Canllawiau derbyn grant: £3,000 i £10,000

Mae'r canllawiau hyn yn nodi sut y byddwch yn derbyn eich grant o £3,000 i £10,000.

Mae hefyd yn esbonio'r hyn a ddisgwyliwn gennych cyn, yn ystod ac ar ôl ei dderbyn.

Cyflwyniad 

Llongyfarchiadau ar dderbyn Grant; edrychwn ymlaen at eich helpu chi i gyflawni Prosiect llwyddiannus. Mae’r cyllid y byddwch yn ei dderbyn yn arian cyhoeddus gan chwaraewyr y Loteri Genedlaethol, felly mae gennym ddyletswydd i sicrhau ei fod yn cael ei reoli mewn ffordd atebol. Mae hyn yn golygu bod amryw o brosesau y mae angen i chi eu dilyn gydol oes eich Prosiect. Rydym yn ceisio gwneud y rhain yn gymesur yn unol â lefel y Grant rydych yn ei dderbyn.

Rydym yn gwerthfawrogi efallai mai dyma’r tro cyntaf i chi dderbyn cyllid gennym a’ch bod yn ansicr ynglŷn â sut i wneud cais am eich Grant a rhoi’r newyddion diweddaraf i ni am eich cynnydd. Bydd y ddogfen hon yn esbonio beth i’w wneud ac yn ateb unrhyw gwestiynau sydd gennych chi.

Rydym yn hoffi gweithio mewn ffordd gydweithredol, felly cadwch mewn cysylltiad â ni os ydych chi angen ein cymorth. Eich pwynt cyswllt cyntaf yw’r person a enwir yn y Llythyr Hysbysiad Grant. Rydym yn disgwyl i chi ymateb yn brydlon i unrhyw geisiadau am wybodaeth a thrafod unrhyw newidiadau sylweddol i’ch Prosiect gyda ni. Rhaid i chi fynd i’r afael ag unrhyw faterion a nodwn gydol eich Prosiect.

Hoffem ymweld neu gyfarfod â’r holl sefydliadau rydym yn eu hariannu ond, yn anffodus, nid yw hyn bob amser yn bosibl. Fodd bynnag, byddem yn ddiolchgar pe baech yn ein gwahodd ni i ddigwyddiadau allweddol y Prosiect, a byddwn yn ceisio anfon cynrychiolydd lle bo hynny’n bosibl.

Byddwn yn cynnal archwiliadau ar ddiwedd eich Prosiect i gadarnhau ei fod wedi cyflawni’r Deilliannau a nodwyd yn eich Cais a’r Dibenion Cymeradwy a amlinellwyd yn eich Llythyr Hysbysiad Grant. Nid oes angen i chi gyflwyno unrhyw anfonebau i ni, ond mae’n bwysig iawn eich bod yn eu cadw nhw rhag ofn y bydd eu hangen at ddibenion archwilio.

Mae Contract y Grant gyda ni, y Cyllidwr, yn cynnwys y canlynol:

  • Llythyr Hysbysiad Grant;
  • Telerau Safonol y Grant;
  • Unrhyw Amodau Grant Ychwanegol;
  • Ffurflen Caniatâd i Ddechrau a Gwneud Cais am Daliad wedi’i llofnodi.

Os na fyddwch yn cydymffurfio â Chontract y Grant, rydym yn cadw’r hawl i wneud cais am i chi ad-dalu eich Grant neu ran ohono.

Mae’r ddogfen hon yn amlinellu ein harferion safonol, ond noder y gallwn ni ddewis amrywio ein prosesau yn dibynnu ar amgylchiadau penodol eich Prosiect.

Rydym wedi creu Rhestr Termau ddefnyddiol sydd i’w gweld yn Atodiad D o’r ddogfen hon. Os ydych chi’n ansicr ynglŷn ag unrhyw dermau a ddefnyddir yn y ddogfen hon, cyfeiriwch at yr adran hon.

Gair i gall

  • Peidiwch â chychwyn eich Prosiect cyn i ni roi caniatâd i chi wneud hynny;
  • Ystyriwch werthuso’ch Prosiect o’r cychwyn;
  • Cydnabyddwch eich cyllid a hyrwyddwch y Loteri Genedlaethol;
  • Byddwch yn ymwybodol o’ch Dibenion Cymeradwy;
  • Cadwch gofnod o wariant eich Prosiect;
  • Cadwch bob anfoneb a derbynneb;
  • Adolygwch a dysgwch o’r hyn rydych yn ei wneud;
  • Gofalwch eich bod yn siarad â ni am unrhyw broblemau;
  • Cadwch dystiolaeth o’r Prosiect, er enghraifft, tystiolaeth o lansiadau, gweithdai a deunydd hyrwyddo;
  • Ac yn bwysicaf oll, mwynhewch eich Prosiect!

Amserlen y prosiect

  1. Dyfarniad grant
  2. Cyflwyno Caniatâd i Ddechrau o fewn 3 mis
  3. Cyflawni eich gweithgaredd prosiect o fewn 12 mis
  4. Cyflwyno Adroddiad Diwedd Grant o fewn 3 mis
  5. Hyd telerau'r contract: hyd at 5 mlynedd (gweler adran 7.)

Sut y byddwn yn gweithio gyda chi

Mae’r adran hon yn esbonio’r canllawiau rydym yn disgwyl i chi eu dilyn wrth gyflawni’ch Prosiect. Os ydych chi’n ansicr ynglŷn ag unrhyw un o’r pwyntiau sy’n codi, cysylltwch â ni.

Dogfennau pwysig 

Rydym yn argymell y dylech chi ymgyfarwyddo’ch hun â’r dogfennau canlynol cyn cychwyn ar eich Prosiect:

  • Contract y Grant;
  • Canllaw ar Wneud Cais i’r Rhaglen;
  • Adran cydnabyddiaeth ein gwefan;
  • Gwerthusiad: Canllaw Arfer Da.

Mae'r holl ganllawiau ar gael yn adrannau canllawiau Ariannu ac Arferion Da y wefan.

Dyddiad y daw'r grant i ben

Dyddiad Terfyn y Grant yw’r dyddiad y mae’n rhaid i chi gwblhau eich Prosiect erbyn, a gallwch ddod o hyd iddo yn eich Llythyr Hysbysiad Grant. Rydym yn caniatáu hyd at 18 mis i chi gwblhau eich Prosiect, gan gynnwys tri mis i gael Caniatâd i Gychwyn, 12 mis i gyflawni gweithgarwch eich Prosiect a 3 mis i gyflwyno’ch Adroddiad Diwedd Grant

Os byddwch chi’n wynebu oedi wrth gyflawni eich Prosiect, gallwch wneud cais am estyniad i Ddyddiad Terfyn y Grant (gweler adran 5.2).

Rydym yn ceisio bod yn hyblyg ond ni allwn warantu estyniad ac, os bydd eich Prosiect yn cymryd mwy nag uchafswm o ddwy flynedd i’w gwblhau o ddyddiad eich Llythyr Hysbysiad Grant, gallwn ddewis cau eich Grant a gwneud cais am i chi ad-dalu eich Grant neu ran ohono.

Hyrwyddo eich grant Loteri Genedlaethol 

Mae hyrwyddo a chydnabod y Loteri Genedlaethol yn amod o Gontract y Grant.

Gallwch chi ddod o hyd i syniadau cydnabod a hyrwyddo, a’r brand rydym yn disgwyl i chi ei ddefnyddio, ar ein gwefan.

Rhaid i chi gydnabod eich Grant yn gyhoeddus cyn gynted ag y bydd eich Prosiect yn cychwyn trwy ddangos logo cydnabod y Loteri Genedlaethol. Gallwch ddysgu mwy am sut i wneud cais am ddeunydd cydnabod yn adran 3 o’r ddogfen hon.

Rhaid i chi sicrhau hefyd eich bod yn cynnwys logo’r Loteri Genedlaethol ar unrhyw wybodaeth rydych yn ei chynhyrchu am eich Prosiect, er enghraifft, gwybodaeth neu ddeunyddiau ymgynghoriad cyhoeddus neu godi arian. I gael mwy o wybodaeth, ewch i’n gwefan.

Os na fyddwch yn cydymffurfio â’n canllawiau cydnabyddiaeth, rydym yn cadw’r hawl i wneud cais am i chi ad-dalu eich Grant neu ran ohono.

Os ydych chi angen unrhyw help neu os oes gennych chi unrhyw gwestiynau ynglŷn â chydnabod eich Grant, cysylltwch â ni.

Rhoi cyhoeddusrwydd i'ch grant 

Mae’n bwysig i chi roi cyhoeddusrwydd i’ch Grant yn y cyfryngau lleol fel bod chwaraewyr y Loteri Genedlaethol yn gwybod ble mae eu harian yn cael ei wario. Byddwn yn cyhoeddi’r ffaith eich bod chi wedi cael Grant ar ein gwefan o fewn 20 diwrnod i ddyfarnu eich Grant.

Gallwn eich helpu chi gydag ymholiadau ynghylch cyhoeddusrwydd a’r cyfryngau. Mae templed o ddatganiad i’r wasg ar ein gwefan; mae’r templed yn cynnwys y geiriad cywir, felly y cyfan sydd angen i chi ei wneud yw mewnosod gwybodaeth eich Prosiect lle bo angen.

Caffael: Ymgynghorwyr, Contractwyr a Chyflenwyr

Rhaid i weithdrefnau i recriwtio ymgynghorwyr a chontractwyr fod yn deg ac agored a chydymffurfio â’r ddeddfwriaeth gydraddoldeb berthnasol.

Os ydych chi eisoes wedi caffael nwyddau, gwaith neu wasanaethau, bydd angen i chi ddweud wrthym sut wnaethoch chi hynny. Ni allwn dalu eich Grant os nad ydych wedi dilyn y weithdrefn a amlinellir isod.

Rhaid i chi gael o leiaf dri dyfynbris cystadleuol ar gyfer yr holl nwyddau, gwaith a gwasanaethau sydd werth £10,000 neu fwy (ac eithrio TAW) rydym wedi cytuno i’w hariannu.

O dan £10,000  

Os ydych yn prynu nwyddau, gweithiau neu wasanaethau am o dan £10,000 nid oes angen i chi dendro'n agored am y rhain na chael dyfynbrisiau lluosog. Byddwn yn dal i ddisgwyl i chi ddangos gwerth cyffredinol am arian.

Rhwng £10,000 a £50,000    

Rhaid i chi gael o leiaf dri dyfynbris cystadleuol ar gyfer yr holl nwyddau, gwaith a gwasanaethau gwerth £10,000 neu fwy (ac eithrio TAW) yr ydym wedi cytuno i'w hariannu.   

Nid oes angen i chi benodi'r contractwr, y cyflenwr na'r ymgynghorydd sy'n darparu'r dyfynbris isaf o reidrwydd. Wrth benderfynu pwy i'w benodi ar gyfer eich prosiect, dylech edrych ar y gwerth am arian cyffredinol y mae'r dyfynbris yn ei gyflwyno a sgiliau, profiad a hyfywedd ariannol y contractwr, y cyflenwr neu'r ymgynghorydd.   

Mwy na £50,000  

Ar gyfer yr holl nwyddau, gwaith a gwasanaethau sydd werth mwy na £50,000 (ac eithrio TAW), rhaid i chi ddarparu prawf o weithdrefnau tendro cystadleuol. Dylai eich prawf fod yn adroddiad ar y tendrau rydych wedi’u derbyn, ynghyd â’ch penderfyniad ynghylch pa un i’w dderbyn. Rhaid i chi roi rhesymau llawn os nad ydych wedi dewis y tendr priodol rhataf.

Nid oes angen i chi benodi'r contractwr, y cyflenwr na'r ymgynghorydd sy'n darparu'r dyfynbris isaf o reidrwydd. Wrth benderfynu pwy i'w benodi ar gyfer eich prosiect, dylech edrych ar y gwerth am arian cyffredinol y mae'r dyfynbris yn ei gyflwyno a sgiliau, profiad a hyfywedd ariannol y contractwr, y cyflenwr neu'r ymgynghorydd.   

Mewn rhai amgylchiadau, nid oes angen i chi ymgymryd â gweithdrefn dendro gystadleuol a dim ond un sefydliad y gallwch ei wahodd i dendro. Dyma lle: 

  • Mae cyfanswm pris y contract yn llai na £10,000;
  • Mae cytundeb fframwaith ar waith i gyflenwi nwyddau, gwaith neu wasanaethau a oedd yn arfer bod yn destun tendrau cystadleuol, ac mae’r nwyddau, y gwaith neu’r gwasanaethau yn uniongyrchol berthnasol i gwmpas y gwaith Prosiect i’w gyflawni;
  • Mae contract Prosiect ar waith, a oedd yn arfer bod yn destun tendr cystadleuol, ac mae’n rhesymegol i ymestyn y contract i gwmpasu gwaith Prosiect ychwanegol. Yn yr achos hwn, rhaid i chi gadarnhau:
  • Yn achos gwaith cyfalaf, y gall prisiau’r rhan fwyaf o’r elfennau gwaith, gan gynnwys costau rhagarweiniol, gorbenion ac elwau, gael eu cymhwyso’n uniongyrchol o’r contract presennol i’r gwaith newydd;
  • Bod y gwaith newydd yn llai o ran maint ac o fath tebyg i waith y prif gontract;
  • Na fydd y contractwr yn hawlio cost amhariad neu estyniad i’r prif gontract os bydd y gwaith newydd yn cael ei gyflwyno;
  • Bod y contract presennol yn cyfyngu ar y gwaith a gyflawnir gan eraill.
  • Mae’r nwyddau, y gwaith neu’r gwasanaethau sy’n ofynnol yn unigryw fel y’u hamlinellir mewn manyleb gofyniad heb ei frandio ac nid oes modd eu cael nhw o ffynonellau eraill trwy dendr cystadleuol.
  • Gallwch ddangos eich bod wedi ceisio tendro’r nwyddau, y gwaith neu’r gwasanaethau yn agored a chystadleuol ond na chafwyd digon o ddiddordeb. Cafodd yr unig dendr a gyflwynwyd ei gyflwyno gan ddarparwr gwasanaethau a oedd yn credu ei fod yn gwneud hynny mewn cystadleuaeth ag eraill
  • Gwaith brys lle gellir dangos y byddai’r amser y mae’n ei gymryd i gael tendrau yn rhoi’r Prosiect mewn perygl ac yn ychwanegu at y costau yn y pen draw;
  • Nid yw’r cwmni sy’n darparu’r tendr sengl yn gysylltiedig (trwy berchnogaeth neu drwy gysylltiadau teuluol) ag uwch gynrychiolwyr y Grantî.

Byddwn hefyd yn ei gwneud yn ofynnol i chi ystyried gwerthoedd cymdeithasol yn eich proses gaffael, gan gynnwys:

  • Cadwyni cyflenwi amrywiol  
  • Gwell cyflogadwyedd a sgiliau  
  • Cynhwysiant, iechyd meddwl a llesiant  
  • Cynaliadwyedd amgylcheddol  
  • Cadwyni cyflenwi diogel  

Dylech sicrhau bod unrhyw gontractwr/cyflenwr/ymgynghorydd a allai gyfrannu at greu Allbynnau Digidol yn ymwybodol o'n gofyniad i brosiectau rannu'r rhain o dan Drwydded neu gymhwyster cyfatebol creative Commons Attribution 4.0, a sicrhewch fod gennych gytundeb i'r gwaith dilynol gael ei rannu fel hyn.

Lle nad yw hyn yn bosibl, rhaid i chi ofyn am gytundeb ysgrifenedig i wneud trefniadau amgen gyda ni, er enghraifft i ddefnyddio Trwydded Agored amgen, cyn cyhoeddi unrhyw gontract gwaith.  

Recriwtio staff 

Rhaid i bob swydd gael ei hysbysebu, gyda’r eithriadau canlynol:

  • Os oes gennych chi aelod staff cymwys ar eich cyflogres rydych chi’n ei symud i’r swydd a grëwyd gan eich Prosiect;
  • Os oes gennych chi aelod staff cymwys ar eich cyflogres rydych chi’n cynyddu ei oriau fel y gall weithio ar y Prosiect. Yn yr achos hwn, byddwn yn ariannu cost ei oriau ychwanegol a dreulir ar y Prosiect a bydd angen i chi ddweud wrthym am y rôl y bydd yn ei chyflawni.

Efallai y byddwn yn gofyn am gael gweld tystiolaeth o’r weithdrefn recriwtio a ddilynwyd, felly cadwch y cofnodion hyn yn ddiogel. 

Os ydych chi’n symud aelod staff presennol i swydd a grëwyd gan y Prosiect, gallwn dalu naill ai gost yr aelod staff hwn neu gost llenwi ei swydd wag, pa un bynnag yw’r lleiaf (lle mae gweithiwr cyflogedig yn cael swydd newydd a’r swydd wag yn cael ei llenwi dros dro gan weithiwr cyflogedig arall).

Os hoffech chi benodi unrhyw aelodau staff newydd ar eich Prosiect sy’n gysylltiedig ag unrhyw aelodau staff yn eich sefydliad, er enghraifft, unrhyw ffrindiau agos, perthnasau neu gyn-aelodau staff, bydd angen i chi gael caniatâd ysgrifenedig gennym ni yn gyntaf.

Dylai pob cyflog fod yn seiliedig ar ganllawiau’r sector neu swyddi tebyg mewn mannau eraill.

Rydym wedi ymrwymo i sicrhau bod y sector treftadaeth yn gynhwysol a chynaliadwy. Rhaid i chi ddefnyddio’r gyfradd Cyflog Byw (a Chyflog Byw Llundain lle bo hynny’n berthnasol) ar gyfer holl staff y Prosiect. 

Ffurflenni Ar-lein a Mewngofnodi Porth

Bydd angen i chi lenwi dwy ffurflen ar-lein, un cyn i chi ddechrau eich Prosiect ac ail pan fyddwch wedi cwblhau eich Prosiect. Gellir gweld y ddwy ffurflen drwy ardal borth ymgeisio ein gwefan (yr ardal lle gwnaethoch gwblhau a chyflwyno'ch Cais).

I fewngofnodi i'r porth, bydd angen i chi ddefnyddio'r cyfeiriad e-bost a'r cyfrinair a ddefnyddiwyd gennych wrth wneud cais am eich Grant. Os yw eich cyfeiriad e-bost wedi newid ers i chi gyflwyno'ch Cais, cysylltwch â swyddfa leol Cronfa Dreftadaeth y Loteri Genedlaethol. 

Mewngofnodwch i'r porth ymgeisio.

Ffurflenni ar-lein a'r dogfennau ategol sydd eu hangen

Ffurflen Gais am Ganiatâd i Ddechrau a Thalu

  • Copi o gyfriflen banc, slip talu i mewn neu siec ddiweddar (gorfodol);
  • Prawf o gyllid partneriaeth (gorfodol os nodir yn eich Cais);
  • Cynllun codi arian (gorfodol os yn berthnasol);
  • Prawf dogfennol o berchnogaeth eiddo, gan gynnwys, er enghraifft, copïau diweddar o gofrestr teitlau y Gofrestrfa Tir (gyda chynllun), prydlesi a thystiolaeth o unrhyw forgeisi presennol (gorfodol os yn berthnasol);
  • Prawf o unrhyw ganiatâd neu drwyddedau statudol angenrheidiol (gorfodol os yn berthnasol).

Adroddiad diwedd grant

  • Cofnod ffotograffig o’ch Prosiect (gorfodol);
  • Adroddiad Gwerthuso (gorfodol);
  • Detholiad/penodiad swydd (gorfodol os yn berthnasol).

Gallwch atodi dogfennau ategol i bob ffurflen; uchafswm nifer y dogfennau ategol y gallwch chi eu hatodi yw 10. Y maint ffeil mwyaf ar gyfer pob dogfen yw 5 megabeit (MB); y terfyn maint cyffredinol ar gyfer yr holl ddogfennau ategol yw 20MB.

Mae’n bwysig bod y dogfennau a gyflwynir yn eglur ac wedi’u henwi mewn ffordd sy’n disgrifio eu cynnwys. Dylai sganiau fod yn fonocrom (du a gwyn neu lwyd) yn ddelfrydol gan y bydd y rhain yn ffeiliau llai o faint a fydd yn eich galluogi i atodi mwy.

Dylai pob dogfen fod mewn fformat PDF, ac eithrio taenlenni a ddylai fod yn eu fformat gwreiddiol.

Os ydych chi angen atodi dogfennau ychwanegol neu ddogfennau mawr iawn, anfonwch nhw mewn e-bost i swyddfa leol Cronfa Dreftadaeth y Loteri Genedlaethol, gan sicrhau eich bod yn dyfynnu cyfeirnod eich Prosiect yn y teitl.

Mae Ffurflen Cydnabyddiaeth ar gael hefyd ar gyfer gwneud cais am ddeunyddiau cydnabyddiaeth gennym, er enghraifft, byrddau arwyddion, placiau, bathodynnau a sticeri. Noder bod deunyddiau cydnabyddiaeth am ddim. I gael mwy o wybodaeth am gydnabyddiaeth, ewch i’n gwefan.  

Cais am Ganiatâd i Ddechrau a Thalu

Rhaid i’ch ffurflen Caniatâd i Gychwyn a Gwneud Cais am Daliad ddod i law o fewn tri mis i ddyddiad eich Llythyr Hysbysiad Grant. Os bydd unrhyw oedi sylweddol, gallwn benderfynu tynnu’r cynnig Grant yn ôl.

Cyn i ni allu rhoi Caniatâd i Gychwyn i chi a chyn rhyddhau eich Grant, bydd angen i chi gwblhau’r tasgau canlynol (os yn berthnasol):

  • Sicrhau’r holl gyllid partneriaeth (os nodir yn eich Cais);
  • Cael caniatâd statudol, er enghraifft, cydsyniad neu gynneddf adeiladau rhestredig
  • Sicrhau unrhyw drwyddedau angenrheidiol, er enghraifft, trwydded madfallod y dŵr neu ystlumod;
  • Sicrhau perchnogaeth Eiddo rhydd-ddaliad neu lesddaliad i fodloni ein gofynion – gweler Atodiad A. 
     

I gychwyn eich Prosiect a derbyn eich taliad Grant yn llawn, rhaid i chi lenwi’r ffurflen Caniatâd i Gychwyn a Gwneud Cais am Daliad ar-lein. Os oes gennych chi ddyfais sy’n eich galluogi i lofnodi dogfen PDF ar y sgrin, gallwch ddewis yr opsiwn Creu PDF, llofnodi’r adrannau Manylion Cyfrif Banc a Datganiad ac atodi fersiwn wedi’i harbed i’ch cyflwyniad ar-lein.  

Os nad oes gan eich dyfais y nodwedd hon, gallwch argraffu copi, ei lofnodi a sganio’r adrannau a lofnodwyd ac atodi’r ffeil i’ch ffurflen Caniatâd i Gychwyn a Gwneud Cais am Daliad cyn ei chyflwyno ar-lein. Fel arall, gallwch anfon copi caled gwreiddiol wedi’i lofnodi a’i ddyddio drwy’r post i swyddfa leol Cronfa Dreftadaeth y Loteri Genedlaethol.

Rhaid i’r ffurflen gael ei llenwi gydag o leiaf ddau lofnod yn yr adran Manylion Cyfrif Banc a llofnod pellach yn yr adran Datganiad. Trwy lofnodi’r Datganiad, rydych yn cadarnhau bod eich sefydliad yn derbyn eich Grant ac yn cytuno i gydymffurfio â Chontract y Grant. Dylech chi gadw copi wedi’i lofnodi ar gyfer eich cofnodion.

Ar ôl i ni gymeradwyo’ch cais, byddwn yn rhoi gwybod i chi ac yn awdurdodi taliad eich Grant. Yna, gallwch gychwyn ar eich Prosiect. Ni ddylech chi gychwyn unrhyw waith ar eich Prosiect hyd nes y byddwch chi wedi cael caniatâd ysgrifenedig gennym ni i wneud hynny. Os byddwch chi’n gwneud hynny, byddwch chi’n gwneud hynny ar eich risg eich hun. 

Ni fyddwn yn gwneud unrhyw daliadau Grant i chi hyd nes y bydd eich ffurflen Caniatâd i Gychwyn a Gwneud Cais am Daliad wedi’i chymeradwyo. Byddwn yn defnyddio’r wybodaeth a gyflenwch gyda’r ffurflen hon i’n helpu ni i fonitro cynnydd a pherfformiad eich Prosiect.

Mae canllaw cam wrth gam ar sut i lenwi’r ffurflen Caniatâd i Gychwyn a Gwneud Cais am Daliad yn Atodiad B. 

Talu eich grant 

Byddwn yn rhyddhau 100% o’ch Grant unwaith y bydd y ffurflen Caniatâd i Gychwyn a Gwneud Cais am Daliad wedi’i phrosesu.

Ein nod yw rhyddhau eich Grant o fewn 10 diwrnod gwaith i dderbyn eich ffurflen a’r holl ddogfennau ategol gorfodol. Bydd y taliad yn cael ei wneud i’r cyfrif banc a nodir yn eich ffurflen Caniatâd i Gychwyn a Gwneud Cais am Daliad.

Ein diweddaru gyda chynnydd eich prosiect 

Ar ôl i ni gadarnhau bod gennych chi Ganiatâd i Gychwyn, nid oes angen i chi gyflwyno unrhyw ffurflenni pellach hyd nes y byddwch chi wedi cwblhau eich Prosiect (gweler adran 6 am ystyr ‘cwblhau’). Rhaid i chi gyflwyno eich Adroddiad Diwedd Grant o fewn 3 mis i gwblhau eich Prosiect

Fodd bynnag, rhaid i chi gysylltu â ni cyn gynted â phosibl ynglŷn ag unrhyw broblemau neu faterion sylweddol (er enghraifft, materion a allai arwain at newidiadau mewn costau, oedi difrifol neu fethu â chyflawni’r Dibenion Cymeradwy a’r Deilliannau) sy’n codi yn ystod eich Prosiect fel y gallwn ni ymateb a’ch cefnogi chi fel sy’n briodol. Rhowch wybod i ni ymlaen llaw am unrhyw ddigwyddiadau a rhowch y newyddion diweddaraf i ni am unrhyw lwyddiannau a straeon newyddion da.

Newidadau i'r prosiect 

Ni allwch newid Dibenion Cymeradwy eich Prosiect heb ganiatâd ysgrifenedig ymlaen llaw gennym ni. Os ydych chi eisiau i ni ystyried unrhyw newidiadau i’ch Dibenion Cymeradwy, rhaid i chi anfon manylion ysgrifenedig y rhesymau dros y cais atom ac esbonio sut y bydd yn effeithio ar:

Rhaid i unrhyw newidiadau a gytunir gyda ni fod yn ysgrifenedig a chael eu hadrodd hefyd yn eich Adroddiad Diwedd Grant.

Oediadau i'r amserlen 

Os credwch chi na fyddwch chi’n gallu cwblhau eich Prosiect cyn Dyddiad Terfyn y Grant a nodir yn eich Llythyr Hysbysiad Grant, cysylltwch â ni fel y gallwn ni drafod y mater gyda chi. Rydym yn ceisio bod yn hyblyg ond ni allwn warantu estyniad ac nid ydym yn disgwyl i’ch Prosiect gymryd mwy na dwy flynedd i’w gwblhau o’r dyddiad yn eich Llythyr Hysbysiad Grant.

Newidiadau yn y gyllideb 

Mae eich Llythyr Hysbysiad Grant yn cynnwys costau’r Prosiect a gytunwyd fel rhan o’ch Grant. Dylai’r holl arian sy’n cael ei wario ar y Prosiect gael ei adrodd yn erbyn y penawdau cost hyn.

Os ydych chi angen symud arian rhwng y penawdau cost hyn er mwyn cyflawni eich Dibenion Cymeradwy, rhaid i chi ddangos sut mae’r newidiadau hyn wedi eich helpu i gyflawni eich Prosiect yn eich Adroddiad Diwedd Grant. Cysylltwch â ni ymlaen llaw os ydych chi eisiau trafod unrhyw newidiadau sylweddol.

Os byddwch chi’n gwario llai na’ch costau cytunedig a’ch bod yn cwblhau eich Prosiect heb wario’r gyllideb i gyd, bydd angen i chi ddychwelyd unrhyw Grant heb ei wario wrth gwblhau eich Adroddiad Diwedd Grant. 

Os bydd cyfanswm costau’r Prosiect yn cynyddu yn ystod y Prosiect, byddwn ond yn ystyried cynyddu eich Grant o dan amgylchiadau eithriadol. Yn yr achos hwn, bydd rhaid i chi ddarparu mwy o wybodaeth.

Adroddiad Diwedd Grant

Ar ôl i chi gwblhau eich Prosiect, rhaid i chi gyflwyno’r ffurflen Adroddiad Diwedd Grant y gallwch chi gael gafael arni trwy’r porth ar-lein. Rydym yn argymell y dylech chi wneud hyn cyn gynted ag y gallwch chi grynhoi’r holl wybodaeth a thra bod y Prosiect yn dal i fod yn ffres yn eich meddwl.

Rhaid i chi gyflwyno eich Adroddiad Diwedd Grant o fewn tri mis i gwblhau eich Prosiect. Os na fyddwn yn derbyn yr adroddiad o fewn yr amserlen hon, gallwn ofyn am i chi ad-dalu eich Grant gan na fydd gennym unrhyw dystiolaeth bod y Prosiect wedi cael ei gyflawni.

Mae ‘cwblhau’ yn golygu:

  • bod eich Prosiect wedi gorffen, a’ch bod wedi cyflawni eich Dibenion Cymeradwy;
  • eich bod wedi cydnabod eich Grant a hyrwyddo’r Loteri Genedlaethol;
  • eich bod wedi gwerthuso eich Prosiect a chreu adroddiad byr (hyd at 10 tudalen);
  • eich bod yn gallu cyflenwi ffotograffau (JPEGs) o’r Prosiect a phrawf o gydnabyddiaeth o’n cyllid.

Mae canllaw cam wrth gam ar sut i gwblhau’r Adroddiad Diwedd Grant yn Atodiad C.

Prosiectau sydd ddim yn gwario eu holl arian

Os byddwch chi’n gwario llai na’ch costau cytunedig a’ch bod yn cwblhau eich Prosiect heb wario’r gyllideb i gyd, bydd angen i chi ddychwelyd unrhyw Grant heb ei wario atom. Bydd hyn yn cael ei gyfrifo yn seiliedig ar gostau cyffredinol eich Prosiect a Chanran y Grant a nodir yn eich Llythyr Hysbysiad Grant.

Enghraifft A:

Cyfanswm costau’r Prosiect yw £8,000; mae eich sefydliad yn cyfrannu £800 o’ch cronfeydd wrth gefn a’ch Grant yw £7,200. Felly, Canran y Grant yw 90% (eich Grant wedi’i rannu gyda chyfanswm costau’r Prosiect).

Os byddwch chi’n cwblhau eich Prosiect heb wario’r gyllideb i gyd, bydd angen i chi ddychwelyd rhan o’ch Grant i ni yn seiliedig ar Ganran y Grant. Er enghraifft, os mai cyfanswm gwariant y Prosiect yw £7,500, yn seiliedig ar Ganran y Grant o 90%, byddai eich Grant yn cael ei addasu i £6,750. Felly, byddai angen i chi ddychwelyd £450 atom trwy siec neu drosglwyddiad BACS (mae manylion banc ar gael ar gais). 

Dyddiad Cwblhau'r Prosiect a Hyd Contract Grant

Y Dyddiad Cwblhau’r Prosiect ffurfiol yw dyddiad y llythyr y byddwn yn ei anfon atoch ar ddiwedd eich Prosiect yn rhoi gwybod i chi ein bod wedi derbyn yr holl ddogfennau angenrheidiol i gofnodi bod eich Prosiect wedi’i gwblhau. 

Mae eich Llythyr Hysbysiad Grant yn nodi am ba hyd y bydd Contract y Grant yn berthnasol i’ch Prosiect, ac felly am ba hyd y bydd rhaid i chi gyflawni ymrwymiadau parhaus y Prosiect. Mae’r rhain yn cychwyn pan fyddwch chi’n llofnodi eich ffurflen Caniatâd i Gychwyn a Gwneud Cais am Daliad a gallant bara sawl blwyddyn ar ôl i chi gwblhau eich Prosiect, yn dibynnu ar natur eich Prosiect, fel a ganlyn:

  • Gweithgarwch (er enghraifft, arddangosfa a/neu ddigwyddiad heb unrhyw allbynnau digidol): mae Contract y Grant yn dod i ben ar Ddyddiad Cwblhau’r Prosiect;
  • Cyfalaf (er enghraifft, gwaith adeiladu neu adfer): pum mlynedd ar ôl Dyddiad Cwblhau’r Prosiect;
  • Digidol (er enghraifft, creu gwefan): pum mlynedd ar ôl Dyddiad Cwblhau’r Prosiect;
  • Caffael: Os yw eich Prosiect yn cynnwys prynu eitem treftadaeth, tir neu adeilad, bydd telerau Contract y Grant yn para am gyfnod amhendant. Os byddwch chi eisiau cael gwared ar yr hyn rydych chi wedi’i brynu yn y dyfodol, rhaid i chi ofyn am ein caniatâd ac efallai y byddwn yn hawlio eich Grant i gyd, neu ran ohono, yn ôl (mae mwy o wybodaeth yn Atodiad A).

Bydd oedi o ran cyflwyno eich Adroddiad Diwedd Grant yn ymestyn hyd Contract y Grant.

Atodiad A: Perchnogaeth Eiddo

Perchnogaeth eiddo 

Os bydd eich Cais yn llwyddiannus, rydym yn disgwyl mai chi sydd piau unrhyw Eiddo (tir, adeiladau, eitemau treftadaeth neu Eiddo deallusol) y byddwch yn gwario eich Grant arno. Os na fyddwch yn bodloni ein gofynion perchnogaeth, bydd angen i chi wella eich hawliau (er enghraifft, trwy newid neu ymestyn prydles) neu byddwn yn ei gwneud hi’n ofynnol i’r perchennog fod yn rhan o Gontract y Grant.

Ar gyfer Prosiectau Cyfalaf sy’n cynnwys gwaith i adeilad neu dir 

Rydym yn disgwyl mai chi sydd piau’r rhydd-ddaliad ond, os nad eich sefydliad yw perchennog y rhydd-ddaliad, byddwch angen prydles sydd ag o leiaf bum mlynedd yn weddill arni ar ôl Dyddiad Cwblhau’r Prosiect. Fel arall, bydd angen i’r perchennog fod yn grantî ar y cyd neu lofnodi llythyr ffurfiol y byddwn yn ei baratoi yn cytuno cadw at Gontract y Grant.  

Ar gyfer Caffaeliadau 

Os yw eich Prosiect yn cynnwys prynu tir neu adeiladau, rhaid i chi eu prynu nhw trwy rydd-ddaliad neu gyda phrydles sydd ag o leiaf 99 mlynedd yn weddill arni ar ôl Dyddiad Cwblhau’r Prosiect, a bydd Contract y Grant yn para am gyfnod amhendant. Ni allwn ariannu unigolion preifat na sefydliadau masnachol ‘sy’n gwneud elw’ i brynu adeiladau neu dir.

Eitemau treftadaeth 

Ar gyfer Prosiectau sy’n cynnwys prynu eitem treftadaeth neu gyflawni gwaith cadwraeth ar eitem treftadaeth (er enghraifft, trên stêm neu beintiad), rydym yn disgwyl i chi brynu neu fod piau’r eitem yn ei gyfanrwydd. Ni allwn ariannu unigolion preifat na sefydliadau masnachol ‘sy’n gwneud elw’ i brynu eitemau treftadaeth.

Os ydych chi’n benthyca eitem(au) fel rhan o’r Prosiect (er enghraifft, ar gyfer arddangosfa) a gofynnir i chi gyfrannu at y costau cadwraeth, efallai y byddwn yn derbyn y gost hon os yw’n rhan fach o’ch Prosiect. Efallai y bydd angen i berchnogion yr eitem(au) fod yn rhan o Gontract y Grant os dyfernir Grant. Cysylltwch â ni i siarad am hyn os credwch y bydd hyn yn berthnasol i’ch Prosiect.

Allbynnau digidol 

Os ydych yn creu allbynnau digidol fel rhan o’ch Prosiect, rydym yn disgwyl mai chi sydd piau’r hawlfraint ar yr holl ddeunydd digidol neu fod gennych gytundeb ffurfiol gyda pherchennog yr hawlfraint i ddefnyddio’r deunydd ac i fodloni ein gofynion.

Atodiad B: Ffurflen Gais am Ganiatâd i Ddechrau a Thalu

Canllaw cam wrth gam ar y ffurflen Gais am Ganiatâd i Ddechrau a Thalu:

Manylion y Prosiect

Mae tudalen gyntaf y ffurflen Caniatâd i Gychwyn a Gwneud Cais am Daliad wedi’i phoblogi’n awtomatig gyda chyfeirnod eich Prosiect, teitl y Prosiect, y sefydliad a Dyddiad Terfyn y Grant. 

Dibenion Cymeradwy

Mae’r Dibenion Cymeradwy yn crynhoi’r Prosiect a ddisgrifir yn eich Cais. Byddwn yn monitro eich Prosiect yn erbyn y Dibenion Cymeradwy a ddisgrifir yn eich Llythyr Hysbysiad Grant. 

Bydd yr adran hon o’r ffurflen Caniatâd i Gychwyn a Gwneud Cais am Daliad yn cael ei phoblogi’n awtomatig o’ch Llythyr Hysbysiad Grant. 

Costau Cytunedig

Mae’r adran hon yn dangos tabl o gostau’r Prosiect a gytunwyd fel rhan o’ch Grant. Dylai’r holl arian sy’n cael ei wario ar y Prosiect gael ei adrodd yn erbyn y penawdau cost a ddefnyddir. 

Mae’r ail dabl yn dangos incwm cytunedig y Prosiect (cyllid partneriaeth). Os yw costau eich Prosiect yn cynnwys incwm o ffynhonnell arall, dylech chi ddarparu prawf bod yr incwm hwn yn sicr (hynny yw, arian parod sydd yn eich banc ac yn cael ei gadw’n arbennig ar gyfer y Prosiect hwn neu os ydych chi wedi cael cynnig arian grant), er enghraifft, llythyr yn cadarnhau cyfraniad gan gorff cyllido. Dylai’r holl gyllid partneriaeth a nodir fod ar waith cyn y gellir rhoi Caniatâd i Gychwyn.

Os nad yw eich holl gyllid partneriaeth ar waith, efallai y byddwn yn ystyried derbyn cynllun codi arian ymarferol o dan amgylchiadau eithriadol.

Atodwch y dogfennau ategol perthnasol sy’n ofynnol yn yr adran hon. 

Crynodeb o Newidiadau

Os oes angen i chi wneud unrhyw newidiadau i amserlen y Prosiect neu dîm y Prosiect fel yr amlinellir yn eich Cais, defnyddiwch y bocs a ddarperir i roi esboniad o’r newidiadau a pham mae eu hangen. 
Caniatâd

Prawf o Berchnogaeth

Os yn berthnasol, rydym yn disgwyl mai chi sydd piau unrhyw Eiddo (tir, adeiladau, eitemau treftadaeth neu Eiddo deallusol) y byddwch yn gwario eich Grant arno – gweler Atodiad A. 

Atodwch y dogfennau ategol perthnasol sy’n ofynnol yn yr adran hon, er enghraifft, copi o gofrestr teitlau y Gofrestrfa Tir (gyda chynllun), prydlesi a thystiolaeth o unrhyw forgeisi (os yn berthnasol).  

Caniatâd a Thrwyddedau Statudol

Os yn berthnasol, rhestrwch y caniatâd neu’r trwyddedau statudol sydd eu hangen arnoch i gwblhau eich Prosiect a’r dyddiad y cawsant eu sicrhau. 
Dylech gael y caniatâd neu’r cymeradwyaethau statudol perthnasol sydd eu hangen arnoch ar gyfer eich Prosiect cyn i’r gwaith gychwyn. Gall fod caniatâd neu drwyddedau eraill nad ydynt wedi’u rhestru isod, ond mae enghreifftiau’n cynnwys:

•    caniatâd cynllunio;
•    caniatâd adeilad rhestredig;
•    cydsyniadau gan gorff cyfreithiol perthnasol, er enghraifft, Cyfoeth Naturiol Cymru;
•    trwydded rhywogaeth a warchodir, er enghraifft, trwydded madfallod y dŵr neu ystlumod;
•    trwydded cwympo coed;
•    hawleb;
•    cydsyniad heneb gofrestredig. 

Os ydych yn cyflawni gweithgareddau ar dir neu Eiddo pobl eraill, rydym yn disgwyl y byddwch wedi cael caniatâd perchennog y tir neu’r Eiddo.
Atodwch y dogfennau ategol perthnasol sy’n ofynnol yn yr adran hon.

Manylion Cyfrif Banc

Darparwch enw, rhif a chod didoli eich cyfrif fel y maent yn ymddangos ar eich cyfriflen banc. 

Byddwn yn talu eich Grant trwy drosglwyddiad banc (BACS). Dim ond i’r grantî a enwir yn eich Llythyr Hysbysiad Grant y gellir talu eich Grant. 
Bydd angen i ni weld copi o gyfriflen banc diweddar (o fewn y tri mis diwethaf), neu siec neu slip talu i mewn ar gyfer y cyfrif perthnasol, yn dangos enw, cod didoli a rhif y cyfrif. Gallwch atodi fersiwn wedi’i sganio o unrhyw un o’r dogfennau hyn i’ch ffurflen. Os ydych yn darparu cyfriflen banc ar-lein, rhaid i chi sicrhau bod y fersiwn electronig yn cynnwys logo’r banc, cyfeiriad y wefan (URL) ac enw, rhif a chod didoli’r cyfrif.

Gallwn dderbyn y fformatau ffeil canlynol:

  • PDF
  • JPEG

Ni allwn dderbyn dogfen Word. 

Atodwch y dogfennau ategol perthnasol sy’n ofynnol yn yr adran hon.

Caniatâd i Gychwyn Archwiliadau a Gwneud Cais am Daliad Grant

Mae’r adran hon yn cynnwys y cais am daliad o’ch Grant. Bydd angen i chi ateb tri chwestiwn am gaffael, eich cyllid partneriaeth a chaniatâd. Defnyddiwch y bocsys i ateb fel sy’n briodol.

Datganiad

Trwy gyflwyno eich ffurflen Caniatâd i Gychwyn a Gwneud Cais am Daliad ar-lein, rydych yn cadarnhau bod eich sefydliad yn cytuno i ymrwymo i Gontract y Grant. Dylai’r Datganiad gael ei lofnodi gan lofnodwr awdurdodedig ar gyfer eich sefydliad. 

Atodiadau a Chyflwyno

Os nad ydych eisoes wedi lanlwytho’r dogfennau canlynol i’ch ffurflen, defnyddiwch y botwm Atodi i wneud hynny nawr:

  • copi o gyfriflen banc, slip talu i mewn neu siec diweddar (gorfodol);
  • prawf o gyllid partneriaeth (gorfodol os nodir yn eich Cais);
  • cynllun codi arian (gorfodol os yn berthnasol);
  • prawf dogfennol o berchnogaeth Eiddo, gan gynnwys, er enghraifft, copïau diweddar o gofrestr teitlau y Gofrestrfa Tir (gyda chynllun), prydlesi a thystiolaeth o unrhyw forgeisi presennol (gorfodol os yn berthnasol);
  • prawf o unrhyw ganiatâd neu drwyddedau angenrheidiol (gorfodol os yn berthnasol).

Wrth gyflwyno dogfennau ategol, defnyddiwch enwau ffeiliau disgrifiadol. 

Ar ôl i chi lenwi’r ffurflen, bydd angen i chi lofnodi’r adrannau Manylion Cyfrif Banc a Datganiad cyn cyflwyno’r ffurflen ar-lein. Gellir gwneud hyn mewn sawl ffordd. 

Os oes gennych ddyfais sy’n eich galluogi i lofnodi dogfen PDF ar y sgrîn, gallwch ddewis yr opsiwn Creu PDF, llofnodi’r adrannau Manylion Cyfrif Banc a Datganiad ac atodi fersiwn wedi’i harbed i’ch ffurflen cyn ei chyflwyno ar-lein.  

Os nad oes gan eich dyfais y nodwedd hon, gallwch argraffu copi, ei lofnodi a sganio’r adrannau a lofnodwyd ac atodi’r ffeil i’ch ffurflen cyn ei chyflwyno ar-lein. Fel arall, gallwch anfon copi caled gwreiddiol wedi’i lofnodi a’i ddyddio drwy’r post i swyddfa leol Cronfa Dreftadaeth y Loteri Genedlaethol.

Rydym angen o leiaf ddau lofnod gan bobl a enwyd fel llofnodwyr yn yr adran Manylion Cyfrif Banc o’r ffurflen ac un llofnod yn yr adran Datganiad. Rhaid i’r person sy’n llofnodi’r Datganiad fod â’r awdurdod i wneud hynny. Efallai y gofynnir i chi ddarparu prawf o awdurdod at ddibenion archwilio.
Trwy lofnodi’r Datganiad, rydych yn cadarnhau bod eich sefydliad yn deall a derbyn eich Grant yn unol â Chontract y Grant.

Pan rydych yn barod, dewiswch Cyflwyno. Ni allwn awdurdodi Caniatâd i Gychwyn na gwneud taliadau heb yr holl ddogfennau ategol gorfodol.

Noder: unwaith i chi gyflwyno’r ffurflen, ni allwch wneud unrhyw newidiadau iddi ac ni allwch ei hadalw.
 

Atodiad C: Ffurflen Adroddiad Diwedd Grant

Canllaw cam wrth gam Adroddiad Diwedd y Grant:

Manylion y Prosiect

Darparwch ddyddiad cychwyn eich Prosiect, y dyddiad dod i ben a’r dyddiad rydych yn cyflwyno eich Adroddiad Diwedd Grant.

Crynodeb Cwblhau

Defnyddiwch y tabl a ddarperir i grynhoi sut rydych chi wedi cyflawni Dibenion Cymeradwy eich Prosiect. Dywedwch wrthym am eich cyflawniadau a’ch llwyddiannau, ynghyd â phethau na aethant yn ôl y disgwyl. 

Fel yr esbonnir yn adran 4.1, rhaid eich bod wedi derbyn eich cymeradwyaeth ysgrifenedig cyn gwneud unrhyw newid i’r Dibenion Cymeradwy.
Os ydych chi wedi derbyn ein cymeradwyaeth, defnyddiwch yr ail dabl a ddarperir yn yr adran hon i ddweud wrthym am unrhyw newidiadau a wnaethoch yn ystod eich Prosiect a’r effaith a gafodd hyn ar ei Ddibenion Cymeradwy, Deilliannau, amserlen a/neu gostau.

Bydd angen i chi ddweud wrthym hefyd sut y cyflawnodd eich Prosiect y Deilliannau a ddewisoch yn eich Cais a sut y mesuroch chi hyn.

Defnyddio Gwirfoddolwyr a Chyfraniadau nad ydynt yn Gyfraniadau Arian Parod

Os wnaethoch chi gynnwys gwybodaeth am unrhyw gyfraniad gan wirfoddolwyr neu gyfraniadau nad ydynt yn gyfraniadau arian parod a wneir at y Prosiect yn eich Cais, dylech ddefnyddio’r rhan hon o’r ffurflen i ddweud wrthym am y cymorth rydych wedi’i dderbyn hyd yma.

Pan rydym yn dweud gwirfoddolwyr, rydym yn golygu pobl sy’n cyfrannu eu hamser i helpu i gyflawni eich Prosiect yn hytrach na chymryd rhan ynddo yn unig.

Gallai hyn gynnwys gwaith gweinyddol, arwain taith gerdded dywysedig, clirio safle neu weithio fel stiward mewn digwyddiad.

Bydd y gyfradd yr awr ar gyfer lefel sgil gwirfoddolwr yn cyfrifo’n awtomatig yn seiliedig ar gategori’r dasg a chyfanswm yr oriau gwirfoddoli y byddwch yn eu cofnodi. Bydd angen i chi nodi’r lefel sgil gwirfoddolwr o’r gwymplen; mae’r penawdau fel a ganlyn:

  • Gwirfoddolwr Proffesiynol – (er enghraifft, cyfrifyddiaeth neu addysgu) - £50 yr awr;
  • Gwirfoddolwr Medrus – (er enghraifft, gwaith gweinyddol, gwaith saer neu arwain taith gerdded dywysedig) - £20 yr awr;
  • Gwirfoddolwr – (er enghraifft, clirio safle neu weithio fel stiward mewn digwyddiad) - £10 yr awr.

Recriwtio Staff

Mae gwybodaeth am y gweithdrefnau y mae’n rhaid i chi eu dilyn wrth recriwtio staff yn adran 2.5 o’r ddogfen hon.

Dewiswch a wnaethoch recriwtio unrhyw staff yn ystod eich Prosiect. 

Os yn berthnasol, defnyddiwch y tabl a ddarperir i roi gwybodaeth am unrhyw gontractau tymor penodol newydd, secondiadau (pobl sy’n cael eu trosglwyddo dros dro i’ch sefydliad) a chostau staff llawrydd i helpu eich Prosiect.

Dywedwch wrthym a oedd unrhyw un o’r aelodau staff newydd a benodwyd i weithio ar eich Prosiect yn gysylltiedig ag unrhyw aelodau staff yn eich sefydliad – er enghraifft, unrhyw ffrindiau agos, perthnasau neu gyn-aelodau staff. Bydd angen i chi ddewis hefyd a gawsoch ganiatâd gennym ni yn gyntaf. Efallai y bydd angen i chi ad-dalu rhan o’ch Grant os na wnaethoch ddilyn y weithdrefn hon. 

Bydd angen i chi atodi manylion penodiadau/gweithdrefnau dethol yn adran olaf y ffurflen hon.

Sut mae’ch Grant wedi cael ei wario

Llenwch y tabl a ddarperir i ddangos sut rydych chi wedi gwario eich Grant. Bydd y tabl yn adio’r holl anfonebau a derbynebau i fyny ac yn cyfrifo cost gymwys pob un yn seiliedig ar y wybodaeth rydych yn ei mewnosod. 

Lle bo anfonebau neu dderbynebau yn llai na £250, dylech gyfrifo cyfanswm y rhain ar gyfer pob pennawd cost a’i fewnosod fel llinell sengl ar dabl costau eich Prosiect gan ddefnyddio’r pennawd cost perthnasol. 

Ar gyfer pob anfoneb neu fewnosodiad arall ar yr hawliad, dylech lenwi’r tabl gwariant fel a ganlyn. Dewiswch Ychwanegu eitem gwariant i boblogi’r tabl:

  • Pennawd Cost: yn y rhes gyntaf, dewiswch y pennawd cost priodol o’r rhestr gan ddefnyddio’r penawdau hynny yng Nghwestiwn 3a o’ch Cais ac a gadarnhawyd yn eich Llythyr Hysbysiad Grant, er enghraifft, Cost digwyddiad neu Hyfforddiant i wirfoddolwyr;
  • Cyfeirnod Anfoneb, Dyddiad ac Enw’r Cyflenwr: yn y tair rhes nesaf, dylech ddarparu cyfeirnod yr anfoneb neu’r dderbynneb (os yn berthnasol), dyddiad yr anfoneb neu’r dderbynneb ac enw’r cyflenwr; 
  • Disgrifiad o Wasanaethau neu Nwyddau: defnyddiwch y bumed res i roi disgrifiad cryno o’r hyn sydd wedi’i gynnwys ym mhob anfoneb neu dderbynneb;  
  • Cyfanswm yr Anfoneb: yn y rhes nesaf, mae angen i chi fewnosod cyfanswm yr anfoneb neu’r dderbynneb; 
  • Cyfanswm Cost Hawlio: os yw’r anfoneb neu’r dderbynneb yn cynnwys costau nad ydynt yn ymwneud â’ch Prosiect, nodwch y swm sy’n gymwys i’w hawlio yn y rhes olaf. Er enghraifft, cyfanswm yr anfoneb yw £5,000 ond dim ond £4,000 sy’n ymwneud â’ch Prosiect – rhowch £5,000 yn y rhes cyfanswm yr anfoneb a £4,000 yn y rhes cyfanswm cost hawlio. Os yw pob cost yn ymwneud â’ch Prosiect, rhowch gyfanswm llawn yr anfoneb yn y ddwy res. 


Nid oes angen i chi gyflwyno unrhyw anfonebau neu dderbynebau gyda’ch adroddiad, ond mae’n bwysig iawn eich bod yn eu cadw. Gallwn ofyn am gopïau o anfonebau neu dderbynebau fel prawf o’ch gwariant fel rhan o’n prosesau archwilio. Os bydd hynny’n digwydd, rhaid i chi anfon y dogfennau hyn atom i ni gael eu hadolygu. Rhaid i bob prawf o gostau fod wedi’i ddyddio ar ôl y Llythyr Hysbysiad Grant a chyn Dyddiad terfyn y Grant. 

Ni fyddwn eisiau gweld copïau o slipiau talu staff a benodwyd ar gyfer y Prosiect; os byddwn yn gofyn, darparwch gyfriflyfr cyllid neu lythyr wedi’i lofnodi yn amlinellu’r costau staff.

Os yw unrhyw un o’ch anfonebau neu dderbynebau yn cynnwys costau nad ydynt yn rhan o gostau cymwys eich Prosiect, os byddwn yn gofyn, rhaid i chi ddarparu dadansoddiad ar wahân o’r rhain yn dangos pa gostau rydym wedi cytuno i’w cefnogi.

Os byddwn yn gofyn, ar gyfer symiau llai na £250, dylech ddarparu tabl ar wahân o gostau ar gyfer pob pennawd cost sy’n nodi’r dyddiad, y swm a disgrifiad o bob eitem gwariant. Dylai cyfanswm eich tabl gyfateb i’r cofnod sengl rydych wedi ei fewnosod ar dabl costau eich Prosiect gan ddefnyddio’r pennawd cost perthnasol.

Os yn berthnasol, defnyddiwch y bocs a ddarperir i esbonio pam rydych chi wedi gwario eich Grant ar wahanol bethau i’r pethau y cytunwyd ar ddechrau eich Prosiect a sut mae hyn wedi eich galluogi i gyflawni eich Dibenion Cymeradwy. Dylech roi manylion hefyd unrhyw gyswllt rydych chi wedi’i gael gyda ni i drafod y newidiadau hynny.

Os yw cost derfynol eich Prosiect yn is na’r costau cytunedig, bydd angen i chi ddychwelyd unrhyw Grant nad ydych chi wedi ei wario atom. Yn seiliedig ar y wybodaeth a ddarparwch yn nhabl costau’r Prosiect, bydd y ffurflen yn cyfrifo’n awtomatig a oes tanwariant wedi bod (mae mwy o wybodaeth yn adran 5.1).

Gwerthusiad a Chofnodion

Ffotograffau

Dylai eich cofnod ffotograffig o’ch Prosiect gynnwys o leiaf bum delwedd cydraniad uchel mewn fformat electronig (JPEGs) yn dangos gwahanol agweddau ar eich Prosiect.

Dylai’r delweddau ddangos eich Prosiect ar waith a’i ddeilliant. Dylech ddarparu hefyd sampl o ddelweddau sy’n dangos eich Prosiect cyn, yn ystod ac ar ôl ei gwblhau. Rhowch wybod i ni hefyd os yw deunydd o’ch Prosiect ar gael ar y rhyngrwyd a ble i gael gafael arno.

Efallai y byddwn yn defnyddio eich delweddau mewn deunydd cyhoeddusrwydd. Cyn i chi ddarparu unrhyw ddelweddau i ni, rhaid i chi sicrhau bod y cydsyniadau angenrheidiol ar waith a bod y delweddau yn rhydd o gyfyngiadau hawlfraint. Mae hyn yn arbennig o bwysig lle mae delweddau’n cynnwys pobl ifanc neu oedolion agored i niwed a lle mae’n rhaid cael caniatâd penodol ymlaen llaw. Os ydych chi angen unrhyw arweiniad ar hyn, siaradwch â ni.

Hoffem weld copïau o gofnodion o ddigwyddiadau neu weithgareddau hefyd.

Cydnabyddiaeth a hyrwyddo eich Grant gan y Loteri Genedlaethol

Fel rhan o Gontract y Grant, rydych yn ymrwymo i gydnabod eich Grant a hyrwyddo’r Loteri Genedlaethol. Darparwch drosolwg o’r camau rydych wedi’u cymryd i wneud hyn wrth gyflawni eich Prosiect ac ar ôl ei gwblhau. 

Wrth gyflwyno eich Adroddiad Diwedd Grant, rhaid i chi ddarparu trosolwg o sut, ble a phryd y gwnaethoch chi ddangos logo’r Loteri Genedlaethol fel rhan o’ch Prosiect ac ar eich gwefan. Rhaid i chi roi trosolwg hefyd o sut y gwnaethoch chi hyrwyddo cyllid y Loteri Genedlaethol ar gyfer eich Prosiect yn y cyfryngau e.e. trwy sylw yn y wasg leol, ar-lein a thrwy weithgarwch rheolaidd ar y cyfryngau cymdeithasol; yn nigwyddiadau a lansiadau’r Prosiect.  

Rydym yn cadw’r hawl i wneud cais am i chi ad-dalu eich Grant neu ran ohono os na fyddwch chi’n cydnabod eich cyllid.
Gwerthusiad

Yn eich Cais, gofynnwyd i chi ddweud wrthym sut y byddech yn gwerthuso eich Prosiect a chreu cynllun gwerthuso cyn cychwyn eich Prosiect. Yn seiliedig ar y data rydych wedi’i gasglu gydol eich Prosiect, rydym yn disgwyl i chi ddarparu adroddiad byr (uchafswm o 10 tudalen) sy’n adrodd stori beth rydych chi wedi’i gyflawni (noder bod rhaid i chi ddarparu Adroddiad Gwerthuso, ynghyd â chwblhau eich Adroddiad Diwedd Grant ar-lein). I gael mwy o wybodaeth, cyfeiriwch at ganllawiau’r rhaglen sy’n amlinellu’r elfennau i’w cynnwys a’r Gwerthusiad: Canllaw arfer da.

Atodiadau a Chyflwyno

Defnyddiwch y botwm Atodi i lanlwytho’r dogfennau ategol canlynol:

•    Cofnod ffotograffig o’ch Prosiect (gorfodol);
•    Adroddiad Gwerthuso (gorfodol);
•    Manylion penodiadau/gweithdrefnau dethol (gorfodol os yn berthnasol). 

Wrth gyflwyno ffotograffau a dogfennau ategol, defnyddiwch enwau ffeiliau disgrifiadol. 
Ar ôl i chi lenwi’r ffurflen, cliciwch y botwm Cyflwyno. Gallwch weld beth rydych chi wedi ei fewnosod trwy glicio’r botwm Creu PDF. 
Byddwn yn cysylltu â chi i gadarnhau bod eich Prosiect wedi ei gwblhau i lefel foddhaol ac wedi’i gofnodi fel prosiect wedi’i gwblhau yn ein systemau (Dyddiad Cwblhau’r Prosiect).  
Byddwch yn parhau i fod wedi rhwymo i Gontract y Grant am weddill hyd y contract (a amlinellir yn eich Llythyr Hysbysiad Grant).

Noder: unwaith i chi gyflwyno’r ffurflen, ni allwch wneud unrhyw newidiadau iddi ac ni allwch ei hadalu.

Atodiad D: Rhestr Termau

Amodau Grant Ychwanegol unrhyw amodau ychwanegol a amlinellir yn eich Llythyr Hysbysiad Grant.

Cais – eich ffurflen gais wedi’i chwblhau ac unrhyw ddogfennau neu wybodaeth rydych yn eu hanfon atom gyda’ch cais am Grant.

Dibenion Cymeradwy mae’r Dibenion Cymeradwy yn crynhoi’r Prosiect a ddisgrifir yn eich Cais.

Cyllidwr Ymddiriedolwyr Cronfa Goffa’r Dreftadaeth Genedlaethol sy’n gweinyddu Cronfa Dreftadaeth y Loteri Genedlaethol.

Grant – y swm rydym wedi’i ddyfarnu i chi a amlinellir yn eich Llythyr Hysbysiad Grant.

Contract y Grant – yn cynnwys

  • Llythyr Hysbysiad Grant;
  • Telerau Safonol y Grant;
  • Unrhyw Amodau Grant Ychwanegol; a
  • Ffurflen Caniatâd i Gychwyn wedi’i llofnodi.

Dyddiad Terfyn y Grant – y dyddiad y mae’n rhaid i chi gwblhau’r Prosiect erbyn, fel yr amlinellir yn eich Llythyr Hysbysiad Grant.

Llythyr Hysbysiad Grant – y llythyr sy’n rhoi gwybod i chi yn ffurfiol am ddyfarniad eich Grant.

Canran y Grant—y Grant wedi’i rannu gyda chyfanswm costau’r Prosiect – gweler enghraifft A.

Deilliannau – rydym yn disgrifio’r gwahaniaeth rydym eisiau ei wneud gyda’n cyllid trwy gyfres o naw Deilliant. Ystyr Deilliannau yw newidiadau, effeithiau neu fuddiannau sy’n codi o ganlyniad uniongyrchol i’ch Prosiect. Bydd pob un o’r Prosiectau rydym yn eu hariannu yn cyflawni un neu fwy o’r Deilliannau hyn.

Canllaw ar Wneud Cais i’r Rhaglen – y ddogfen sy’n amlinellu cwmpas y rhaglen a sut i wneud cais.

Prosiect – y dibenion rydym wedi’u cymeradwyo fel y’u hamlinellir yn y Cais (gan ystyried unrhyw newidiadau a gytunwyd yn ysgrifenedig hyd at ddyddiad ein penderfyniad i ddyfarnu’r Grant i chi ac unrhyw newidiadau rydym yn dweud wrthych amdanynt yn y Llythyr Hysbysiad Grant). Weithiau, disgrifir y dibenion hyn fel Dibenion Cymeradwy ac maent yn cynnwys cael a defnyddio cyllid partneriaeth fel yr amlinellir yn y Cais a sut y dywedoch y byddech yn defnyddio’r Eiddo (os o gwbl).

Dyddiad Cwblhau’r Prosiect – dyddiad y llythyr rydym yn ei anfon atoch yn rhoi gwybod i chi ein bod wedi cofnodi bod y Prosiect wedi ei gwblhau. Noder y bydd y dyddiad hwn ar ôl y dyddiad y byddwch wedi cwblhau’r holl waith ar y Prosiect.

Eiddo – tir, adeiladau, eitemau treftadaeth neu Eiddo deallusol a fydd yn elwa ar eich Grant.

Ni, ein – y Cyllidwr.

Chi, eich – derbynnydd y Grant/y Grantî