We Love Eastbury: 100 Years of Protection and Preservation

Canllaw ar gynllun gweithgarwch

Canllaw ar gynllun gweithgarwch

Mae cynllun gweithgarwch yn nodi popeth y byddwch yn ei wneud fel rhan o'ch prosiect a ariennir gan y Loteri Genedlaethol i gyflawni canlyniadau cadarnhaol ar gyfer y bobl sydd ynghlwm ag ef. Efallai y bydd y rhain yn gyfranogwyr, ymwelwyr, gwirfoddolwyr neu hyfforddeion ond gallai hefyd gynnwys staff presennol a newydd yn ogystal â'ch ymddiriedolwyr neu grŵp llywio.

Os ydych yn gwneud cais am grant sy'n fwy na £250,000, bydd disgwyl i chi ddatblygu cynllun gweithgarwch yn ystod y cam datblygu, ar ôl dyfarniad y rownd gyntaf, a'i gyflwyno fel rhan o'ch cais yn yr ail rownd. Mae'n bwysig darllen y canllaw hwn ar ddechrau eich proses ymgeisio. Bydd angen i chi ddweud wrthym sut y byddwch yn costio a chreu'r cynllun gweithgarwch yn eich cais rownd gyntaf.

Byddwn yn asesu eich cais ochr yn ochr ag ef, ac os ydych yn llwyddiannus, ei ddefnyddio i fonitro cynnydd eich prosiect yn ystod y cyflwyniad. Byddwn yn disgwyl i chi gasglu data ar y bobl y byddwch yn eu cynnwys ac fel rhan o werthusiad cyffredinol eich prosiect, dangos tystiolaeth o'ch llwyddiant o ran cyflwyno'r cynllun gweithgarwch wrth i'ch prosiect fynd rhagddo.

Beth sy'n cael ei gynnwys mewn cynllun gweithgarwch?

Mae cynllunio gweithgarwch yn broses a dylai eich cynllun ddangos yn glir eich syniadau. Yn eich cais yn y rownd gyntaf, byddwch wedi amlinellu'r hyn yr ydych yn dymuno ei gyflawni ac i bwy. Yn ystod y cam datblygu, mae gennych y cyfle i gadarnhau eich cynlluniau. Bydd angen i chi benderfynu pa grwpiau penodol o bobl y byddwch eisiau eu cynnwys gyda'ch cyllid. Yna, amlinellwch yr holl weithgarwch, mewn manylder ac wedi'i gostio'n gywir, y byddwch yn ei wneud i ddiwallu eu hanghenion a chyflawni yn erbyn ein canlyniadau. 

Mae eich cynllun gweithgarwch yn benodol i'r prosiect treftadaeth yr ydych yn gofyn i ni ei ariannu. Nid yw'r un peth â'ch cynlluniau ar gyfer gwaith bob dydd neu gynllun datblygu cyffredinol ar gyfer gweithgarwch eich sefydliad.

Nid yw cynllun gweithgarwch yn cynnwys y canlynol: 

  • Dehongli ar raddfa fawr sy'n cynnwys costau cyfalaf sylweddol (os yw eich prosiect yn cynnwys creu oriel newydd, er enghraifft, efallai y bydd angen i chi gael arddangosfa ar wahân neu gynllun dehongli. Sicrhewch eich bod yn croesgyfeirio’r wybodaeth berthnasol yn eich cynllun gweithgarwch e.e. os ydych yn cael mannau chwarae neu'n cynnwys hanesion ar lafar sydd wedi'u casglu drwy'r prosiect).
  • Gwaith cynllunio perthnasol arall o'ch cam datblygu (er enghraifft, archwilio mynediad, sy'n rhan hanfodol o gynllunio gwaith cyfalaf i adeilad neu safle. Gall y wybodaeth o'r cynllun ychwanegol hwn helpu i lywio eich cynllun gweithgarwch, wrth gwrs).

Yn y canllaw hwn, nid ydym yn dweud wrthych pa weithgareddau y dylech eu gwneud yn eich prosiect; eich penderfyniad chi fydd hynny. Am syniadau, gallwch ddarllen astudiaethau achos sydd ar ein gwefan o brosiectau sydd wedi ymgysylltu pobl â threftadaeth yn llwyddiannus. Mae hefyd astudiaethau achos o sefydliadau'n myfyrio ar fuddiannau cynllunio gweithgarwch.

Efallai y bydd ein canllaw ar gynhwysiant, gwirfoddoli, dysgu a hyfforddi o ddefnydd i chi os yw'r meysydd hyn yn newydd i chi neu fod angen cymorth arnoch o ran deall sut y gallech gyflawni canlyniadau unigol gyda'ch cynllun gweithgarwch.

Cymerwch amser i ddatblygu eich gwaith. Mae lefel y gweithgarwch, a'r amser y mae'n ei gymryd i'w gynllunio, yn gysylltiedig â maint ac uchelgais eich prosiect a'r cyllid rydych yn gofyn amdano. Mae'r broses fel arfer yn cymryd misoedd, nid wythnosau.  

Creu eich cynllun gweithgarwch

Mae tri cham er mwyn helpu i greu cynllun gweithgarwch:

Cam 1: Ble rydych chi ar hyn o bryd

Cam 2: Gwneud penderfyniadau strategol ynghylch cynnwys pobl

Cam 3: Llunio cynllun gweithredu

Nid oes ffurf arbennig ar gyfer cyflwyno cynllun gweithgarwch, ar wahân i Gam 3 (y cynllun gweithredu), lle rydym yn darparu templed. Mae gwybodaeth benodol y mae'n rhaid i chi ei chynnwys yn eich cynllun, ac amlinellir hyn yng Ngham 2. Mae'r rhan fwyaf o ymgeiswyr yn dewis amlinellu sut y maen nhw'n mynd i'r afael â phob cam.

Cam 1: Ble rydych chi ar hyn o bryd

Mae'r cam hwn yn edrych ar eich sefyllfa bresennol a bydd yn eich helpu i feddwl pam rydych chi eisiau cynnwys pobl newydd yn eich treftadaeth.

Bydd angen i chi ystyried y canlynol:

Eich sefydliad: pwy sydd angen eu cynnwys yn y gwaith o gynllunio eich gweithgarwch? A oes angen i chi wneud newidiadau sefydliadol i wneud iddo ddigwydd?

Eich cynulleidfaoedd: nodi'r bobl sy'n gwirfoddoli, ymweld neu gymryd rhan ar hyn o bryd yn ogystal â phobl nad ydynt yn rhan o’ch sefydliad a’ch treftadaeth ar hyn o bryd.

Eich gweithgareddau: sut y mae pobl yn rhyngweithio gyda'ch treftadaeth ar hyn o bryd a sut mae hynny'n cymharu â sefydliadau eraill?

Camau gweithredu i'w hystyried yn ystod Cam 1

Adolygu eich polisïau ac arferion  

  • Adolygwch strategaethau a chynlluniau, er enghraifft, eich datganiad cenhadaeth, cynllun corfforaethol.
  • Adolygwch eich polisïau, er enghraifft, addysg, dehongli, gwirfoddoli, hyfforddi, diogelu.
  • Datblygwch a chytunwch ar bolisïau os nad oes gennych rai; byddwch yn dod o hyd i lawer o enghreifftiau ar y we.
  • Siaradwch â staff, gwirfoddolwyr a llywodraethwyr a phartneriaid a rhanddeiliaid allweddol i gynyddu dealltwriaeth o faterion a pherchnogaeth dros y prosiect.
  • Adolygwch gapasiti eich sefydliad ac ystyriwch ble y gallai fod angen cymorth ychwanegol arnoch neu i wneud newidiadau i drefniadau rheoli.
  • Adolygwch sgiliau pobl i wneud gwaith cynllunio ac ystyriwch ddarparu hyfforddiant a datblygiad penodol i gynyddu sgiliau'r tîm. Dylech neilltuo cyllideb er mwyn darparu datblygiad proffesiynol i staff, gwirfoddolwyr a llywodraethwyr fel rhan o'r prosiect. Gallech gyflwyno rhywfaint o hyfforddiant yn ystod eich cam datblygu os ydych chi'n ei gostio.
  • Siaradwch â sefydliadau eraill sydd wedi gwneud prosiectau tebyg ac ymwelwch â hwy.
  • Rhowch gynnig ar becyn cymorth hunanasesu, er enghraifft, Inspiring Learning for All neu dysgwch wrth brosiectau newid sefydliadol blaenorol, er enghraifft, Our Museum (mae'r egwyddorion yn ddefnyddiol ar gyfer mathau eraill o sefydliadau).
  • Dysgwch ragor ac ymunwch â rhwydweithiau, grwpiau a sefydliadau proffesiynol sy'n cynnig hyfforddiant, er enghraifft, GEM (Group for Education in Museums – a threftadaeth arall), Engage, Visitor Studies Group, BGEN (Botanic Garden Education Network), Grŵp Outdoors for All Natural England, Oral History Society, Association of Heritage Interpretation, Museums and Participation Network, Museums Association ac ati.

Eich data presennol  

  • Adolygwch eich gwybodaeth defnyddiwr presennol, er enghraifft, data neu ddeunydd ymwelwyr mewnol sydd gennych gan bobl sydd wedi bod ynghlwm â'ch gweithgareddau (gwerthusiadau, llyfrau sylwadau, llythyrau).
  • Casglwch ddata newydd ar eich proffil defnyddiwr presennol os oes angen i chi wneud hynny. Ystyriwch ymchwil benodol megis arolygon, grwpiau ffocws, siarad ag ymwelwyr. Efallai y byddwch yn gofyn i ymgynghorydd datblygu cynulleidfa i wneud y gwaith neu eich hyfforddi i'w gyflawni – gallech gynllunio i wneud hyn yn gynnar yn eich cam datblygu.
  • Edrychwch ar ddata lleol megis demograffig cymunedau. A yw proffil eich defnyddwyr yn wahanol, os ydyw, pam?
  • Edrychwch ar ymchwil treftadaeth gyffredinol neu genedlaethol o ran pobl a threftadaeth. Mae ambell i gyfeirnod yn ein canllaw cynhwysiant neu gallwch ddefnyddio ffynonellau data a ddelir gan sefydliadau twristiaeth neu sefydliadau diwylliannol lleol.
  • Os oes gan eich sefydliad gynllun rheoli cadwraeth, beth mae'n ei ddweud wrthych ynghylch pam mae eich treftadaeth yn bwysig ac i bwy y mae'r dreftadaeth yn bwysig?
  • Adolygwch natur eich treftadaeth a'i chysylltiadau posibl â chynulleidfaoedd penodol megis cymunedau buddiant lleol, pobl anabl a phobl ifanc.

Deall pwy sydd ar goll  

  • Adolygwch y deunydd sydd gennych ynghylch sut y mae cynulleidfaoedd posibl yn eich gweld chi a’r hyn rydych yn ei wneud. Efallai y byddwch eisiau cyflogi rhywun i wneud arolygon penodol o bobl nad ydynt yn ddefnyddwyr.
  • Meddyliwch am y bylchau yn yr hyn rydych chi'n ei wybod am y bobl hyn (yn enwedig cymhellion a allai fod ganddynt ar gyfer ymgysylltu â'ch treftadaeth yn y dyfodol).
  • Meddyliwch am y rhwystrau y mae rhai cynulleidfaoedd yn eu hwynebu wrth ymgysylltu â threftadaeth, er enghraifft, yn gorfforol a synhwyraidd, yn ddiwylliannol, yn sefydliadol neu'n ddeallusol.
  • Edrychwch a dysgwch wrth yr hyn y mae eraill yn ei wneud i ddenu pobl newydd i'w sefydliadau gan ddefnyddio gweithgareddau sydd wedi'u targedu.

Ffactorau llwyddiant yng Ngham 1

Y gallu i wneud y canlynol:

  • Dangos eich bod yn gwybod pa drefniadau sefydliadol sydd eu hangen i gyflwyno eich dyheadau
  • Dangos yr hyn y mae eraill wedi ei gyflawni a sut y byddwch yn adeiladu ar arfer da
  • Rhestru pwy all eich helpu (partneriaid, gwirfoddolwyr, cymorth gan gyfoedion)
  • Disgrifio'r hyn rydych chi'n ei wneud ar hyn o bryd a sut mae pobl yn ymgysylltu â'ch treftadaeth yn barod. Manylion o bwy sydd ynghlwm – pa fath o grwpiau a'u niferoedd
  • Dangos sut mae pobl yn teimlo ynghylch yr hyn rydych chi'n ei wneud – pa mor adnabyddus ydyw; faint mae'n cael ei werthfawrogi; faint o ymgysylltiad sydd gan bobl â'r dreftadaeth?  
  • Nodwch pwy allai ymgysylltu â'ch treftadaeth drwy eich prosiect

Dechrau gwneud y canlynol:

  • Rhestru beth fydd yn rhaid i chi ei newid o ran eich sefydliad, o bosibl (byddwch yn ychwanegu at y rhestr hon wrth i chi fynd drwy'r tri cham cynllunio) 
  • Ystyried a dangos pam mae angen eich prosiect, o ran beth y gallai ei gynnig i bobl a chymunedau
  • Datblygu syniadau o ran yr hyn y gallech chi ei wneud yn y dyfodol (bydd y syniadau hyn yn rhoi opsiynau i chi ar gyfer y cam nesaf)

Drafftio'r cynllun: cam 1

  1. Crynhowch ymroddiad eich sefydliad i ymgysylltu â'r cyhoedd a'r berthynas rhwng treftadaeth â phobl (cyfeiriwch at ddogfennau allweddol perthnasol).
  2. Disgrifiwch unrhyw newidiadau rydych wedi'u gwneud ers eich cais yn y rownd gyntaf.
  3. Disgrifiwch unrhyw newidiadau pellach y byddwch yn eu gwneud yn ystod eich prosiect.
  4. Disgrifiwch sut y gwnaethoch eich cynllun gweithgarwch, gan gynnwys:
  • pwy sydd wedi bod ynghlwm yn ei ddrafftio;
  • pwy sydd wedi bod ynghlwm yn eich helpu i ddatblygu eich syniadau ynghylch yr hyn y gallwch ei wneud i ymgysylltu â phobl; 
  • yr hyn rydych chi wedi'i ddysgu gan eraill.
  1. Crynhowch yr hyn rydych chi'n ei wybod am gynulleidfaoedd eich treftadaeth bresennol.
  2. Disgrifiwch y cynulleidfaoedd posibl ar gyfer eich treftadaeth ac unrhyw rwystrau y gallai eich sefydliad eu hwynebu wrth geisio ymgysylltu â phobl, er enghraifft, rhwystrau mynediad yn eich safle, diffyg gweithgareddau sy'n addas at blant, costau, oriau agor, diffyg arbenigedd yn eich sefydliad.
  3. Disgrifiwch pa weithgareddau rydych chi'n eu cynnig ar hyn o bryd.
  4. Disgrifiwch sut y mae eich cynulleidfaoedd presennol a phosibl yn gwerthfawrogi'r gweithgareddau rydych yn eu cynnig.
  5. Disgrifiwch yr hyn y gallech fod yn ei wneud yn seiliedig ar arfer da mewn sefydliadau eraill.
  6. Rhowch grynodeb a'r canfyddiadau llawn o bob darn o ymchwil neu ymgynghoriad a grëwyd yn ystod y cam datblygu mewn atodiad, ynghyd ag unrhyw bolisïau newydd a grëwyd sy'n gysylltiedig ag ymgysylltu â phobl. 

Cam 2: Gwneud penderfyniadau strategol ynghylch ymgysylltu â phobl

Yn y cam hwn, byddwch yn cysylltu'r holl wybodaeth rydych wedi ei chasglu gyda'i gilydd, a phenderfynu beth mae'n ei olygu ar gyfer eich prosiect a gwneud penderfyniadau gwybodus ynghylch y gweithgareddau y byddwch yn eu gwneud.  Mae'r cam hwn yn digwydd cyn i chi fynd ati i gynllunio'r gweithgareddau'n fanwl a phenderfynu ar y canlyniadau y byddwch yn eu cyflawni yng ngham 3.

Os yw eich prosiect yn cynnwys mwy na gweithgareddau'n unig, mae hyn hefyd yn bwynt pwysig i hysbysu'r bobl eraill sydd ynghlwm yn natblygiad y prosiect cyfan ynghylch y penderfyniadau rydych yn eu gwneud.

Rhowch ddigon o amser i gyflawni cam 2.

Bydd angen i chi ystyried y canlynol:

Eich prosiect: beth mae'n ceisio'i gyflawni?

Eich cynulleidfaoedd: ar gyfer pwy mae eich prosiect? Pwy rydych chi eisiau'i dargedu gyda'ch gweithgareddau a pham? 

Eich gweithgareddau: pa weithgareddau sy'n realistig ac addas ar gyfer y bobl rydych eisiau eu targedu? Sut bydd y gweithgareddau'n cysylltu â'r canlyniadau rydych eisiau eu cyflawni?

Eich staff: pwy fydd yn arwain y gweithgareddau amrywiol? A oes ganddynt yr wybodaeth a'r sgiliau gofynnol?

Mesur llwyddiant: sut ydych chi'n mesur llwyddiant ar gyfer y gweithgareddau hyn? Sut y byddwch chi'n gwerthuso eich cynllun gweithgarwch? Beth fydd cost hynny?

Buddiannau yn y tymor hwy: Sut y byddwch chi'n cynnal y buddiannau ar ôl y prosiect? Sut y bydd eich sefydliad yn newid a datblygu ar gyfer y dyfodol? Sut y byddwch yn rhannu gwersi gydag eraill?

Costau: Beth yw cost y gweithgareddau? A yw cyfanswm y costau yn gymesur â chost gyffredinol y prosiect? 

Ffactor llwyddiant yng Ngham 2

Y gallu i ddangos y canlynol:

  • Pam mai'r prosiect hwn yw'r prosiect gorau ar gyfer eich sefyllfa (eich sefydliad, eich treftadaeth a'r bobl rydych wedi dewis eu targedu)
  • Bod eich cynlluniau yn diwallu anghenion y bobl rydych yn ceisio eu targedu
  • Beth arall rydych wedi'i ystyried a pham nad ydynt yn opsiynau cystal ar gyfer y prosiect hwn.

Dechrau meddwl am y canlynol:

  • amcanion; 
  • sut y maen nhw'n cyd-fynd â chanlyniadau, targedau (targedau'r gynulleidfa a thargedau ar gyfer allbynnau fel nifer y taflenni, gweithdai, recordiadau hanes llafar ac ati), adnoddau, cyllideb, amserlen a mesurau llwyddiant Cronfa Dreftadaeth y Loteri.

Efallai y bydd angen i chi aros cyn cwblhau'r adran hon nes eich bod wedi drafftio'r cynllun gweithredu gan gynnwys eich dulliau o werthuso gweithgareddau unigol. 

Drafftio'r cynllun: cam 2

  1. Rhowch drosolwg o'r mathau o weithgareddau (ceir manylion yng Ngham 3) rydych eisiau eu cynnig a pha rai o'n canlyniadau rydych eisiau eu cyflawni.
  2. Nodwch sut y mae'r prosiect yn cyd-fynd â pholisïau priodol a gweithgarwch cyffredinol eich sefydliad. Dangoswch ymroddiad eich sefydliad i roi'r cynllun gweithgarwch ar waith.
  3. Crynhowch y dewisiadau rydych wedi'u gwneud a dywedwch wrthym pam mae'r cynulleidfaoedd hyn yn bwysig i'ch sefydliad.
  4. Rhowch ddisgrifiad realistig a chryno o'r hyn y bydd eich prosiect yn ei wneud i ymgysylltu pobl â threftadaeth eich prosiect. Gwnewch gysylltiadau ag unrhyw arddangosfa ar raddfa fawr neu gynlluniau dehongli.
  5. Amlinellwch gynlluniau ar gyfer sut y byddwch yn ymdrin ag unrhyw anawsterau posibl wrth ymgysylltu â phobl.
  6. Rhowch siart strwythuredig ar gyfer rheoli'r gweithgareddau yn eich prosiect.
  7. Crëwch ddisgrifiadau swyddi (gyda chyflogau cystadleuol, safonol y diwydiant) ar gyfer staff neu brentisiaid, disgrifiadau rôl ar gyfer gwirfoddolwyr a chrynodeb ar gyfer unrhyw weithwyr neu ymgynghorwyr llawrydd.
  8. Ystyriwch a yw eich costau arfaethedig yn realistig.
  9. Crynhowch eich cynlluniau cyffredinol ar gyfer gwerthuso eich mesurau llwyddiant o ran ymgysylltu â phobl.
  10. Nodwch sut y byddwch yn rhannu gwersi eich prosiect.
  11. Nodwch beth fydd yn digwydd unwaith y bydd y prosiect wedi'i gwblhau (buddiannau hirdymor). Meddyliwch am sut y gallai eich gwaith gyda chynulleidfaoedd, y buddiannau rydych yn eu creu a'r deunyddiau rydych yn eu defnyddio helpu i gynnal buddiannau eich prosiect.
  12. Amlinellwch sut y bydd eich sefydliad yn wahanol ar ôl y prosiect a sut y byddwch yn parhau i ddatblygu eich gwaith gyda chymunedau i sicrhau bod eich sefydliad yn gynaliadwy.
  13. Rhowch grynodeb o'r gyllideb ar gyfer y gweithgareddau, a ddylai fod yr un peth â'r hyn rydych chi'n ei roi yn Adran 7 o'r ffurflen gais ail rownd. (Bydd cyllideb fanwl ar gyfer y gweithgareddau yn adran 3 o'r cynllun gweithgarwch a thaenlen eich prosiect.)

Cam 3: Llunio cynlluniau gweithredu

Yn y cam hwn, byddwch yn datblygu cynllun manwl o'r hyn rydych chi'n mynd i'w wneud i ymgysylltu â phobl a chymunedau ynghylch treftadaeth eich prosiect.

Hwn yw'r cam hollbwysig ar gyfer penderfynu sut y byddwch yn cyflwyno eich gweithgareddau.

Camau gweithredu i'w hystyried yn ystod Cam 3

Trafod a myfyrio  

  • Cyfeiriwch at yr holl wybodaeth rydych wedi'i chasglu hyd yn hyn.
  • Adolygwch weithgareddau llwyddiannus (eich gweithgareddau chi a sefydliadau eraill).
  • Ymgynghorwch â phobl i greu syniadau newydd. Gallech gynnwys eich cynulleidfa darged wrth gynllunio gweithgareddau a fydd yn diwallu eu hanghenion a'u diddordebau – gelwir hyn yn 'gyd-greu'.
  • Siaradwch â phobl eraill sy'n cynllunio eich prosiect treftadaeth i sicrhau eich bod wedi gwneud yn fawr o'ch cyfleoedd. Er enghraifft, ydych chi wedi datblygu gweithgareddau sy'n helpu'r cyhoedd i ddysgu am unrhyw waith cadwraeth neu wedi darparu cyfleoedd ar gyfer hyfforddeion newydd? A allech chi gynnwys gweithgarwch sy'n gysylltiedig â recriwtio a hyfforddi llywodraethwyr newydd?

Meddyliwch am yr elfennau ymarferol mewn manylder  

  • Drafftiwch gynllun prosiect bach ar gyfer pob math o weithgarwch i sicrhau eich bod wedi meddwl am bopeth er mwyn gwneud i'r cynllun weithio. 
  • Ar gyfer gweithgareddau mawr, er enghraifft, rhaglen o weithdai neu arddangosfa, ysgrifennwch grynodebau ar gyfer cyflenwyr allanol, gofynnwch am ddyfynbrisiau, penderfynwch ar werth am arian.
  • Rhestrwch y cyfleusterau, cyfarpar ac adnoddau eraill sydd eu hangen ar gyfer pob gweithgarwch. 
  • Rhestrwch y sgiliau a phrofiad sydd eu hangen i gyflenwi pob gweithgarwch.

o    Adolygwch staff presennol a sgiliau gwirfoddoli; ystyriwch hyfforddi pobl fel eu bod yn gallu cyflenwi gweithgareddau. Gallech chi roi'r hyfforddiant hwn yn eich cynllun gweithredu fel un o'ch gweithgareddau prosiect.

  • Ymchwiliwch i bartneriaethau â sefydliadau eraill er mwyn manteisio ar eu hadnoddau, sgiliau ac arbenigedd. 
  • Ystyriwch yr angen am staff, gwirfoddolwyr, a gweithwyr llawrydd newydd;  ysgrifennwch ddisgrifiadau swyddi.

Gweithiwch ar y gyllideb  

  • Cyfrifwch gostau uniongyrchol cyfarpar, deunyddiau, staff llawrydd, teithio ac ati.
  • Cyfrifwch gyfraniadau mewn nwyddau, er enghraifft, amser gwirfoddolwyr neu gyfranwyr eraill i'ch gweithgarwch.
  • Adolygwch y gyllideb gyffredinol ar gyfer costau uniongyrchol a chyfraniadau mewn nwyddau a grëwyd gennych yng Ngham 2 a’u newid fel y bo angen i sicrhau eu bod yn realistig ac yn cynnig gwerth am arian.

Meddyliwch am werthuso

  • Adolygwch y dulliau gwerthuso gwahanol sydd ar gael i chi, er enghraifft, arolygon, arsylwi, llyfrau sylwadau a phenderfynwch pa un sy'n addas ar gyfer pob gweithgarwch.
  • Gosodwch dargedau ar gyfer pob gweithgarwch ac ar gyfer pob cynulleidfa, er enghraifft: 
  • targedau rhifol ar gyfer cynnydd mewn ymweliadau gan gynulleidfa darged;  
  • targedau ansoddol, er enghraifft, targedau ar gyfer bodlonrwydd ymwelwyr.
  • Ystyriwch yr adnoddau sydd eu hangen arnoch i werthuso, er enghraifft, pobl, arian, amser.

Trafodwch a myfyriwch eto

  • Rhannwch eich syniadau a drafftiwch amserlen gydag eraill sydd ynghlwm â'r prosiect, yn enwedig y Rheolwr Prosiect cyffredinol.

Ffactorau llwyddiant yng Ngham 3

Y gallu i ddangos y canlynol:

  • cynllun gweithredu sy'n manylu ar sut y bydd pobl yn ymgysylltu â'ch treftadaeth;
  • dangos y byddwch yn cyflawni nifer ac amrediad priodol o ganlyniadau am y grant yr ydych yn gwneud cais amdano; 
  • sut rydych chi'n mynd i gyflawni'r canlyniadau hyn drwy'r gweithgareddau.

Cael y canlynol:

  • cynllun gweithredu yn barod i'w atodi i'ch cais yn yr ail rownd
  • yr wybodaeth ar gyfer adran 4 a 7 o'r ffurflen gais ail rownd.

 

Ysgrifennu eich cynllun gweithredu

Wrth ichi fynd drwy gam 3, mae angen i chi drosglwyddo'r wybodaeth fanwl am y gweithgareddau rydych wedi'u cynllunio i gynllun gweithredu. Mae gennym fformat penodol ar gyfer cyflwyno'r cynllun gweithredu - gweler Atodiad 1 am y templed gyda thair enghraifft o weithgarwch. Mae'n debygol y bydd eich cynllun gweithredu yn dabl sylweddol a fydd yn ymestyn dros sawl tudalen. Cyflwynwch y tabl mor glir â phosibl – efallai y byddai'n syniad i chi osod y tudalennau ar ffurf A3 er mwyn gwneud y tabl yn haws ei ddarllen neu ei greu mewn taenlen.

I gefnogi amcanion eich prosiect, dylech ddarparu gwybodaeth fanwl o dan y penawdau canlynol:

  • eich gweithgareddau a gynlluniwyd – disgrifiad manwl o'r hyn y byddwch yn ei wneud
  • eich cynulleidfaoedd targed – pwy fydd yn elwa 
  • canlyniadau penodol eich prosiect – sut y bydd pobl yn elwa, gan sicrhau eu bod yn ymwneud yn uniongyrchol â chanlyniadau Cronfa Dreftadaeth y Loteri
  • yr adnoddau y byddwch eu hangen – gallai hyn gynnwys adnoddau partneriaid a chymorth mewn nwyddau i gyflenwi'r gweithgarwch
  • y costau rydych yn eu rhoi yng nghyllideb y prosiect 
  • eich amserlen – pryd y bydd gweithgareddau'n cael eu datblygu a phryd y cânt eu cyflenwi
  • eich targedau a mesurau llwyddiant – meintiol (er enghraifft nifer y cyfranogwr neu ddefnyddwyr) ac ansoddol (er enghraifft cyfradd bodlonrwydd y cyfranogwr neu  ddefnyddiwr)
  • eich dull o werthuso.

Dylech ailedrych ar gam 2 o'r broses er mwyn gwirio bod y penderfyniadau strategol a wnaed gennych yn dal i fod yn iawn. Os yw'r penderfyniadau'n iawn, dylech nawr fod yn gallu rhoi'r holl wybodaeth sy'n ofynnol yn adran 2 o'r cynllun gweithgarwch (y penderfyniadau strategol) a chwblhau'r cynllun.

Peidiwch ag anghofio trosglwyddo data o'ch cynllun gweithgarwch i ffurflen gais yr ail rownd - i adrannau 1, 6 ac 8 o'r ffurflen fel y nodir isod.

Mae cwestiwn 1g y ffurflen gais yn gofyn: Pwy fydd yn elwa o'ch prosiect? Crynhowch y cynulleidfaoedd targed sy'n cael eu manylu yn eich cynllun gweithgarwch. Os yw eich prosiect yn canolbwyntio ar safle sy'n denu ymwelwyr, mae cwestiwn 1h yn gofyn i chi am ragfynegiadau ymwelwyr. Caiff yr ateb hwn ei bennu gan ymchwil eich cynllun gweithgarwch.

Mae Adran 6 o'r ffurflen gais yn gofyn am gostau lefel uchaf eich prosiect, ac rydym yn gofyn am daenlen fanwl ar wahân. Yn eich cynllun gweithgarwch, byddwch wedi cyfrifo costau popeth rydych chi eisiau ei wneud yn eich prosiect nad yw'n waith cyfalaf. Dylech gynnwys y costau hyn yn gryno yn y ffurflen gais a sicrhau eu bod yn gyson â thaenlen eich prosiect cyffredinol.

Mae Adran 8 o'r ffurflen gais yn gofyn ichi ddweud wrthym am ddemograffeg y bobl yn eich sefydliad. Bydd hyn yn creu sylfaen er mwyn mesur y gwahaniaeth y mae eich prosiect wedi'i wneud, er enghraifft, o ran gweithgarwch megis recriwtio staff newydd neu wirfoddolwyr.

Awgrymiadau ar gyfer cynllunio llwyddiannus

Gwnewch y gwaith am y rhesymau cywir

Defnyddiwch y broses fel dull cynllunio cadarnhaol. Cynhyrchwch y cynllun i helpu i ddatblygu a chynnal eich sefydliad.

Ceisiwch gynnwys pobl

Defnyddiwch y broses i ddod â'r bobl a fydd yn hanfodol i lwyddiant eich prosiect at ei gilydd. Sicrhewch fod y ddogfen yn seiliedig ar ystod eang o safbwyntiau. Os nad yw'r bobl gywir ynghlwm â'r prosiect, gallai hyn arwain at oedi a chostau ychwanegol. Os yw'n briodol, dylech gynnwys unrhyw bartneriaid wrth lunio'r cynllun gweithgarwch a sicrhau eich bod yn ystyried eu safbwyntiau.

Gofynnwch am gymorth gan arbenigwr

Gallai fod angen arbenigwr arnoch chi a'ch tîm i helpu i gynllunio eich cynllun, i wneud ymchwil i'r gynulleidfa a hwyrach, sicrhau bod gan eich tîm y sgiliau i roi'r cynllun ar waith, yn enwedig os nad oes gennych hanes o ymgysylltu â'r cyhoedd. Gall y cyngor cywir hefyd arbed amser ac arian ichi yn yr hirdymor.

Gweithio gydag ymgynghorwyr

Os ydych chi'n gofyn am gymorth gan ymgynghorwyr i baratoi cynllun, gwnewch yn siŵr eich bod yn gweithio'n agos gyda nhw; dylech neilltuo ychydig o amser i wneud hyn. Gwnewch yn siŵr eich bod yn hapus â'u gwaith, a'u bod yn defnyddio eich gwybodaeth chi a gwybodaeth eich staff, gwirfoddolwyr neu bartneriaid, a'u bod yn creu dogfen sydd wirioneddol yn eich helpu.

Ei reoli

Byddwch yn barod i ymgymryd â rôl weithredol wrth reoli'r broses gynllunio. Gwnewch yn siŵr bod y cynllun rydych yn ei gynllunio neu'n ei gomisiynu yn eich helpu i ymgysylltu â'r cyhoedd mewn ffyrdd sy'n diwallu eu hanghenion ac yn helpu i gyflawni eich canlyniadau dewisol. Rheolwch y broses o'r drafodaeth gyntaf o'r syniad hyd at y broses gomisiynu i wneud yn siŵr fod pobl yn defnyddio'r cynllun yn yr hirdymor.

Cyfryngu

Defnyddiwch y cynllun i gyfryngu rhwng syniadau gwahanol am dreftadaeth. Er enghraifft, efallai y bydd gan arbenigwyr adeiladu ac arbenigwyr dysgu syniadau gwahanol am sut i reoli ac agor eich safle. Mae'n bwysig fod pawb yn eich sefydliad yn fodlon ar y cynllun gweithgarwch.

Ei fabwysiadu a'i ddefnyddio

Pa ddefnydd sydd i gynllun nad yw'n cael ei ddefnyddio?

Atodiad Maint
Action plan template12.4 KB 12.4 KB
Download as PDF155.19 KB 155.19 KB