Organisational resilience guidance

Cydnerthedd sefydliadol – canllaw arfer da

Cydnerthedd sefydliadol – canllaw arfer da

Bydd y canllawiau hyn yn eich helpu i feddwl sut y gall Cronfa Dreftadaeth y Loteri Genedlaethol eich cynorthwyo i wneud eich sefydliad yn fwy gwydn neu i ymgymryd â rheoli treftadaeth.

Cyflwyniad

Bydd y canllaw hwn yn eich helpu i ystyried sut y gall Cronfa Dreftadaeth y Loteri (CDL) eich cefnogi i wneud eich sefydliad yn fwy cydnerth neu ymgymryd â’r gwaith o reoli treftadaeth. Gallech fod yn chwilio am gyllid i feithrin gallu neu gyflawni newid strategol sylweddol drwy feithrin sgiliau neu wybodaeth newydd, ac archwilio modelau llywodraethu, arwain, busnes ac incwm newydd - er mwyn gwella’r dull o reoli treftadaeth yn yr hirdymor. Gallai eich prosiect fod yn un annibynnol neu gallech fod yn cynnwys gweithgarwch yn eich cais i gryfhau gallu eich sefydliad i gynnal prosiect ehangach.

Beth ydym yn ei olygu wrth gydnerthedd sefydliadol?

Yn CDL, rydym yn disgrifio'r gwahaniaeth rydym eisiau i brosiectau ei wneud drwy gyfres o naw canlyniad. Un o'n canlyniadau yw ‘Gyda'n buddsoddiad ni bydd eich sefydliad yn fwy cydnerth’. 

Pan fyddwn yn asesu p'un a yw eich prosiect yn debygol o gyflawni'r canlyniad hwn ai peidio, byddwn yn edrych ar sut, o ganlyniad i'n buddsoddiad, y bydd gan eich sefydliad fwy o allu i wrthsefyll bygythiadau, ymateb i gyfleoedd ac addasu i amgylchiadau sy'n newid i roi dyfodol mwy diogel i chi. Rydym yn sylweddoli y bydd cydnerthedd yn edrych yn wahanol i sefydliadau unigol yn dibynnu ar eu hanghenion a'r dreftadaeth maent yn ei rheoli. Rydym yn ystyried bod y nodweddion hyn, ynghyd â pharodrwydd i newid, yn allweddol wrth ddiffinio sefydliad cydnerth sy’n gallu delio â mwy nag un cyfyngiad ar y tro.

Enghreifftiau o weithgareddau rydym yn gallu eu cefnogi

Under The National Lottery Grants for Heritage programme £3,000-£10,000 and £10,000-£250,000, we can support individual organisations, partnerships or consortia to deliver a wide range of activities to increase their resilience or take on the management of heritage. It is up to you to make a strong case for the activity you want to carry out and what difference you expect this funding to make.

Making changes to your organisation and the way you work takes time you may not see its benefits immediately. When you plan and deliver your project, you should consider its longer term impact, how outcomes will be sustained, and how the work you carry out will be adopted by your organisation. Following your project, you will be able to show that your organisation is in a better position for the future as a result of the changes you have made, and that your project has helped you towards the long-term goals of the organisation.

One of our aims in supporting organisations to increase their resilience is to ensure the benefits of projects we have previously invested in is secured for the future. If you are applying for a larger grant we will consider the extent to which your proposed project helps protect previous HLF investment when we assess your application’s value for money.

Ymgymryd â’r gwaith o reoli treftadaeth

Os ydych yn ystyried creu sefydliad newydd i ofalu amdano neu ymgysylltu pobl â threftadaeth, neu hwyrach eich bod yn grŵp sy'n bodoli eisoes sy’n bwriadu cymryd cyfrifoldebau newydd dros dreftadaeth, yna gallwn gefnogi camau cyntaf y cynllunio.  Dyma rai enghreifftiau o'r math o weithgarwch y gallwch ei gynnwys yn eich prosiect:

  • cynnal arfarniad hyfywedd neu astudiaeth ddichonoldeb sy'n ystyried trawsnewid y modd y defnyddir adeilad hanesyddol neu ased hanesyddol arall
  • gweithio gydag awdurdod lleol ar broses o drosglwyddo asedau
  • talu am ymchwil i'r broses o ddefnyddio a rheoli safleoedd treftadaeth tebyg eraill i ddysgu sut maen nhw wedi bod yn llwyddiannus (er enghraifft, cost cynnal ymweliadau i siarad ag ymddiriedolwyr eraill neu aelodau'r pwyllgorau rheoli ynglŷn â'u profiadau)
  • talu am gyngor i helpu i ddewis a mabwysiadu strwythur llywodraethu priodol neu strwythurau partneriaeth priodol neu sefydlu cyfrwng at ddibenion arbennig

Noder, rydym fel arfer yn disgwyl i berchennog y dreftadaeth lenwi'r ffurflen gais ac, os ydych yn llwyddiannus, derbyn y grant ac adrodd ar gynnydd. Os nad perchennog y dreftadaeth sy'n cyflwyno'r cais, yna byddwn yn gofyn iddo lofnodi telerau'r grant.

Ydych chi'n chwilio am gyllid i feithrin eich gallu neu gyflawni newid strategol sylweddol?

Os ydych yn chwilio am wella cydnerthedd eich sefydliad, efallai y byddwch am i’ch prosiect ganolbwyntio ar feithrin gallu i godi arian, adolygu eich dulliau llywodraethu neu archwilio cyfleoedd sy'n ymwneud â buddsoddiad cymdeithasol. Efallai y bydd angen i chi hefyd gynnal rhaglen datblygu sefydliadol ehangach. Er enghraifft, gallai eich prosiect gynnwys y canlynol:

  • ymchwilio i’r modd rydych yn ymgysylltu â chynulleidfaoedd a chwsmeriaid presennol a rhai posibl yn y dyfodol, a nodi gwelliannau y gellir eu gweithredu
  • archwilio a threialu dulliau newydd ar gyfer codi arian, masnachu neu weithgareddau eraill sy'n creu incwm
  • talu am gymorth arbenigol i ymgymryd ag adolygiad o lywodraethu ac archwiliad o sgiliau ymddiriedolwyr, a gweithredu newidiadau
  • cael cyngor a chefnogaeth gan weithiwr proffesiynol i adolygu'ch busnes a'ch model gweithredu, datblygu cynllun busnes newydd ar gyfer y sefydliad, a gweithredu'r camau allweddol
  • archwilio ffrydiau incwm amgen ac arbrofi gyda dulliau newydd, a allai gynnwys gwella’r modd mae eich sefydliad yn dangos ei effaith gymdeithasol er mwyn denu ystod ehangach o fuddsoddwyr
  • nodi cyfleoedd i leihau effeithiau amgylcheddol negyddol a gwneud arbedion effeithlonrwydd
  • darparu staff cyflenwi tymor byr i ryddhau uwch bersonél o rai o'u dyletswyddau, er mwyn cynyddu eu gallu i weithio ar weithgareddau sy'n hanfodol i ddatblygu sefydliadol
  • nodi a thalu am hyfforddiant i staff, gwirfoddolwyr ac ymddiriedolwyr i gefnogi'r newidiadau sefydliadol rydych yn bwriadu eu cyflawni
  • darparu cymorth ar gyfer gweithgarwch rhwydweithio a mentora er mwyn galluogi'r sefydliad i gynyddu ei gyrhaeddiad ac effaith
  • sicrhau bod eich sefydliad yn barod i ymgymryd â phrosiect cyfalaf yn y dyfodol drwy ymgymryd â gwaith arbenigol megis arolygon cyflwr a gwaith cynllunio cychwynnol i ddangos cynaliadwyedd ariannol yn yr hirdymor
  • archwilio opsiynau ar gyfer dirwyn i ben yn raddol neu uno â sefydliad arall, gan gynnwys derbyn cymorth wrth drosglwyddo cyfrifoldeb ar gyfer ased treftadaeth er mwyn sicrhau ei fod yn cael ei reoli'n dda yn yr hirdymor

Gweithio ar y cyd neu ar ran grŵp o sefydliadau

Gallwn gefnogi ceisiadau gan gonsortia i archwilio opsiynau ar gyfer grŵp o sefydliadau sydd wedi nodi heriau cyffredin. Gallai hyn olygu sefydlu rhwydweithiau neu bartneriaethau mwy ffurfiol neu ddatblygu cynlluniau a dulliau strategol newydd i ofalu am dreftadaeth a rennir.

Gall sefydliadau ymbarél neu bartneriaethau rhwng sefydliadau treftadaeth a darparwyr gwasanaethau hefyd wneud cais am gyllid ar gyfer gweithgareddau megis hyfforddiant a meithrin gallu ar gyfer sefydliadau sydd â chyfrifoldeb dros reoli treftadaeth.

Neu hwyrach bod gennych syniad arall ar gyfer eich prosiect?

Nid yw'r enghreifftiau o weithgarwch a nodir yn yr adran hon yn derfynol, ac yn dibynnu ar ofynion eich grŵp neu sefydliad, efallai y bydd gennych fath gwahanol o brosiect mewn golwg. Bydd angen i chi ddweud wrthym sut y bydd y gweithgarwch rydych yn ei gynnig yn diwallu anghenion eich sefydliad a pham rydych yn credu y bydd yn gwella cydnerthedd eich sefydliad.

Cynnwys gweithgarwch yn ymwneud â chydnerthedd sefydliadol o fewn prosiect ehangach

Os ydych yn gwneud cais am grant mwy, byddem yn eich annog i ystyried anghenion  eich sefydliad o ran meithrin gallu a chynnwys y gweithgarwch hwn yn eich cynlluniau prosiect gan gynnwys y cam datblygu os ydych yn gwneud cais am grant gwerth £250,000 neu fwy. 

 

Er enghraifft, pan fyddwch yn cynllunio eich prosiect, dylech ystyried y canlynol:

 

  • A oes angen cryfhau eich dulliau llywodraethu er mwyn cyflwyno'r prosiect arfaethedig? A oes angen i chi adolygu'ch trefniadau presennol neu gynnal archwiliad sgiliau a meithrin sgiliau newydd er mwyn sicrhau eich bod yn y sefyllfa orau i gyflwyno eich prosiect arfaethedig? Rydym yn awgrymu'n gryf os ydych yn gwneud cais am dros £250,000 a heb gynnal adolygiad llywodraethu dros y tair blynedd diwethaf, eich bod yn cynnwys hyn yn eich cais am gyllid.
  • Sgiliau eich rheolwyr, staff a gwirfoddolwyr. A ydych yn ystyried hyfforddiant a datblygu sgiliau i gyflwyno'ch prosiect? Os ydych yn cyflogi staff newydd i gyflwyno'r prosiect, sut ydych chi'n bwriadu sicrhau bod y sgiliau ac arbenigedd newydd hwn yn fuddiol i'ch sefydliad unwaith mae'r prosiect wedi dod i ben?
  • Busnes a chynllunio strategol. A oes angen i chi adnewyddu eich cynllun busnes neu gynnal rhywfaint o gynllunio strategol pellach i gynnal eich prosiect? A fyddwch yn ceisio cynnwys cyngor allanol gan arbenigwr? Os ydych yn gwneud cais am grant dros £250,000, byddwn yn gofyn i chi gyflwyno eich cynllun busnes cyfredol gyda'ch cais rownd gyntaf. Os ydych yn llwyddiannus, bydd disgwyl i chi ddiweddaru a datblygu hwn yn unol â gofynion ein hail rownd a chynaliadwyedd  eich prosiect yn y tymor hwy. Gallwch ddyrannu rhywfaint o’r gyllideb o'ch cam datblygu i'ch helpu i wneud hyn.
  • A oes angen cryfhau eich systemau rheoli ariannol? A oes angen i chi adolygu neu wella'r ffordd rydych yn cadw golwg ar eich gwybodaeth ariannol?  
  • A oes angen i chi gynnwys rhyw weithgarwch i feithrin eich gallu i godi arian a denu ffynonellau newydd o incwm? A oes angen i chi ddatblygu sgiliau codi arian, adolygu strategaethau neu edrych ar opsiynau i amrywio eich incwm?

Rydym eisiau gweld effaith ein buddsoddiad yn parhau i fod o fudd i bobl a chymunedau yn yr hirdymor. Rydym yn ymwybodol bod cynnal prosiect mawr yn gallu dod â newid sylweddol a galwadau newydd i sefydliad. Trwy ein cyllid, rydym eisiau cefnogi sefydliadau i gynnwys gweithgarwch sy’n mynd i’r afael ag anghenion meithrin gallu o fewn cynlluniau ar gyfer prosiect ehangach i helpu i wella cydnerthedd a chryfhau cynaliadwyedd ariannol gan adael sefydliadau mewn sefyllfa well unwaith y bydd gweithgarwch y prosiect wedi dod i ben.

Cymorth y gallwn ei gynnig

Offeryn diagnostig ar-lein

Os ydych yn sefydliad sydd wedi ei hen sefydlu, ac sydd wedi bod yn gweithredu am fwy na dwy flynedd, rydym yn argymell yn gryf eich bod yn cynnwys cam diagnostig fel rhan o'ch gwaith o gynllunio prosiect drwy ddefnyddio’r gwirydd cryfder Treftadaeth Gydnerth, sydd ar-lein. Bydd hyn yn eich helpu i ddadansoddi sut mae eich sefydliad yn gweithio ar hyn o bryd, ynghyd â meysydd o gryfder a gwendid, er mwyn helpu i nodi'r hyn mae'n rhaid i chi fynd i'r afael ag ef fel rhan o'ch prosiect. Bydd yr offeryn yn cynhyrchu adroddiad ar ôl i chi ateb y cwestiynau, y gallwch ei ychwanegu at eich cais fel dogfen ategol.

Gellir dod o hyd i'r offeryn ar http://cymraeg.resilientheritagechecker.org.uk/

Mwy o wybodaeth ac adnoddau

Dyma ambell i adnodd defnyddiol i'ch helpu i ddatblygu eich syniadau a chryfhau eich sefydliad:

Cynllunio busnes:

DIY toolkit, Nesta: http://diytoolkit.org/tools/

Pecyn cymorth ar sut i ddyfeisio, mabwysiadu neu addasu syniadau a allai gyflwyno canlyniadau gwell.

Canllaw cynllunio busnes ar gyfer sefydliadau celfyddydol a diwylliannol, Cyngor y Celfyddydau Lloegr: https://www.artscouncil.org.uk/sites/default/files/download-file/Business%20Planning%20Guidance%20for%20arts%20and%20cultural%20organisations.pdf

Offeryn The Sustainable Sun, Cyngor Cenedlaethol Mudiadau Gwirfoddol: http://www.ncvo.org.uk/images/documents/practical_support/funding/sustainable-funding/Sustainable%20Sun%20Tool.pdf

Offeryn wedi'i gynllunio i'ch helpu i asesu eich sefyllfa wrth weithio tuag at gynaliadwyedd ariannol.

Canllaw i feincnodi, The Audience Agency: https://www.theaudienceagency.org/insight/an-introduction-to-benchmarking

Canllaw ynglŷn â sut i fynd ati i ddechrau meincnodi eich sefydliad.

Adnoddau cynllunio busnes amrywiol, Cyngor Mudiadau Gwirfoddol yr Alban:  https://scvo.org.uk/running-your-organisation/business-planning

Pa mor gryf yw eich offeryn busnes, Sgiliau Creadigol & Diwylliannol:  https://ccskills.org.uk/careers/develop-your-career/article/how-strong-is-your-business

Adnoddau amrywiol i'ch helpu i redeg eich sefydliad, Cyngor Gweithredu Gwirfoddol Cymru: https://www.wcva.org.uk/advice-guidance/running-your-organisation?seq.lang=cy-GB

Cymorth datblygu busnes:

Adnoddau datblygu busnes, Culture Hive (cynhaliwyd gan Gymdeithas Marchnata'r Celfyddydau): http://www.culturehive.co.uk/prosper/

Cyfres o adnoddau yn cwmpasu amrywiaeth o bynciau o reoli timau drwy gyfnod o newid, mesur effaith gymdeithasol ac amrywio ffrydiau refeniw.

Made Simple Guides, Sayer Vincent: http://www.sayervincent.co.uk/resources/made-simple-guides/

Cyfres o ganllawiau wedi'u cynllunio ar gyfer elusennau yn cwmpasu amrywiaeth o bynciau gan gynnwys Rhodd Cymorth, Uno a gwaith cydweithredol.

Canllawiau Llwyddiant ar gyfer amgueddfeydd, Cymdeithas yr Amgueddfeydd Annibynnol:  https://www.aim-museums.co.uk/resources/success-guides/

Canllawiau sy'n cwmpasu amrywiaeth o bynciau gan gynnwys; caffis ac adwerthu, trafod ardrethi busnes a chanllaw cyflym i flychau rhoddion. 

Codi arian ac arfer da:

Am ganllaw gyffredinol ar amrywiaeth o bynciau codi arian, Sefydliad Codi Arian Cymru:  https://www.institute-of-fundraising.org.uk/groups/national-cymruwales/

Cod ymarfer codi arian, Y Rheolydd Codi Arian: https://www.fundraisingregulator.org.uk/code-of-fundraising-practice/code-of-fundraising-practice/

Canllawiau gweithwyr proffesiynol y Gymdeithas Codi Arian: http://www.afpnet.org/Ethics/content.cfm?ItemNumber=3093&navItemNumber=536

Amrywiaeth o adnoddau i helpu gyda chodi arian, Cyngor Gweithredu Gwirfoddol Gogledd Iwerddon: http://www.nicva.org/services/fundraising

Cyngor da ac awgrymiadau ar gyfer codi arian, SOFII: http://sofii.org/the-fundraisers-toolbox/top-tips-how-tos

Datblygu llywodraethu da:

Rheolau allweddol ar gyfer Llywodraethu Da, Cymdeithas yr Amgueddfeydd Annibynnol: https://www.aim-museums.co.uk/wp-content/uploads/2017/02/AIM-Golden-Rules-For-Good-Governance.pdf  

Canllaw un tudalen i ddeg peth y dylai Byrddau Ymddiriedolwyr feddwl amdanynt i gyflawni llywodraethu da.

Llywodraethu Da, cod ar gyfer y trydydd sector yng Nghymru, Cyngor Gweithredu Gwirfoddol Cymru: http://www.wcva.org.uk/media/10197/wcvagoodgovernanceguide.pdf

Governance in the Arts and Museums: a practical guide, Clore Leadership programme: https://www.cloreleadership.org/userfiles/documents/630_toolkit_final.pdf

Cod Llywodraethu i Elusennau, partneriaid amrywiol: https://www.charitygovernancecode.org/cy/cod-llywodraethu-i-elusennau?set_language=cy

Offeryn ymarferol i helpu elusennau a'u hymddiriedolwyr i ddatblygu llywodraethu o safon uchel.

Amrywiaeth o adnoddau yn cwmpasu gwahanol faterion mewn perthynas â llywodraethu, Fforwm Llywodraethu Trydydd Sector yr Alban:  https://scotlandsgovernanceforumblog.wordpress.com/category/resources/toolkits-guides/

Buddsoddiad cymdeithasol

Gwefan wedi'i chynllunio i helpu elusennau i ddeall Buddsoddiad Cymdeithasol yn well, Good Finance:  https://www.goodfinance.org.uk/

Offeryn diagnostig parodrwydd i fuddsoddi, Social Investment Scotland: http://www.socialinvestmentscotland.com/investment-readiness/

Canllaw hanfodol i ostyngiad yn y dreth ar gyfer buddsoddiad cymdeithasol (SITR), Big Society Capital:

https://www.bigsocietycapital.com/sites/default/files/GET%20IT%20leaflet%20NEW%20May%202017.pdf

Gwybodaeth am gyfrannau'r gymuned, Cyfranddaliadau Cymunedol Cymru: http://cyfranddaliadaucymunedol.cymru.coop/cymorth

Adnoddau Ymbarél Catalydd

Gwnaeth rhaglen Ymbarél Catalydd ddyfarnu grantiau i naw o sefydliadau Ymbarél i gyflwyno rhaglen meithrin gallu ar draws y DU dros y pedair blynedd rhwng 2014-2018. Er bod y rhaglen wedi dod i ben erbyn hyn, crëwyd cyfoeth o adnoddau ynghylch codi arian a chynllunio busnes ac maent yn dal i fod ar gael ar wefannau'r prosiectau: 

Y Celfyddydau a Busnes yr Alban, Darparu Adnoddau ar gyfer Treftadaeth yr Alban: http://www.resourcingscotlandsheritage.org/resources/

Y Gynghrair Treftadaeth, Rhoi i Dreftadaeth: http://www.theheritagealliance.org.uk/gth/?page_id=1398

Yr Archifau Cenedlaethol, Codi arian ar gyfer Archifau: http://www.nationalarchives.gov.uk/archives-sector/projects-and-programmes/fundraising-for-archives/

Cyngor Gweithredu Gwirfoddol Cymru (WCVA),  Rhoi dyfodol i'r gorffennol – treftadaeth gynaliadwy yng Nghymru (Catalydd Cymru): https://www.wcva.org.uk/funding/advice/information-sheets?seq.lang=cy-GB

Cyswllt Amgylchedd Gogledd Iwerddon – Buddsoddi yn Nhreftadaeth Gogledd Iwerddon: https://www.heritagefundraisingni.org/resource-library

Ymddiriedolaeth Adfywio'r Tywysog, Adeiladu Adnoddau, Buddsoddiad a Gwybodaeth Gymunedol (BRICK): https://brick-work.org/resources/

Gwasanaeth Archeolegol ac Amgueddfeydd Norfolk – Menter SHARED: datblygu amgueddfeydd â gogwydd at fusnes: http://sharemuseumseast.org.uk/shared-enterprise-resources/

Ymddiriedolaeth Ddiwylliannol Hampshire, Ysbrydoli Diwylliant o Ddyngarwchhttp://www.fundraisingportal.org.uk/

Partneriaeth Amgueddfeydd Cernyw:  https://www.cornwallmuseumspartnership.org.uk/resource-results/?_sft_resource_cat=all

Astudiaethau Achos:

Yn 2012, gwnaeth CDL, ynghyd â Historic England, gyhoeddi adroddiad yn cynnwys 15 astudiaeth achos yn canolbwyntio ar y gwaith y mae sefydliadau treftadaeth wedi’i wneud i ddod yn fwy cydnerth:  https://content.historicengland.org.uk/content/heritage-counts/pub/2012/bop-case-studies-f.pdf

 

Atodiad Maint
Download as PDF148.77 KB 148.77 KB