar gyfer gwaith cyfalaf i dreftadaeth adeiledig - ee adeiladau, gerddi addurnol

Os yw'ch Prosiect yn cynnwys gwaith sylweddol i adeilad treftadaeth sy'n eiddo i drydydd parti, byddwn fel arfer yn disgwyl i'r perchennog ddod yn Grantî ar y cyd neu roi prydles i chi sy'n cwrdd â'n gofynion (fel y nodir uchod). Mewn rhai sefyllfaoedd, yn hytrach nag ymuno â'r perchennog, gallwn ofyn iddynt lofnodi llythyr ochr y byddwn yn ei baratoi.

Grantiau Cymunedol

Efallai yr hoffech chi wneud taliadau Grantiau Cymunedol i berchnogion trydydd parti (gan gynnwys perchnogion preifat) am weithgareddau a gwaith cyfalaf sy'n cyfrannu at gyflawni Canlyniadau'r Prosiect. Os mai chi yw'r prif ymgeisydd, rydych chi'n gyfrifol am sicrhau bod y Canlyniadau Prosiect penodol yn cael eu cyflawni gan dirfeddianwyr trydydd parti (y Grantïon Cymunedol) a bod rhywun yn cydymffurfio â'r Contract Grant, gan gynnwys ad-dalu'r Grant os oes angen.

Dylid ffurfioli hyn trwy gytundebau trydydd parti sy'n diffinio'r Canlyniadau i'w cyflwyno ar dir trydydd parti ac yn sicrhau rheolaeth a chynnal a chadw gwaith cyfalaf o'r dyddiad disgwyliedig ar gyfer cwblhau'r gwaith, tan 10 mlynedd ar ôl Dyddiad Cwblhau'r Prosiect. Dylai hwn fod yn gytundeb cyfreithiol rhyngoch chi a'r Grantî Cymunedol.

Costau Cyfreithiol

Gallwch gynnwys costau addasu a sefydlu unrhyw gytundebau trydydd parti, gan gynnwys cost cymryd cyngor cyfreithiol, fel rhan o'r costau yn eich Cais.

Atodiad C: Ffurflen Caniatâd i Ddechrau

Manylion y Prosiect

Mae tudalen gyntaf y ffurflen Caniatâd i Ddechrau yn cael ei phoblogi'n awtomatig gyda'ch cyfeirnod Prosiect, teitl y Prosiect, eich sefydliad a'ch Dyddiad y Daw’r Grant i Ben.

Dibenion Cymeradwy

Mae'r Dibenion Cymeradwy yn crynhoi'r Prosiect a ddisgrifir yn eich Cais. Byddwn yn monitro eich Prosiect yn erbyn y Dibenion Cymeradwy a ddisgrifir yn eich Llythyr Hysbysiad Grant.

Bydd yr adran hon o'r ffurflen Caniatâd i Ddechrau yn tynnu drwodd yn awtomatig o'ch Llythyr Hysbysiad Grant.

Costau Cytunedig

Mae'r adran hon yn dangos tabl o gostau'r Prosiect y cytunwyd arnynt fel rhan o'ch Grant. Dylai'r holl arian a werir ar y Prosiect gael ei adrodd yn erbyn y penawdau costau a ddefnyddir.

Mae'r gallu i newid costau yma os ydyn nhw wedi newid ers dyfarnu'ch Grant. Os ydych chi'n bwriadu gwneud hyn, bydd angen i chi ein hysbysu cyn llenwi'r ffurflen hon.

Fel rhan o'r adran hon bydd angen i chi atodi rhagolwg llif arian cyfoes y Prosiect sy'n dangos cost pob un o brif benawdau cost eich Prosiect a phryd rydych chi'n disgwyl y bydd yr arian yn cael ei wario. Yn eich dadansoddiad rhaid i chi nodi ar wahân unrhyw swm a ganiateir ar gyfer TAW a darpariaeth wrth gefn.

Dylai eich llif arian ddangos amseriad arfaethedig eich incwm (gan gynnwys cyllid partneriaeth) a threuliau dros oes naill ai cam Datblygu neu Gyflawni eich Prosiect (yn dibynnu ar ba gam rydych chi wedi'i gyrraedd). Mae’n haid i chi ddangos yn glir amseriad disgwyliedig eich taliadau Grant. Mae hon yn ddogfen ategol orfodol.

Cyllid Partneriaeth

Mae'r adran hon yn dangos y Cyfraniad Arian Parod y cytunwyd arno (cyllid partneriaeth) a chyfraniadau mewn nwyddau. Os yw eich costau Prosiect yn cynnwys incwm o ffynhonnell arall dylech ddarparu prawf bod hyn wedi'i sicrhau (trwy warant rydym yn golygu arian parod sydd yn eich banc wedi'i neilltuo'n benodol ar gyfer y Prosiect hwn neu a gynigir arian grant yn ffurfiol), er enghraifft, llythyr yn cadarnhau cyfraniad gan a corff cyllido. Dylai'r holl arian partneriaeth a nodwyd fod ar waith cyn y gellir rhoi Caniatâd i Ddechrau.

Os nad yw'ch holl arian partneriaeth ar waith, yna gallwn ystyried yn eithriadol dderbyn cynllun codi arian realistig neu gadarnhad bod unrhyw ddiffyg wedi'i warantu. Dim ond os gellir rhannu'r Prosiect yn gyfnodau ar wahân y byddwn yn derbyn cynllun codi arian, er enghraifft y camau RIBA ar wahân, a gallwch ddangos bod y cynllun codi arian yn gyraeddadwy. Rhaid i chi godi eich cyllid partneriaeth yn unol â'r camau y cytunwyd arnynt a chael ein caniatâd bob tro rydych chi am ddechrau cam newydd.

Atodwch y dogfennau ategol perthnasol sy'n ofynnol yn yr adran hon.

Amserlen neu Raglen

Fel rhan o'r adran hon bydd angen i chi atodi'ch amserlen neu'ch rhaglen waith arfaethedig gyda cherrig milltir sy'n cynnwys dyddiadau ar gyfer cyflwyno ffurflenni Cais am Daliad ac Adroddiadau Cynnydd.

Mae hon yn ddogfen ategol orfodol.

Atodwch y dogfennau ategol perthnasol sy'n ofynnol yn yr adran hon.

Rheoli a Chaffael Prosiect

Fel rhan o'r adran hon bydd angen i chi atodi manylion eich strwythur rheoli Prosiect a'r dulliau ar gyfer dewis ymgynghorwyr, contractwyr a chyflenwyr. Mae hon yn ddogfen ategol orfodol.

Dylai'r ddogfen hon gynnwys:

  • Enwau'r bobl sy'n gallu llofnodi dogfennau ar gyfer eich sefydliad;
  • Copi o'r siart sefydliad ar gyfer rheoli'ch Prosiect sy'n enwi rheolwr y prosiect neu'r cydlynydd Prosiect yn glir a phobl neu sefydliadau eraill a fydd yn gweithio ar y Prosiect ac yn nodi eu rolau a'u llinellau cyfathrebu;
  • Manylion y cyfrifoldebau am gyfarwyddyd a gwneud penderfyniadau Prosiect gan gynnwys rheoli newid a rheoli cyllideb;
  • Briffiau ar gyfer talu gwasanaethau comisiynu trwy eich Grant a'ch disgrifiadau swydd ar gyfer swyddi i'w hariannu trwy'ch Grant;
  • Datganiad o sut y byddwch yn dewis ac yn rheoli eich contractau nwyddau, gwaith a gwasanaethau (mae mwy o wybodaeth am Gaffael i'w gweld yn adran 2.4). Mae’n rhaid iddo hefyd gynnwys manylion am sut rydych chi'n bwriadu recriwtio unrhyw staff Prosiect (mae mwy o wybodaeth am Recriwtio i'w gweld yn adran 2.5).

Atodwch y dogfennau ategol perthnasol sy'n ofynnol yn yr adran hon.

Prawf Perchnogaeth

Os yw'n berthnasol, rydym yn disgwyl ichi fod yn berchen ar unrhyw Eiddo (tir, adeiladau, eitemau treftadaeth neu Eiddo deallusol) yr ydych yn gwario'ch Grant arno - gweler Atodiad A.

Atodwch y dogfennau ategol perthnasol sy'n ofynnol yn yr adran hon er enghraifft copi o gofrestr teitl y Gofrestrfa Tir (gyda'r cynllun), prydlesi a thystiolaeth o unrhyw forgeisiau (os yw'n berthnasol).

Os gwnaethoch ddarparu tystiolaeth o'r prawf perchnogaeth gyda'ch Cais, dewiswch Amherthnasol oni bai bod y statws perchnogaeth wedi newid mewn unrhyw ffordd ers eich Cais i ni ee eich bod wedi estyn eich prydles neu wedi newid unrhyw gymalau i fodloni ein gofynion.

Caniatadau a Thrwyddedau Statudol

Os yw'n berthnasol, rhestrwch y caniatâd neu'r trwyddedau statudol sydd eu hangen arnoch i gwblhau eich Prosiect a'r dyddiad y cawsant eu sicrhau. Os nad ydynt wedi'u sicrhau eto dylech drafod hyn gyda ni cyn cyflwyno'r ffurflen hon. Dylech gael y cymeradwyaethau neu'r caniatâd statudol perthnasol sydd eu hangen arnoch ar gyfer eich Prosiect cyn i'r gwaith ddechrau. Efallai y bydd caniatâd neu drwyddedau eraill nad ydynt wedi'u rhestru isod ond mae enghreifftiau aml yn cynnwys:

  • caniatâd cynllunio;
  • caniatâd adeilad rhestredig;
  • cydsyniadau gan gorff cyfreithiol perthnasol er enghraifft Natural England;
  • trwydded rhywogaethau gwarchodedig er enghraifft trwydded ystlumod neu fadfall ddŵr;
  • trwydded cwympo coed;
  • cyfadran;
  • caniatâd heneb wedi'i drefnu.

Os ydych chi'n ymgymryd â gweithgareddau ar dir neu Eiddo pobl eraill, rydyn ni'n disgwyl eich bod chi wedi sicrhau caniatâd perchennog y tir neu'r Eiddo.

Atodwch y dogfennau ategol perthnasol sy'n ofynnol yn yr adran hon.

Cyfrif Banc a Manylion TAW

Rhowch enw, rhif a chod didoli eich cyfrif fel y mae'n ymddangos ar eich cyfriflen banc.

Byddwn yn talu'ch Grant trwy drosglwyddiad banc (BACS). Dim ond i'r Grantî a enwir a bennir yn eich Llythyr Hysbysiad Grant y gellir talu'ch Grant.

Bydd angen i ni weld copi o ddatganiad banc diweddar (o fewn y tri mis diwethaf), neu siec neu slip talu i mewn ar gyfer y cyfrif perthnasol, yn dangos enw, cod didoli a rhif cyfrif y cyfrif banc. Gallwch atodi fersiwn wedi'i sganio o unrhyw un o'r dogfennau hyn i'ch ffurflen. Os ydych chi'n darparu datganiad banc ar-lein mae'n rhaid i chi sicrhau bod y fersiwn electronig yn cynnwys logo'r banc, cyfeiriad y wefan (URL) ac enw'r cyfrif, y rhif a'r cod didoli.

Gallwn dderbyn y fformatau ffeil canlynol:

  • PDF
  • JPEG

Ni allwn dderbyn dogfen Word.

Atodwch y dogfennau ategol perthnasol sy'n ofynnol yn yr adran hon.

Datganiad

Trwy gyflwyno'ch ffurflen Caniatâd i Ddechrau a Cheisiad Taliad ar-lein, rydych chi'n cadarnhau bod eich sefydliad yn cytuno i fod yn rhwym i'r Contract Grant. Dylai'r Datganiad gael ei lofnodi gan lofnodwr awdurdodedig ar gyfer eich sefydliad.

Os ydych chi'n cyflawni'ch Prosiect mewn partneriaeth â sefydliad arall gallwch ychwanegu cysylltiadau ychwanegol i'r Datganiad.

Atodiadau a Chyflwyniad

Os nad ydych eisoes wedi uwchlwytho'r dogfennau canlynol i'ch ffurflen, defnyddiwch y botwm Atodi i wneud hynny nawr:

  • copi o ddatganiad banc diweddar, slip talu neu siec (gorfodol);
  • prawf o gyllid partneriaeth (gorfodol os nodir hynny yn eich Cais);
  • cynllun codi arian (gorfodol os yw'n berthnasol);
  • prawf dogfennol o berchnogaeth eiddo gan gynnwys er enghraifft copïau cyfoes o gofrestr teitl y Gofrestrfa Tir (gyda'r cynllun), prydlesi a thystiolaeth o unrhyw forgeisiau sy'n bodoli eisoes (gorfodol os yw'n berthnasol);
  • copi o'r cyhuddiad cyfreithiol wedi'i gwblhau (gorfodol os yw'n berthnasol);
  • prawf o unrhyw ganiatadau neu drwyddedau statudol angenrheidiol (gorfodol os yw'n berthnasol);
  • Rhagolwg llif arian y prosiect (gorfodol);
  • Strwythur a dulliau rheoli prosiect ar gyfer dewis ymgynghorwyr, contractwyr a chyflenwyr (gorfodol);
  • Amserlen neu raglen waith y prosiect (gorfodol).

Wrth gyflwyno dogfennau ategol, defnyddiwch enwau ffeiliau disgrifiadol.

Ar ôl i chi lenwi'r ffurflen bydd angen i chi lofnodi'r adrannau Manylion Cyfrif Banc a Datganiad cyn cyflwyno'r ffurflen ar-lein. Gellir gwneud hyn mewn sawl ffordd.

Os oes gennych ddyfais sy'n caniatáu ichi lofnodi dogfen PDF yn gorfforol ar y sgrin gallwch ddewis yr opsiwn Creu PDF, llofnodi'r adrannau Manylion Cyfrif Banc a Datganiad ac yna atodi fersiwn wedi'i chadw ar eich ffurflen cyn ei chyflwyno ar-lein.

Os nad oes gan eich dyfais y nodwedd hon gallwch argraffu copi, ei lofnodi ac yna sganio'r adrannau wedi'u llofnodi ac atodi'r ffeil i'ch ffurflen cyn ei chyflwyno ar-lein. Fel arall, gallwch anfon copi caled gwreiddiol wedi'i lofnodi a'i ddyddio trwy'r post i'ch swyddfa Cronfa Treftadaeth y Loteri Genedlaethol leol.

Mae arnom angen o leiaf dau lofnod gan bobl a enwebwyd yn llofnodwyr yn adran Cyfrif Banc y ffurflen ac un llofnod yn yr adran Datganiad. Mae’n rhaid bod gan y sawl sy'n llofnodi'r Datganiad yr awdurdod i wneud hynny. Efallai y byddwn yn gofyn i chi ddarparu prawf awdurdod at ddibenion archwilio.

Trwy lofnodi'r Datganiad, rydych chi'n cadarnhau bod eich sefydliad yn deall ac yn derbyn y Grant yn unol â'r Contract Grant.

Pan fyddwch chi'n barod dewiswch Cyflwyno. Nid ydym yn gallu awdurdodi Caniatâd i Ddechrau na gwneud taliadau heb yr holl ddogfennau ategol gorfodol.

Sylwch: ar ôl ichi gyflwyno'r ffurflen ni allwch wneud unrhyw newidiadau iddi ac ni ellir ei galw'n ôl.

Atodiad D: Cais am Daliad am Ddyfarniadau Grant o ffurflen llai na £100,000 - Taliad uwch o 50%

Cais am Daliad am Ddyfarniadau Grant o lai na £100,000 - canllaw cam wrth gam y Taliad 1af:

Manylion y Prosiect

Mae'r dudalen gyntaf yn cael ei phoblogi'n awtomatig gyda'ch cyfeirnod Prosiect, teitl y prosiect, sefydliad a Dyddiad y Daw’r Grant i Ben.

Eich Cais am Daliad

Dewiswch eich bod yn gofyn am y taliad ymlaen llaw cyntaf o 50% o'ch Grant.

Os yw manylion eich cyfrif banc wedi newid ers eich taliad blaenorol dylech ddarparu'r wybodaeth ddiweddaraf ac atodi'r ddogfen ategol berthnasol yn yr adran hon.

Costau Cytunedig

Mae'r adran hon yn dangos costau'r Prosiect y cytunwyd arnynt fel rhan o'ch Grant. Dylid rhoi gwybod am yr holl arian a wariwyd ar y Prosiect yn erbyn y penawdau hyn.

Cyflwyno

Os yw manylion eich cyfrif banc wedi newid ers ichi gyflwyno'ch ffurflen Caniatâd i Ddechrau, bydd angen i chi atodi datganiad banc diweddar neu siec neu slip talu i mewn.

Nid oes angen i chi atodi unrhyw ddogfennau ategol pellach oni bai bod gennym ni ofyn i chi wneud hynny.

Pan fyddwch wedi cwblhau'r ffurflen cliciwch y botwm Cyflwyno. Gallwch weld yr hyn rydych chi wedi'i nodi trwy glicio ar y botwm Creu PDF.

Sylwch: ar ôl ichi gyflwyno'r ffurflen ni allwch wneud unrhyw newidiadau iddi ac ni ellir ei galw'n ôl.

Atodiad E: Ffurflen Adrodd Cynnydd

Ffurflen Adrodd ar Gynnydd canllaw cam wrth gam:

Manylion y Prosiect

Bydd rhan gyntaf y ffurflen yn cael ei phoblogi'n awtomatig.

Gan ddefnyddio naill ai eicon y calendr neu'r blychau gwympo, dewiswch y dyddiadau y mae'r Adroddiad Cynnydd yn eu cynnwys.

Dibenion Cymeradwy

Gan ddefnyddio'r opsiwn i olygu dylech ddarparu crynodeb o'ch cynnydd hyd yma yn erbyn pob un o Ddibenion Cymeradwy eich Grant. Dywedwch wrthym am eich cyflawniadau a'ch llwyddiannau, yn ogystal â phethau nad ydynt yn mynd cystal â'r disgwyl.

Bydd angen i chi hefyd roi'r wybodaeth ddiweddaraf am sut mae'ch Prosiect yn cyflawni'r Canlyniadau a ddewisoch yn eich Cais a sut rydych chi'n mesur hyn. Os ydych yn ansicr pa Ganlyniadau a ddewisoch, cyfeiriwch yn ôl at eich Cais sydd ar gael ar hafan y porth.

Amodau Grant Ychwanegol

Os nodwyd Amodau Grant Ychwanegol yn eich Llythyr Hysbysiad Grant dylech ddarparu manylion am y rhain a chrynodeb o'ch cynnydd.

Os nad yw hyn yn berthnasol, ewch ymlaen i'r adran nesaf.

Nodi, Siartio a Rheoli Risg

Bydd y risgiau a nodwyd gennych yn adran Rheoli'ch Prosiect o'ch Cais yn cael eu harddangos. Ticiwch y blwch perthnasol os yw'r risg bellach wedi'i datrys / chwblhau.

Gallwch hefyd nodi unrhyw anawsterau rydych chi'n eu profi a sut rydych chi'n bwriadu eu goresgyn trwy ddewis yr opsiwn ychwanegu eitem a mewnbynnu'r wybodaeth ofynnol.

Dylech hefyd ein hysbysu o unrhyw newidiadau sydd wedi digwydd i lywodraethu eich Prosiect neu sefydliad ers eich ffurflen Caniatâd i Ddechrau neu Adroddiad Cynnydd blaenorol ac a fydd hyn yn cael effaith ar y Dibenion Cymeradwy. Gall hyn gynnwys newidiadau i bersonél allweddol.

Amserlen y Prosiect

Gan ddefnyddio'r eicon calendr neu'r gwymplenni, dewiswch ddyddiad cwblhau cyffredinol tebygol eich Prosiect, peidiwch ag anghofio ystyried mewn pryd i gyflwyno'ch Adroddiad Cwblhau a'ch ffurflen Cais am Daliad Terfynol a'ch Adroddiad Gwerthuso (rhaid cyflwyno hwn cyn pen 3 mis ar ôl Cwblhau'r prosiect).

Bydd Dyddiad y Daw’r Grant i ben yn poblogi'n awtomatig, os dewiswch y bydd eich Prosiect yn cwblhau ar ôl Dyddiad y Daw’r Grant i Ben a'ch bod am ofyn am estyniad, rhowch fanylion pam mae'r oedi wedi digwydd yn y blwch testun a ddarparwyd.

Dylech gysylltu â ni i drafod hyn ymhellach ac efallai y gofynnir ichi ddarparu cynllun Prosiect wedi'i ddiweddaru.

Ni allwn warantu estyniad a disgwyl i bob Prosiect gwblhau o fewn pum mlynedd.

Bydd yr amserlen fanwl a nodwyd gennych yn adran Rheoli eich Prosiect o'ch Cais yn cael ei phoblogi'n awtomatig yn y tabl. Rhowch y wybodaeth ddiweddaraf am y gweithgareddau neu'r cerrig milltir.

Os ydych am gynnig unrhyw weithgareddau Prosiect neu gerrig milltir newydd gallwch wneud hynny trwy ddewis yr opsiwn ychwanegu eitem.

Caniatadau Statudol

Os yw'n berthnasol, rhestrwch unrhyw ganiatâd neu drwyddedau statudol newydd a gawsoch ers eich adroddiad diwethaf a'r dyddiad y cawsant eu sicrhau.

Gellir atodi pob caniatâd a thrwydded newydd yn adran olaf y ffurflen hon.

Diweddariad Cyllid Partneriaeth

Os yw'n berthnasol, dywedwch wrthym am unrhyw arian partneriaeth rydych wedi'i godi ers eich adroddiad diwethaf.

Pe baech yn cynnwys gwybodaeth am unrhyw gyfranogiad gwirfoddolwyr neu gyfraniadau heblaw arian parod a fyddai’n cael eu rhoi i’r Prosiect yn eich Cais, dylech ddefnyddio’r ail dabl i ddweud wrthym am y gefnogaeth a gawsoch ers eich adroddiad diwethaf.

Gan wirfoddolwyr rydym yn golygu'r bobl sy'n cyfrannu eu hamser i helpu i gyflawni'ch Prosiect yn hytrach na chymryd rhan ynddo yn unig.

Gallai hyn gynnwys gwaith gweinyddol, arwain taith gerdded dywysedig, clirio safle neu weithio fel stiward mewn digwyddiad.

Bydd y gyfradd fesul awr ar gyfer lefel sgiliau gwirfoddol yn cyfrif yn awtomatig yn seiliedig ar y categori tasg a chyfanswm yr oriau gwirfoddol y byddwch chi'n eu nodi. Bydd angen i chi nodi o'r gwymplen lefel sgiliau gwirfoddolwyr, y penawdau yw:

  • Gwirfoddolwr Proffesiynol - (er enghraifft cyfrifeg neu addysgu) - £50 yr awr;
  • Gwirfoddolwr medrus - (er enghraifft gwaith gweinyddol, gwaith coed neu arwain taith gerdded dywysedig) - £20 yr awr;
  • Gwirfoddolwr - (er enghraifft, clirio safle neu weithio fel stiward mewn digwyddiad) - £10 yr awr.

Ymgynghorwyr, Contractwyr a Chyflenwyr

Cyfeiriwch at adran 2.7 o'r ddogfen hon i gael gwybodaeth am y gweithdrefnau y mae'n rhaid i chi eu dilyn wrth recriwtio ymgynghorwyr, contractwyr a chyflenwyr.

Yn yr adran hon o'r ffurflen bydd angen i chi ddewis p'un a ydych wedi prynu nwyddau, gweithiau neu wasanaethau sy'n werth £10,000 neu fwy ers eich adroddiad diwethaf.

Os dewiswch Ie, bydd angen i chi ddarparu manylion y gwasanaethau rydych chi wedi'u prynu, er enghraifft ffioedd proffesiynol ar gyfer rheolwr prosiect. Bydd angen i chi hefyd ddarparu gwerth y gwasanaethau, y dyddiad y dyfarnwyd y contract ac enw'r contractwr / cyflenwr / ymgynghorydd. Dewiswch ai hwn oedd y dyfynbris isaf a gawsoch.

Os na wnaethoch chi ddyfarnu'r contract i'r dyfynbris / tendr isaf, rhowch fanylion yn ail dabl y contractwr / cyflenwr / ymgynghorydd a benodwyd a nifer a gwerth dyfynbrisiau / tendrau eraill a gawsoch. Bydd angen i chi hefyd ddarparu rheswm pam roedd y dyfynbris / tendr a ddewiswyd yn cynnig y gwerth gorau.

Dewiswch a oedd unrhyw un o'r contractwyr / cyflenwyr / ymgynghorwyr wedi'u cysylltu er enghraifft ffrindiau agos neu berthnasau neu a oes unrhyw gyswllt ariannol fel perchnogaeth y cyflenwyr hyn.

Gan ddefnyddio'r blwch testun a ddarperir eglurwch pam y penodwyd y contractwr / cyflenwr / ymgynghorydd.

Recriwtio Staff

Cyfeiriwch at adran 2.8 y ddogfen hon i gael gwybodaeth am y gweithdrefnau y mae'n rhaid i chi eu dilyn wrth recriwtio staff.

Dewiswch a wnaethoch chi recriwtio unrhyw staff ers eich adroddiad diwethaf.

Os yw'n berthnasol, defnyddiwch y tabl a ddarperir i roi gwybodaeth am unrhyw gontractau tymor penodol newydd, secondiadau (pobl sy'n cael eu trosglwyddo dros dro i'ch sefydliad) a chostau staff llawrydd i helpu'ch Prosiect.

Dywedwch wrthym a oedd unrhyw un o'r aelodau staff newydd a benodwyd i weithio ar eich Prosiect yn gysylltiedig ag unrhyw aelodau staff yn eich sefydliad - er enghraifft, unrhyw ffrindiau agos, perthnasau, neu gyn-aelodau staff.

Gan ddefnyddio'r blwch testun a ddarperir eglurwch pam y cyflogwyd y person hwn.

Bydd angen i chi atodi manylion apwyntiad swydd / dewis yn adran olaf y ffurflen hon.

Newidiadau i Gostau Cytunedig

Cwblhewch y tabl hwn os oes unrhyw newidiadau sylweddol i'ch costau sydd wedi'u cymeradwyo gennym ni.

Cynhwyswch unrhyw geisiadau am ddefnyddio arian wrth gefn yn y tabl hwn. Mae’n rhaid i chi gael ein caniatâd ar gyfer gwariant mawr wrth gefn yn erbyn unrhyw elfennau unigol cyn ymrwymo gwariant.

Cyfeiriwch at adran 2.9 am fanylion pellach ar ein Canllawiau TAW.

Cofnodion Prosiect

Ffotograffau - rydym yn disgwyl ichi gadw cofnod ffotograffig o'ch Prosiect. Rhowch unrhyw ddelweddau rydych chi wedi'u dal hyd yn hyn i ddangos cynnydd eich Prosiect.

Cyfeiriwch at adran 2.10 i gael mwy o wybodaeth am eich Canllawiau Cofnodion Ffotograffig.

Hoffem hefyd weld copïau o gofnodion digwyddiadau neu weithgareddau.

Gallwch ddefnyddio'r rhan hon o'r Adroddiad Cynnydd i atodi ffotograffau a chofnod o weithgareddau neu ddigwyddiadau.

Cydnabod Cyllid a Chysylltiadau Cyhoeddus

Fel rhan o'r Contract Grant rydych chi'n ymrwymo i gydnabod eich Grant a hyrwyddo'r Loteri Genedlaethol. Rhowch drosolwg i ni o'r camau rydych chi wedi'u cymryd i gydnabod eich Grant hyd yn hyn

Wrth gyflwyno'ch Adroddiad Cynnydd, mae’n rhaid i chi ddarparu amlinelliad o sut, ble a phryd rydych chi'n cynnwys logo'r Loteri Genedlaethol yn eich Prosiect ac ar eich gwefan. Mae’n rhaid i chi hefyd ddarparu trosolwg o sut rydych chi'n hyrwyddo cyllid y Loteri Genedlaethol ar gyfer eich Prosiect yn y cyfryngau ee trwy sylw lleol yn y wasg / darlledu, ar-lein a thrwy weithgaredd cyfryngau cymdeithasol rheolaidd; mewn digwyddiadau ac agoriadau Prosiect.

Rydym yn cadw'r hawl i roi'r gorau i wneud taliadau ac i ofyn am ad-daliad o'ch Grant neu'r cyfan ohono os nad ydych chi'n cydnabod ein cyllid.

Atodiadau a Chyflwyniad

Os oes unrhyw wybodaeth bellach yr hoffech ei rhannu gyda ni ar eich Prosiect nad yw'n cael sylw mewn man arall, yna darparwch y wybodaeth hon yn y blwch testun yn yr adran hon.

Defnyddiwch y botwm Atodi i uwchlwytho'r dogfennau ategol canlynol:

  • Prawf o unrhyw ganiatadau neu drwyddedau statudol angenrheidiol newydd (gorfodol os yw'n berthnasol);
  • Prawf o unrhyw arian partneriaeth newydd (gorfodol os yw'n berthnasol);
  • Ffotograffau yn dangos cynnydd eich Prosiect (gorfodol);
  • Cofnod o weithgareddau neu ddigwyddiadau rydych chi wedi'u trefnu (gorfodol);
  • Manylion dewis swydd / apwyntiad (gorfodol os yw'n berthnasol).

Wrth gyflwyno dogfennau ategol a ffotograffau, defnyddiwch enwau ffeiliau disgrifiadol.

Pan fyddwch wedi cwblhau'r ffurflen cliciwch y botwm Cyflwyno. Gallwch weld yr hyn rydych chi wedi'i nodi trwy glicio ar y botwm Creu PDF.

Sylwch: ar ôl ichi gyflwyno'r ffurflen ni allwch wneud unrhyw newidiadau iddi ac ni ellir ei galw'n ôl.

Nawr cwblhewch y Ffurflen Cais am Daliad os ydych chi'n dymuno hawlio taliad Grant.

Atodiad F: Cais am Daliad am Ddyfarniadau Grant o lai na £100,000 - Ail Daliad o 40%

Cais am Daliad am Ddyfarniadau Grant o lai na £100,000 - ail ganllaw cam wrth gam y Taliad:

Manylion y Prosiect

Mae'r dudalen gyntaf yn cael ei phoblogi'n awtomatig gyda'ch cyfeirnod Prosiect, teitl y prosiect, sefydliad a Dyddiad y Daw’r Grant i Ben.

Eich Cais am Daliad

Dewiswch eich bod yn gofyn am yr ail daliad o 40% o'ch Grant. Sylwch na allwch ofyn am hyn nes bod gennych anfonebau a / neu dderbynebau sy'n hafal i neu'n fwy na 50% o gostau cyffredinol eich Prosiect. Dylech gysylltu â ni os credwch y bydd gennych ddigon o wariant ac na fydd angen y 40 llawn arnoch i gwblhau'r cam Datblygu.

Os yw manylion eich cyfrif banc wedi newid ers eich taliad blaenorol dylech ddarparu'r wybodaeth ddiweddaraf ac atodi'r ddogfen ategol berthnasol yn yr adran hon.

Costau Cytunedig

Mae'r adran hon yn dangos costau'r Prosiect y cytunwyd arnynt fel rhan o'ch Grant. Dylid rhoi gwybod am yr holl arian a wariwyd ar y Prosiect yn erbyn y penawdau hyn.

Crynodeb o Wariant

Os yw'ch statws TAW wedi newid yn ystod y cyfnod adrodd hwn, rhaid i chi roi'r wybodaeth ddiweddaraf i ni.

Cwblhewch y tabl Crynodeb o Wariant i ddangos sut rydych chi wedi gwario'ch Grant ers eich cais diwethaf. Bydd y tabl yn ychwanegu pob anfoneb a derbyneb a gofnodwyd yn awtomatig ac yn cyfrifo cost gymwys pob un yn seiliedig ar y wybodaeth a nodwch.

Nid ydym am weld copïau o slipiau cyflog ar gyfer staff a benodwyd ar gyfer y Prosiect, darparwch naill ai cyfriflyfr cyllid neu lythyr wedi'i lofnodi yn amlinellu'r costau staff.

Rhowch ddadansoddiad ar wahân yn dangos sut y cyfrifwyd y ffigur rydych wedi'i nodi ar gyfer Adennill Costau Llawn, os yw'n berthnasol.

Am symiau o lai na £500 dylech ddarparu tabl costau ar wahân ar gyfer pob pennawd cost sy'n nodi dyddiad, swm a disgrifiad pob eitem o wariant. Dylai cyfanswm eich tabl gyd-fynd â'r cofnod sengl rydych chi'n ei fewnbynnu ar eich tabl costau'r Prosiect gan ddefnyddio'r pennawd costau perthnasol.

Ar gyfer pob anfoneb neu gofnod arall ar yr hawliad dylech gwblhau'r tabl gwariant fel a ganlyn. Dewiswch Ychwanegu eitem gwariant i boblogi'r tabl:

  • Pennawd Costau: yn y rhes gyntaf, dewiswch y pennawd cost priodol o'r gwymplen gan ddefnyddio'r penawdau hynny sydd yng Nghwestiwn 6 eich Cais yn unig ac sydd wedi'u cadarnhau yn eich Llythyr Hysbysiad Grant. Enghraifft o hyn fyddai cost Digwyddiad neu Hyfforddiant i wirfoddolwyr;
  • Cyfeirnod Anfoneb, Dyddiad ac Enw'r Cyflenwr: yn y tair rhes nesaf dylech ddarparu'r anfoneb neu'r cyfeirnod derbynneb (os yw'n berthnasol), dyddiad yr anfoneb neu'r dderbynneb ac enw'r cyflenwr;
  • Disgrifiad: defnyddio'r bumed res i ddarparu disgrifiad byr o'r hyn sydd wedi'i gynnwys ym mhob anfoneb neu dderbynneb;
  • Cyfanswm yr Anfoneb (ac eithrio TAW): yn y rhes nesaf mae angen i chi nodi cyfanswm yr anfoneb neu'r dderbynneb ac eithrio TAW;
  • Gwerth y Costau Cytunedig (os yw'n wahanol i'r cyfanswm) ac eithrio TAW: os yw'r anfoneb neu'r dderbynneb yn cynnwys costau nad ydynt yn gysylltiedig â'ch Prosiect, yna nodwch y swm sy'n gymwys i'w hawlio, ac eithrio TAW yn y seithfed rhes. Er enghraifft, cyfanswm yr anfoneb yw £5,000 ond dim ond £4,000 sy'n ymwneud â'ch Prosiect - nodwch £5,000 yng nghyfanswm y rhes anfoneb a £4,000 yng ngwerth rhes y costau y cytunwyd arnynt. Os yw'r holl gostau'n ymwneud â'ch Prosiect, gallwch adael y rhes hon yn wag.
  • TAW ar gyfer Costau Cytunedig: Rhowch y TAW o faint o TAW anadferadwy rydych chi'n ei hawlio.

Os yw unrhyw un o'ch anfonebau neu dderbynebau yn cynnwys costau nad ydynt yn rhan o'ch costau Prosiect cymwys mae’n rhaid i chi ddarparu dadansoddiad ar wahân o'r rhain gan ddangos yn glir pa gostau yr ydym wedi cytuno i'w cefnogi.

Mae’n rhaid i chi ddarparu copïau o'r holl anfonebau neu dderbynebau dros £500 trwy ddewis y botwm atodi prawf gwariant. Dylai'r copïau fod ar ffurf PDF a'u trefnu yn y drefn y maent yn ymddangos yn yr hawliad. Dylai delweddau fod mor effeithlon â phosibl o ran gofod - yn gyffredinol mae sganiau mewn Du a Gwyn neu raddfa lwyd yn ddigonol.

Sylwch: wrth lenwi'r Crynodeb Gwariant ni ddylech gynnwys unrhyw gyfraniadau mewn nwyddau (cyfraniadau heblaw arian parod a / neu amser gwirfoddolwyr).

Cyflwyno

Os nad ydych eisoes wedi uwchlwytho'r dogfennau canlynol i'ch ffurflen, defnyddiwch y botwm Atodi i wneud hynny nawr:

  • Datganiad banc diweddar neu siec neu slip talu i mewn (gorfodol os yw manylion eich cyfrif wedi newid yn ystod y cyfnod adrodd hwn);
  • Anfonebau prosiect a dderbyniwyd yn ystod y cyfnod adrodd hwn (gorfodol);
  • Tabl costau am symiau o lai na £500 (gorfodol os yw'n berthnasol).

Wrth gyflwyno dogfennau ategol, defnyddiwch enwau ffeiliau disgrifiadol.

Pan fyddwch wedi cwblhau'r ffurflen cliciwch y botwm Cyflwyno. Gallwch weld yr hyn rydych chi wedi'i nodi trwy glicio ar y botwm Creu PDF.

Sylwch: ar ôl ichi gyflwyno'r ffurflen ni allwch wneud unrhyw newidiadau iddi ac ni ellir ei galw'n ôl.

Atodiad G: Ffurflen Cais am Daliad - Grantiau dros £100,000

Canllaw cam wrth gam ffurflen cais am Daliad:

Crynodeb o'r Prosiect

Bydd yr adran hon yn rhoi manylion eich Prosiect yn awtomatig a chyfanswm eich Grant rydych wedi'i dderbyn hyd yn hyn.

Eich Cais am Daliad

Gan ddefnyddio naill ai eicon y calendr neu'r gwymplenni gallwch ddewis y dyddiadau y mae'r ffurflen Cais am Daliad yn eu cynnwys.

Os yw manylion eich cyfrif banc wedi newid yn ystod y cyfnod adrodd hwn, dylech ddarparu'r wybodaeth ddiweddaraf yn yr adran hon.

Gwario ar gostau y cytunwyd arnynt y bydd y taliad hwn yn eu talu

Os yw'ch statws TAW wedi newid yn ystod y cyfnod adrodd hwn, mae’n rhaid i chi roi'r wybodaeth ddiweddaraf i ni.

Cwblhewch y tabl Crynodeb o Wariant i ddangos sut rydych chi wedi gwario'ch Grant ers eich cais diwethaf. Bydd y tabl yn ychwanegu pob anfoneb a derbyneb a gofnodwyd yn awtomatig ac yn cyfrifo cost gymwys pob un yn seiliedig ar y wybodaeth a nodwch.

Nid ydym am weld copïau o slipiau cyflog ar gyfer staff a benodwyd ar gyfer y Prosiect, darparu naill ai cyfriflyfr cyllid neu lythyr wedi'i lofnodi yn amlinellu'r costau staff.

Rhowch ddadansoddiad ar wahân yn dangos sut y cyfrifwyd y ffigur rydych wedi'i nodi ar gyfer Adennill Costau Llawn, os yw'n berthnasol.

Am symiau o lai na £500 dylech ddarparu tabl costau ar wahân ar gyfer pob pennawd cost sy'n nodi dyddiad, swm a disgrifiad pob eitem o wariant. Dylai cyfanswm eich tabl gyd-fynd â'r cofnod sengl rydych chi'n ei fewnbynnu ar eich tabl costau'r Prosiect gan ddefnyddio'r pennawd costau perthnasol.

Ar gyfer pob anfoneb neu gofnod arall ar yr hawliad dylech gwblhau'r tabl gwariant fel a ganlyn. Dewiswch Ychwanegu eitem gwariant i boblogi'r tabl:

  • Pennawd Costau: yn y rhes gyntaf, dewiswch y pennawd cost priodol o'r gwymplen gan ddefnyddio'r penawdau hynny sydd yng Nghwestiwn 6 eich Cais yn unig ac sydd wedi'u cadarnhau yn eich Llythyr Hysbysiad Grant. Enghraifft o hyn fyddai cost Digwyddiad neu Hyfforddiant i wirfoddolwyr;
  • Cyfeirnod Anfoneb, Dyddiad ac Enw'r Cyflenwr: yn y tair rhes nesaf dylech ddarparu'r anfoneb neu'r cyfeirnod derbynneb (os yw'n berthnasol), dyddiad yr anfoneb neu'r dderbynneb ac enw'r cyflenwr;
  • Disgrifiad: defnyddio'r bumed res i ddarparu disgrifiad byr o'r hyn sydd wedi'i gynnwys ym mhob anfoneb neu dderbynneb;
  • Cyfanswm yr Anfoneb (ac eithrio TAW): yn y rhes nesaf mae angen i chi nodi cyfanswm yr anfoneb neu'r dderbynneb ac eithrio TAW;
  • Gwerth y Costau Cytunedig (os yw'n wahanol i'r cyfanswm) ac eithrio TAW: os yw'r anfoneb neu'r dderbynneb yn cynnwys costau nad ydynt yn gysylltiedig â'ch Prosiect, yna nodwch y swm sy'n gymwys i'w hawlio, ac eithrio TAW yn y seithfed rhes. Er enghraifft, cyfanswm yr anfoneb yw £5,000 ond dim ond £4,000 sy'n ymwneud â'ch Prosiect - nodwch £5,000 yng nghyfanswm y rhes anfoneb a £4,000 yng ngwerth rhes y costau y cytunwyd arnynt. Os yw'r holl gostau'n ymwneud â'ch Prosiect, gallwch adael y rhes hon yn wag.
  • TAW ar gyfer Costau Cytunedig: Rhowch y TAW o faint o TAW anadferadwy rydych chi'n ei hawlio.

Os yw unrhyw un o'ch anfonebau neu dderbynebau yn cynnwys costau nad ydynt yn rhan o'ch costau Prosiect cymwys, mae’n rhaid i chi ddarparu dadansoddiad ar wahân o'r rhain gan ddangos yn glir pa gostau yr ydym wedi cytuno i'w cefnogi.

Mae’n rhaid i chi ddarparu copïau o'r holl anfonebau neu dderbynebau dros £500 trwy ddewis y botwm Atodi prawf gwariant. Dylai'r copïau fod ar ffurf PDF a'u trefnu yn y drefn y maent yn ymddangos yn yr hawliad. Dylai delweddau fod mor effeithlon â phosibl o ran gofod - yn gyffredinol mae sganiau mewn Du a Gwyn neu raddfa lwyd yn ddigonol.

Bydd y swm yr ydych yn gofyn amdano yn cyfrif yn awtomatig yn seiliedig ar y wybodaeth a roddwch yn y Crynodeb Gwariant.

Bydd eich taliad Grant yn seiliedig ar Ganran y Taliad a nodwyd yn eich Llythyr Hysbysiad Grant. Gweler adran 5.2 am fanylion ar sut mae'ch taliadau'n cael eu cyfrif.

Sylwch: wrth lenwi'r Crynodeb Gwariant ni ddylech gynnwys unrhyw gyfraniadau mewn nwyddau (cyfraniadau heblaw arian parod a / neu amser gwirfoddolwyr).

Cymhariaeth o'r gyllideb y cytunwyd arni a'r costau gwirioneddol hyd yn hyn

Bydd y tabl yn yr adran hon yn poblogi'n awtomatig yn seiliedig ar y wybodaeth rydych chi'n ei darparu yng Nghrynodeb Gwariant yr adran flaenorol.

Sylwch: nid yw'r tabl hwn yn cynnwys unrhyw gyfraniadau mewn nwyddau nac amser gwirfoddolwyr y dylid adrodd arnynt, os yw'n berthnasol, yn eich Adroddiad Cynnydd.

Gan ddefnyddio'r blwch testun ar yr amod gallwch restru unrhyw arian wrth gefn, costau ychwanegol annisgwyl neu unrhyw danwariant. Cyfeiriwch at adran 6.3 i gael mwy o fanylion am Newidiadau Cyllideb.

Cyflwyno

Os nad ydych eisoes wedi uwchlwytho'r dogfennau canlynol i'ch ffurflen, defnyddiwch y botwm Atodi i wneud hynny nawr:

  • Datganiad banc diweddar neu siec neu slip talu i mewn (gorfodol os yw manylion eich cyfrif wedi newid yn ystod y cyfnod adrodd hwn);
  • Anfonebau prosiect a dderbyniwyd yn ystod y cyfnod adrodd hwn (gorfodol);
  • Tabl costau am symiau o lai na £ 500 (gorfodol os yw'n berthnasol).

Wrth gyflwyno dogfennau ategol, defnyddiwch enwau ffeiliau priodol.

Pan fyddwch wedi cwblhau'r ffurflen cliciwch y botwm Cyflwyno. Gallwch weld yr hyn rydych chi wedi'i nodi trwy glicio ar y botwm Creu PDF.

Sylwch: ar ôl ichi gyflwyno'r ffurflen ni allwch wneud unrhyw newidiadau iddi ac ni ellir ei galw'n ôl.

Atodiad H: Adroddiad Cwblhau

Canllaw cam wrth gam yr Adroddiad Cwblhau a'r Cais am Daliad Terfynol:

Manylion y Prosiect a Ffurflen Gais am Daliad Terfynol

Bydd rhan gyntaf y ffurflen yn cael ei phoblogi'n awtomatig.

Gan ddefnyddio naill ai eicon y calendr neu'r gwymplenni gallwch ddewis y dyddiadau y mae'r Adroddiad Cwblhau a'r ffurflen Cais Taliad Terfynol yn eu cynnwys.

Dibenion Cymeradwy

Gan ddefnyddio'r opsiwn i olygu dylech ddarparu crynodeb o'ch cynnydd ers eich adroddiad diwethaf yn erbyn pob un o Ddibenion Cymeradwy eich Grant. Byddwch yn gallu darparu crynodeb cyffredinol o'r Dibenion Cymeradwy yn ddiweddarach ar y ffurflen hon. Bydd angen i chi hefyd ddarparu trosolwg terfynol ar sut mae'ch Prosiect wedi cyflawni'r Canlyniadau a ddewisoch yn eich Cais a sut gwnaethoch chi fesur hyn. Os ydych chi'n ansicr pa Ganlyniadau a ddewisoch, cyfeiriwch yn ôl at eich Cais sydd ar gael fel PDF ar hafan y porth.

Amodau Grant Ychwanegol

Os nodwyd Amodau Grant Ychwanegol yn eich Llythyr Hysbysiad Grant dylech ddarparu manylion am y rhain a chrynodeb terfynol o sut y cawsant eu bodloni.

Os nad yw hyn yn berthnasol, ewch ymlaen i'r adran nesaf.

Caniatadau Statudol

Os yw'n berthnasol, rhestrwch unrhyw ganiatadau neu drwyddedau statudol newydd a gawsoch ers eich Adroddiad Cynnydd diwethaf a'r dyddiad y cawsant eu sicrhau.

Mae’n rhaid i'r holl ganiatadau a thrwyddedau gofynnol fod ar waith erbyn y cam hwn, gellir atodi tystiolaeth i adran olaf y ffurflen hon.

Diweddariad Cyllid Partneriaeth

Gan ddefnyddio'r tabl cyntaf, dywedwch wrthym am unrhyw arian partneriaeth rydych wedi'i godi ers eich Adroddiad Cynnydd diwethaf, os yw'n berthnasol.

Defnyddiwch yr ail dabl i ddweud wrthym am unrhyw gyfraniadau gwirfoddol neu heblaw arian parod a gawsoch ers eich Adroddiad Cynnydd diwethaf.

Bydd y gyfradd fesul awr ar gyfer lefel sgiliau gwirfoddol yn cyfrif yn awtomatig yn seiliedig ar y categori tasg a chyfanswm yr oriau gwirfoddol y byddwch chi'n eu nodi. Bydd angen i chi nodi o'r gwymplen lefel sgiliau gwirfoddolwyr, y penawdau yw:

  • Gwirfoddolwr Proffesiynol - (er enghraifft cyfrifeg neu addysgu) - £50 yr awr;
  • Gwirfoddolwr medrus - (er enghraifft gwaith gweinyddol, gwaith coed neu arwain taith gerdded dywysedig) - £20 yr awr;
  • Gwirfoddolwr - (er enghraifft, clirio safle neu weithio fel stiward mewn digwyddiad) - £10 yr awr.

Ymgynghorwyr, Contractwyr a Chyflenwyr

Cyfeiriwch at adran 2.7 o'r ddogfen hon i gael gwybodaeth am y gweithdrefnau y mae'n rhaid i chi eu dilyn wrth recriwtio ymgynghorwyr a chontractwyr.

Yn yr adran hon o'r ffurflen bydd angen i chi ddewis p'un a ydych wedi prynu nwyddau, gweithiau neu wasanaethau sy'n werth £10,000 neu fwy ers eich adroddiad diwethaf.

Os dewiswch Ie, bydd angen i chi ddarparu manylion y gwasanaethau rydych chi wedi'u prynu, er enghraifft ffioedd proffesiynol ar gyfer rheolwr prosiect. Bydd angen i chi hefyd ddarparu gwerth y gwasanaethau, y dyddiad y dyfarnwyd y contract ac enw'r contractwr / cyflenwr / ymgynghorydd. Bydd angen i chi hefyd ddewis ai hwn oedd y dyfynbris isaf a gawsoch.

Os na wnaethoch chi ddyfarnu'r contract i'r dyfynbris / tendr isaf, rhowch fanylion yn ail dabl y contractwr / cyflenwr / ymgynghorydd a benodwyd a nifer a gwerth dyfynbrisiau / tendrau eraill a gawsoch. Bydd angen i chi hefyd ddarparu rheswm pam roedd y dyfynbris / tendr a ddewiswyd yn cynnig y gwerth gorau.

Mae angen i chi hefyd ddewis a oedd unrhyw un o'r contractwyr / cyflenwyr / ymgynghorwyr wedi'u cysylltu er enghraifft ffrindiau agos neu berthnasau neu a oes unrhyw gyswllt ariannol fel perchnogaeth y cyflenwyr hyn.

Gan ddefnyddio'r blwch testun a ddarperir eglurwch pam y penodwyd y contractwr / cyflenwr / ymgynghorydd.

Recriwtio Staff

Cyfeiriwch at adran 2.8 y ddogfen hon i gael gwybodaeth am y gweithdrefnau y mae'n rhaid i chi eu dilyn wrth recriwtio staff.

Dewiswch a wnaethoch chi recriwtio unrhyw staff yn ystod eich adroddiad diwethaf.

Os yw'n berthnasol, defnyddiwch y tabl a ddarperir i roi gwybodaeth am unrhyw gontractau tymor penodol newydd, secondiadau (pobl sy'n cael eu trosglwyddo dros dro i'ch sefydliad) a chostau staff llawrydd i helpu'ch Prosiect.

Dywedwch wrthym a oedd unrhyw un o'r aelodau staff newydd a benodwyd i weithio ar eich Prosiect yn gysylltiedig ag unrhyw aelodau staff yn eich sefydliad - er enghraifft, unrhyw ffrindiau agos, perthnasau, neu gyn-aelodau staff.

Gan ddefnyddio'r blwch testun a ddarperir eglurwch pam y cyflogwyd y person hwn.

Bydd angen i chi atodi manylion dewis swydd / apwyntiad ar ddiwedd y ffurflen hon.

Dylech hefyd ein hysbysu am unrhyw newidiadau sydd wedi digwydd i lywodraethu eich Prosiect neu sefydliad ers eich Adroddiad Cynnydd diwethaf ac a fydd hyn yn cael effaith ar y Dibenion Cymeradwy. Gall hyn gynnwys newidiadau i bersonél allweddol.

Cais Taliad Terfynol

Os yw manylion eich cyfrif banc wedi newid yn ystod y cyfnod adrodd hwn, mae’n rhaid i chi roi'r wybodaeth ddiweddaraf i ni yn yr adran hon.

Bydd yr adrannau canlynol yn cael eu poblogi'n awtomatig yn seiliedig ar eich Grant, y swm rydych wedi'i dderbyn hyd yn hyn a'r Ganran Taliad. Bydd swm y cais yn diweddaru'n awtomatig yn seiliedig ar y wybodaeth rydych chi'n ei rhoi yn y Crynodeb Gwariant.

Os yw'ch statws TAW wedi newid yn ystod yr adroddiad adrodd hwn, mae’n rhaid i chi roi'r wybodaeth ddiweddaraf i ni.

Cwblhewch y tabl Crynodeb o Wariant i ddangos sut rydych chi wedi gwario'ch Grant ers i chi gyflwyno'ch Ffurflen Gais am Daliad. Nid oes angen i chi gynnwys anfonebau neu dderbynebau rydych chi wedi'u darparu o'r blaen. Bydd y tabl yn ychwanegu pob anfoneb a derbyneb a gofnodwyd yn awtomatig ac yn cyfrifo cost gymwys pob un yn seiliedig ar y wybodaeth a nodwch.

Nid ydym am weld copïau o slipiau cyflog ar gyfer staff a benodwyd ar gyfer y Prosiect, darparwch naill ai cyfriflyfr cyllid neu lythyr wedi'i lofnodi yn amlinellu'r costau staff.

Rhowch ddadansoddiad ar wahân yn dangos sut y cyfrifwyd y ffigur rydych wedi'i nodi ar gyfer Adennill Costau Llawn, os yw'n berthnasol.

Am symiau o lai na £500 dylech ddarparu tabl costau ar wahân ar gyfer pob pennawd cost sy'n nodi dyddiad, swm a disgrifiad pob eitem o wariant. Dylai cyfanswm eich tabl gyd-fynd â'r cofnod sengl rydych chi'n ei fewnbynnu ar eich tabl costau'r Prosiect gan ddefnyddio'r pennawd costau perthnasol.

Ar gyfer pob anfoneb neu gofnod arall ar yr hawliad dylech gwblhau'r tabl gwariant fel a ganlyn. Dewiswch Ychwanegu eitem gwariant i boblogi'r tabl:

  • Pennawd Costau: yn y rhes gyntaf, dewiswch y pennawd cost priodol o'r gwymplen gan ddefnyddio'r penawdau hynny sydd yng Nghwestiwn 6 eich Cais yn unig ac sydd wedi'u cadarnhau yn eich Llythyr Hysbysiad Grant. Enghraifft o hyn fyddai cost Digwyddiad neu Hyfforddiant i wirfoddolwyr;
  • Cyfeirnod Anfoneb, Dyddiad ac Enw'r Cyflenwr: yn y tair rhes nesaf dylech ddarparu'r anfoneb neu'r cyfeirnod derbynneb (os yw'n berthnasol), dyddiad yr anfoneb neu'r dderbynneb ac enw'r cyflenwr;
  • Disgrifiad: defnyddio'r bumed res i ddarparu disgrifiad byr o'r hyn sydd wedi'i gynnwys ym mhob anfoneb neu dderbynneb;
  • Cyfanswm yr Anfoneb (ac eithrio TAW): yn y rhes nesaf mae angen i chi nodi cyfanswm yr anfoneb neu'r dderbynneb ac eithrio TAW;
  • Gwerth y Costau Cytunedig (os yw'n wahanol i'r cyfanswm) ac eithrio TAW: os yw'r anfoneb neu'r dderbynneb yn cynnwys costau nad ydynt yn gysylltiedig â'ch Prosiect, yna nodwch y swm sy'n gymwys i'w hawlio, ac eithrio TAW yn y seithfed rhes. Er enghraifft, cyfanswm yr anfoneb yw £ 5,000 ond dim ond £ 4,000 sy'n ymwneud â'ch Prosiect - nodwch £ 5,000 yng nghyfanswm y rhes anfoneb a £ 4,000 yng ngwerth rhes cost y cytunwyd arni. Os yw'r holl gostau'n ymwneud â'ch Prosiect, gallwch adael y rhes hon yn wag.
  • TAW ar gyfer Costau Cytunedig: Rhowch y TAW o faint o TAW anadferadwy rydych chi'n ei hawlio.

Lle rydym wedi cytuno i dalu cyfraniad tuag at y Cynllun Rheoli a Chynnal a Chadw bydd angen i chi ddarparu llythyr wedi'i lofnodi yn cadarnhau'ch ymrwymiad ac yn meintioli'r swm rydych chi'n cytuno arno bob blwyddyn trwy gydol y cynllun y cytunwyd arno. Dylai'r swm ar gyfer yr agwedd hon gael ei nodi yn eich Crynodeb Gwariant.

Os yw unrhyw un o'ch anfonebau neu dderbynebau yn cynnwys costau nad ydynt yn rhan o'ch costau Prosiect cymwys rhaid i chi ddarparu dadansoddiad ar wahân o'r rhain gan ddangos yn glir pa gostau yr ydym wedi cytuno i'w cefnogi.

Mae’n rhaid i chi ddarparu copïau o'r holl anfonebau neu dderbynebau dros £500 ar ddiwedd y ffurflen hon. Dylai'r copïau fod ar ffurf PDF a'u trefnu yn y drefn y maent yn ymddangos yn yr hawliad. Dylai delweddau fod mor effeithlon â phosibl o ran gofod - yn gyffredinol mae sganiau mewn Du a Gwyn neu raddfa lwyd yn ddigonol.

Os nad ydych wedi gwario cyfanswm eich holl gostau Prosiect Rhagamcanol, yna bydd eich taliad Grant terfynol yn cael ei addasu i adlewyrchu hyn. Gweler adran 9.1 am fanylion pellach ar sut y cyfrifir taliad terfynol Prosiectau o dan y gyllideb.

Cymhariaeth o'r gyllideb y cytunwyd arni a'r costau gwirioneddol hyd yn hyn

Bydd y tabl yn yr adran hon yn poblogi'n awtomatig yn seiliedig ar y wybodaeth rydych chi'n ei darparu yng Nghrynodeb Gwariant yr adran flaenorol.

Bydd y gormodedd / arbedion wrth gefn a TAW sy'n weddill yn cael eu cyfrif yn awtomatig yn seiliedig ar eich Crynodeb Gwariant.

Cyfeiriwch at adran 6.3 i gael mwy o fanylion am Newidiadau Cyllideb.

Dibenion Cymeradwy

Gan ddefnyddio'r opsiwn i olygu dylech ddarparu crynodeb cyffredinol terfynol o'ch cyflawniadau yn erbyn pob un o Ddibenion Cymeradwy eich Grant. Dywedwch wrthym am eich llwyddiannau, yn ogystal â'r pethau na aeth yn ôl y disgwyl.

Crynodeb o gyfanswm yr arian partneriaeth a godwyd

Defnyddiwch y tabl cyntaf i ddweud wrthym am gyfanswm yr arian partneriaeth a godwyd, gan gynnwys y swm yr oeddech yn ei ddisgwyl yn wreiddiol a'r swm a gawsoch. Os yw'r rhain yn wahanol bydd angen i chi egluro pam mae hyn yn wir.

Mae'r ail dabl yn grynodeb o gyfanswm y cyfraniadau gwirfoddol a di-arian y mae eich Prosiect wedi'u derbyn a bydd yn poblogi'n awtomatig yn seiliedig ar y wybodaeth rydych wedi'i darparu mewn Adroddiadau Cynnydd blaenorol a'r ffurflen hon. Os yw unrhyw un o'r manylion yn anghywir gallwch olygu'r wybodaeth ar y pwynt hwn os oes angen.

Crynodeb o'r Recriwtio yn ystod y Prosiect

Bydd y tabl hwn yn poblogi'n awtomatig yn seiliedig ar y wybodaeth a gyflwynwyd mewn adroddiadau cynnydd blaenorol a'r ffurflen hon. Os yw unrhyw un o'r manylion yn anghywir gallwch olygu'r wybodaeth ar y pwynt hwn os oes angen.

Cofnodion Prosiect

Ffotograffau - rydym yn disgwyl ichi gadw cofnod ffotograffig o'ch Prosiect.

Cyfeiriwch at adran 2.10 i gael mwy o wybodaeth am eich Canllawiau Cofnodion Ffotograffig.

Hoffem hefyd weld copïau o gofnodion digwyddiadau neu weithgareddau.

Gallwch ddefnyddio'r rhan hon o'r ffurflen i atodi ffotograffau a chofnod o weithgareddau neu ddigwyddiadau.

Cydnabod Cyllid a Chysylltiadau Cyhoeddus

Fel rhan o'r Contract Grant rydych chi'n ymrwymo i gydnabod eich Grant a hyrwyddo'r Loteri Genedlaethol. Rhowch drosolwg i ni o'r camau rydych chi wedi'u cymryd i wneud hyn wrth gyflawni'ch Prosiect ac ar ôl ei gwblhau.

Rhowch amlinelliad o sut, ble a phryd y gwnaethoch chi gynnwys logo'r Loteri Genedlaethol yn eich Prosiect ac ar eich gwefan. Mae’n rhaid i chi hefyd ddarparu trosolwg o sut y gwnaethoch hyrwyddo cyllid y Loteri Genedlaethol ar gyfer eich Prosiect yn y cyfryngau ee trwy sylw lleol yn y wasg / darlledu, ar-lein a thrwy weithgaredd cyfryngau cymdeithasol rheolaidd; mewn digwyddiadau ac agoriadau Prosiect.

Rydym yn cadw'r hawl i roi'r gorau i wneud taliadau ac i ofyn am ad-daliad o'ch Grant neu'r cyfan ohono os nad ydych chi'n cydnabod eich cyllid.

Gwerthuso

Yn eich Cais gwnaethom ofyn ichi ddweud wrthym am sut y byddech yn gwerthuso'ch Prosiect a'ch cynghori i greu cynllun gwerthuso ar ddechrau eich Prosiect. Yn seiliedig ar y data rydych chi wedi'i gasglu trwy gydol eich Prosiect, rydyn ni'n disgwyl i chi ddarparu adroddiad sy'n adrodd stori'r hyn rydych chi wedi'i gyflawni (nodwch fod yn rhaid i chi ddarparu Adroddiad Gwerthuso yn ychwanegol at gwblhau eich Adroddiad Cwblhau a'ch ffurflen Cais am Daliad Terfynol ar-lein). Am fwy o wybodaeth, cyfeiriwch at y canllawiau rhaglen sy'n amlinellu'r elfennau i'w cynnwys a'r Canllawiau Gwerthuso: Arfer da.

Atodwch eich Adroddiad Gwerthuso yn yr adran hon.

Cyflwyno

Os oes unrhyw wybodaeth bellach yr hoffech ei rhannu gyda ni ar eich Prosiect nad yw'n cael sylw mewn man arall, yna darparwch y wybodaeth hon yn y blwch testun yn yr adran hon.

Os nad ydych eisoes wedi uwchlwytho'r dogfennau canlynol i'ch ffurflen, defnyddiwch y botwm Atodi i wneud hynny nawr.

Defnyddiwch y botwm Atodi i uwchlwytho'r dogfennau ategol canlynol:

  • Tystysgrif Cwblhau Ymarferol (gorfodol ar gyfer Prosiect sydd wedi ymgymryd â gwaith cyfalaf);
  • Adroddiad Gwerthuso (gorfodol);
  • Cofnod o weithgareddau neu ddigwyddiadau rydych chi wedi'u trefnu (gorfodol);
  • Cofnod ffotograffig o'ch Prosiect (gorfodol);
  • Rhestr o Allbynnau Digidol a chyfeiriad gwe (URL) y wefan neu'r gwefannau lle gellir eu cyrchu (gorfodol);
  • Anfonebau prosiect a dderbyniwyd yn ystod y cyfnod adrodd hwn (gorfodol);
  • Tabl costau am symiau o lai na £500 (gorfodol os yw'n berthnasol).
  • Datganiad banc diweddar neu siec neu slip talu i mewn (gorfodol os yw manylion eich cyfrif wedi newid yn ystod y cyfnod adrodd hwn);
  • Prawf o unrhyw ganiatadau neu drwyddedau statudol angenrheidiol newydd (gorfodol os yw'n berthnasol);
  • Prawf o unrhyw arian partneriaeth newydd (gorfodol os yw'n berthnasol);
  • Manylion dewis swydd / apwyntiad (gorfodol os yw'n berthnasol);
  • Cofnod o'r Grantiau Cymunedol a ddyfarnwyd (gorfodol os yw'n berthnasol).

Wrth gyflwyno dogfennau ategol, defnyddiwch enwau ffeiliau priodol.

Pan fyddwch wedi cwblhau'r ffurflen cliciwch y botwm Cyflwyno. Gallwch weld yr hyn rydych chi wedi'i nodi trwy glicio ar y botwm Creu PDF.

Byddwn yn cysylltu â chi i gadarnhau pan fydd eich Prosiect wedi'i gwblhau i'n boddhad a'i gofnodi fel un cyflawn yn ein systemau (Dyddiad Cwblhau'r Prosiect).

Byddwch yn parhau i fod yn rhwym i'r Contract Grant ac am hyd tymor y contract (a nodir yn eich Llythyr Hysbysiad Grant).

Sylwch: ar ôl ichi gyflwyno'r ffurflen ni allwch wneud unrhyw newidiadau iddi ac ni ellir ei galw'n ôl.

Atodiad I: Anfonebau a Gyflwynwyd gyda Ffurflenni Cais am Daliad

Dylai'r holl anfonebau a gyflwynir inni fel tystiolaeth o wariant fod yn glir, yn ddarllenadwy, a dylent fod ar gyfer gwaith cymwys yn erbyn y Dibenion Cymeradwy yr ydym wedi cytuno i'w hariannu. Mae’n rhaid iddynt gynnwys y wybodaeth ganlynol er mwyn i ni allu talu yn eu herbyn. Dylent fod yn ddigon clir i ddarllen a pheidio â chael eu plygu, eu difrodi na ymyrryd â hwy.

Mae’n rhaid iddynt oll ymwneud â gwaith y cytunwyd arno i gael ei ariannu gennym ni a dylai'r cleient a enwir arnynt fod y sefydliad sy'n cyflwyno'r taliad. Byddai'n ddefnyddiol pe baech yn cyflwyno'r anfonebau yn yr un drefn ag y maent wedi'u rhestru ar eich ffurflenni Cais am Daliad, fel y gallwn wirio'r anfonebau a ddarperir yn erbyn y rhai a hawliwyd.

Mae’n rhaid i anfonebau fod ag rif anfoneb, y dyddiad y cawsant eu codi a'r dyddiad y disgwylir y taliad a'r telerau talu, sut y gwneir taliad ac i bwy. Mae’n rhaid iddynt gynnwys manylion y cwmni gan gynnwys, enw, cyfeiriad, cyfeiriad e-bost, rhif ffôn, rhif cwmni, rhif cofrestru TAW (os yw wedi'i gofrestru ar gyfer TAW). Mae’n rhaid iddynt hefyd gynnwys disgrifiad o'r gwasanaethau a ddarperir, y gros (heb TAW), y swm TAW os cofrestrwyd TAW a'r swm net (cyfanswm) sy'n ddyledus.

Enghraifft o anfoneb 

Enw'r Cwmni

Llinell gyntaf y cyfeiriad

Ail linell cyfeiriad

Dinas

Cod post:

Ffôn:

E-bost:

Cwmni #: 000000VAT: XX-XXX-XX

Rhif yr Anfoneb: XXX 001

Dyddiad: Dydd Mis Mis Blwyddyn

Dyddiad: Dydd Mis Mis Blwyddyn

Enw'r Sefydliad: Disgrifiad manwl o'r gwasanaethau

10 diwrnod @ £500 y dydd £5,000

Is-gyfanswm £5,000 TAW @ 20% £1,000

CYFANSWM £6,000

Telerau talu: Taliad o fewn 30 diwrnod.

Talu yn ôl [dull] i'r cyfrif isod:

Enw'r Cwmni (yn cyfateb i'r brig)

Cod Didoli: XX-XX-XXA

Rhif Cyfrif: 12345678

Atodiad J: Rhestr Termau

Amodau Grant Ychwanegol - unrhyw amodau ychwanegol a nodir yn eich Llythyr Hysbysiad Grant.

Cais - eich ffurflen Gais wedi'i chwblhau ac unrhyw ddogfennau neu wybodaeth a anfonwch atom i gefnogi'ch cais am Grant.

Dibenion Cymeradwy - mae'r Dibenion Cymeradwy yn crynhoi'r Prosiect a ddisgrifir yn eich Cais.

Cyllidwr - Ymddiriedolwyr y Gronfa Goffa Treftadaeth Genedlaethol sy'n gweinyddu Cronfa Treftadaeth y Loteri Genedlaethol.

Grant - y swm yr ydym wedi'i ddyfarnu ichi wedi'i nodi yn eich Llythyr Hysbysiad Grant.

Contract Grant - yn cynnwys y

  • Llythyr Hysbysiad Grant;
  • Telerau Safonol y Grant;
  • Unrhyw Amodau Grant Ychwanegol; a
  • Ffurflen Caniatâd i Ddechrau.

Dyddiad y Daw’r Grant i Ben - y dyddiad erbyn pryd y mae'n rhaid i chi gwblhau'r Prosiect fel y nodir yn eich Llythyr Hysbysiad Grant.

Llythyr Hysbysiad Grant - y llythyr sy'n eich cynghori'n ffurfiol am ddyfarnu'ch Grant.

Canran y Grant - Grant wedi'i rannu â chyfanswm costau'r Prosiect - gweler enghraifft B.

Trwydded Agored - mae trwydded agored yn rhoi caniatâd i gael mynediad at, ailddefnyddio ac ailddosbarthu gwaith heb fawr o gyfyngiadau, os o gwbl. Mae amryw o drwyddedau agored ar gael ond y drwydded agored ddiofyn sy'n ofynnol yw'r Attribution Creative Commons 4.0 Rhyngwladol (CC BY 4.0) trwydded, neu gyfwerth.

Canlyniadau - rydyn ni'n disgrifio'r gwahaniaeth rydyn ni am ei wneud gyda'n cyllid trwy set o naw Canlyniad. Y canlyniadau yw newidiadau, effeithiau neu fuddion sy'n digwydd o ganlyniad uniongyrchol i'ch Prosiect. Bydd pob un o'r Prosiectau yr ydym yn eu hariannu yn cyflawni un neu fwy o'r Canlyniadau hyn.

Canran y Taliad - Grant wedi'i rannu â chostau arian parod y Prosiect - gweler enghraifft B.

Canllawiau Cymhwyso Rhaglen - y ddogfen sy'n nodi cwmpas y rhaglen a sut i wneud cais.

Prosiect - y dibenion yr ydym wedi'u cymeradwyo fel y'u nodir yn y Cais (gan ystyried unrhyw newidiadau yr ydym ni a chytunwyd arnynt yn ysgrifenedig hyd at ddyddiad ein penderfyniad i ddyfarnu'r Grant i chi ac unrhyw newidiadau yr ydym yn dweud wrthych amdanynt yn y Llythyr Hysbysiad Grant ). Weithiau disgrifir y dibenion hyn fel Dibenion Cymeradwy ac maent yn cynnwys eich bod yn cael ac yn defnyddio cyllid partneriaeth fel y nodir yn y Cais a sut y dywedasoch y byddech yn defnyddio'r Eiddo (os o gwbl).

Dyddiad Cwblhau'r Prosiect- dyddiad y llythyr a anfonwn atoch yn rhoi gwybod ichi fod y Prosiect wedi'i gofnodi fel un cyflawn. Sylwch y bydd hyn ar ôl y dyddiad erbyn i chi gwblhau'r holl waith ar y Prosiect.

Eiddo - tir, adeiladau, eitemau treftadaeth neu Eiddo deallusol a fydd yn elwa o'ch Grant.

Rydym ni, ein - yn golygu Cyllidwr.

Chi, eich - yw'r Derbynnydd Grant / Grantî