Diweddarwyd y dudalen ddiwethaf: 30 Ionawr 2024. 

Cyflwyniad

Ar ôl i'ch Grant gael ei ddyfarnu i chi, mae'n bwysig deall y camau nesaf y mae'n rhaid i chi eu cymryd. Mae’r arian y byddwch yn ei dderbyn yn arian cyhoeddus gan chwaraewyr y Loteri Genedlaethol, ac mae'n rhaid iddo gael ei reoli mewn ffordd atebol.

Bydd angen i chi ddarllen a deall y gofynion a amlinellir yn:

• yr arweiniad Derbyn Grant hwn
• eich Cais wedi'i gwblhau
• yr Arweiniad Ymgeisio
• yr arweiniad Menter Treftadaeth (os yn berthnasol) 
• Arweiniad Arall perthnasol yn adrannau Ariannu ac Arfer da y wefan hon
• y Contract Grant (gan gynnwys ein diffiniadau)

Mae eich Cytundeb Grant yn cynnwys:

• eich Llythyr Hysbysiad o Grant 
• ein Telerau Grant Safonol
• unrhyw Amodau Grant Ychwanegol
• eich dogfen Caniatâd i Ddechrau wedi'i llofnodi

Bydd hyn yn eich helpu sicrhau bod eich Prosiect yn cydymffurfio â'n gofynion. 

Ar ôl darllen y dogfennau hyn, os oes gennych gwestiynau neu bryderon sydd heb eu hateb, cysylltwch â ni am gefnogaeth bellach. Eich pwynt cyswllt cyntaf â Chronfa Treftadaeth y Loteri Genedlaethol yw eich Rheolwr Buddsoddi.

Noder, mae'r geiriau mewn priflythrennau yn yr arweiniad hwn yn adlewyrchu'r diffiniadau yn y Telerau Grant Safonol. 

Llinell amser y prosiect

Bydd eich Prosiect fel arfer yn mynd trwy ddau gam: Cam Datblygu o hyd at ddwy flynedd, sy'n eich galluogi i weithio ar eich cynnig prosiect, a Cham Cyflwyno o hyd at bum mlynedd. 

Cam Datblygu

1. dod i gyfarfod dechrau arni y Cam Datblygu
2. cyflwyno'ch dogfennau Caniatâd i Ddechrau o fewn chwe mis i dderbyn y dyfarniad
3. cwblhau Adolygiad o'r Cam Datblygu
4. cyflwyno Cais Cam Cyflwyno
5. cyflwyno'r Adroddiad Cwblhau a'r Gwerthusiad o fewn tri mis i gwblhau Cam Datblygu eich prosiect

Cam Cyflwyno

1. dod i gyfarfod dechrau arni y Cam Cyflwyno
2. cyflwyno'ch dogfennau Caniatâd i Ddechrau o fewn chwe mis i dderbyn y dyfarniad
3. cyflwyno eich Prosiect fel y cytunwyd
4. cyflwyno'r Adroddiad Cwblhau a'r Gwerthusiad o fewn tri mis i gwblhau Cam Cyflwyno eich prosiect
5. cydymffurfio â'ch Contract Grant am y cyfnod a nodir yn eich Llythyr Hysbysiad o Grant

Os cafodd eich Cais ei roi ar y llwybr cyflym, byddwn yn cytuno ar amserlen briodol gyda chi.

Ar ôl i'ch Grant gael ei ddyfarnu

Byddwn yn cysylltu â chi i drefnu cyfarfod dechrau arni. Yn y cyfarfod hwn mae'n bosibl y cewch eich cyflwyno i ymgynghorydd o'n Cofrestr Gwasanaethau Cefnogi (RoSS), a fydd yn eich cefnogi i ddatblygu neu gyflwyno agweddau ar eich prosiect neu'n helpu i adolygu risgiau.

Gall ymgynghorydd RoSS roi cyngor cyffredinol ar reoli prosiect, neu ar feysydd penodol megis rheoli adeiladwaith, cynllunio busnes, yr amgylchedd naturiol, ennyn diddordeb y cyhoedd ac asedau digidol.

Os teimlwn y gallai’r cymorth hwn fod o fudd i’ch Prosiect, byddwn yn llunio briff ar gyfer yr ymgynghorydd, yn penderfynu ar hyd y comisiwn ac yn comisiynu’r ymgynghorydd yn ffurfiol. Mae'r ymgynghorydd yn cael ei benodi a'i dalu gennym a bydd yn adrodd i ni drwy gydol eich Prosiect. Noder na all ymgynghorwyr RoSS gymeradwyo unrhyw newidiadau i'ch Prosiect.

Diben y cyfarfod dechrau arni yw:

• egluro Gwaith y Cam Datblygu 
• cytuno ar drefniadau rheoli prosiect, caffael a rhaglennu'r Cam Datblygu
• nodi gofynion adrodd, monitro a gwerthuso eich Prosiect
• trafod unrhyw bwyntiau cyfreithiol, megis perchnogaeth, trwyddedau ar gyfer gwaith neu reoli cymhorthdal 
• sicrhau bod ariannu yn ei le ar gyfer y cam hwn
• trafod cydnerthedd sefydliadol

Byddwn yn cytuno ar strwythur adrodd ar gyfer pryd y dylech gyflwyno diweddariadau Prosiect a phenderfynu pryd y bydd eich Adolygiad o'r Cam Datblygu'n debygol o ddigwydd.  

Caniatâd i ddechrau

Ni ddylech ddechrau unrhyw waith ar eich Prosiect hyd nes y byddwch wedi derbyn caniatâd ysgrifenedig gennym i wneud hynny.

Byddwch yn derbyn e-bost yn gofyn i chi fewngofnodi i'ch cyfrif ar-lein a darparu'r wybodaeth sydd ei hangen arnom i'ch galluogi i ddechrau ar eich Prosiect.

Fel arfer byddwn yn disgwyl i chi gyflwyno'r dogfennau y gofynnir amdanynt yn y cam hwn o fewn tri mis i ddyddiad eich Llythyr Hysbysiad o Grant. Os bydd oedi sylweddol ac nad yw'r dogfennau wedi'u derbyn o fewn chwe mis mae'n bosibl y byddwn yn penderfynu dileu eich cynnig Grant.

Cyn y gallwn roi Caniatâd i Ddechrau Cam Datblygu neu Gyflwyno eich Prosiect i chi a rhyddhau eich arian Grant, bydd angen i chi ddarparu’r wybodaeth ganlynol fel y bo angen:

• prawf o berchnogaeth rhydd-ddaliad neu brydles (ar gyfer pob prosiect cyfalaf, os bu unrhyw newidiadau ers cyflwyno'ch Cais)
• manylion caniatadau statudol a/neu drwyddedau sydd eu hangen ac a gafwyd 
• cadarnhad o ariannu partneriaeth fel yr amlinellwyd yn eich Cais
• rhagolwg llif arian yn amlinellu Cam Datblygu neu Gyflwyno eich Prosiect, fel y bo'n berthnasol 
• braslun o strwythur rheoli prosiect eich sefydliad a'ch dulliau o ddewis ymgynghorwyr, contractwyr a chyflenwyr 
• amserlen yn amlinellu Cam Datblygu neu Gyflwyno eich Prosiect, fel y bo'n berthnasol
• cynnig ar gyfer sut y byddwch yn rheoli gwaith caffael sy'n digwydd yng Ngham Datblygu neu Gyflwyno eich Prosiect, fel y bo'n berthnasol
• unrhyw fanylion eraill y teimlwn y gallent fod yn berthnasol i'ch Prosiect
• unrhyw gyngor rheoli cymhorthdal rydych wedi'i dderbyn

Rhaid i chi ddweud wrthym a fu unrhyw newidiadau sylweddol i'ch Prosiect ers i chi gyflwyno eich Cais, er enghraifft newidiadau i bartneriaid y prosiect neu gyfraniadau arian parod, gan ddarparu'r dystiolaeth ddiweddaraf fel y bo'n berthnasol. 

Yna bydd gofyn i chi ddarparu manylion dau lofnodai cyfreithiol ar gyfer eich sefydliad. Bydd angen iddynt ddarllen a chytuno i'r Telerau Grant Safonol ac unrhyw Amodau Ychwanegol a nodir yn eich Llythyr Hysbysiad o Grant. Os yw eich Grant yn £5miliwn a mwy byddwn yn paratoi contract wedi'i deilwra yn lle'r Llythyr Hysbysiad o Grant.

Unwaith y byddwn wedi prosesu a chymeradwyo'r wybodaeth a ddarparwyd gennych yn ystod y cam hwn, byddwn yn anfon e-bost yn cadarnhau bod gennych ganiatâd i ddechrau gweithio ar eich Prosiect. Os byddwch yn dechrau unrhyw waith cyn cael y caniatâd hwn, fe fydd ar eich menter eich hun ac ni fyddwn yn talu unrhyw gostau a ysgwyddir. 

Sut y byddwn yn talu eich Grant

Bydd gofyn i chi ddarparu eich manylion banc yn eich cyfrif ar-lein, a bydd y manylion hyn wedyn yn cael eu gwirio gan ein tîm cyllid.

Grantiau datblygu hyd at £250,000

Byddwn yn talu eich Grant mewn tri rhandaliad.

Unwaith y bydd eich manylion banc wedi'u gwirio, mae'r taliad cyntaf yn cael ei brosesu a thelir 50% o'r Grant i'r cyfrif banc y gwnaethoch ddarparu manylion amdano.

Ar ôl i chi wario'r 50% cyntaf o gostau eich Prosiect, byddwch yn gallu cyflwyno cais am daliad ar-lein am y 30% nesaf o'ch Grant. Rhaid i chi ddarparu tystiolaeth i ddangos sut y gwariwyd y 50% cyntaf o gostau eich Prosiect. 

Byddwn yn talu'r 20% sy'n weddill o'ch Grant mewn ôl-daliadau unwaith y byddwch wedi gwario holl gostau eich Prosiect. Rhaid i chi gyflwyno cais am daliad terfynol a thystiolaeth i ddangos sut y gwariwyd y taliad blaenorol o 30% o'ch Grant a sut y gwariwyd yr 20% terfynol hwn. Rhaid i chi hefyd ddarparu'r Adroddiad Cwblhau, Adroddiad Gwerthuso a thystiolaeth o gydnabod y Grant fel y cytunwyd yn eich Contract Grant.

Os yw eich Prosiect yn ymwneud â chaffael treftadaeth, byddwn yn talu swm llawn y Grant sydd ei angen ar gyfer y pryniant mewn un taliad.

Rhaid anfon Adroddiad Cwblhau ac Adroddiad Gwerthuso atom o fewn tri mis o gwblhau eich Prosiect ac erbyn Dyddiad Dod i Ben eich Grant. Mae'n bosibl y byddwn hefyd yn gofyn am ddiweddariadau ychwanegol ar eich cynnydd yn ystod oes eich Prosiect mewn modd sy'n eich cefnogi orau ac sy'n adlewyrchu risg y Prosiect.

Grantiau datblygu dros £250,000 a phob grant cyflwyno

Ar gyfer y grantiau hyn byddwn yn gwneud taliadau mewn ôl-daliadau.

Byddwn hefyd yn cadw'r 10% olaf o’ch Grant hyd nes y byddwn yn fodlon bod y Prosiect wedi’i gwblhau, bod y Grant wedi’i wario’n briodol, a’ch bod wedi anfon eich Adroddiad Gwerthuso a phrawf o’ch cydnabyddiaeth o’r ariannu atom.

I hawlio'r 10% olaf o'ch Grant rhaid i chi gyflwyno Adroddiad Cwblhau o fewn tri mis i gwblhau eich Prosiect ac erbyn Dyddiad Dod i Ben eich Grant.

Byddwn yn talu eich Grant fel canran o gostau eich Prosiect. Rydym yn disgrifio hyn fel canran talu, sydd wedi'i hesbonio yn eich Llythyr Hysbysiad o Grant. Er enghraifft, os byddwch yn darparu tystiolaeth o wariant gwerth cyfanswm o £50,000 a bod eich canran Grant yn 85%, eich taliad fydd £42,500.

Os yw eich Prosiect yn ymwneud â chaffael treftadaeth, byddwn yn talu swm llawn y Grant sydd ei angen ar gyfer y pryniant mewn un taliad.

Anelwn at ryddhau eich taliad Grant o fewn 10 diwrnod gwaith ar ôl derbyn cais am daliad a'r dogfennau ategol gofynnol.

Adolygiad o'r cam datblygu

Byddwn yn cynnal adolygiad ffurfiol o'ch Cam Datblygu unwaith y bydd cynigion amlinellol a chostau wedi'u datblygu. Bydd amseriad yr adolygiad yn cael ei drafod yn eich cyfarfod dechrau arni.  

Prif ddiben yr adolygiad yw:

• cadarnhau bod y Prosiect yn cael ei ddatblygu'n unol â'r Dibenion Cymeradwy a nodir yn eich Llythyr Hysbysiad o Grant
• rhoi diweddariad ar gostau a chynnydd wrth godi arian
• rhoi diweddariad ar gydymffurfiaeth â'n gofynion grant, er enghraifft, cynnydd gyda thrafodaethau ynghylch perchnogaeth 
• trafod a yw'r risgiau a ysgwyddir yn ystod y Prosiect yn hylaw
• trafod a yw eich Prosiect yn cydymffurfio â Deddf Rheoli Cymhorthdal 2022 a rhoi gwybod i ni am unrhyw gyngor annibynnol rydych wedi'i dderbyn er mwyn ein cynorthwyo gyda’n hasesiad Rheoli Cymhorthdal

Bydd angen i chi gyflwyno diweddariad Prosiect cyn yr adolygiad, fel yr esbonnir yn adran  diweddariadau Prosiect yr arweiniad hwn. 

Os bu newidiadau sylweddol i'ch Prosiect, mae'r adolygiad yn rhoi'r cyfle i ni drafod unrhyw risgiau rydych wedi'u nodi, unrhyw feysydd sy'n destun pryder a lle mae angen gwneud unrhyw waith pellach. 

Os byddwn yn codi pryderon ynghylch hyfywedd eich Prosiect neu’n teimlo nad yw’n gweddu i’r Dibenion Cymeradwy, mae'n bosibl y byddwn yn methu eich Adolygiad o'r Cam Datblygu. Os byddwch yn methu eich Adolygiad o'r Cam Datblygu, ni fydd modd i chi fwrw ymlaen â'ch Prosiect na gwneud cais Cam Cyflwyno.

Gwneud cais am grant cyflwyno

Ar ôl cwblhau eich Adolygiad o'r Cam Datblygu'n llwyddiannus, gallwch ddechrau paratoi ar gyfer eich cais am grant cyflwyno.

Bydd eich Cais mewn cystadleuaeth â phrosiectau eraill yn y camau datblygu a chyflwyno. Nid yw dyfarnu grant datblygu'n gwarantu y byddwch yn derbyn dyfarniad grant cyflwyno.

Mae terfynau amser chwarterol ar gyfer ceisiadau.

Os dyfernir grant cyflwyno i chi, bydd gennych hyd at bum mlynedd i gwblhau eich prosiect oni bai ein bod wedi cytuno ar gyfnod prosiect hwy gyda chi.

Arwystl cyfreithiol (Cam Cyflwyno yn unig)

Os ydych yn gorff nad yw’n gorff cyhoeddus, mae eich Prosiect Cam Cyflwyno'n cynnwys gwaith cyfalaf neu gaffaeliad, ac mae eich grant dros £250,000, ein polisi yw cymryd arwystl dros yr eiddo a ariennir gan y grant. 

Fel arfer mae arnom angen arwystl rheng gyntaf. Fodd bynnag, os oes gennych arwystl eisoes gyda benthyciwr masnachol bydd angen arwystl ail reng arnom. Os oes gennych arwystl eisoes gydag ariannwr arall/arianwyr eraill bydd angen arwystl rheng gyfartal arnom. 

Os ydych yn gorff cyhoeddus megis awdurdod lleol neu brifysgol rydym yn gofyn am gyfyngiad ar eich teitl gyda'r Gofrestrfa Tir er mwyn sicrhau eich bod yn ceisio caniatâd gennym cyn ymgymryd ag unrhyw drafodion yn y dyfodol sy'n ymwneud â'r Eiddo a ariennir gan y grant, megis rhoi les.

Cwblhau eich Prosiect

Rhaid i chi gyflwyno Adroddiad Cwblhau o fewn tri mis i gwblhau eich Prosiect ac erbyn Dyddiad Dod i Ben y Grant.

Byddwch yn derbyn Dyddiad Dod i Ben y Grant ar gyfer Camau Datblygu a Chyflwyno eich Prosiect yn eich Llythyr Hysbysiad o Grant, yn seiliedig ar amserlen y prosiect y gwnaethoch ei nodi yn eich Cais. Rhaid i chi gwblhau pob cam o'ch Prosiect ac anfon eich Adroddiad Cwblhau atom erbyn Dyddiad Dod i Ben y Grant.

Os byddwch yn profi oedi wrth gyflwyno'ch Prosiect, gallwch ofyn am estyniad i Ddyddiad Dod i Ben y Grant. Ni allwn warantu estyniad, ac os bydd eich Prosiect yn cymryd mwy nag uchafswm o dwy flynedd ar gyfer eich Cam Datblygu a phum mlynedd ar gyfer eich Cam Cyflwyno, mae'n bosibl y byddwn yn cau eich Grant ac yn gofyn am ad-daliad o'r cyfan neu ran o'r arian y gwnaethoch ei dderbyn.

Pan fyddwn wedi derbyn yr holl ddogfennaeth angenrheidiol i gofnodi bod pob cam o'ch Prosiect wedi'i gwblhau, byddwn yn cadarnhau hyn gyda chi. Gelwir hyn yn Ddyddiad Cwblhau'r Prosiect ffurfiol. 

Wrth gwblhau rydym yn golygu:

• bod eich Prosiect wedi'i orffen, a'ch bod wedi cyflawni'ch Dibenion Cymeradwy
• eich bod wedi cydnabod eich Grant yn briodol
• eich bod wedi gwerthuso eich Prosiect a chyflwyno Adroddiad Cwblhau
• y gallwch ddarparu ffotograffau digidol manylder uchel sy'n dogfennu eich Prosiect
• os oedd eich Prosiect yn cynnwys gwaith cyfalaf, eich bod wedi darparu Tystysgrif Cwblhau Ymarferol
• os yn berthnasol, eich bod wedi rhestru Allbynnau Digidol y prosiect a darparu cyfeiriad gwe (URL) y wefan neu wefannau lle gellir cael mynediad iddynt
• os yn berthnasol, rydych wedi ffeilio’ch cynllun cadwraeth gyda’r llyfrgell gyhoeddus, archif a/neu gronfa ddata berthnasol, ac wedi rhannu’r manylion gyda’ch Rheolwr Buddsoddi

Mae’n bwysig deall bod eich Contract Grant yn dod i rym unwaith y byddwch chi wedi llofnodi a’n bod ni wedi prosesu eich Caniatâd i Ddechrau. Mae’r Contract Grant yn parhau mewn grym ar ôl Dyddiad Cwblhau’r Prosiect ac mae hyd y cyfnod y bydd yn parhau mewn grym yn dibynnu ar y gweithgareddau craidd a gyflawnir gan eich Prosiect. Bydd hyn yn cael ei ddisgrifio yn eich Llythyr Hysbysiad o Grant. 

Ar gyfer prosiectau sy'n seiliedig ar weithgareddau, er enghraifft arddangosfa neu ddigwyddiad heb unrhyw allbynnau digidol neu waith cyfalaf, daw'r Contract Grant i ben ar Ddyddiad Cwblhau'r Prosiect.

Ar gyfer prosiectau sy'n creu Allbynnau Digidol, er enghraifft creu gwefan, bydd y Contract Grant mewn grym o'r Caniatâd i Ddechrau tan 10 mlynedd ar ôl Dyddiad Cwblhau’r Prosiect ar gyfer Grantiau rhwng £250,000 a £5miliwn neu 20 mlynedd ar gyfer Grantiau rhwng £5miliwn a £10miliwn.

Ar gyfer prosiectau cyfalaf, er enghraifft gwaith adeiladu o'r newydd neu adfer, bydd y Contract Grant mewn grym o'r Caniatâd i Ddechrau tan 20 mlynedd ar ôl Dyddiad Cwblhau’r Prosiect neu 10 mlynedd ar ôl Dyddiad Cwblhau’r Prosiect os ydych wedi gwneud cais am grant Menter Treftadaeth.

Os yw eich prosiect yn ymwneud â phrynu eitem treftadaeth, tir neu adeilad, bydd y telerau ac amodau'n berthnasol am gyfnod amhenodol. Os, yn y dyfodol, y byddwch am werthu, dinistrio neu waredu'r hyn yr ydych wedi'i brynu, rhaid i chi ofyn am ein caniatâd a gallwn hawlio'ch Grant cyfan neu ran ohono'n ôl neu ofyn am gyfran o'r enillion yn gymesur â gwerth y Grant Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth am gaffael adeiladau, tir neu eitemau treftadaeth yn yr Arweiniad Ymgeisio.

Unwaith y byddwch wedi gwneud eich cais am daliad terfynol ar gyfer pob cam, ni fyddwn yn derbyn unrhyw geisiadau pellach am daliadau ar gyfer y cam hwnnw gennych. Dylech felly gytuno ar eich cyfrifon terfynol gyda'ch contractwyr a'ch cyflenwyr cyn i chi wneud cais am y taliad Grant terfynol.

Os byddwch yn gwario llai na'ch costau cytunedig a bod eich Prosiect yn cael ei gwblhau o dan y gyllideb, bydd angen i chi ddychwelyd unrhyw arian sydd heb ei wario o'ch Grant i ni. Byddwn yn cytuno â chi ar y swm sydd i'w ddychwelyd fel rhan o gwblhau eich Prosiect. Noder, ni ellir defnyddio ariannu o'r Cam Datblygu yn y Cam Cyflwyno.
Byddwn yn parhau i gadw mewn cysylltiad â chi o bryd i'w gilydd ar ôl i'r prosiect gael ei gwblhau gan gynnwys drwy ein harolygon cwsmeriaid.

Gweithio gyda ni

Rydym yn eich annog i gadw mewn cysylltiad â ni, fel y gallwn glywed am y pethau rydych yn eu cyflawni drwy gydol eich Prosiect. 

Er nad yw bob amser yn bosibl i ni ymweld neu gwrdd â’r sefydliadau a ariannwn, gofynnir i chi ein gwahodd i ddigwyddiadau ac agoriadau prosiect allweddol a byddwn yn ceisio anfon cynrychiolydd lle bo modd.

Rydym yn deall y gall problemau neu faterion arwyddocaol godi yn ystod Prosiect. Gallai hyn gynnwys: 

• unrhyw broblemau o fewn eich sefydliad 
• newidiadau i gostau'r prosiect
• oedi difrifol
• methu â chyflawni eich Dibenion Cymeradwy neu gyflwyno yn erbyn ein hegwyddorion buddsoddi
• methu â chynnal y Defnydd Cymeradwy 

Rhaid i chi gysylltu â ni cyn gynted â phosibl, fel y gallwn ymateb a'ch cefnogi fel y bo'n briodol.

Rhaid i chi ymateb yn brydlon i unrhyw geisiadau am wybodaeth ac am drafod unrhyw newidiadau sylweddol i'ch Prosiect gyda ni. Byddwn yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i chi am unrhyw newidiadau i bolisi neu arferion grant y Loteri Genedlaethol a allai effeithio ar eich ariannu.

Ni allwch newid Dibenion Cymeradwy neu Ddefnydd Cymeradwy eich Prosiect heb gael caniatâd ysgrifenedig gennym ymlaen llaw. Os ydych am i ni ystyried unrhyw newidiadau i’ch Dibenion Cymeradwy neu Ddefnydd Cymeradwy, rhaid i chi anfon manylion ysgrifenedig y rhesymau dros y cais ac esbonio sut y bydd yn effeithio ar:

ansawdd eich Prosiect

• cost eich Prosiect
• yr amser sydd ei angen arnoch i gwblhau eich Prosiect
• hyfywedd eich Prosiect yn y dyfodol
• mynediad cyhoeddus i'r Eiddo a ariennir gan y Grant yn y dyfodol
• rheoli a chynnal a chadw'r Eiddo a ariennir gan y Grant yn y dyfodol

Mae'n bosibl wedyn y byddwn yn ailasesu'r Prosiect neu'n cymryd unrhyw gamau eraill yr ystyriwn eu bod yn angenrheidiol. Efallai y byddwn yn penderfynu rhoi caniatâd ar gyfer y newid dim ond os byddwch yn cytuno i delerau ac amodau ychwanegol fel y bo angen. Gall hyn gynnwys ei gwneud yn ofynnol i chi lofnodi gweithred amrywio neu weithred drosglwyddo'r Contract Grant os bydd newid mewn perchnogaeth.

Rhaid i unrhyw newidiadau y cytunir arnynt gyda ni fod yn ysgrifenedig a dylid eu hadrodd hefyd yn eich diweddariadau Prosiect ac/neu Adroddiad Cwblhau fel y bo'n berthnasol.

Os oes angen i chi wneud mân newidiadau i'r gyllideb a symud arian rhwng y penawdau cost a ddarparwyd yn eich Cais er mwyn cyflawni eich Dibenion Cymeradwy, gallwch adrodd ar hyn yn eich diweddariad Prosiect. Rhaid i chi ddangos sut mae'r newidiadau hyn wedi eich helpu i gyflwyno eich Prosiect.

Rhaid i chi gysylltu â ni ymlaen llaw os ydych am gynnig unrhyw newidiadau sylweddol i'r gyllideb ac ar gyfer unrhyw wariant mawr o'ch cyllideb wrth gefn.

Os bydd cyfanswm cost y prosiect yn cynyddu yn ystod y Prosiect, dim ond mewn amgylchiadau eithriadol y byddwn yn ystyried cynyddu eich Grant. Yn yr achos hwn bydd yn rhaid i chi ddarparu gwybodaeth bellach a gaiff ei hadolygu ar sail yr achos unigol.

Diweddariadau prosiect

Yn eich cyfarfod dechrau arni, byddwn yn cytuno gyda chi faint o ddiweddariadau Prosiect y disgwyliwn i chi eu darparu wrth i chi gyflwyno'ch Prosiect. Byddwn yn eich hysbysu am yr amlder sy'n eich cefnogi orau ac sy'n adlewyrchu risg y Prosiect.

Gan ddefnyddio'r diweddariadau hyn, byddwn yn monitro cynnydd eich Prosiect i gadarnhau ei fod yn cyflwyno'r cynllun prosiect a fanylwyd yn eich Cais a'r Dibenion Cymeradwy a nodwyd yn eich dogfennau Caniatâd i Ddechrau.

Dylai eich diweddariadau prosiect gynnwys y canlynol:

• ffotograffau yn dangos cynnydd eich Prosiect (gorfodol)
• cofnod o weithgareddau neu ddigwyddiadau rydych wedi’u trefnu (gorfodol)
• disgrifiadau swydd/manylion recriwtio (gorfodol os yn berthnasol)
• adroddiadau caffael (gorfodol os yn berthnasol)
• cynnydd o ran cyrraedd cerrig milltir allweddol, er enghraifft penodi contractwyr neu staff
• unrhyw faterion yn codi er mwyn i ni allu ymateb a'ch cefnogi fel y bo'n briodol

Wrth ddarparu diweddariad Prosiect cyn eich Adolygiad o'r Cam Datblygu, efallai y bydd yn briodol cynnwys tystiolaeth ychwanegol, gan ddibynnu ar natur eich prosiect.

Gall hyn gynnwys: 

• cynllun gweithgareddau neu gynllun gweithredu ardal
• cynllun cost yn unol â cham 2 RIBA neu gyfwerth
• lluniadau a chynlluniau'n unol â cham 2 RIBA neu gyfwerth
• cynllun busnes
• cynllun cadwraeth
• tystiolaeth o ariannu partneriaeth yn y cam cyflwyno
• sefyllfa o ran manylion perchnogaeth ar Eiddo
• amserlen ar gyfer cwblhau cam cyflwyno eich prosiect
• cofrestr risgiau wedi'i diweddaru ar gyfer eich prosiect
• cyngor rheoli cymhorthdal arbenigol a ddarparwyd i chi mewn perthynas â'r Prosiect

Gellir dod o hyd i ragor o fanylion am baratoi’r dogfennau hyn yn adran Dogfennau ategol yr Arweiniad Ymgeisio. 

Sut i gyflwyno diweddariad Prosiect

I ddarparu diweddariad Prosiect, mewngofnodwch i'n gwasanaeth ar-lein ac agorwch y prosiect yr hoffech roi diweddariad ar ei gyfer. 

Yn y cam hwn, bydd modd i chi gyflwyno cais am daliad neu ddarparu diweddariad Prosiect. Wrth ddewis 'Rhoi ddiweddariad prosiect', cewch eich gofyn i ateb cwestiynau i roi'r wybodaeth ddiweddaraf am gynnydd eich Prosiect. 

Ar ôl i chi ddarparu'r wybodaeth hon ac uwchlwytho tystiolaeth fel y bo angen, byddwch yn gallu cyflwyno eich diweddariad Prosiect.

Darparu tystiolaeth o wariant

Rhaid i chi ddarparu anfonebau ar gyfer yr holl wariant grant dros £500. Dylai pob anfoneb a gyflwynir i ni fod yn glir, yn ddarllenadwy, ac ar gyfer gwaith cymwys tuag at y Prosiect yr ydym wedi cytuno i'w ariannu. Ni ddylent fod wedi'u difrodi na'u hystrywio.

Dylai'r anfoneb gael ei chyfeirio at y sefydliad sy'n cyflwyno'r cais am daliad.

Rhaid i anfonebau gynnwys:

• rhif anfoneb
• y dyddiad y cawsant eu codi
• y dyddiad y disgwylir y taliad a'r telerau talu
• sut mae'r taliad i gael ei wneud ac i bwy
• manylion cwmni, gan gynnwys enw, cyfeiriad, cyfeiriad e-bost, rhif ffôn, rhif cwmni, rhif cofrestru TAW (os yn gofrestredig ar gyfer TAW)
• disgrifiad o'r gwasanaethau a ddarparwyd
• y swm gros (heb TAW), swm y TAW os yn gofrestredig ar gyfer TAW a'r (cyfanswm) net sy'n ddyledus

Gallwch ddarparu tabl ar wahân yn manylu ar gostau o dan £500, gan gynnwys y cyfanswm hwn fel un llinell gwariant yn eich cais am daliad.

Dylid dangos tystiolaeth o gostau cyflog trwy ddarparu slipiau cyflog neu lythyr wedi'i lofnodi gan aelod o'ch sefydliad sydd ag awdurdod ariannol.

Ni allwn dalu costau TAW y gallwch ei adennill. Eich cyfrifoldeb chi yw ceisio cyngor priodol ynghylch adennill TAW.

Os bydd eich statws TAW yn newid yn ystod eich Prosiect, byddwn yn lleihau ein cyfraniad at y costau os ydych wedi llwyddo i hawlio'r TAW yn ôl.

Caffael

Ym mhob prosiect, waeth p'un a yw'n Gam Datblygu neu'n Gam Cyflwyno, pryd bynnag y byddwch yn defnyddio eich Grant i brynu nwyddau, gwaith neu wasanaethau, byddwn yn gofyn i chi roi manylion y caffaeliad i ni (sef y broses brynu, tendro a dethol). Os ydych eisoes wedi prynu nwyddau, gwaith neu wasanaethau ar gyfer eich Prosiect, bydd angen i chi ddweud wrthym sut y gwnaethoch chi hynny. Ni allwn dalu eich Grant os nad ydych wedi dilyn y drefn a ganlyn. 

Os ydych yn gorff cyhoeddus neu os yw eich Prosiect yn destun deddfwriaeth Caffael Cyhoeddus, mae'n rhaid i chi ddilyn y ddeddfwriaeth berthnasol.  

Rhaid i weithdrefnau recriwtio ymgynghorwyr a chontractau fod yn deg ac yn agored a chydymffurfio â deddfwriaeth cydraddoldeb a chyflogaeth berthnasol. Dylai ffioedd unrhyw ymgynghorwyr neu weithwyr proffesiynol eraill y byddwch yn eu recriwtio yn ystod y Prosiect weddu i ganllawiau proffesiynol a bod yn seiliedig ar fanyleb ysgrifenedig glir. Os oes unrhyw un o'r contractwyr, cyflenwyr neu ymgynghorwyr y dymunwch eu penodi'n gysylltiedig, er enghraifft yn ffrindiau neu'n berthnasau agos, neu os oes unrhyw gysylltiad ariannol megis perchnogaeth ar y cyflenwyr hyn bydd angen i chi gael caniatâd ysgrifenedig gennym ni'n gyntaf. 

Os ydych yn ansicr ynghylch eich rhwymedigaethau, rydym yn eich cynghori i geisio cyngor proffesiynol neu gyfreithiol. Gallwch hefyd weld ein canllawiau ymarfer da caffael.

Llai na £10,000

Os ydych yn prynu nwyddau, gwaith neu wasanaethau am £10,000 neu lai, nid oes angen i chi dendro’n agored am y rhain na chael dyfynbrisiau lluosog. Byddwn yn disgwyl i chi ddangos gwerth cyffredinol am arian. 

Rhwng £10,000 a £50,000

Dylech gael o leiaf tri thendr neu ddyfynbris cystadleuol ar gyfer yr holl nwyddau, gwaith a gwasanaethau gwerth £10,000 neu fwy (heb gynnwys TAW) yr ydym wedi cytuno i'w hariannu.

Nid oes angen o reidrwydd i chi benodi'r contractwr, y cyflenwr neu'r ymgynghorydd sy'n darparu'r dyfynbris isaf. Wrth benderfynu pwy i'w benodi ar gyfer eich prosiect, dylech edrych ar y gwerth am arian cyffredinol y mae'r tendr neu ddyfynbris yn ei ddarparu a sgiliau, profiad a hyfywedd ariannol y contractwr, y cyflenwr neu'r ymgynghorydd.

Mwy na £50,000

Ar gyfer yr holl nwyddau, gwaith a gwasanaethau sy'n werth mwy na £50,000 (ac eithrio TAW), rhaid i chi ddarparu prawf o weithdrefnau tendro cystadleuol. Dylai eich prawf fod yn adroddiad ar y tendrau yr ydych wedi'u derbyn, ynghyd â'ch penderfyniad ar ba un i'w dderbyn.

Nid oes angen o reidrwydd i chi benodi'r contractwr, y cyflenwr neu'r ymgynghorydd sy'n darparu'r dyfynbris isaf. Wrth benderfynu pwy i'w benodi ar gyfer eich prosiect, dylech edrych ar y gwerth am arian cyffredinol y mae'r dyfynbris yn ei ddarparu a sgiliau, profiad a hyfywedd ariannol y contractwr, y cyflenwr neu'r ymgynghorydd.

Mewn rhai amgylchiadau, nid oes angen i chi ddilyn gweithdrefn dendro gystadleuol a gallwch wahodd un sefydliad yn unig i dendro. Mae hyn yn wir os:

• yw cyfanswm pris y contract yn llai na £10,000
• yw cytundeb fframwaith yn ei le ar gyfer cyflenwi nwyddau, gwaith neu wasanaethau a fu'n destun tendr cystadleuol yn flaenorol, ac mae’r nwyddau neu’r gwasanaethau'n uniongyrchol berthnasol i gwmpas y gwaith prosiect sydd i’w wneud, os oes contract prosiect ar waith a fu'n destun tendr cystadleuol yn flaenorol, a'i fod yn rhesymegol i'w ymestyn i ddarparu gwaith ychwanegol ar y prosiect. Yn yr achos hwn, mae'n rhaid i chi gadarnhau:
  • yn achos gwaith cyfalaf, y gellir cymhwyso prisiau’r rhan fwyaf o elfennau gwaith, gan gynnwys rhagofynion, gorbenion ac elw yn uniongyrchol o’r contract presennol i’r gwaith newydd
  • bod y gwaith newydd yn llai o ran graddfa, ac o fath tebyg i waith y prif gontract
  • na fydd y contractwr yn hawlio costau tarfu neu ymestyn y prif gontract os cyflwynir y gwaith newydd
  • bod y contract presennol yn cyfyngu ar waith sy’n cael ei wneud gan eraill
• yw'r nwyddau, y gwaith neu'r gwasanaethau gofynnol yn unigryw fel y nodir mewn manyleb gofyniad heb frand ac nad yw'n bosibl eu caffael o ffynonellau eraill trwy dendr cystadleuol
• gallwch ddangos eich bod wedi ceisio tendro am y nwyddau, y gwaith neu'r gwasanaethau yn agored ac yn gystadleuol ond nad oeddech wedi derbyn digon o ddiddordeb. Roedd yr unig dendr a dderbyniwyd wedi'i gyflwyno gan ddarparwr gwasanaeth a oedd yn credu ei fod yn gwneud hynny mewn cystadleuaeth ag eraill
• yw'n waith brys lle gellir dangos y byddai’r amser a gymerir i ddod o hyd i dendrau'n peryglu’r prosiect ac yn ychwanegu’n sylweddol at gostau yn y pen draw
• nad yw'r cwmni sy'n darparu'r tendr unigol wedi'i gysylltu, naill ai trwy berchnogaeth neu drwy gysylltiadau teuluol, ag uwch gynrychiolwyr y grantï

Byddwn hefyd yn gofyn i chi ystyried gwerthoedd cymdeithasol wrth gaffael, gan gynnwys:

• cadwyni cyflenwi amrywiol
• gwell cyflogadwyedd a sgiliau 
• cynhwysiad, iechyd meddwl a lles 
• cynaladwyedd amgylcheddol
• cadwyni cyflenwi diogel

Dylech sicrhau bod unrhyw gontractwr/cyflenwr/ymgynghorydd neu bartner a allai fod yn cyfrannu at greu Allbynnau Digidol yn ymwybodol o'n gofyniad i brosiectau rannu'r rhain o dan Drwydded Priodoliad Creative Commons 4.0 Ryngwladol neu gyfwerth, a sicrhau bod gennych gytundeb i'r gwaith dilynol gael ei rannu yn y modd hwn. Lle nad yw hyn yn bosibl, rhaid i chi geisio cytundeb ysgrifenedig i wneud trefniadau amgen gyda ni, er enghraifft defnyddio dewis arall o drwydded agored, cyn cyhoeddi unrhyw gontract gwaith.

Grantiau cymunedol 

Fel rhan o’ch Prosiect, efallai eich bod wedi gofyn i ni gyfrannu tuag at gronfa o arian y gallwch ei defnyddio i ariannu grwpiau neu sefydliadau eraill, yr ydym yn eu galw’n dderbynyddion grantiau cymunedol, i gwblhau darnau o waith a fydd yn cyfrannu at nodau cyffredinol eich prosiect. Mae hwn yn cael ei alw'n grant cymunedol.

Cyn i chi lansio eich cynllun grant cymunedol, bydd angen i chi anfon manylion atom am eich prosesau ymgeisio, gwneud penderfyniadau a monitro cynnydd. Dylid anfon hwn at eich Rheolwr Buddsoddi a fydd yn ei adolygu a'i gymeradwyo.  

Wrth wneud cais am daliad i ni, rhaid i chi gynnwys rhestr o dderbynyddion grant cymunedol fel tystiolaeth o wariant. Rhaid i'r rhestr gynnwys faint a ddyfarnwyd i bob grantï, dyddiad y penderfyniad i ddyfarnu'r grant, a rhaid iddi gael ei llofnodi gan ddau berson o'ch panel penderfyniadau grant cymunedol. 

Chi sy'n gyfrifol am fonitro cynnydd grantiau cymunedol a sicrhau cydymffurfiaeth â'r telerau yr ydych wedi cytuno iddynt yn ystod eich cais am brosiect. Bydd angen i chi benderfynu sut y byddwch yn cadw mewn cysylltiad â phob derbynnydd grant cymunedol a pha wybodaeth yr hoffech ei gweld ganddynt. Gall hyn fod yn gymesur gan ddibynnu ar faint y grant ac am beth y cafodd ei ddyfarnu. 

Dylech ddweud wrthym sut mae'r cynllun grant cymunedol yn dod yn ei flaen yn eich diweddariadau prosiect i ni a gwerthuso effeithiolrwydd cyffredinol grantiau cymunedol o fewn eich prosiect yn eich adroddiad cwblhau.

Diweddariadau i'r arweiniad 

Byddwn yn adolygu'r arweiniad hwn yn rheolaidd ac yn ymateb i adborth gan ddefnyddwyr. Rydym yn cadw'r hawl i wneud newidiadau fel y bo angen. Byddwn yn cyfathrebu unrhyw newidiadau cyn gynted â phosibl trwy'r dudalen we hon.