Canllawiau derbyn grant: £100,000 i £250,000

Mae'r canllawiau hyn yn nodi sut y byddwch yn derbyn eich grant o £100,000 i £250,000.

Mae hefyd yn esbonio'r hyn a ddisgwyliwn gennych cyn, yn ystod ac ar ôl ei dderbyn.

Cyflwyniad

Llongyfarchiadau ar dderbyn Grant, edrychwn ymlaen at eich helpu i gyflawni Prosiect llwyddiannus. Mae'r arian a gewch yn arian cyhoeddus gan chwaraewyr y Loteri Genedlaethol, ac felly mae'n dyletswydd arnom i sicrhau ei fod yn cael ei reoli mewn ffordd atebol. Mae hyn yn golygu bod nifer o brosesau y mae angen i chi eu dilyn drwy gydol oes eich Prosiect. Rydym yn ceisio gwneud y rhain yn gymesur yn unol â lefel y Grant rydych yn ei dderbyn.

Rydym yn sylweddoli mai dyma'r tro cyntaf i chi dderbyn cyllid gennym ac efallai nad ydych yn siŵr ar sut i wneud cais am eich Grant a rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i ni am eich cynnydd. Bydd y ddogfen hon yn esbonio beth i'w wneud a bydd yn ateb unrhyw ymholiadau sydd gennych. 

Rydym yn hoffi gweithio mewn ffordd gydweithredol, felly cadwch mewn cysylltiad â ni os oes angen ein cefnogaeth arnoch. Eich pwynt cyswllt cyntaf â Chronfa Treftadaeth y Loteri Genedlaethol yw'r person a enwir yn y Llythyr Hysbysu Grant. Rydym yn disgwyl i chi ymateb yn brydlon i unrhyw geisiadau am wybodaeth ac i drafod unrhyw newidiadau sylweddol i'ch Prosiect gyda ni. Mae'n rhaid i chi fynd i'r afael ag unrhyw faterion a nodwyd gennym drwy gydol eich Prosiect.

Hoffem ymweld â'r holl sefydliadau yr ydym yn eu hariannu neu gwrdd â hwy ond yn anffodus, nid yw hyn bob amser yn bosibl. Fodd bynnag, gwahoddwch ni i ddigwyddiadau ac agoriadau prosiect allweddol a byddwn yn ceisio anfon cynrychiolydd lle bo hynny'n bosibl. 

Byddwn yn cynnal gwiriadau drwy gydol eich Prosiect i gadarnhau eich bod yn cyflawni'r Canlyniadau a nodwyd yn eich Cais a'r Dibenion Cymeradwy a nodir yn eich Llythyr Hysbysu Grant. 

Mae eich Contract Grant gyda ni, y Cyllidwr, yn cynnwys y canlynol:

  • Llythyr Hysbysu Grant;
  • Telerau Safonol y Grant
  • unrhyw amodau grant ychwanegol;
  • Ffurflen Caniatâd i Ddechrau wedi'i llofnodi. 

Os nad ydych yn cydymffurfio â'r Contract Grant, rydym yn cadw'r hawl i ofyn am ad-daliad o rywfaint neu'r cyfan o'ch Grant.

Mae'r ddogfen hon yn nodi ein harferion safonol ond nodwch y gallwn ddewis amrywio ein prosesau yn dibynnu ar amgylchiadau penodol eich Prosiect. 

Rydym wedi creu Rhestr Termau ddefnyddiol sydd wedi'i lleoli yn Atodiad E y ddogfen hon. Os nad ydych yn siŵr o unrhyw dermau a ddefnyddir yn y ddogfen hon, cyfeiriwch at yr adran hon. 

Gair i gall

  • Peidiwch â dechrau eich Prosiect cyn i ni roi caniatâd i chi; 
  • Ystyriwch gwerthuso eich Prosiect o'r dechrau;
  • Cydnabod eich cyllid a hyrwyddo'r Loteri Genedlaethol;
  • Cadwch olwg ar wariant eich Prosiect;
  • Cadwch olwg ar amserlen eich Prosiect;
  • Cofiwch gadw'r holl anfonebau a derbynebau;
  • Adnabod eich Dibenion Cymeradwy;
  • Adolygu a dysgu o'r hyn rydych yn ei wneud;
  • Cofiwch hawlio eich Grant;
  • Gwnewch yn siŵr eich bod yn siarad â ni am unrhyw faterion;
  • Cadwch dystiolaeth y prosiect, er enghraifft o lansiadau, gweithdai a hyrwyddo;
  • Yn anad dim arall, mwynhewch eich Prosiect!

Amserlen y prosiect 

  • Cyflwyno Caniatâd i Ddechrau o fewn 6 mis
  • Cyflawni eich gweithgaredd prosiect
  • Cyflwyno Adroddiad Cwblhau o fewn 3 mis
  • Hyd telerau'r contract hyd at 20 mlynedd (gweler adran 10)

Sut y byddwn yn gweithio gyda chi

Mae’r adran hon yn esbonio’r canllawiau rydym yn disgwyl i chi eu dilyn wrth gyflawni’ch Prosiect. Os ydych chi’n ansicr ynglŷn ag unrhyw un o’r pwyntiau sy’n codi, cysylltwch â ni.

Dogfennau pwysig

Rydym yn argymell i chi ymgyfarwyddo’ch hun â’r dogfennau canlynol cyn cychwyn ar eich Prosiect:

  • Contract y Grant;
  • Canllaw Ymgeisio;
  • Adran cydnabyddiaeth ein gwefan;
  • Gwerthusiad: Canllaw Arfer Da.

Mae'r holl ganllawiau ar gael yn adrannau Ariannu a chanllawiau Arferion Da y wefan.

Rydym yn argymell hefyd y dylai pawb sy’n cyfrannu at gyflawni eich Prosiect fod yn gyfarwydd â’r Cais a gyflwynwyd i ni, yn enwedig y Deilliannau a’r Dibenion Cymeradwy yr ymrwymoch chi i’w cyflawni.

Dyddiad y daw'r grant i ben 

Gallwch ddod o hyd i Ddyddiad Terfyn y Grant yn eich Llythyr Hysbysiad Grant. Mae’n seiliedig ar amserlen y Prosiect a nodwyd yn eich Cais.

Rhaid i chi gwblhau eich Prosiect a chyflwyno eich ffurflen Adroddiad Cwblhau a Gwneud Cais am Daliad Terfynol (mae mwy o wybodaeth am y ffurflen hon yn adran 9) erbyn Dyddiad Terfyn y Grant.

Os byddwch chi’n wynebu oedi wrth gyflawni eich Prosiect, gallwch wneud cais am estyniad i Ddyddiad Terfyn y Grant (gweler adran 6.2).

Rydym yn ceisio bod yn hyblyg ond ni allwn warantu estyniad ac, os bydd eich Prosiect yn cymryd mwy nag uchafswm o bum mlynedd i’w gwblhau o ddyddiad eich Llythyr Hysbysiad Grant, gallwn ddewis cau eich Grant a gwneud cais am i chi ad-dalu eich Grant neu ran ohono.

Hyrwyddo eich grant Loteri Genedlaethol

Mae hyrwyddo a chydnabod y Loteri Genedlaethol yn amod o Gontract y Grant. Gallwch ddysgu mwy am ein gofynion cydnabyddiaeth ar ein gwefan. Yn ogystal â chydnabod eich Grant, rydym yn disgwyl i chi ddarparu mynediad a/neu gynigion arbennig i chwaraewyr y Loteri Genedlaethol, bob blwyddyn o leiaf. Er enghraifft, efallai y byddwn yn gofyn i chi gymryd rhan mewn ymgyrch i ddiolch i chwaraewyr y Loteri, er enghraifft, yr ymgyrch #Diolchichi.

Rydym yn eich annog i ddatblygu cynigion neu hyrwyddiadau arloesol a chreadigol i ddiolch i chwaraewyr y Loteri Genedlaethol am eu cefnogaeth ac i godi ymwybyddiaeth o’n cyllid. Mae enghreifftiau o’r rhain, a phethau creadigol eraill mae Prosiectau wedi’u gwneud, ar ein gwefan.

Rhaid i chi gydnabod eich Grant yn gyhoeddus cyn gynted ag y bydd eich Prosiect yn cychwyn trwy ddangos logo cydnabod y Loteri Genedlaethol. Gallwch ddysgu mwy am sut i wneud cais am ddeunydd cydnabod yn adran 3 o’r ddogfen hon.

Rhaid i chi sicrhau hefyd eich bod yn cynnwys logo’r Loteri Genedlaethol ar unrhyw wybodaeth rydych yn ei chynhyrchu am eich Prosiect, er enghraifft, gwybodaeth neu ddeunyddiau ymgynghoriad cyhoeddus neu godi arian. Yn ogystal, rhaid i chi gynnwys y logo ar bob adroddiad neu arolwg arbenigol ac ar bob dogfen dendro neu hysbyseb swydd a ariennir gan eich Grant. I gael mwy o wybodaeth, ewch i’n gwefan.

Os na fyddwch yn cydymffurfio â’n canllawiau cydnabyddiaeth, rydym yn cadw’r hawl i roi’r gorau i wneud taliadau a gwneud cais am i chi ad-dalu eich Grant neu ran ohono.

Os ydych chi angen unrhyw help neu os oes gennych chi unrhyw gwestiynau ynglŷn â chydnabod eich Grant, cysylltwch â ni.

Rhoi cyhoeddusrwydd i'r grant

Mae’n bwysig i chi roi cyhoeddusrwydd i’ch Grant yn y cyfryngau lleol fel bod chwaraewyr y Loteri Genedlaethol yn gwybod ble mae eu harian yn cael ei wario. Byddwn yn cyhoeddi’r ffaith eich bod chi wedi cael Grant ar ein gwefan o fewn 20 diwrnod i ddyfarnu eich Grant.

Gallwn eich helpu chi gydag ymholiadau ynghylch cyhoeddusrwydd a’r cyfryngau. Mae templed o ddatganiad i’r wasg ar ein gwefan; mae’r templed yn cynnwys y geiriad cywir, felly y cyfan sydd angen i chi ei wneud yw mewnosod gwybodaeth eich Prosiect lle bo angen.

Caffael: Ymgynghorwyr, Contractwyr a Chyflenwyr

Ym mhob prosiect, pryd bynnag y byddwch yn defnyddio'ch grant i brynu nwyddau, gwaith neu wasanaethau, byddwn yn gofyn i chi roi manylion y broses gaffael i ni (sef y broses brynu, tendro a dethol). Os ydych eisoes wedi prynu nwyddau, gwaith neu wasanaethau ar gyfer eich prosiect, bydd angen i chi ddweud wrthym sut y gwnaethoch hynny. Ni allwn dalu eich grant os nad ydych wedi dilyn y weithdrefn ganlynol.   

Dylech bob amser ystyried triniaeth gyfartal, tryloywder, cydgydnabyddiaeth a chymesuredd wrth gaffael unrhyw nwyddau, gwaith neu wasanaethau.    

Os ydych yn grantî Corff Cyhoeddus neu os yw eich prosiect yn ddarostyngedig i ddeddfwriaeth Caffael Cyhoeddus, yna mae'n rhaid i chi ddilyn y ddeddfwriaeth berthnasol.    

Mae'n rhaid i weithdrefnau i recriwtio ymgynghorwyr a chontractwyr fod yn deg ac yn agored a chydymffurfio â deddfwriaeth cydraddoldeb a chyflogaeth berthnasol. Dylai ffioedd ar gyfer unrhyw ymgynghorwyr neu weithwyr proffesiynol eraill a recriwtiwyd gennych yn ystod y prosiect fod yn unol â chanllawiau proffesiynol a dylent fod yn seiliedig ar fanyleb ysgrifenedig glir. Os oes unrhyw un o'r contractwyr, cyflenwyr neu ymgynghorwyr yr hoffech eu penodi yn gysylltiedig, er enghraifft ffrindiau agos neu berthnasau, neu os oes unrhyw gyswllt ariannol fel perchnogaeth y cyflenwyr hyn bydd angen i chi gael ein caniatâd ysgrifenedig gennym yn gyntaf.  

Os ydych yn ansicr ynglŷn â'ch rhwymedigaethau, rydym yn eich cynghori i gymryd cyngor proffesiynol neu gyfreithiol.  

O dan £10,000  

Os ydych yn prynu nwyddau, gweithiau neu wasanaethau am o dan £10,000 nid oes angen i chi dendro'n agored am y rhain na chael dyfynbrisiau lluosog. Byddwn yn dal i ddisgwyl i chi ddangos gwerth cyffredinol am arian.

Rhwng £10,000 a £50,000    

Mae'n rhaid i chi gael o leiaf dri dyfynbris cystadleuol ar gyfer yr holl nwyddau, gwaith a gwasanaethau gwerth £10,000 neu fwy (ac eithrio TAW) yr ydym wedi cytuno i'w hariannu.   

Nid oes angen i chi o reidrwydd benodi'r contractwr, y cyflenwr na'r ymgynghorydd sy'n darparu'r dyfynbris isaf. Wrth benderfynu pwy i'w benodi ar gyfer eich prosiect, dylech edrych ar y gwerth am arian cyffredinol y mae'r dyfynbris yn ei gyflwyno a sgiliau, profiad a hyfywedd ariannol y contractwr, y cyflenwr neu'r ymgynghorydd.    

Mwy na £50,000  

Ar gyfer yr holl nwyddau, gwaith a gwasanaethau sy'n werth mwy na £50,000 (ac eithrio TAW), mae'n rhaid i chi ddarparu prawf o weithdrefnau tendro cystadleuol. Dylech fod yn creu adroddiad ar y tendrau yr ydych wedi'u derbyn, ynghyd â'ch penderfyniad i'w derbyn.   

Nid oes angen i chi benodi'r contractwr, y cyflenwr na'r ymgynghorydd sy'n darparu'r dyfynbris isaf o reidrwydd. Wrth benderfynu pwy i'w benodi ar gyfer eich prosiect, dylech edrych ar y gwerth am arian cyffredinol y mae'r dyfynbris yn ei gyflwyno a sgiliau, profiad a hyfywedd ariannol y contractwr, y cyflenwr neu'r ymgynghorydd.   

Mewn rhai amgylchiadau, nid oes angen i chi ymgymryd â gweithdrefn dendro gystadleuol a dim ond un sefydliad y gallwch ei wahodd i dendro. Dyma lle:

  •  cyfanswm pris y contract yn llai na £10,000,  
  • mae cytundeb fframwaith ar waith ar gyfer cyflenwi nwyddau, gwaith neu wasanaethau sydd wedi'u tendro'n gystadleuol o'r blaen, ac mae'r nwyddau neu wasanaethau yn uniongyrchol berthnasol i gwmpas y gwaith prosiect sydd i'w wneud,  
  • mae contract prosiect wedi'i sefydlu, sydd wedi'i dendro'n gystadleuol o'r blaen, ac mae'n rhesymegol ymestyn i gwmpasu gwaith prosiect ychwanegol. Yn yr achos hwn, rhaid i chi gadarnhau:   
  • yn achos gwaith cyfalaf gellir cymhwyso prisiau'r rhan fwyaf o elfennau gwaith, gan gynnwys rhagbarafonau, gorbenion ac elw yn uniongyrchol o'r contract presennol i'r gwaith newydd,  
  • mae'r gwaith newydd yn llai o ran maint, ac mae o fath tebyg i'r prif waith contract,  
  • ni fydd y contractwr yn hawlio amhariad na chost estynedig i'r prif gontract os cyflwynir y gwaith newydd,  
  • mae'r contract presennol yn cyfyngu ar waith sy'n cael ei wneud gan eraill,  
  • mae'r nwyddau, y gwaith neu'r gwasanaethau sydd eu hangen yn unigryw fel y nodir mewn manyleb gofyniad heb ei frandio ac nid yw'n bosibl eu cael o ffynonellau eraill drwy dendr cystadleuol,  
  • gallwch ddangos eich bod wedi ceisio tendro'r nwyddau, y gwaith neu'r gwasanaethau yn agored ac yn gystadleuol ond nad oeddech wedi cael digon o ddiddordeb. Cyflwynwyd yr unig dendr a dderbyniwyd gan ddarparwr gwasanaeth a oedd yn credu eu bod yn gwneud hynny mewn cystadleuaeth ag eraill,   
  • gwaith brys lle gellir dangos y byddai'r amser a gymerir i gael tendrau yn peryglu'r prosiect ac yn ychwanegu'n sylweddol at gostau yn y pen draw,  
  • nid yw'r cwmni sy'n darparu'r tendr sengl wedi'i gysylltu, naill ai drwy berchnogaeth neu drwy gysylltiadau teuluol, ag uwch gynrychiolwyr y grantî.  

Byddwn hefyd yn ei gwneud yn ofynnol i chi ystyried gwerthoedd cymdeithasol yn eich proses gaffael, gan gynnwys:

  • Cadwyni cyflenwi amrywiol  
  • Gwell cyflogadwyedd a sgiliau  
  • Cynhwysiant, iechyd meddwl a llesiant
  • Cynaliadwyedd amgylcheddol  
  • Cadwyni cyflenwi diogel  

Dylech sicrhau bod unrhyw gontractwr/cyflenwr/ymgynghorydd a allai gyfrannu at greu Allbynnau Digidol yn ymwybodol o'n gofyniad i brosiectau rannu'r rhain o dan Drwydded neu gymhwyster cyfatebol creative Commons Attribution 4.0, a sicrhewch fod gennych gytundeb i'r gwaith dilynol gael ei rannu fel hyn. Lle nad yw hyn yn bosibl, rhaid i chi ofyn am gytundeb ysgrifenedig i wneud trefniadau amgen gyda ni, er enghraifft i ddefnyddio Trwydded Agored amgen, cyn cyhoeddi unrhyw gontract gwaith.

Recriwtio staff

Rhaid i bob swydd gael ei hysbysebu, gyda’r eithriadau canlynol:

  • Os oes gennych chi aelod staff cymwys ar eich cyflogres rydych chi’n ei symud i’r swydd a grëwyd gan eich Prosiect;
  • Os oes gennych chi aelod staff cymwys ar eich cyflogres rydych chi’n cynyddu ei oriau fel y gall weithio ar y Prosiect. Yn yr achos hwn, byddwn yn ariannu cost ei oriau ychwanegol a dreulir ar y Prosiect a bydd angen i chi ddweud wrthym am y rôl y bydd yn ei chyflawni;

Efallai y byddwn yn gofyn am gael gweld tystiolaeth o’r weithdrefn recriwtio a ddilynwyd, felly cadwch y cofnodion hyn yn ddiogel.

Os ydych chi’n symud aelod staff presennol i swydd a grëwyd gan y Prosiect, gallwn dalu naill ai gost yr aelod staff hwn neu gost llenwi ei swydd wag, pa un bynnag yw’r lleiaf (lle mae gweithiwr cyflogedig yn cael swydd newydd a’r swydd wag yn cael ei llenwi dros dro gan weithiwr cyflogedig arall).

Os hoffech chi benodi unrhyw aelodau staff newydd ar eich Prosiect sy’n gysylltiedig ag unrhyw aelodau staff yn eich sefydliad, er enghraifft, unrhyw ffrindiau agos, perthnasau neu gyn-aelodau staff, bydd angen i chi gael caniatâd ysgrifenedig gennym ni yn gyntaf.

Dylai pob cyflog fod yn seiliedig ar ganllawiau’r sector neu swyddi tebyg mewn mannau eraill.

Rydym wedi ymrwymo i sicrhau bod y sector treftadaeth yn gynhwysol a chynaliadwy. Rhaid i chi ddefnyddio’r gyfradd Cyflog Byw (a Chyflog Byw Llundain lle bo hynny’n berthnasol) ar gyfer holl staff y Prosiect.

TAW

Ni allwn dalu costau’r TAW y gallwch eu hadennill, felly eich cyfrifoldeb chi yw cael cyngor priodol.

Os bydd eich statws TAW yn newid yn ystod eich Prosiect, byddwn yn lleihau ein cyfraniad at y costau lle rydych wedi llwyddo i adennill y TAW.

Tanwariant TAW:

Os ydych chi’n gwario llai ar TAW nag a amlinellwyd yn yr adran Costau’r Prosiect yn eich Cais, gallwch, gyda’n caniatâd ni, drosglwyddo’r tanwariant i bennawd cost arall os gellir dangos angen clir. Bydd angen i chi ddangos sut y bydd y newidiadau hyn yn eich helpu i gyflawni eich Prosiect i gyflawni eich Dibenion Cymeradwy.

Enghraifft A:

Rydych wedi cynnwys cyllideb ar gyfer TAW yn erbyn y pennawd cost Ffioedd Proffesiynol yn eich Cais. Ar ôl mynd trwy broses dendro i benodi ymgynghorydd, nid yw’r person rydych yn ei benodi wedi cofrestru ar gyfer TAW, felly nid oes angen y gyllideb ar gyfer TAW ar Ffioedd Proffesiynol mwyach.

Yn ystod y broses dendro i benodi contractwr i gyflawni’r gwaith cadwraeth, rydych yn sylweddoli bod y tendrau’n uwch nag yr oeddech wedi cyllidebu ar eu cyfer. Gallai’r tanwariant TAW ar Ffioedd Proffesiynol, gyda’n caniatâd ni, gael ei drosglwyddo i’r pennawd cost Atgyweirio a Chadwraeth i ariannu’r diffyg.

I gael mwy o wybodaeth am symud costau rhwng penawdau, ewch i adran 6.3 Newidiadau i’r Gyllideb.

Gorwariant TAW:

Lle bo cost y TAW yn uwch na’r swm a amlinellwyd yn yr adran Costau’r Prosiect yn eich Cais, byddem yn disgwyl i chi ddod o hyd i’r costau ychwanegol o rywle arall (er enghraifft, eich cronfeydd eich hun neu o ffynhonnell cyllid arall) gan y gallai trosglwyddo cyllid o bennawd cost arall i dalu unrhyw orwariant TAW effeithio ar ddarpariaeth eich Prosiect a’r Dibenion Cymeradwy. O dan rai amgylchiadau, efallai y byddwn yn caniatáu i chi ddefnyddio eich cronfeydd wrth gefn i fynd i’r afael â thanwariant TAW; rhaid i chi gysylltu â ni i drafod hyn.

Cofnod ffotograffig

Disgwyliwn i chi gasglu ffotograffau drwy gydol eich Prosiect yn dangos eich cynnydd y dylech ei gyflwyno gyda'ch Adroddiad Cynnydd (lle bo'n berthnasol). Bydd angen i chi ddarparu cofnod ffotograffig o'ch Prosiect gyda'ch Adroddiad Cwblhau a'ch ffurflen Cais am Daliad Terfynol sy'n cynnwys o leiaf bum delwedd ddigidol cydraniad uchel ar ffurf electronig sy'n dangos gwahanol agweddau ar eich Prosiect.

Dylai'r delweddau ddangos eich Prosiect ar waith a'i ganlyniad. Bydd angen i chi ddarparu sampl o ddelweddau sy'n dangos eich Prosiect cyn, yn ystod ac ar ôl iddo ddod i ben. Wrth lenwi eich Adroddiad Cynnydd a'ch Adroddiad Cwblhau a'ch ffurflen Gais am Daliad Terfynol gallwch roi gwybod i ni a oes deunydd o'ch Prosiect ar gael ar y rhyngrwyd a ble y gellir dod o hyd iddo.

Efallai y byddwn yn defnyddio eich delweddau mewn deunydd cyhoeddusrwydd.  Yr ydych yn rhoi'r hawl inni ddefnyddio'r rhai yr ydych yn eu darparu inni ar unrhyw adeg, gan gynnwys eu newid. Rhaid i chi gael yr holl hawliau sydd eu hangen arnoch chi a ni i'w defnyddio cyn i chi eu defnyddio neu eu hanfon atom. Dylai'r delweddau hyn, ynghyd ag Allbynnau Digidol eraill o'ch prosiect, hefyd gael eu rhannu â Thrwydded Agored (Creative Commons Attribution 4.0 International). Os nad chi yw deiliad yr hawliau, rhaid i chi sicrhau bod gennych gytundeb i rannu'r delweddau hyn o dan y Drwydded Agored benodedig hon.

Rhaid i chi sicrhau eich bod yn casglu caniatâd ysgrifenedig priodol gan unrhyw un sy'n ymddangos yn y delweddau hyn y gellir eu hailddefnyddio mewn perthynas â deunyddiau cyhoeddusrwydd a hyrwyddo, ac y gellir eu rhannu ar-lein o dan y Drwydded Agored benodedig. Mae hyn yn arbennig o bwysig lle mae delweddau'n cynnwys pobl ifanc neu oedolion sy'n agored i niwed a lle mae'n rhaid ceisio caniatâd penodol ymlaen llaw. Os oes angen unrhyw ganllawiau arnoch ar hyn, siaradwch â ni.

Os nad yw eich delweddau'n addas i'w rhannu o dan Drwydded Agored, bydd angen rhoi trefniadau eraill ar waith. Siaradwch â ni cyn gynted â phosibl.

Cynllun Grantiau Cymunedol

Fel rhan o’ch Prosiect, efallai eich bod wedi gofyn i ni gyfrannu at gronfa wedi’i chlustnodi y gallwch chi ei defnyddio i ariannu grwpiau/sefydliadau eraill (rydym yn eu galw’n Grantîwyr Cymunedol) i ddarparu Prosiectau arwahanol bach (Grantiau Cymunedol). Bydd y Grantiau Cymunedol hyn yn cyfrannu at nodau cyffredinol eich Prosiect. Rhaid i unrhyw Grantiau fel y rhain ddangos gwerth da am arian, a dylai’r budd i’r cyhoedd orbwyso unrhyw fudd preifat. Byddwch yn rheoli’r gronfa, yn datblygu proses ymgeisio gyda phanel penderfynu ac yn monitro cynnydd. Mae'n rhaid i’r Cynllun Grant Cymunedol gael cyhoeddusrwydd gennych chi hefyd, fel ei fod yn hysbys ac yn agored i bawb.

Gall y grantiau hyn gynnwys gweithgareddau a/neu waith cyfalaf ar dir dan berchnogaeth trydydd parti (gweler Atodiad B).

I gael mwy o wybodaeth am gyflawni Cynllun Grant Cymunedol ac i weld y Cwestiynau Cyffredin, ewch i’n gwefan.

Ffurflenni Ar-lein a Mewngofnodi i'r Porth

Bydd angen i chi lenwi pedair ffurflen ar-lein; mae pob ffurflen yn gysylltiedig â thaliad Grant penodol a rhaid i’r Ffurflen Gwneud Cais am Daliad gael ei chyflwyno gyda’r Adroddiad Cynnydd er mwyn derbyn ail daliad eich Grant. Gallwch gael mynediad at bob ffurflen trwy’r porth ar ein gwefan (yr ardal lle wnaethoch chi lenwi a chyflwyno’ch Cais).

I fewngofnodi i’r porth, bydd angen i chi ddefnyddio’r cyfeiriad e-bost a’r cyfrinair a ddefnyddioch chi wrth wneud cais am Grant. Os yw’ch cyfeiriad e-bost wedi newid ers i chi gyflwyno’ch Cais, cysylltwch â swyddfa leol Cronfa Treftadaeth y Loteri Genedlaethol.

Telir eich Grant mewn tri rhandaliad; byddwch yn derbyn 50% o’ch Grant ymlaen llaw ar ôl i chi gyflwyno’r ffurflen Caniatâd i Gychwyn a Gwneud Cais am Daliad. Byddwch yn derbyn y 40% nesaf ar ôl i chi ddarparu tystiolaeth bod y 50% cyntaf o gyfanswm costau eich Prosiect wedi’i wario ac ar ôl i chi gyflwyno’r Adroddiad Cynnydd a’r Ffurflen Gwneud Cais am Daliad. Telir 10% olaf eich Grant ar ôl i’ch Prosiect gael ei gwblhau (i weld beth mae ‘cwblhau’ yn ei olygu, ewch i adran 8) ac ar ôl i chi gyflwyno’r ffurflen Adroddiad Cwblhau a Gwneud Cais am Daliad Terfynol. I gael mwy o wybodaeth am sut mae’ch Grant yn cael ei dalu, ewch i adran 4.1.

Mewngofnodwch i'r porth ymgeisio.

Ffurflenni ar-lein a'r dogfennau ategol sydd eu hangen

Cais am Ganiatâd i Ddechrau a Thalu

  • Copi o ddatganiad banc diweddar, slip talu i mewn neu siec (gorfodol);
  • Rhagolwg llif arian y prosiect (gorfodol);
  • Strwythur rheoli prosiectau a dulliau o ddewis ymgynghorwyr, contractwyr a chyflenwyr (gorfodol);
  • Amserlen y prosiect (gorfodol);
  • Prawf o gyllid partneriaeth (gorfodol os nodir hynny yn eich Cais);
  • Cynllun codi arian (gorfodol os yw'n berthnasol);
  • Prawf dogfennol o berchnogaeth eiddo gan gynnwys, er enghraifft, copïau cyfredol o gofrestr teitl y Gofrestrfa Tir (gyda chynllun), prydlesau a thystiolaeth o unrhyw forgeisi presennol (gorfodol os yw'n berthnasol);
  • Prawf o unrhyw ganiatadau neu drwyddedau statudol angenrheidiol (gorfodol os yw'n berthnasol).

Adroddiad cynnydd

  • Ffotograffau yn dangos cynnydd eich Prosiect (gorfodol);
  • Cofnod o weithgareddau neu ddigwyddiadau rydych chi wedi’i trefnu (gorfodol);
  • Detholiad/penodiad swydd (gorfodol os yn berthnasol);
  • Adroddiadau caffael (gorfodol os yn berthnasol).

Ffurflen Gwneud Cais am Daliad

  • Anfonebau’r Prosiect a dderbyniwyd yn ystod y cyfnod adrodd (gorfodol);
  • Tabl o gostau ar gyfer symiau llai na £250 (gorfodol os yn berthnasol).

Adroddiad Cwblhau a Chais Am Daliad Terfynol

  • Tystysgrif Cwblhau Ymarferol (gorfodol ar gyfer Prosiectau sydd wedi ymgymryd â gwaith cyfalaf);
  • Anfonebau prosiect a dderbyniwyd yn ystod y cyfnod adrodd (gorfodol);
  • Tabl o gostau am symiau o lai na £500 (gorfodol os yw'n berthnasol);
  • Cofnod ffotograffig o'ch Prosiect (gorfodol);
  • Rhestr o Allbynnau Digidol a chyfeiriad gwe (URL) y wefan neu wefannau lle gellir eu gweld (gorfodol);
  • Adroddiad Gwerthuso (gorfodol);
  • Cofnod o Grantiau Cymunedol a ddyfarnwyd (gorfodol os yw'n berthnasol).

Gallwch atodi dogfennau ategol i bob ffurflen; uchafswm nifer y dogfennau ategol y gallwch chi eu hatodi yw 10. Y maint ffeil mwyaf ar gyfer pob dogfen yw 5 megabeit (MB); y terfyn maint cyffredinol ar gyfer yr holl ddogfennau ategol yw 20MB.

Mae’n bwysig bod y dogfennau a gyflwynir yn eglur ac wedi’u henwi mewn ffordd sy’n disgrifio eu cynnwys. Wrth gyflwyno anfonebau, dylent gael eu huno mewn un ffeil a’u gosod yn y drefn y maent yn ymddangos yn yr hawliad. Dylai sganiau fod yn fonocrom (du a gwyn neu lwyd) yn ddelfrydol gan y bydd y rhain yn ffeiliau llai o faint a fydd yn eich galluogi i atodi mwy.

Dylai pob dogfen fod mewn fformat PDF, ac eithrio taenlenni a ddylai fod yn eu fformat gwreiddiol.

Os ydych chi angen atodi dogfennau ychwanegol neu ddogfennau mawr iawn, anfonwch nhw mewn e-bost i swyddfa leol Cronfa Dreftadaeth y Loteri Genedlaethol, gan sicrhau eich bod yn dyfynnu cyfeirnod eich Prosiect yn y teitl.

Mae Ffurflen Cydnabyddiaeth ar gael hefyd ar gyfer gwneud cais am ddeunyddiau cydnabyddiaeth gennym, er enghraifft, byrddau arwyddion, placiau, bathodynnau a sticeri. Noder bod deunyddiau cydnabyddiaeth am ddim. I gael mwy o wybodaeth am gydnabyddiaeth, ewch i’n gwefan .  

Caniatâd i Ddechrau

Fel arfer, rydym yn disgwyl i chi gyflwyno eich ffurflen Caniatâd i Gychwyn o fewn tri mis i ddyddiad eich Llythyr Hysbysiad Grant. Os bydd unrhyw oedi sylweddol ac nad yw wedi dod i law o fewn chwe mis, gallwn benderfynu tynnu’r cynnig Grant yn ôl.

Cyn i ni allu rhoi Caniatâd i Gychwyn i chi a rhyddhau eich Grant, bydd angen i chi gwblhau’r tasgau canlynol (os yn berthnasol):

  • Sicrhau’r holl gyllid partneriaeth (os nodir yn eich Cais);
  • Cael caniatâd statudol, er enghraifft, cydsyniad neu gynneddf adeiladau rhestredig;
  • Sicrhau unrhyw drwyddedau angenrheidiol, er enghraifft, trwydded madfallod y dŵr neu ystlumod;
  • Sicrhau perchnogaeth Eiddo rhydd-ddaliad neu lesddaliad i fodloni ein gofynion – gweler Atodiad A.

I gychwyn eich Prosiect a derbyn eich taliad Grant cyntaf, rhaid i chi lenwi’r ffurflen Caniatâd i Gychwyn a Gwneud Cais am Daliad ar-lein.

Rhaid i’r ffurflen gael ei llenwi gydag o leiaf ddau lofnod yn yr adran Manylion Cyfrif Banc a llofnod pellach yn yr adran Datganiad. Trwy lofnodi’r Datganiad, rydych yn cadarnhau bod eich sefydliad yn derbyn eich Grant ac yn cytuno i gydymffurfio â Chontract y Grant. Dylech chi gadw copi wedi’i lofnodi ar gyfer eich cofnodion.

Ar ôl i ni gymeradwyo’ch cais, byddwn yn rhoi gwybod i chi ac yn awdurdodi taliad cyntaf eich Grant. Yna, gallwch gychwyn ar eich Prosiect. Ni ddylech chi gychwyn unrhyw waith ar eich Prosiect hyd nes y byddwch chi wedi cael caniatâd ysgrifenedig gennym ni i wneud hynny. Os byddwch chi’n gwneud hynny, byddwch chi’n gwneud hynny ar eich risg eich hun.

Ni fyddwn yn gwneud unrhyw daliadau Grant i chi hyd nes y bydd eich ffurflen Caniatâd i Gychwyn a Gwneud Cais am Daliad wedi’i chymeradwyo. Byddwn yn defnyddio’r wybodaeth a gyflenwch gyda’r ffurflen hon i’n helpu ni i fonitro cynnydd a pherfformiad eich Prosiect.

Mae canllaw cam wrth gam ar sut i lenwi’r ffurflen Caniatâd i Gychwyn a Gwneud Cais am Daliad yn Atodiad C.

Talu eich Grant

Byddwn yn talu eich Grant mewn ôl-ddyledion unwaith y gallwch ddarparu anfonebau neu dderbyniadau sy'n dangos gwariant eich Prosiect. Byddwn yn cytuno ar amserlen dalu gyda chi ar Ganiatâd i Ddechrau a bydd taliadau'n cael eu gwneud wrth i'r Prosiect fynd yn ei flaen, yn amodol ar i chi ddarparu tystiolaeth o wariant. 

Bydd angen i chi ddefnyddio'r ffurflen Cais am Daliad (gweler adran 8) i ofyn am daliad o'ch Grant. Fel arfer, rydym yn disgwyl i Adroddiad Cynnydd (gweler adran 7) gael ei gyflwyno gyda'r Ffurflen Gais am Daliad er mwyn derbyn taliad o'ch Grant gan mai dim ond ar ôl bod yn fodlon ar gynnydd eich Prosiect y byddwn yn rhyddhau taliadau.

Byddwn yn talu cyfran o'r costau yr ydych wedi'u hysgwyddo yn seiliedig ar y Ganran Grant a nodwyd yn eich Llythyr Hysbysu Grant. Felly, os byddwch yn darparu anfonebau sy'n dod i gyfanswm o £50,000 a'r Ganran Grant yw 85% bydd eich taliad Grant yn £42,500. Gweler adran 9.1 am enghraifft a weithiwyd o sut y cyfrifir Canran y Grant. 

Ein nod yw rhyddhau eich taliad Grant o fewn 10 diwrnod gwaith o dderbyn ffurflen Gais am Daliad wedi'i chwblhau a'r holl ddogfennau ategol gorfodol. Bydd taliad yn cael ei wneud i'r cyfrif banc a nodir yn eich ffurflen Caniatâd i Ddechrau.

Rydym yn cadw'r 10% olaf o'ch Grant yn ôl hyd nes y bydd y Prosiect wedi'i gwblhau a byddwn ond yn talu'r 10% llawn os yw cyfanswm costau'r Prosiect wedi'i wario ac y ceir tystiolaeth o'ch adroddiad cwblhau a'ch ffurflen Cais am Daliad Terfynol. 

Os ydych yn gwario llai na'ch costau y cytunwyd arnynt a bod eich Prosiect yn cwblhau o dan y gyllideb, bydd angen i chi ddychwelyd unrhyw Grant nad yw wedi'i wario i ni. Caiff hyn ei gyfrifo yn seiliedig ar eich costau Prosiect cyffredinol a'r Ganran Grant a nodir yn eich Llythyr Hysbysu Grant. Gweler adran 9.1 am ragor o fanylion am sut y cyfrifir y taliad terfynol o dan y gyllideb Prosiectau. 

Rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i ni am eich Prosiect

Ar ôl i ni gadarnhau bod gennych chi Ganiatâd i Ddechrau, nid oes angen i chi gyflwyno unrhyw ffurflenni pellach hyd nes y byddwch chi’n barod i hawlio ail randaliad eich Grant.

Fodd bynnag, rhaid i chi gysylltu â ni cyn gynted â phosibl ynglŷn ag unrhyw broblemau neu faterion sylweddol (er enghraifft, materion a allai arwain at newidiadau mewn costau, oedi difrifol neu fethu â chyflawni’r Dibenion Cymeradwy a’r Deilliannau) sy’n codi yn ystod eich Prosiect fel y gallwn ni ymateb a’ch cefnogi chi fel sy’n briodol. Rhowch wybod i ni ymlaen llaw am unrhyw ddigwyddiadau a rhowch y newyddion diweddaraf i ni am unrhyw lwyddiannau a straeon newyddion da.

Newidiadau i'r prosiect  

Ni allwch newid Dibenion Cymeradwy eich Prosiect heb ganiatâd ysgrifenedig ymlaen llaw gennym ni. Os ydych chi eisiau i ni ystyried unrhyw newidiadau i’ch Dibenion Cymeradwy, rhaid i chi anfon manylion ysgrifenedig y rhesymau dros y cais atom ac esbonio sut y bydd yn effeithio ar:

  • ansawdd ac Allbynnau eich Prosiect;
  • cost eich Prosiect;
  • yr amser rydych chi ei angen i gwblhau eich Prosiect;
  • hyfywedd eich Prosiect i’r dyfodol.

Yna, gallwn ailasesu’r Prosiect neu gymryd unrhyw gamau eraill a ystyrir yn angenrheidiol. Byddwn ni ond yn caniatáu’r newid os byddwch yn cytuno i gadw at delerau ac amodau ychwanegol.

Rhaid i unrhyw newidiadau a gytunir gyda ni fod yn ysgrifenedig a chael eu hadrodd hefyd yn eich Adroddiad Cynnydd a/neu eich ffurflen Adroddiad Cwblhau a Gwneud Cais am Daliad Terfynol.

Oediadau i’r Amserlen

Os credwch chi na fyddwch chi’n gallu cwblhau eich Prosiect cyn Dyddiad Terfyn y Grant a nodir yn eich Llythyr Hysbysiad Grant, cysylltwch â ni fel y gallwn ni drafod y mater gyda chi. Rydym yn ceisio bod yn hyblyg ond ni allwn warantu estyniad ac nid ydym yn disgwyl i’ch Prosiect gymryd mwy na phum mlynedd i’w gwblhau o ddyddiad eich Llythyr Hysbysiad Grant.

Newidiadau i'r gyllideb 

Mae eich Llythyr Hysbysiad Grant yn cynnwys costau’r Prosiect a gytunwyd fel rhan o’ch Grant. Dylai’r holl arian sy’n cael ei wario ar y Prosiect gael ei adrodd yn erbyn y penawdau cost hyn.

Os ydych chi angen gwneud mân newidiadau a symud arian rhwng y penawdau cost hyn er mwyn cyflawni eich Dibenion Cymeradwy, gallwch adrodd ar hyn yn eich Adroddiad Cynnydd. Rhaid i chi ddangos sut yr helpodd y newidiadau hyn chi i gyflawni eich Prosiect.

Rhaid i chi gysylltu â ni ymlaen llaw os ydych chi eisiau cynnig unrhyw newidiadau sylweddol i’r penawdau cost hyn a gwario symiau mawr o’ch cronfa wrth gefn.

Os byddwch chi’n gwario llai na’ch costau cytunedig a’ch bod yn cwblhau eich Prosiect heb wario’r gyllideb i gyd, byddwn yn addasu eich taliad terfynol yn unol â hynny ac efallai y bydd angen i chi ddychwelyd rhywfaint o’ch Grant atom (mae manylion sut y caiff hyn ei gyfrifo yn adran 9.1).

Os bydd cyfanswm cost y Prosiect yn cynyddu yn ystod y Prosiect, byddwn ond yn ystyried cynyddu eich Grant o dan amgylchiadau eithriadol. Yn yr achos hwn, bydd rhaid i chi ddarparu mwy o wybodaeth .

Ffurflen Adroddiad Cynnydd

Pan fyddwch yn barod i hawlio rhandaliad cyntaf eich Grant bydd angen i chi gyflwyno Adroddiad Cynnydd gyda'ch ffurflen Cais am Daliad. Dylech ddefnyddio'r ffurflen hon i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i ni am gynnydd eich Prosiect, byddwn yn cytuno ar Ganiatâd i Ddechrau faint o Adroddiadau Cynnydd y byddwn yn disgwyl i chi eu darparu drwy gydol y broses o gyflawni eich Prosiect.

Byddwn yn monitro cynnydd eich Prosiect i gadarnhau ei fod yn cyflawni’r Deilliannau a nodir yn eich Cais a’r Dibenion Cymeradwy a amlinellir yn eich Llythyr Hysbysiad Grant. Rhwng cyflwyno eich Adroddiad Cynnydd, mae’n bwysig eich bod yn rhoi’r newyddion diweddaraf i ni am eich cynnydd o ran cyrraedd cerrig milltir allweddol, er enghraifft, penodi contractwyr neu staff neu faterion sy’n codi fel y gallwn ymateb a’ch cefnogi fel sy’n briodol.

Mae canllaw cam wrth gam ar sut i lenwi’r ffurflen Adroddiad Cynnydd yn Atodiad D.

Ffurflen Cais am Daliad

Pan fydd gennych anfonebau neu dderbyniadau i ddangos eich gwariant Prosiect bydd angen i chi gyflwyno ffurflen Cais am Daliad gyda'ch ffurflen Adroddiad Cynnydd er mwyn gofyn am daliad o'ch Grant. Cyfeiriwch at adran 5 i gael rhagor o wybodaeth am sut y telir eich Grant.

Mae canllaw cam wrth gam ar sut i lenwi’r ffurflen Gwneud cais am Daliad yn Atodiad E.

Adroddiad Cwblhau a Ffurflen Gais Am Daliad Terfynol

Ar ôl i chi gwblhau eich Prosiect, rhaid i chi gyflwyno’r ffurflen Adroddiad Cwblhau a Gwneud Cais am Daliad Terfynol y gallwch chi gael gafael arni trwy’r porth ar-lein. Bydd y ffurflen hon yn eich galluogi i hawlio taliad terfynol eich Grant (hyd at 10%). Rydym yn argymell y dylech chi wneud hyn cyn gynted ag y gallwch chi grynhoi’r holl wybodaeth a thra bod y Prosiect yn dal i fod yn ffres yn eich meddwl.

Mae'n rhaid i chi gyflwyno’r ffurflen hon o fewn tri mis i gwblhau eich Prosiect. Os na fyddwn yn derbyn yr adroddiad o fewn yr amserlen hon, gallwn atal eich taliad terfynol neu ofyn am i chi ad-dalu eich Grant i gyd neu ran ohono.

Mae ‘cwblhau’ yn golygu:

  • bod eich Prosiect wedi gorffen, a’ch bod wedi cyflawni eich Dibenion Cymeradwy;
  • eich bod wedi cydnabod eich Grant a hyrwyddo’r Loteri Genedlaethol;
  • bod gennych Dystysgrif Cwblhau Ymarferol (ar gyfer Prosiectau sydd wedi cyflawni gwaith cyfalaf);
  • eich bod wedi gwerthuso eich Prosiect a chreu adroddiad;
  • eich bod yn gallu cyflenwi ffotograffau (JPEGs) o’r Prosiect a phrawf o gydnabyddiaeth o’n cyllid.
  • rydych wedi rhestru'r prosiectau Allbynnau Digidol ac wedi darparu cyfeiriad gwe (URL) y wefan neu wefannau lle gellir eu cyrchu.

Noder na fyddwn yn gwneud eich taliad terfynol hyd nes y byddwn wedi derbyn ac adolygu’r holl wybodaeth ofynnol, gan gynnwys eich Adroddiad Gwerthuso.

Ar ôl i chi wneud eich cais am y taliad Grant terfynol, ni fyddwn yn derbyn unrhyw geisiadau pellach am daliadau gennych. Felly, dylech gytuno ar eich cyfrifon terfynol gyda’ch contractwyr a’ch cyflenwyr cyn i chi wneud cais am y taliad Grant terfynol.

Byddwn yn parhau i gadw mewn cysylltiad â chi yn achlysurol ar ôl i chi gwblhau eich Prosiect, gan gynnwys trwy ein Harolygon Cwsmeriaid.

Mae canllaw cam wrth gam ar sut i lenwi’r ffurflen Adroddiad Cwblhau a Gwneud Cais am Daliad Terfynol yn Atodiad F.

Prosiectau na wariodd y gyllideb i gyd

Os byddwch chi’n gwario llai na’ch costau cytunedig a’ch bod yn cwblhau eich Prosiect heb wario’r gyllideb i gyd, bydd angen i chi ddychwelyd unrhyw Grant heb ei wario atom. Os yw’r tanwariant yn llai na 10% o’ch Grant, byddwn yn addasu taliad terfynol eich Grant yn unol â hynny. Os yw’r tanwariant yn fwy na 10% o’ch Grant, bydd angen i chi ddychwelyd y Grant nas gwariwyd atom trwy siec neu drosglwyddiad BACS (mae manylion banc ar gael ar gais). Bydd eich taliad terfynol yn cael ei gyfrifo yn seiliedig ar gostau cyffredinol eich Prosiect a Chanran y Grant a nodir yn eich Llythyr Hysbysiad Grant.

Enghraifft B:

Cyfanswm costau'r Prosiect yw £140,000, mae eich sefydliad yn cyfrannu £20,000 o gronfeydd wrth gefn a'ch Grant yw £120,000. Felly, canran y Grant yw 86% (Grant wedi'i rannu â chyfanswm costau'r Prosiect).

Os bydd eich Prosiect yn cwblhau o dan y gyllideb, byddwn yn addasu eich taliad terfynol yn unol â hynny ac efallai y bydd angen i chi ddychwelyd rhan o'ch Grant atom yn seiliedig ar y Ganran Grant. Er enghraifft, os yw eich Prosiect yn £5,000 o dan y gyllideb a chyfanswm eich gwariant a ddangosir yn £135,000, yna yn seiliedig ar Ganran y Grant o 86% byddai eich Grant yn cael ei addasu i £116,100. Felly, byddai eich taliad terfynol yn cael ei addasu o £12,000 i £8,100.

Dyddiad Cwblhau'r Prosiect a Hyd Contract Grant 

Y Dyddiad Cwblhau’r Prosiect ffurfiol yw dyddiad y llythyr y byddwn yn ei anfon atoch ar ddiwedd eich Prosiect yn rhoi gwybod i chi ein bod wedi derbyn yr holl ddogfennau angenrheidiol i gofnodi bod eich Prosiect wedi’i gwblhau. 

Mae eich Llythyr Hysbysiad Grant yn nodi am ba hyd y bydd Contract y Grant yn berthnasol i’ch Prosiect, ac felly am ba hyd y bydd rhaid i chi gyflawni ymrwymiadau parhaus y Prosiect. Mae’r rhain yn cychwyn pan fyddwch chi’n llofnodi eich ffurflen Caniatâd i Gychwyn a gallant bara sawl blwyddyn ar ôl i chi gwblhau eich Prosiect, yn dibynnu ar natur eich Prosiect, fel a ganlyn:

  • Gweithgaredd (er enghraifft arddangosfa a/neu ddigwyddiad heb unrhyw allbynnau digidol): daw'r contract Grant i ben ar Ddyddiad Cwblhau'r Prosiect;
  • Cyfalaf (er enghraifft gwaith adeiladu neu adfer newydd): ugain mlynedd ar ôl Dyddiad Cwblhau'r Prosiect;
  • Allbynnau digidol (er enghraifft creu gwefan): 'ar gael' (mae'r allbynnau ar gael am ddim ar-lein a gallwch roi mynediad i'r ffeiliau digidol ar alw) am bum mlynedd o ddyddiad cwblhau'r prosiect. Os yw'r ymgeisydd arweiniol yn berchennog treftadaeth preifat, bydd y Contract Grant yn para am 10 mlynedd o Ddyddiad Cwblhau'r Prosiect;
  • Caffael Os yw eich Prosiect yn cynnwys prynu eitem, tir neu adeilad treftadaeth, bydd telerau'r Contract Grant yn para am gyfnod amhenodol. Os ydych yn dymuno cael gwared ar yr hyn yr ydych wedi'i brynu yn y dyfodol, rhaid i chi ofyn am ein caniatâd a gallwn hawlio'r cyfan neu ran o'ch Grant yn ôl (gweler Atodiad A am ragor o wybodaeth). 

Bydd oedi o ran cyflwyno eich ffurflen Adroddiad Cwblhau a Gwneud Cais am Daliad Terfynol yn ymestyn hyd Contract y Grant .

Atodiad A: Perchnogaeth Eiddo

Perchnogaeth

Rydym yn disgwyl mai chi sydd piau unrhyw Eiddo (tir, adeiladau, eitemau treftadaeth neu Eiddo deallusol) y byddwch yn gwario eich Grant arno. Os na fyddwch yn bodloni ein gofynion perchnogaeth, bydd angen i chi wella eich hawliau.

Tir ac adeiladau – ar gyfer gwaith cyfalaf

Mae'n rhaid mai chi sydd piau’r rhydd-ddaliad neu bod gennych brydles sy’n bodloni’r gofynion canlynol:

  • Mae'n rhaid fod gan eich prydles gael 20 mlynedd ar ôl Dyddiad Cwblhau'r Prosiect.
  • Nid ydym yn derbyn prydlesi gyda chymalau torri (mae'r rhain yn rhoi'r hawl i un neu fwy o bartïon i'r brydles ddod â'r brydles i ben o dan rai amgylchiadau). 
  • Nid ydym yn derbyn prydlesi gyda fforffedu ar gymalau ansolfedd (mae'r rhain yn rhoi'r hawl i'r landlord ddod â'r brydles i ben os bydd y tenant yn mynd yn fethdalwr).
  • Mae'n rhaid i chi allu gwerthu ar, isosod y cyfan neu'r rhan a morgeisio eich prydles ond os byddwn yn dyfarnu Grant i chi, rhaid i chi gael ein caniatâd yn gyntaf i wneud unrhyw un o'r rhain.

Tir neu adeiladau o dan berchnogaeth trydydd parti

  • Tir/adeiladau o dan berchnogaeth trydydd parti: os mai trydydd parti sydd piau’r tir (a all gynnwys partner yn y Prosiect), byddwn naill ai’n gofyn i’r perchennog gofrestru ar gyfer Contract y Grant yn uniongyrchol gyda ni neu’n gofyn i chi lunio cytundeb cyfreithiol rwymol gyda’r perchennog. Gweler Atodiad B.

Caffael tir neu adeiladau

Os yw eich Prosiect yn cynnwys prynu tir neu adeiladau, rhaid i chi eu prynu ar rydd-ddaliad neu gyda phrydles sydd ag o leiaf 99 mlynedd ar ôl ohoni. 

Eitemau treftadaeth

Ar gyfer Prosiectau sy’n cynnwys prynu eitem dreftadaeth neu wneud gwaith cadwraeth ar eitem dreftadaeth (er enghraifft, trên stêm neu baentiad), rhaid i chi brynu’r eitem neu rhaid mai chi yw unig berchennog yr eitem.

Ni allwn ariannu unigolion preifat neu sefydliadau dielw i brynu adeiladau, tir neu eitemau treftadaeth.

Os ydych chi’n benthyca eitem(au) fel rhan o’r Prosiect (er enghraifft, ar gyfer arddangosfa) a gofynnir i chi gyfrannu at y costau cadwraeth, efallai y byddwn yn derbyn y gost hon os yw’n rhan fach o’ch Prosiect. Efallai y bydd angen i berchnogion yr eitem(au) fod yn rhan o’ch Cytundeb Partneriaeth neu’n rhan o Gontract y Grant os dyfernir Grant. Cysylltwch â ni i siarad am hyn os credwch y bydd hyn yn berthnasol i’ch Prosiect.

Os mai diben eich Prosiect adeiladu cyfalaf yw storio neu ddangos casgliad nad chi yw ei berchennog, bydd hi’n ofynnol i berchennog y Casgliad fod yn rhan o Gontract y Grant (ac unrhyw Amodau Ychwanegol a amlinellir yn y Llythyr Hysbysiad Grant) os dyfernir Grant. Cysylltwch â ni i siarad am hyn os credwch y bydd hyn yn berthnasol i’ch Prosiect.

Allbynnau Digidol

Mae gennym ofynion penodol, a amlinellir yn Nhelerau Safonol y Grant, ar gyfer ‘allbynnau digidol’ a gynhyrchir fel rhan o unrhyw Brosiect Cronfa Dreftadaeth y Loteri Genedlaethol. Rydym yn defnyddio’r term ‘allbwn digidol’ i gwmpasu unrhyw beth rydych yn ei greu yn eich Prosiect mewn fformat digidol gyda’r nod o sicrhau mynediad at dreftadaeth a/neu helpu pobl i ymgysylltu â threftadaeth a dysgu am dreftadaeth. Er enghraifft, gallai hyn olygu delweddau digidol, data neu ffeiliau sain, gwefan â deunyddiau treftadaeth, ap, Rhith-wirionedd neu ffilm a wnaed gan ddefnyddio technoleg ddigidol. 

Nid yw’r gofynion yn berthnasol i allbynnau digidol nad oes ganddynt unrhyw gynnwys treftadaeth neu nad ydynt yn annog pobl i ymgysylltu â threftadaeth e.e. gwefan sy’n cynnwys gwybodaeth am eich sefydliad/Prosiect neu restr o ddigwyddiadau yn unig.

Mae'n rhaid i bob allbwn digidol fod:

All digital outputs must be: 

  • fod 'ar gael' (h.y. mae'r allbynnau ar gael am ddim ar-lein; cedwir copïau o'r ffeiliau digidol yn ddiogel a gallwch roi mynediad i'r rhain ar alw) am bum mlynedd o ddyddiad cwblhau'r prosiect
  • 'gellir ei defnyddio' (mae'r allbynnau'n gweithredu fel y bwriadwyd ac yn cael eu diweddaru'n ddiweddaraf)
  • 'agored' (mae allbynnau digidol wedi'u trwyddedu i'w defnyddio gan eraill o dan drwydded Creative Commons 'Priodoleddau 4.0 Rhyngwladol (CC-BY 4.0), ac eithrio cod a metadata, y dylid eu rhyddhau o dan Ymroddiad Parth Cyhoeddus, oni bai ein bod wedi cytuno fel arall.

Os yw’r prif ymgeisydd yn berchennog preifat treftadaeth, bydd Contract y Grant yn para am 10 mlynedd o Ddyddiad Cwblhau’r Prosiect. Yn yr achosion hyn, rhaid i bob allbwn digidol fod:

  • ‘ar gael’ am 10 mlynedd o Ddyddiad Cwblhau’r Prosiect;
  • mae mwy o wybodaeth am ein gofynion trwyddedu ar gyfer prosiectau ar ein gwefan.

Rydyn ni'n disgwyl: 

  • gwefannau i fodloni o leiaf safon hygyrchedd Sengl A W3C; 
  • i chi ddefnyddio data, meddalwedd a gwasanaethau agored lle bo hynny'n bosibl;
  • i chi gyfrannu allbynnau digidol i gasgliadau treftadaeth priodol a phrosiectau gwybodaeth agored. 

Atodiad B: Tir mewn Perchnogaeth Trydydd Parti

Ar gyfer Prosiectau Naturiol a Thirwedd

Os yw’r tir sy’n destun i’ch Grant yn eiddo i drydydd parti neu drydydd partïon lluosog, dylai trefniadau gael eu rhoi ar waith rhwng y Grantî a phob perchennog tir. Nid oes yna fformat cytundeb rhagnodedig, ond mae gan Gronfa Treftadaeth y Loteri Genedlaethol ofynion penodol y dylid eu cynnwys mewn unrhyw gytundebau perchennog tir trydydd parti. O leiaf, dylai’r cytundebau perchennog tir gynnwys y canlynol:

  1. Manylion y partïon;
  2. Cadarnhad o ddaliad y tir (rhydd-ddaliad neu lesddaliad);
  3. Disgrifiad o’r Eiddo (gan gynnwys cynlluniau);
  4. Cyfamodau ar ran perchennog y tir i gynnal a chadw’r tir a darparu mynediad i’r cyhoedd yn unol â thelerau’r Grant (fel sy’n berthnasol);
  5. Darpariaeth y dylai unrhyw warediad yn y dyfodol fod yn amodol ar y cytundeb trydydd parti;
  6. Y bydd y cytundeb yn para 10 mlynedd o Ddyddiad Cwblhau’r Prosiect.

Bydd angen i chi ddarparu copïau o’r cytundebau perchennog tir i sicrhau cydymffurfiaeth â’r gofynion hyn. Bydd angen i’r cytundebau perchennog tir fod wedi’u cwblhau ac ar waith cyn i arian y Grant gael ei ryddhau ar gyfer gwaith ar bob llain o dir sy’n eiddo i drydydd parti.

Ar gyfer gwaith cyfalaf i dreftadaeth adeiledig – e.e. adeiladau, gerddi addurnol

Os yw eich Prosiect yn cynnwys gwaith sylweddol i adeilad treftadaeth sy’n eiddo i drydydd parti, fel arfer byddwn yn disgwyl i’r perchennog ddod yn Grantî ar y cyd neu roi prydles i chi sy’n bodloni ein gofynion (fel yr amlinellir isod). Mewn rhai sefyllfaoedd, yn hytrach nag ymuno â’r perchennog, byddwn yn gofyn iddynt lofnodi llythyr y byddwn yn ei baratoi.

Grantiau Cymunedol

Efallai yr hoffech wneud taliadau Grantiau Cymunedol i berchnogion trydydd parti (gan gynnwys perchnogion preifat) ar gyfer gweithgareddau a gwaith cyfalaf sy’n cyfrannu at gyflawni Deilliannau’r Prosiect. Os mai chi yw’r prif ymgeisydd, chi sy’n gyfrifol am sicrhau bod Deilliannau’r Prosiect yn cael eu cyflawni gan berchnogion tir trydydd parti (y Grantîwyr Cymunedol) a’ch bod yn cydymffurfio â Chontract y Grant, gan gynnwys ad-dalu’r Grant os oes angen.

Dylai hyn gael ei ffurfioli trwy gytundebau trydydd parti sy’n diffinio’r Deilliannau i’w cyflawni ar dir trydydd parti ac yn sicrhau gwaith rheoli a chynnal a chadw gwaith cyfalaf o’r dyddiad y disgwylir i’r gwaith gael ei gwblhau hyd at 10 mlynedd ar ôl Dyddiad Cwblhau’r Prosiect. Dylai hyn fod yn gytundeb cyfreithiol rhyngoch chi a’r Grantî Cymunedol.

Costau Cyfreithiol 

Gallwch gynnwys costau addasu a sefydlu unrhyw gytundebau trydydd parti, gan gynnwys cost cael cyngor cyfreithiol, fel rhan o’r costau yn eich Cais.

Atodiad C: Ffurflen Caniatâd i Ddechrau

Canllaw cam wrth gam i’r ffurflen Caniatâd i Ddechrau a Gwneud Cais am Daliad:

Manylion y Prosiect

Mae tudalen gyntaf y ffurflen Caniatâd i Ddechrau yn cael ei phoblogi'n awtomatig gyda'ch cyfeirnod Prosiect, teitl y Prosiect, eich sefydliad a'ch Dyddiad y Daw’r Grant i Ben.

Dibenion Cymeradwy

Mae'r Dibenion Cymeradwy yn crynhoi'r Prosiect a ddisgrifir yn eich Cais. Byddwn yn monitro eich Prosiect yn erbyn y Dibenion Cymeradwy a ddisgrifir yn eich Llythyr Hysbysiad Grant.

Bydd yr adran hon o'r ffurflen Caniatâd i Ddechrau yn tynnu drwodd yn awtomatig o'ch Llythyr Hysbysiad Grant.

Costau Cytunedig

Mae'r adran hon yn dangos tabl o gostau'r Prosiect y cytunwyd arnynt fel rhan o'ch Grant. Dylai'r holl arian a werir ar y Prosiect gael ei adrodd yn erbyn y penawdau costau a ddefnyddir.

Mae'r gallu i newid costau yma os ydyn nhw wedi newid ers dyfarnu'ch Grant. Os ydych chi'n bwriadu gwneud hyn, bydd angen i chi ein hysbysu cyn llenwi'r ffurflen hon.

Fel rhan o'r adran hon bydd angen i chi atodi rhagolwg llif arian cyfoes y Prosiect sy'n dangos cost pob un o brif benawdau cost eich Prosiect a phryd rydych chi'n disgwyl y bydd yr arian yn cael ei wario. Yn eich dadansoddiad rhaid i chi nodi ar wahân unrhyw swm a ganiateir ar gyfer TAW a darpariaeth wrth gefn.

Dylai eich llif arian ddangos amseriad arfaethedig eich incwm (gan gynnwys cyllid partneriaeth) a threuliau dros oes naill ai cam Datblygu neu Gyflawni eich Prosiect (yn dibynnu ar ba gam rydych chi wedi'i gyrraedd). Mae’n haid i chi ddangos yn glir amseriad disgwyliedig eich taliadau Grant. Mae hon yn ddogfen ategol orfodol.

Cyllid Partneriaeth

Mae'r adran hon yn dangos y Cyfraniad Arian Parod y cytunwyd arno (cyllid partneriaeth) a chyfraniadau mewn nwyddau. Os yw eich costau Prosiect yn cynnwys incwm o ffynhonnell arall dylech ddarparu prawf bod hyn wedi'i sicrhau (trwy warant rydym yn golygu arian parod sydd yn eich banc wedi'i neilltuo'n benodol ar gyfer y Prosiect hwn neu a gynigir arian grant yn ffurfiol), er enghraifft, llythyr yn cadarnhau cyfraniad gan a corff cyllido. Dylai'r holl arian partneriaeth a nodwyd fod ar waith cyn y gellir rhoi Caniatâd i Ddechrau.

Os nad yw'ch holl arian partneriaeth ar waith, yna gallwn ystyried yn eithriadol dderbyn cynllun codi arian realistig neu gadarnhad bod unrhyw ddiffyg wedi'i warantu. Dim ond os gellir rhannu'r Prosiect yn gyfnodau ar wahân y byddwn yn derbyn cynllun codi arian, er enghraifft y camau RIBA ar wahân, a gallwch ddangos bod y cynllun codi arian yn gyraeddadwy. Rhaid i chi godi eich cyllid partneriaeth yn unol â'r camau y cytunwyd arnynt a chael ein caniatâd bob tro rydych chi am ddechrau cam newydd.

Atodwch y dogfennau ategol perthnasol sy'n ofynnol yn yr adran hon.

Amserlen neu Raglen

Fel rhan o'r adran hon bydd angen i chi atodi'ch amserlen neu'ch rhaglen waith arfaethedig gyda cherrig milltir sy'n cynnwys dyddiadau ar gyfer cyflwyno ffurflenni Cais am Daliad ac Adroddiadau Cynnydd.

Mae hon yn ddogfen ategol orfodol.

Atodwch y dogfennau ategol perthnasol sy'n ofynnol yn yr adran hon.

Rheoli a Chaffael Prosiect

Fel rhan o'r adran hon bydd angen i chi atodi manylion eich strwythur rheoli Prosiect a'r dulliau ar gyfer dewis ymgynghorwyr, contractwyr a chyflenwyr. Mae hon yn ddogfen ategol orfodol.

Dylai'r ddogfen hon gynnwys:

  • Enwau'r bobl sy'n gallu llofnodi dogfennau ar gyfer eich sefydliad;
  • Copi o'r siart sefydliad ar gyfer rheoli'ch Prosiect sy'n enwi rheolwr y prosiect neu'r cydlynydd Prosiect yn glir a phobl neu sefydliadau eraill a fydd yn gweithio ar y Prosiect ac yn nodi eu rolau a'u llinellau cyfathrebu;
  • Manylion y cyfrifoldebau am gyfarwyddyd a gwneud penderfyniadau Prosiect gan gynnwys rheoli newid a rheoli cyllideb;
  • Briffiau ar gyfer talu gwasanaethau comisiynu trwy eich Grant a'ch disgrifiadau swydd ar gyfer swyddi i'w hariannu trwy'ch Grant;
  • Datganiad o sut y byddwch yn dewis ac yn rheoli eich contractau nwyddau, gwaith a gwasanaethau (mae mwy o wybodaeth am Gaffael i'w gweld yn adran 2.4). Mae’n rhaid iddo hefyd gynnwys manylion am sut rydych chi'n bwriadu recriwtio unrhyw staff Prosiect (mae mwy o wybodaeth am Recriwtio i'w gweld yn adran 2.5).

Atodwch y dogfennau ategol perthnasol sy'n ofynnol yn yr adran hon.

Prawf Perchnogaeth

Os yw'n berthnasol, rydym yn disgwyl ichi fod yn berchen ar unrhyw Eiddo (tir, adeiladau, eitemau treftadaeth neu Eiddo deallusol) yr ydych yn gwario'ch Grant arno - gweler Atodiad A.

Atodwch y dogfennau ategol perthnasol sy'n ofynnol yn yr adran hon er enghraifft copi o gofrestr teitl y Gofrestrfa Tir (gyda'r cynllun), prydlesi a thystiolaeth o unrhyw forgeisiau (os yw'n berthnasol).

Os gwnaethoch ddarparu tystiolaeth o'r prawf perchnogaeth gyda'ch Cais, dewiswch Amherthnasol oni bai bod y statws perchnogaeth wedi newid mewn unrhyw ffordd ers eich Cais i ni ee eich bod wedi estyn eich prydles neu wedi newid unrhyw gymalau i fodloni ein gofynion.

Caniatadau a Thrwyddedau Statudol

Os yw'n berthnasol, rhestrwch y caniatâd neu'r trwyddedau statudol sydd eu hangen arnoch i gwblhau eich Prosiect a'r dyddiad y cawsant eu sicrhau. Os nad ydynt wedi'u sicrhau eto dylech drafod hyn gyda ni cyn cyflwyno'r ffurflen hon. Dylech gael y cymeradwyaethau neu'r caniatâd statudol perthnasol sydd eu hangen arnoch ar gyfer eich Prosiect cyn i'r gwaith ddechrau. Efallai y bydd caniatâd neu drwyddedau eraill nad ydynt wedi'u rhestru isod ond mae enghreifftiau aml yn cynnwys:

  • caniatâd cynllunio;
  • caniatâd adeilad rhestredig;
  • cydsyniadau gan gorff cyfreithiol perthnasol er enghraifft Natural England;
  • trwydded rhywogaethau gwarchodedig er enghraifft trwydded ystlumod neu fadfall ddŵr;
  • trwydded cwympo coed;
  • cyfadran;
  • caniatâd heneb wedi'i drefnu.

Os ydych chi'n ymgymryd â gweithgareddau ar dir neu Eiddo pobl eraill, rydyn ni'n disgwyl eich bod chi wedi sicrhau caniatâd perchennog y tir neu'r Eiddo.

Atodwch y dogfennau ategol perthnasol sy'n ofynnol yn yr adran hon.

Cyfrif Banc a Manylion TAW

Rhowch enw, rhif a chod didoli eich cyfrif fel y mae'n ymddangos ar eich cyfriflen banc.

Byddwn yn talu'ch Grant trwy drosglwyddiad banc (BACS). Dim ond i'r Grantî a enwir a bennir yn eich Llythyr Hysbysiad Grant y gellir talu'ch Grant.

Bydd angen i ni weld copi o ddatganiad banc diweddar (o fewn y tri mis diwethaf), neu siec neu slip talu i mewn ar gyfer y cyfrif perthnasol, yn dangos enw, cod didoli a rhif cyfrif y cyfrif banc. Gallwch atodi fersiwn wedi'i sganio o unrhyw un o'r dogfennau hyn i'ch ffurflen. Os ydych chi'n darparu datganiad banc ar-lein mae'n rhaid i chi sicrhau bod y fersiwn electronig yn cynnwys logo'r banc, cyfeiriad y wefan (URL) ac enw'r cyfrif, y rhif a'r cod didoli.

Gallwn dderbyn y fformatau ffeil canlynol:

  • PDF
  • JPEG

Ni allwn dderbyn dogfen Word.

Atodwch y dogfennau ategol perthnasol sy'n ofynnol yn yr adran hon.

Datganiad

Trwy gyflwyno'ch ffurflen Caniatâd i Ddechrau a Cheisiad Taliad ar-lein, rydych chi'n cadarnhau bod eich sefydliad yn cytuno i fod yn rhwym i'r Contract Grant. Dylai'r Datganiad gael ei lofnodi gan lofnodwr awdurdodedig ar gyfer eich sefydliad.

Os ydych chi'n cyflawni'ch Prosiect mewn partneriaeth â sefydliad arall gallwch ychwanegu cysylltiadau ychwanegol i'r Datganiad.

Atodiadau a Chyflwyniad

Os nad ydych eisoes wedi uwchlwytho'r dogfennau canlynol i'ch ffurflen, defnyddiwch y botwm Atodi i wneud hynny nawr:

  • copi o ddatganiad banc diweddar, slip talu neu siec (gorfodol);
  • prawf o gyllid partneriaeth (gorfodol os nodir hynny yn eich Cais);
  • cynllun codi arian (gorfodol os yw'n berthnasol);
  • prawf dogfennol o berchnogaeth eiddo gan gynnwys er enghraifft copïau cyfoes o gofrestr teitl y Gofrestrfa Tir (gyda'r cynllun), prydlesi a thystiolaeth o unrhyw forgeisiau sy'n bodoli eisoes (gorfodol os yw'n berthnasol);
  • copi o'r cyhuddiad cyfreithiol wedi'i gwblhau (gorfodol os yw'n berthnasol);
  • prawf o unrhyw ganiatadau neu drwyddedau statudol angenrheidiol (gorfodol os yw'n berthnasol);
  • Rhagolwg llif arian y prosiect (gorfodol);
  • Strwythur a dulliau rheoli prosiect ar gyfer dewis ymgynghorwyr, contractwyr a chyflenwyr (gorfodol);
  • Amserlen neu raglen waith y prosiect (gorfodol).

Wrth gyflwyno dogfennau ategol, defnyddiwch enwau ffeiliau disgrifiadol.

Ar ôl i chi lenwi'r ffurflen bydd angen i chi lofnodi'r adrannau Manylion Cyfrif Banc a Datganiad cyn cyflwyno'r ffurflen ar-lein. Gellir gwneud hyn mewn sawl ffordd.

Os oes gennych ddyfais sy'n caniatáu ichi lofnodi dogfen PDF yn gorfforol ar y sgrin gallwch ddewis yr opsiwn Creu PDF, llofnodi'r adrannau Manylion Cyfrif Banc a Datganiad ac yna atodi fersiwn wedi'i chadw ar eich ffurflen cyn ei chyflwyno ar-lein.

Os nad oes gan eich dyfais y nodwedd hon gallwch argraffu copi, ei lofnodi ac yna sganio'r adrannau wedi'u llofnodi ac atodi'r ffeil i'ch ffurflen cyn ei chyflwyno ar-lein. Fel arall, gallwch anfon copi caled gwreiddiol wedi'i lofnodi a'i ddyddio trwy'r post i'ch swyddfa Cronfa Treftadaeth y Loteri Genedlaethol leol.

Mae arnom angen o leiaf dau lofnod gan bobl a enwebwyd yn llofnodwyr yn adran Cyfrif Banc y ffurflen ac un llofnod yn yr adran Datganiad. Mae’n rhaid bod gan y sawl sy'n llofnodi'r Datganiad yr awdurdod i wneud hynny. Efallai y byddwn yn gofyn i chi ddarparu prawf awdurdod at ddibenion archwilio.

Trwy lofnodi'r Datganiad, rydych chi'n cadarnhau bod eich sefydliad yn deall ac yn derbyn y Grant yn unol â'r Contract Grant.

Pan fyddwch chi'n barod dewiswch Cyflwyno. Nid ydym yn gallu awdurdodi Caniatâd i Ddechrau na gwneud taliadau heb yr holl ddogfennau ategol gorfodol.

Sylwch: ar ôl ichi gyflwyno'r ffurflen ni allwch wneud unrhyw newidiadau iddi ac ni ellir ei galw'n ôl.

Atodiad D: Ffurflen Adroddiad Cynnydd

Ffurflen Adrodd ar Gynnydd canllaw cam wrth gam:

Manylion y Prosiect

Bydd rhan gyntaf y ffurflen yn cael ei phoblogi'n awtomatig.

Gan ddefnyddio naill ai eicon y calendr neu'r blychau gwympo, dewiswch y dyddiadau y mae'r Adroddiad Cynnydd yn eu cynnwys.

Dibenion Cymeradwy

Gan ddefnyddio'r opsiwn i olygu dylech ddarparu crynodeb o'ch cynnydd hyd yma yn erbyn pob un o Ddibenion Cymeradwy eich Grant. Dywedwch wrthym am eich cyflawniadau a'ch llwyddiannau, yn ogystal â phethau nad ydynt yn mynd cystal â'r disgwyl.

Bydd angen i chi hefyd roi'r wybodaeth ddiweddaraf am sut mae'ch Prosiect yn cyflawni'r Canlyniadau a ddewisoch yn eich Cais a sut rydych chi'n mesur hyn. Os ydych yn ansicr pa Ganlyniadau a ddewisoch, cyfeiriwch yn ôl at eich Cais sydd ar gael ar hafan y porth.

Amodau Grant Ychwanegol

Os nodwyd Amodau Grant Ychwanegol yn eich Llythyr Hysbysiad Grant dylech ddarparu manylion am y rhain a chrynodeb o'ch cynnydd.

Os nad yw hyn yn berthnasol, ewch ymlaen i'r adran nesaf.

Nodi, Siartio a Rheoli Risg

Bydd y risgiau a nodwyd gennych yn adran Rheoli'ch Prosiect o'ch Cais yn cael eu harddangos. Ticiwch y blwch perthnasol os yw'r risg bellach wedi'i datrys / chwblhau.

Gallwch hefyd nodi unrhyw anawsterau rydych chi'n eu profi a sut rydych chi'n bwriadu eu goresgyn trwy ddewis yr opsiwn ychwanegu eitem a mewnbynnu'r wybodaeth ofynnol.

Dylech hefyd ein hysbysu o unrhyw newidiadau sydd wedi digwydd i lywodraethu eich Prosiect neu sefydliad ers eich ffurflen Caniatâd i Ddechrau neu Adroddiad Cynnydd blaenorol ac a fydd hyn yn cael effaith ar y Dibenion Cymeradwy. Gall hyn gynnwys newidiadau i bersonél allweddol.

Amserlen y Prosiect

Gan ddefnyddio'r eicon calendr neu'r gwymplenni, dewiswch ddyddiad cwblhau cyffredinol tebygol eich Prosiect, peidiwch ag anghofio ystyried mewn pryd i gyflwyno'ch Adroddiad Cwblhau a'ch ffurflen Cais am Daliad Terfynol a'ch Adroddiad Gwerthuso (rhaid cyflwyno hwn cyn pen 3 mis ar ôl Cwblhau'r prosiect).

Bydd Dyddiad y Daw’r Grant i ben yn poblogi'n awtomatig, os dewiswch y bydd eich Prosiect yn cwblhau ar ôl Dyddiad y Daw’r Grant i Ben a'ch bod am ofyn am estyniad, rhowch fanylion pam mae'r oedi wedi digwydd yn y blwch testun a ddarparwyd.

Dylech gysylltu â ni i drafod hyn ymhellach ac efallai y gofynnir ichi ddarparu cynllun Prosiect wedi'i ddiweddaru.

Ni allwn warantu estyniad a disgwyl i bob Prosiect gwblhau o fewn pum mlynedd.

Bydd yr amserlen fanwl a nodwyd gennych yn adran Rheoli eich Prosiect o'ch Cais yn cael ei phoblogi'n awtomatig yn y tabl. Rhowch y wybodaeth ddiweddaraf am y gweithgareddau neu'r cerrig milltir.

Os ydych am gynnig unrhyw weithgareddau Prosiect neu gerrig milltir newydd gallwch wneud hynny trwy ddewis yr opsiwn ychwanegu eitem.

Caniatadau Statudol

Os yw'n berthnasol, rhestrwch unrhyw ganiatâd neu drwyddedau statudol newydd a gawsoch ers eich adroddiad diwethaf a'r dyddiad y cawsant eu sicrhau.

Gellir atodi pob caniatâd a thrwydded newydd yn adran olaf y ffurflen hon.

Diweddariad Cyllid Partneriaeth

Os yw'n berthnasol, dywedwch wrthym am unrhyw arian partneriaeth rydych wedi'i godi ers eich adroddiad diwethaf.

Pe baech yn cynnwys gwybodaeth am unrhyw gyfranogiad gwirfoddolwyr neu gyfraniadau heblaw arian parod a fyddai’n cael eu rhoi i’r Prosiect yn eich Cais, dylech ddefnyddio’r ail dabl i ddweud wrthym am y gefnogaeth a gawsoch ers eich adroddiad diwethaf.

Gan wirfoddolwyr rydym yn golygu'r bobl sy'n cyfrannu eu hamser i helpu i gyflawni'ch Prosiect yn hytrach na chymryd rhan ynddo yn unig.

Gallai hyn gynnwys gwaith gweinyddol, arwain taith gerdded dywysedig, clirio safle neu weithio fel stiward mewn digwyddiad.

Bydd y gyfradd fesul awr ar gyfer lefel sgiliau gwirfoddol yn cyfrif yn awtomatig yn seiliedig ar y categori tasg a chyfanswm yr oriau gwirfoddol y byddwch chi'n eu nodi. Bydd angen i chi nodi o'r gwymplen lefel sgiliau gwirfoddolwyr, y penawdau yw:

  • Gwirfoddolwr Proffesiynol - (er enghraifft cyfrifeg neu addysgu) - £50 yr awr;
  • Gwirfoddolwr medrus - (er enghraifft gwaith gweinyddol, gwaith coed neu arwain taith gerdded dywysedig) - £20 yr awr;
  • Gwirfoddolwr - (er enghraifft, clirio safle neu weithio fel stiward mewn digwyddiad) - £10 yr awr.

Ymgynghorwyr, Contractwyr a Chyflenwyr

Cyfeiriwch at adran 2.7 o'r ddogfen hon i gael gwybodaeth am y gweithdrefnau y mae'n rhaid i chi eu dilyn wrth recriwtio ymgynghorwyr, contractwyr a chyflenwyr.

Yn yr adran hon o'r ffurflen bydd angen i chi ddewis p'un a ydych wedi prynu nwyddau, gweithiau neu wasanaethau sy'n werth £10,000 neu fwy ers eich adroddiad diwethaf.

Os dewiswch Ie, bydd angen i chi ddarparu manylion y gwasanaethau rydych chi wedi'u prynu, er enghraifft ffioedd proffesiynol ar gyfer rheolwr prosiect. Bydd angen i chi hefyd ddarparu gwerth y gwasanaethau, y dyddiad y dyfarnwyd y contract ac enw'r contractwr / cyflenwr / ymgynghorydd. Dewiswch ai hwn oedd y dyfynbris isaf a gawsoch.

Os na wnaethoch chi ddyfarnu'r contract i'r dyfynbris / tendr isaf, rhowch fanylion yn ail dabl y contractwr / cyflenwr / ymgynghorydd a benodwyd a nifer a gwerth dyfynbrisiau / tendrau eraill a gawsoch. Bydd angen i chi hefyd ddarparu rheswm pam roedd y dyfynbris / tendr a ddewiswyd yn cynnig y gwerth gorau.

Dewiswch a oedd unrhyw un o'r contractwyr / cyflenwyr / ymgynghorwyr wedi'u cysylltu er enghraifft ffrindiau agos neu berthnasau neu a oes unrhyw gyswllt ariannol fel perchnogaeth y cyflenwyr hyn.

Gan ddefnyddio'r blwch testun a ddarperir eglurwch pam y penodwyd y contractwr / cyflenwr / ymgynghorydd.

Recriwtio Staff

Cyfeiriwch at adran 2.8 y ddogfen hon i gael gwybodaeth am y gweithdrefnau y mae'n rhaid i chi eu dilyn wrth recriwtio staff.

Dewiswch a wnaethoch chi recriwtio unrhyw staff ers eich adroddiad diwethaf.

Os yw'n berthnasol, defnyddiwch y tabl a ddarperir i roi gwybodaeth am unrhyw gontractau tymor penodol newydd, secondiadau (pobl sy'n cael eu trosglwyddo dros dro i'ch sefydliad) a chostau staff llawrydd i helpu'ch Prosiect.

Dywedwch wrthym a oedd unrhyw un o'r aelodau staff newydd a benodwyd i weithio ar eich Prosiect yn gysylltiedig ag unrhyw aelodau staff yn eich sefydliad - er enghraifft, unrhyw ffrindiau agos, perthnasau, neu gyn-aelodau staff.

Gan ddefnyddio'r blwch testun a ddarperir eglurwch pam y cyflogwyd y person hwn.

Bydd angen i chi atodi manylion apwyntiad swydd / dewis yn adran olaf y ffurflen hon.

Newidiadau i Gostau Cytunedig

Cwblhewch y tabl hwn os oes unrhyw newidiadau sylweddol i'ch costau sydd wedi'u cymeradwyo gennym ni.

Cynhwyswch unrhyw geisiadau am ddefnyddio arian wrth gefn yn y tabl hwn. Mae’n rhaid i chi gael ein caniatâd ar gyfer gwariant mawr wrth gefn yn erbyn unrhyw elfennau unigol cyn ymrwymo gwariant.

Cyfeiriwch at adran 2.9 am fanylion pellach ar ein Canllawiau TAW.

Cofnodion Prosiect

Ffotograffau - rydym yn disgwyl ichi gadw cofnod ffotograffig o'ch Prosiect. Rhowch unrhyw ddelweddau rydych chi wedi'u dal hyd yn hyn i ddangos cynnydd eich Prosiect.

Cyfeiriwch at adran 2.10 i gael mwy o wybodaeth am eich Canllawiau Cofnodion Ffotograffig.

Hoffem hefyd weld copïau o gofnodion digwyddiadau neu weithgareddau.

Gallwch ddefnyddio'r rhan hon o'r Adroddiad Cynnydd i atodi ffotograffau a chofnod o weithgareddau neu ddigwyddiadau.

Cydnabod Cyllid a Chysylltiadau Cyhoeddus

Fel rhan o'r Contract Grant rydych chi'n ymrwymo i gydnabod eich Grant a hyrwyddo'r Loteri Genedlaethol. Rhowch drosolwg i ni o'r camau rydych chi wedi'u cymryd i gydnabod eich Grant hyd yn hyn

Wrth gyflwyno'ch Adroddiad Cynnydd, mae’n rhaid i chi ddarparu amlinelliad o sut, ble a phryd rydych chi'n cynnwys logo'r Loteri Genedlaethol yn eich Prosiect ac ar eich gwefan. Mae’n rhaid i chi hefyd ddarparu trosolwg o sut rydych chi'n hyrwyddo cyllid y Loteri Genedlaethol ar gyfer eich Prosiect yn y cyfryngau ee trwy sylw lleol yn y wasg / darlledu, ar-lein a thrwy weithgaredd cyfryngau cymdeithasol rheolaidd; mewn digwyddiadau ac agoriadau Prosiect.

Rydym yn cadw'r hawl i roi'r gorau i wneud taliadau ac i ofyn am ad-daliad o'ch Grant neu'r cyfan ohono os nad ydych chi'n cydnabod ein cyllid.

Atodiadau a Chyflwyniad

Os oes unrhyw wybodaeth bellach yr hoffech ei rhannu gyda ni ar eich Prosiect nad yw'n cael sylw mewn man arall, yna darparwch y wybodaeth hon yn y blwch testun yn yr adran hon.

Defnyddiwch y botwm Atodi i uwchlwytho'r dogfennau ategol canlynol:

  • Prawf o unrhyw ganiatadau neu drwyddedau statudol angenrheidiol newydd (gorfodol os yw'n berthnasol);
  • Prawf o unrhyw arian partneriaeth newydd (gorfodol os yw'n berthnasol);
  • Ffotograffau yn dangos cynnydd eich Prosiect (gorfodol);
  • Cofnod o weithgareddau neu ddigwyddiadau rydych chi wedi'u trefnu (gorfodol);
  • Manylion dewis swydd / apwyntiad (gorfodol os yw'n berthnasol).

Wrth gyflwyno dogfennau ategol a ffotograffau, defnyddiwch enwau ffeiliau disgrifiadol.

Pan fyddwch wedi cwblhau'r ffurflen cliciwch y botwm Cyflwyno. Gallwch weld yr hyn rydych chi wedi'i nodi trwy glicio ar y botwm Creu PDF.

Sylwch: ar ôl ichi gyflwyno'r ffurflen ni allwch wneud unrhyw newidiadau iddi ac ni ellir ei galw'n ôl.

Nawr cwblhewch y Ffurflen Cais am Daliad os ydych chi'n dymuno hawlio taliad Grant.

Atodiad E: Ffurflen Gais am Daliad

Canllaw cam wrth gam yr Adroddiad Cwblhau a'r Cais am Daliad Terfynol:

Manylion y Prosiect a Ffurflen Gais am Daliad Terfynol

Bydd rhan gyntaf y ffurflen yn cael ei phoblogi'n awtomatig.

Gan ddefnyddio naill ai eicon y calendr neu'r gwymplenni gallwch ddewis y dyddiadau y mae'r Adroddiad Cwblhau a'r ffurflen Cais Taliad Terfynol yn eu cynnwys.

Dibenion Cymeradwy

Gan ddefnyddio'r opsiwn i olygu dylech ddarparu crynodeb o'ch cynnydd ers eich adroddiad diwethaf yn erbyn pob un o Ddibenion Cymeradwy eich Grant. Byddwch yn gallu darparu crynodeb cyffredinol o'r Dibenion Cymeradwy yn ddiweddarach ar y ffurflen hon. Bydd angen i chi hefyd ddarparu trosolwg terfynol ar sut mae'ch Prosiect wedi cyflawni'r Canlyniadau a ddewisoch yn eich Cais a sut gwnaethoch chi fesur hyn. Os ydych chi'n ansicr pa Ganlyniadau a ddewisoch, cyfeiriwch yn ôl at eich Cais sydd ar gael fel PDF ar hafan y porth.

Amodau Grant Ychwanegol

Os nodwyd Amodau Grant Ychwanegol yn eich Llythyr Hysbysiad Grant dylech ddarparu manylion am y rhain a chrynodeb terfynol o sut y cawsant eu bodloni.

Os nad yw hyn yn berthnasol, ewch ymlaen i'r adran nesaf.

Caniatadau Statudol

Os yw'n berthnasol, rhestrwch unrhyw ganiatadau neu drwyddedau statudol newydd a gawsoch ers eich Adroddiad Cynnydd diwethaf a'r dyddiad y cawsant eu sicrhau.

Mae’n rhaid i'r holl ganiatadau a thrwyddedau gofynnol fod ar waith erbyn y cam hwn, gellir atodi tystiolaeth i adran olaf y ffurflen hon.

Diweddariad Cyllid Partneriaeth

Gan ddefnyddio'r tabl cyntaf, dywedwch wrthym am unrhyw arian partneriaeth rydych wedi'i godi ers eich Adroddiad Cynnydd diwethaf, os yw'n berthnasol.

Defnyddiwch yr ail dabl i ddweud wrthym am unrhyw gyfraniadau gwirfoddol neu heblaw arian parod a gawsoch ers eich Adroddiad Cynnydd diwethaf.

Bydd y gyfradd fesul awr ar gyfer lefel sgiliau gwirfoddol yn cyfrif yn awtomatig yn seiliedig ar y categori tasg a chyfanswm yr oriau gwirfoddol y byddwch chi'n eu nodi. Bydd angen i chi nodi o'r gwymplen lefel sgiliau gwirfoddolwyr, y penawdau yw:

  • Gwirfoddolwr Proffesiynol - (er enghraifft cyfrifeg neu addysgu) - £50 yr awr;
  • Gwirfoddolwr medrus - (er enghraifft gwaith gweinyddol, gwaith coed neu arwain taith gerdded dywysedig) - £20 yr awr;
  • Gwirfoddolwr - (er enghraifft, clirio safle neu weithio fel stiward mewn digwyddiad) - £10 yr awr.

Ymgynghorwyr, Contractwyr a Chyflenwyr

Cyfeiriwch at adran 2.7 o'r ddogfen hon i gael gwybodaeth am y gweithdrefnau y mae'n rhaid i chi eu dilyn wrth recriwtio ymgynghorwyr a chontractwyr.

Yn yr adran hon o'r ffurflen bydd angen i chi ddewis p'un a ydych wedi prynu nwyddau, gweithiau neu wasanaethau sy'n werth £10,000 neu fwy ers eich adroddiad diwethaf.

Os dewiswch Ie, bydd angen i chi ddarparu manylion y gwasanaethau rydych chi wedi'u prynu, er enghraifft ffioedd proffesiynol ar gyfer rheolwr prosiect. Bydd angen i chi hefyd ddarparu gwerth y gwasanaethau, y dyddiad y dyfarnwyd y contract ac enw'r contractwr / cyflenwr / ymgynghorydd. Bydd angen i chi hefyd ddewis ai hwn oedd y dyfynbris isaf a gawsoch.

Os na wnaethoch chi ddyfarnu'r contract i'r dyfynbris / tendr isaf, rhowch fanylion yn ail dabl y contractwr / cyflenwr / ymgynghorydd a benodwyd a nifer a gwerth dyfynbrisiau / tendrau eraill a gawsoch. Bydd angen i chi hefyd ddarparu rheswm pam roedd y dyfynbris / tendr a ddewiswyd yn cynnig y gwerth gorau.

Mae angen i chi hefyd ddewis a oedd unrhyw un o'r contractwyr / cyflenwyr / ymgynghorwyr wedi'u cysylltu er enghraifft ffrindiau agos neu berthnasau neu a oes unrhyw gyswllt ariannol fel perchnogaeth y cyflenwyr hyn.

Gan ddefnyddio'r blwch testun a ddarperir eglurwch pam y penodwyd y contractwr / cyflenwr / ymgynghorydd.

Recriwtio Staff

Cyfeiriwch at adran 2.8 y ddogfen hon i gael gwybodaeth am y gweithdrefnau y mae'n rhaid i chi eu dilyn wrth recriwtio staff.

Dewiswch a wnaethoch chi recriwtio unrhyw staff yn ystod eich adroddiad diwethaf.

Os yw'n berthnasol, defnyddiwch y tabl a ddarperir i roi gwybodaeth am unrhyw gontractau tymor penodol newydd, secondiadau (pobl sy'n cael eu trosglwyddo dros dro i'ch sefydliad) a chostau staff llawrydd i helpu'ch Prosiect.

Dywedwch wrthym a oedd unrhyw un o'r aelodau staff newydd a benodwyd i weithio ar eich Prosiect yn gysylltiedig ag unrhyw aelodau staff yn eich sefydliad - er enghraifft, unrhyw ffrindiau agos, perthnasau, neu gyn-aelodau staff.

Gan ddefnyddio'r blwch testun a ddarperir eglurwch pam y cyflogwyd y person hwn.

Bydd angen i chi atodi manylion dewis swydd / apwyntiad ar ddiwedd y ffurflen hon.

Dylech hefyd ein hysbysu am unrhyw newidiadau sydd wedi digwydd i lywodraethu eich Prosiect neu sefydliad ers eich Adroddiad Cynnydd diwethaf ac a fydd hyn yn cael effaith ar y Dibenion Cymeradwy. Gall hyn gynnwys newidiadau i bersonél allweddol.

Cais Taliad Terfynol

Os yw manylion eich cyfrif banc wedi newid yn ystod y cyfnod adrodd hwn, mae’n rhaid i chi roi'r wybodaeth ddiweddaraf i ni yn yr adran hon.

Bydd yr adrannau canlynol yn cael eu poblogi'n awtomatig yn seiliedig ar eich Grant, y swm rydych wedi'i dderbyn hyd yn hyn a'r Ganran Taliad. Bydd swm y cais yn diweddaru'n awtomatig yn seiliedig ar y wybodaeth rydych chi'n ei rhoi yn y Crynodeb Gwariant.

Os yw'ch statws TAW wedi newid yn ystod yr adroddiad adrodd hwn, mae’n rhaid i chi roi'r wybodaeth ddiweddaraf i ni.

Cwblhewch y tabl Crynodeb o Wariant i ddangos sut rydych chi wedi gwario'ch Grant ers i chi gyflwyno'ch Ffurflen Gais am Daliad. Nid oes angen i chi gynnwys anfonebau neu dderbynebau rydych chi wedi'u darparu o'r blaen. Bydd y tabl yn ychwanegu pob anfoneb a derbyneb a gofnodwyd yn awtomatig ac yn cyfrifo cost gymwys pob un yn seiliedig ar y wybodaeth a nodwch.

Nid ydym am weld copïau o slipiau cyflog ar gyfer staff a benodwyd ar gyfer y Prosiect, darparwch naill ai cyfriflyfr cyllid neu lythyr wedi'i lofnodi yn amlinellu'r costau staff.

Rhowch ddadansoddiad ar wahân yn dangos sut y cyfrifwyd y ffigur rydych wedi'i nodi ar gyfer Adennill Costau Llawn, os yw'n berthnasol.

Am symiau o lai na £500 dylech ddarparu tabl costau ar wahân ar gyfer pob pennawd cost sy'n nodi dyddiad, swm a disgrifiad pob eitem o wariant. Dylai cyfanswm eich tabl gyd-fynd â'r cofnod sengl rydych chi'n ei fewnbynnu ar eich tabl costau'r Prosiect gan ddefnyddio'r pennawd costau perthnasol.

Ar gyfer pob anfoneb neu gofnod arall ar yr hawliad dylech gwblhau'r tabl gwariant fel a ganlyn. Dewiswch Ychwanegu eitem gwariant i boblogi'r tabl:

  • Pennawd Costau: yn y rhes gyntaf, dewiswch y pennawd cost priodol o'r gwymplen gan ddefnyddio'r penawdau hynny sydd yng Nghwestiwn 6 eich Cais yn unig ac sydd wedi'u cadarnhau yn eich Llythyr Hysbysiad Grant. Enghraifft o hyn fyddai cost Digwyddiad neu Hyfforddiant i wirfoddolwyr;
  • Cyfeirnod Anfoneb, Dyddiad ac Enw'r Cyflenwr: yn y tair rhes nesaf dylech ddarparu'r anfoneb neu'r cyfeirnod derbynneb (os yw'n berthnasol), dyddiad yr anfoneb neu'r dderbynneb ac enw'r cyflenwr;
  • Disgrifiad: defnyddio'r bumed res i ddarparu disgrifiad byr o'r hyn sydd wedi'i gynnwys ym mhob anfoneb neu dderbynneb;
  • Cyfanswm yr Anfoneb (ac eithrio TAW): yn y rhes nesaf mae angen i chi nodi cyfanswm yr anfoneb neu'r dderbynneb ac eithrio TAW;
  • Gwerth y Costau Cytunedig (os yw'n wahanol i'r cyfanswm) ac eithrio TAW: os yw'r anfoneb neu'r dderbynneb yn cynnwys costau nad ydynt yn gysylltiedig â'ch Prosiect, yna nodwch y swm sy'n gymwys i'w hawlio, ac eithrio TAW yn y seithfed rhes. Er enghraifft, cyfanswm yr anfoneb yw £ 5,000 ond dim ond £ 4,000 sy'n ymwneud â'ch Prosiect - nodwch £ 5,000 yng nghyfanswm y rhes anfoneb a £ 4,000 yng ngwerth rhes cost y cytunwyd arni. Os yw'r holl gostau'n ymwneud â'ch Prosiect, gallwch adael y rhes hon yn wag.
  • TAW ar gyfer Costau Cytunedig: Rhowch y TAW o faint o TAW anadferadwy rydych chi'n ei hawlio.

Lle rydym wedi cytuno i dalu cyfraniad tuag at y Cynllun Rheoli a Chynnal a Chadw bydd angen i chi ddarparu llythyr wedi'i lofnodi yn cadarnhau'ch ymrwymiad ac yn meintioli'r swm rydych chi'n cytuno arno bob blwyddyn trwy gydol y cynllun y cytunwyd arno. Dylai'r swm ar gyfer yr agwedd hon gael ei nodi yn eich Crynodeb Gwariant.

Os yw unrhyw un o'ch anfonebau neu dderbynebau yn cynnwys costau nad ydynt yn rhan o'ch costau Prosiect cymwys rhaid i chi ddarparu dadansoddiad ar wahân o'r rhain gan ddangos yn glir pa gostau yr ydym wedi cytuno i'w cefnogi.

Mae’n rhaid i chi ddarparu copïau o'r holl anfonebau neu dderbynebau dros £500 ar ddiwedd y ffurflen hon. Dylai'r copïau fod ar ffurf PDF a'u trefnu yn y drefn y maent yn ymddangos yn yr hawliad. Dylai delweddau fod mor effeithlon â phosibl o ran gofod - yn gyffredinol mae sganiau mewn Du a Gwyn neu raddfa lwyd yn ddigonol.

Os nad ydych wedi gwario cyfanswm eich holl gostau Prosiect Rhagamcanol, yna bydd eich taliad Grant terfynol yn cael ei addasu i adlewyrchu hyn. Gweler adran 9.1 am fanylion pellach ar sut y cyfrifir taliad terfynol Prosiectau o dan y gyllideb.

Cymhariaeth o'r gyllideb y cytunwyd arni a'r costau gwirioneddol hyd yn hyn

Bydd y tabl yn yr adran hon yn poblogi'n awtomatig yn seiliedig ar y wybodaeth rydych chi'n ei darparu yng Nghrynodeb Gwariant yr adran flaenorol.

Bydd y gormodedd / arbedion wrth gefn a TAW sy'n weddill yn cael eu cyfrif yn awtomatig yn seiliedig ar eich Crynodeb Gwariant.

Cyfeiriwch at adran 6.3 i gael mwy o fanylion am Newidiadau Cyllideb.

Dibenion Cymeradwy

Gan ddefnyddio'r opsiwn i olygu dylech ddarparu crynodeb cyffredinol terfynol o'ch cyflawniadau yn erbyn pob un o Ddibenion Cymeradwy eich Grant. Dywedwch wrthym am eich llwyddiannau, yn ogystal â'r pethau na aeth yn ôl y disgwyl.

Crynodeb o gyfanswm yr arian partneriaeth a godwyd

Defnyddiwch y tabl cyntaf i ddweud wrthym am gyfanswm yr arian partneriaeth a godwyd, gan gynnwys y swm yr oeddech yn ei ddisgwyl yn wreiddiol a'r swm a gawsoch. Os yw'r rhain yn wahanol bydd angen i chi egluro pam mae hyn yn wir.

Mae'r ail dabl yn grynodeb o gyfanswm y cyfraniadau gwirfoddol a di-arian y mae eich Prosiect wedi'u derbyn a bydd yn poblogi'n awtomatig yn seiliedig ar y wybodaeth rydych wedi'i darparu mewn Adroddiadau Cynnydd blaenorol a'r ffurflen hon. Os yw unrhyw un o'r manylion yn anghywir gallwch olygu'r wybodaeth ar y pwynt hwn os oes angen.

Crynodeb o'r Recriwtio yn ystod y Prosiect

Bydd y tabl hwn yn poblogi'n awtomatig yn seiliedig ar y wybodaeth a gyflwynwyd mewn adroddiadau cynnydd blaenorol a'r ffurflen hon. Os yw unrhyw un o'r manylion yn anghywir gallwch olygu'r wybodaeth ar y pwynt hwn os oes angen.

Cofnodion Prosiect

Ffotograffau - rydym yn disgwyl ichi gadw cofnod ffotograffig o'ch Prosiect.

Cyfeiriwch at adran 2.10 i gael mwy o wybodaeth am eich Canllawiau Cofnodion Ffotograffig.

Hoffem hefyd weld copïau o gofnodion digwyddiadau neu weithgareddau.

Gallwch ddefnyddio'r rhan hon o'r ffurflen i atodi ffotograffau a chofnod o weithgareddau neu ddigwyddiadau.

Cydnabod Cyllid a Chysylltiadau Cyhoeddus

Fel rhan o'r Contract Grant rydych chi'n ymrwymo i gydnabod eich Grant a hyrwyddo'r Loteri Genedlaethol. Rhowch drosolwg i ni o'r camau rydych chi wedi'u cymryd i wneud hyn wrth gyflawni'ch Prosiect ac ar ôl ei gwblhau.

Rhowch amlinelliad o sut, ble a phryd y gwnaethoch chi gynnwys logo'r Loteri Genedlaethol yn eich Prosiect ac ar eich gwefan. Mae’n rhaid i chi hefyd ddarparu trosolwg o sut y gwnaethoch hyrwyddo cyllid y Loteri Genedlaethol ar gyfer eich Prosiect yn y cyfryngau ee trwy sylw lleol yn y wasg / darlledu, ar-lein a thrwy weithgaredd cyfryngau cymdeithasol rheolaidd; mewn digwyddiadau ac agoriadau Prosiect.

Rydym yn cadw'r hawl i roi'r gorau i wneud taliadau ac i ofyn am ad-daliad o'ch Grant neu'r cyfan ohono os nad ydych chi'n cydnabod eich cyllid.

Gwerthuso

Yn eich Cais gwnaethom ofyn ichi ddweud wrthym am sut y byddech yn gwerthuso'ch Prosiect a'ch cynghori i greu cynllun gwerthuso ar ddechrau eich Prosiect. Yn seiliedig ar y data rydych chi wedi'i gasglu trwy gydol eich Prosiect, rydyn ni'n disgwyl i chi ddarparu adroddiad sy'n adrodd stori'r hyn rydych chi wedi'i gyflawni (nodwch fod yn rhaid i chi ddarparu Adroddiad Gwerthuso yn ychwanegol at gwblhau eich Adroddiad Cwblhau a'ch ffurflen Cais am Daliad Terfynol ar-lein). Am fwy o wybodaeth, cyfeiriwch at y canllawiau rhaglen sy'n amlinellu'r elfennau i'w cynnwys a'r Canllawiau Gwerthuso: Arfer da.

Atodwch eich Adroddiad Gwerthuso yn yr adran hon.

Cyflwyno

Os oes unrhyw wybodaeth bellach yr hoffech ei rhannu gyda ni ar eich Prosiect nad yw'n cael sylw mewn man arall, yna darparwch y wybodaeth hon yn y blwch testun yn yr adran hon.

Os nad ydych eisoes wedi uwchlwytho'r dogfennau canlynol i'ch ffurflen, defnyddiwch y botwm Atodi i wneud hynny nawr.

Defnyddiwch y botwm Atodi i uwchlwytho'r dogfennau ategol canlynol:

  • Tystysgrif Cwblhau Ymarferol (gorfodol ar gyfer Prosiect sydd wedi ymgymryd â gwaith cyfalaf);
  • Adroddiad Gwerthuso (gorfodol);
  • Cofnod o weithgareddau neu ddigwyddiadau rydych chi wedi'u trefnu (gorfodol);
  • Cofnod ffotograffig o'ch Prosiect (gorfodol);
  • Rhestr o Allbynnau Digidol a chyfeiriad gwe (URL) y wefan neu'r gwefannau lle gellir eu cyrchu (gorfodol);
  • Anfonebau prosiect a dderbyniwyd yn ystod y cyfnod adrodd hwn (gorfodol);
  • Tabl costau am symiau o lai na £500 (gorfodol os yw'n berthnasol).
  • Datganiad banc diweddar neu siec neu slip talu i mewn (gorfodol os yw manylion eich cyfrif wedi newid yn ystod y cyfnod adrodd hwn);
  • Prawf o unrhyw ganiatadau neu drwyddedau statudol angenrheidiol newydd (gorfodol os yw'n berthnasol);
  • Prawf o unrhyw arian partneriaeth newydd (gorfodol os yw'n berthnasol);
  • Manylion dewis swydd / apwyntiad (gorfodol os yw'n berthnasol);
  • Cofnod o'r Grantiau Cymunedol a ddyfarnwyd (gorfodol os yw'n berthnasol).

Wrth gyflwyno dogfennau ategol, defnyddiwch enwau ffeiliau priodol.

Pan fyddwch wedi cwblhau'r ffurflen cliciwch y botwm Cyflwyno. Gallwch weld yr hyn rydych chi wedi'i nodi trwy glicio ar y botwm Creu PDF.

Byddwn yn cysylltu â chi i gadarnhau pan fydd eich Prosiect wedi'i gwblhau i'n boddhad a'i gofnodi fel un cyflawn yn ein systemau (Dyddiad Cwblhau'r Prosiect).

Byddwch yn parhau i fod yn rhwym i'r Contract Grant ac am hyd tymor y contract (a nodir yn eich Llythyr Hysbysiad Grant).

Sylwch: ar ôl ichi gyflwyno'r ffurflen ni allwch wneud unrhyw newidiadau iddi ac ni ellir ei galw'n ôl.

Atodiad F: Adroddiad Cwblhau a Ffurflen Gais am Daliad Terfynol

Completion Report and Final Payment Request form step-by-step guide:

Project Details

The first part of the form will be automatically populated. 

Using either the calendar icon or the drop-down boxes you can select the dates the Completion Report and Final Payment Request form covers. 

Approved Purposes

Using the option to edit you should provide a summary of your progress since your last report against each of the Approved Purposes of your Grant. You will be able to provide an overall summary of the Approved Purposes later in this form. 

You will also need to provide a final overview on how your Project has achieved the Outcomes that you selected in your Application and how you measured this. If you are unsure what Outcomes you selected refer back to your Application which is available as a PDF on the portal homepage.  

Additional Grant Conditions 

If Additional Grant Conditions have been identified in your Grant Notification Letter you should provide details of these and a final summary of how they have been met. 

If this does not apply, continue to the next section. 

Statutory Permissions

If applicable, list any new statutory permissions or licences you have received since your last Progress Report and the date they were secured. 

All required permissions and licences must be in place by this stage, evidence can be attached to the final section of this form. 

Partnership Funding Update 

Using the first table, tell us about any partnership funding you have raised since your last Progress Report, if applicable.  

Use the second table to tell us about any volunteer or non-cash contributions you have received since your last Progress Report. 

The hourly rate for volunteer skill level will automatically calculate based on the task category and the total number of volunteer hours you enter. You will need to identify from the drop-down menu the volunteer skill level, the headings are:

  • Professional Volunteer – (for example accountancy or teaching) - £50 an hour;
  • Skilled Volunteer – (for example administrative work, carpentry or leading a guided walk) - £20 an hour;
  • Volunteer – (for example, clearing a site or working as a steward at an event) - £10 an hour.

Consultants, Contractors and Suppliers

Refer to section 2.4 of this document for information about the procedures you must follow when recruiting consultants and contractors.

In this section of the form you will need to select whether you have purchased goods, works or services worth £10,000 or more since your last report.

If you select Yes you will need to provide details of the services you have purchased, for example professional fees for a project manager. You will also need to provide the value of the services, the date the contract was awarded and the name of the contractor / supplier / consultant. You will also need to select whether this was the lowest quote you received. 

If you did not award the contract to the lowest quote/tender, give details in the second table of the contractor/supplier/consultant appointed and the number of other quotes/tenders you received. You’ll also need to provide a reason of why the selected quote/tender offered the best value. 

You also need to select whether any of the contractors/suppliers/consultants were linked for example close friends or relatives or if there is any financial link such as ownership of these suppliers. 

Using the text box provided explain why the contractor/supplier/consultant was appointed. 

Recruitment of Staff

Refer to section 2.5 of this document for information about the procedures you must follow when recruiting staff.

Select whether you recruited any staff during since your last report. 

If applicable, use the table provided to give information on any new fixed-term contracts, secondments (people who are temporarily transferred to your organisation) and the costs of freelance staff to help your Project.

Tell us if any of the new members of staff appointed to work on your Project were linked with any members of staff at your organisation – for example, any close friends, relatives, or ex-members of staff. 

Using the text box provided explain why this person was employed. 

You will need to attach job appointment/selection details at the end of this form.

You should also inform us of any changes that have taken place to the governance of your Project or organisation since your last Progress Report and whether this will have an impact on the Approved Purposes. This may include changes to key personnel. 

Final Payment Request

If your bank account details have changed during this reporting period, you must provide us with up to date information in this section. 

The following sections will be automatically populated based on your Grant award, the amount you have received so far and the payment Percentage (Grant Percentage). The request amount will update automatically based on the information you enter into the Spending Summary. 

If your VAT status has changed during this reporting report, you must provide us with up to date information. 

Complete the Spending Summary table to demonstrate how you have spent your Grant since you submitted your Payment Request Form. You do not need to include invoices or receipts you have previously provided. The table will automatically add up all invoices and receipts entered and calculate the eligible cost of each based on the information you enter. 

We do not want to see copies of pay slips for staff appointed for the Project, provide either a finance ledger or a signed letter outlining the staff costs.

Provide a separate breakdown showing how the figure you have entered for Full Cost Recovery has been calculated, if applicable. 

For amounts of less than £500 you should provide a separate table of costs for each cost heading which specifies the date, amount and description of each item of expenditure. The total of your table should match the single entry you input on your Project costs table using the relevant cost heading.

For each invoice or other entry on the claim you should complete the table of expenditure as follows. Select Add spending item to populate the table:

  • Cost Heading: in the first row, select the appropriate cost heading from the drop-down list using only those headings that are in Question 5a of your Application and which are confirmed in your Grant Notification Letter. An example might be Event cost or Training for volunteers;
  • Invoice Reference, Date & Name of Supplier: in the next three rows you should provide the invoice or receipt reference (if applicable), the date of the invoice or receipt and the name of the supplier; 
  • Description: use the fifth row to provide a brief description of what is included in each invoice or receipt;  
  • Total of Invoice (excluding VAT): in the next row you need to enter the total amount of the invoice or receipt excluding VAT; 
  • Value of Agreed Costs (if different from total) excluding VAT: if the invoice or receipt includes costs not related to your Project, then enter the amount eligible to claim, excluding VAT in the seventh row. For example, the invoice total is £5,000 but only £4,000 relates to your Project – enter £5,000 into the total of invoice row and £4,000 in the value of agreed cost row. If all costs relate to your Project you can leave this row blank. 
  • VAT for Agreed Costs: Enter the VAT of the amount of irrecoverable VAT that you are claiming.

If any of your invoices or receipts include costs which are not part of your eligible Project costs you must provide a separate breakdown of these showing clearly which costs we have agreed to support.

You must provide copies of all invoices or receipts over £500 at the end of this form. The copies should be in PDF format and organised in the order in which they appear in the claim. Images should be as space efficient as possible – generally scans in Black & White or greyscale are adequate.

If you have not spent all of your Projected total Project costs, then the final Grant payment will be adjusted to reflect this. See section 9.1 for further details on how the final payment of under budget Projects is calculated. 

Comparison of agreed budget and actual costs to date 

The table in this section will automatically populate based on the information you provide in the Spending Summary of the previous section. 

The remaining contingency and VAT excess / savings will automatically calculate based on your Spending Summary.

Refer to section 6.3 for more details about Budget Changes.

Approved Purposes 

Using the option to edit you should provide a final overall summary of your achievements against each of the Approved Purposes of your Grant. Tell us about your successes, as well as the things that didn’t go as expected. 

Summary of total partnership funding raised

Use the first table to tell us about the total amount of partnership funding raised, including the amount you originally expected and the amount you received. If these differ you will need to explain why this is the case.

The second table is a summary of total volunteer and non-cash contributions your Project has received and will auto populate based on the information you have provided in previous Progress Reports and this form. If any of the details are incorrect you can edit the information at this point if necessary.

Summary of Recruitment during the Project

This table will auto populate based on the information submitted in previous progress reports and this form. If any of the details are incorrect you can edit the information at this point if necessary. 

Project Records

Photographs – we expect you to keep a photographic record of your Project. 

Refer to section 2.7 for more information about your Photographic Records Guidelines. 

We would also like to see copies of records of events or activities.

You can use this section of the form to attach photographs and a record of activities or event.

Funding Acknowledgement and Public Relations

As part of the Grant Contract you commit to acknowledging your Grant and promoting the National Lottery. Give us an overview of the steps you have taken to do this during the delivery of your Project and after its completion.

Provide an outline of how, where and when you featured the National Lottery logo at your Project and on your website. You must also provide an overview of how you promoted National Lottery funding of your Project in the media e.g. through local press/broadcast coverage, online and through regular social media activity; at Project events and openings.  

We reserve the right to stop making payments and to request repayment of some or all of your Grant if you do not acknowledge your funding.

Evaluation

In your Application we asked you to tell us about how you would evaluate your Project and advised you to create an evaluation plan at the start of your Project. Based on the data you have collected throughout your Project we expect you to provide a report which tells the story of what you have achieved (please note: you must provide an Evaluation Report in addition to completing your Completion Report and Final Payment Request form online). For more information refer to the programme guidance that outlines the elements to include and the Evaluation: Good-practice guidance.

Attach your Evaluation Report in this section. 

Submission

If there is any further information you wish to share with us on your Project that is not covered elsewhere then provide this information in the text box in this section. 

If you have not already uploaded the following documents to your form, use the Attach button to do so now:

Use the Attach button to upload the following supporting documents:

  • Certificate of Practical Completion (mandatory for projects that have undertaken capital works);
  • Evaluation Report (mandatory); 
  • A record of activities or events that you have arranged (mandatory);
  • Photographic record of your Project (mandatory);
  • List of Digital Outputs and the web address (URL) of the website or websites where they can be accessed (mandatory);
  • Project invoices received during this reporting period (mandatory);
  • Table of costs for amounts of less than £500 (mandatory if applicable). 
  • Recent bank statement or cheque or paying in slip (mandatory if your account details have changed during this reporting period);
  • Proof of any new necessary statutory permissions or licences (mandatory if applicable);
  • Proof of any new partnership funding (mandatory if applicable);
  • Job appointment/selection details (mandatory if applicable);
  • Record of Community Grants awarded (mandatory if applicable).

When submitting supporting documents use descriptive file names. 

When you have completed the form click the Submit button. You can view what you have entered by clicking the Create PDF button. 

We will contact you to confirm when your Project has been completed to your satisfaction and recorded as complete in your systems (Project Completion Date).  

You will continue to be bound by the Grant Contract for the duration of the contract term (set out in your Grant Notification Letter).

Please note: once you have submitted the form you cannot make any changes to it and it cannot be recalled.

Atodiad G: Anfonebau a Gyflwynwyd gyda Ffurflenni Cais am Daliad

Dylai'r holl anfonebau a gyflwynir inni fel tystiolaeth o wariant fod yn glir, yn ddarllenadwy, a dylent fod ar gyfer gwaith cymwys yn erbyn y Dibenion Cymeradwy yr ydym wedi cytuno i'w hariannu. Mae’n rhaid iddynt gynnwys y wybodaeth ganlynol er mwyn i ni allu talu yn eu herbyn. Dylent fod yn ddigon clir i ddarllen a pheidio â chael eu plygu, eu difrodi na ymyrryd â hwy.

Mae’n rhaid iddynt oll ymwneud â gwaith y cytunwyd arno i gael ei ariannu gennym ni a dylai'r cleient a enwir arnynt fod y sefydliad sy'n cyflwyno'r taliad. Byddai'n ddefnyddiol pe baech yn cyflwyno'r anfonebau yn yr un drefn ag y maent wedi'u rhestru ar eich ffurflenni Cais am Daliad, fel y gallwn wirio'r anfonebau a ddarperir yn erbyn y rhai a hawliwyd.

Mae’n rhaid i anfonebau fod ag rif anfoneb, y dyddiad y cawsant eu codi a'r dyddiad y disgwylir y taliad a'r telerau talu, sut y gwneir taliad ac i bwy. Mae’n rhaid iddynt gynnwys manylion y cwmni gan gynnwys, enw, cyfeiriad, cyfeiriad e-bost, rhif ffôn, rhif cwmni, rhif cofrestru TAW (os yw wedi'i gofrestru ar gyfer TAW). Mae’n rhaid iddynt hefyd gynnwys disgrifiad o'r gwasanaethau a ddarperir, y gros (heb TAW), y swm TAW os cofrestrwyd TAW a'r swm net (cyfanswm) sy'n ddyledus.

Enghraifft o anfoneb 

Enw'r Cwmni

Llinell gyntaf y cyfeiriad

Ail linell cyfeiriad

Dinas

Cod post:

Ffôn:

E-bost:

Cwmni #: 000000VAT: XX-XXX-XX

Rhif yr Anfoneb: XXX 001

Dyddiad: Dydd Mis Mis Blwyddyn

Dyddiad: Dydd Mis Mis Blwyddyn

Enw'r Sefydliad: Disgrifiad manwl o'r gwasanaethau

10 diwrnod @ £500 y dydd £5,000

Is-gyfanswm £5,000 TAW @ 20% £1,000

CYFANSWM £6,000

Telerau talu: Taliad o fewn 30 diwrnod.

Talu yn ôl [dull] i'r cyfrif isod:

Enw'r Cwmni (yn cyfateb i'r brig)

Cod Didoli: XX-XX-XXA

Rhif Cyfrif: 12345678

Atodiad H: Rhestr Termau

Amodau Grant Ychwanegol - unrhyw amodau ychwanegol a nodir yn eich Llythyr Hysbysiad Grant.

Cais - eich ffurflen Gais wedi'i chwblhau ac unrhyw ddogfennau neu wybodaeth a anfonwch atom i gefnogi'ch cais am Grant.

Dibenion Cymeradwy - mae'r Dibenion Cymeradwy yn crynhoi'r Prosiect a ddisgrifir yn eich Cais.

Cyllidwr - Ymddiriedolwyr y Gronfa Goffa Treftadaeth Genedlaethol sy'n gweinyddu Cronfa Treftadaeth y Loteri Genedlaethol.

Grant - y swm yr ydym wedi'i ddyfarnu ichi wedi'i nodi yn eich Llythyr Hysbysiad Grant.

Contract Grant - yn cynnwys y

  • Llythyr Hysbysiad Grant;
  • Telerau Safonol y Grant;
  • Unrhyw Amodau Grant Ychwanegol; a
  • Ffurflen Caniatâd i Ddechrau.

Dyddiad y Daw’r Grant i Ben - y dyddiad erbyn pryd y mae'n rhaid i chi gwblhau'r Prosiect fel y nodir yn eich Llythyr Hysbysiad Grant.

Llythyr Hysbysiad Grant - y llythyr sy'n eich cynghori'n ffurfiol am ddyfarnu'ch Grant.

Canran y Grant - Grant wedi'i rannu â chyfanswm costau'r Prosiect - gweler enghraifft B.

Trwydded Agored - mae trwydded agored yn rhoi caniatâd i gael mynediad at, ailddefnyddio ac ailddosbarthu gwaith heb fawr o gyfyngiadau, os o gwbl. Mae amryw o drwyddedau agored ar gael ond y drwydded agored ddiofyn sy'n ofynnol yw'r Attribution Creative Commons 4.0 Rhyngwladol (CC BY 4.0) trwydded, neu gyfwerth.

Canlyniadau - rydyn ni'n disgrifio'r gwahaniaeth rydyn ni am ei wneud gyda'n cyllid trwy set o naw Canlyniad. Y canlyniadau yw newidiadau, effeithiau neu fuddion sy'n digwydd o ganlyniad uniongyrchol i'ch Prosiect. Bydd pob un o'r Prosiectau yr ydym yn eu hariannu yn cyflawni un neu fwy o'r Canlyniadau hyn.

Canran y Taliad - Grant wedi'i rannu â chostau arian parod y Prosiect - gweler enghraifft B.

Canllawiau Cymhwyso Rhaglen - y ddogfen sy'n nodi cwmpas y rhaglen a sut i wneud cais.

Prosiect - y dibenion yr ydym wedi'u cymeradwyo fel y'u nodir yn y Cais (gan ystyried unrhyw newidiadau yr ydym ni a chytunwyd arnynt yn ysgrifenedig hyd at ddyddiad ein penderfyniad i ddyfarnu'r Grant i chi ac unrhyw newidiadau yr ydym yn dweud wrthych amdanynt yn y Llythyr Hysbysiad Grant ). Weithiau disgrifir y dibenion hyn fel Dibenion Cymeradwy ac maent yn cynnwys eich bod yn cael ac yn defnyddio cyllid partneriaeth fel y nodir yn y Cais a sut y dywedasoch y byddech yn defnyddio'r Eiddo (os o gwbl).

Dyddiad Cwblhau'r Prosiect- dyddiad y llythyr a anfonwn atoch yn rhoi gwybod ichi fod y Prosiect wedi'i gofnodi fel un cyflawn. Sylwch y bydd hyn ar ôl y dyddiad erbyn i chi gwblhau'r holl waith ar y Prosiect.

Eiddo - tir, adeiladau, eitemau treftadaeth neu Eiddo deallusol a fydd yn elwa o'ch Grant.

Rydym ni, ein - yn golygu Cyllidwr.

Chi, eich - yw'r Derbynnydd Grant / Grantî