Derbyn grant: grantiau cam cyflwyno £250,000 i £10miliwn
Cyflwyniad
Pan fyddwch chi'n derbyn grant gennym ni, mae'n bwysig eich bod chi'n deall y camau y bydd angen i chi eu cymryd drwy gydol eich prosiect. Arian cyhoeddus gan chwaraewyr y Loteri Genedlaethol yw ein hariannu, felly mae'n rhaid i chi ddarllen a deall ein harweiniad i gyd i wneud yn siŵr eich bod yn cydymffurfio â'n gofynion. Mae hyn yn cynnwys:
- yr arweiniad derbyn eich grant hwn
- eich cais llawn
- yr arweiniad ymgeisio
- y contract grant
Mae'r contract grant yn cynnwys:
- y llythyr hysbysiad o grant
- y telerau grant safonol
- unrhyw amodau grant ychwanegol
- eich ffurflen caniatâd i ddechrau wedi'i llofnodi
Mae'r telerau grant safonol yn cynnwys termau diffiniedig a all ymddangos mewn priflythrennau neu beidio, a fydd yn berthnasol ac sydd â'r un ystyr lle bynnag y cânt eu cynnwys yn yr arweiniad hwn. Os nad ydych yn cydymffurfio â'n gofynion, mae'n bosibl eich bod yn torri'r contract grant, a allai gael effaith ar eich grant a'ch taliadau grant.
Os yw eich grant yn fwy na £5miliwn efallai y byddwch yn derbyn contract grant wedi'i deilwra. Bydd eich Rheolwr Buddsoddi yn trafod gyda chi a oes unrhyw newidiadau i'r gweithdrefnau a nodir yn yr arweiniad hwn.
Mae arweiniad ychwanegol ar gael yn adrannau Ariannu ac Arweiniad arfer da y wefan. Gallwch hefyd archwilio ein safbwynt a'n cyngor ar ddefnyddio offer deallusrwydd artiffisial (AI) wrth gyflwyno eich prosiect.
Os oes gennych unrhyw gwestiynau neu bryderon ar ôl i chi ddarllen yr arweiniad hwn, cysylltwch â ni am gymorth.
Os oes grant eisoes wedi'i ddyfarnu i chi, dylech gysylltu â'ch Rheolwr Buddsoddi, sydd yno i'ch cefnogi drwy gydol eich prosiect. Bydd yn gweithio gyda chi mewn ffordd sy'n gymesur ac yn briodol i'ch grant, a dylech gadw mewn cysylltiad rheolaidd â nhw.
Os ydych chi wedi gwneud cais am grant neu'n ystyried gwneud hynny, gallwch gysylltu â'ch tîm lleol neu'n tîm Gwasanaeth Cwsmeriaid.
Llinell amser y prosiect
Mae yna nifer o gamau allweddol y byddwch chi'n mynd drwyddynt wrth i chi gyflwyno eich prosiect. Wrth i chi weithio gyda ni, byddwch yn:
- dod i gyfarfod dechrau arni y cam cyflwyno
- cyflwyno'ch ffurflen caniatâd i ddechrau o fewn chwe mis i dderbyn eich llythyr hysbysiad o grant
- cwblhau'r dasg rhoi rhagor o wybodaeth i ni am y prosiect
- cyflwyno eich gweithgarwch prosiect, gan gynnwys y dibenion cymeradwy, a rhoi diweddariadau prosiect rheolaidd i ni
- gofyn am eich taliadau grant a rhoi tystiolaeth o sut rydych wedi gwario’r arian
- cyflwyno eich diweddariad prosiect terfynol ac adroddiad cwblhau, a gofyn am eich taliad terfynol, erbyn dyddiad dod i ben eich grant
Os cafodd eich cais ei roi ar y llwybr cyflym, byddwn yn cytuno ar amserlen briodol gyda chi.
Darparu tystiolaeth o'ch prosiect
Trwy gydol eich cam cyflwyno, byddwn yn disgwyl i chi gasglu tystiolaeth i ddangos:
- sut rydych chi'n cyflawni'r dibenion cymeradwy
- sut rydych chi'n cydymffurfio â'r contract grant
- sut rydych chi'n gwario'r grant
- effaith ein hariannu
Gwnewch yn siŵr eich bod yn dilyn arfer da ac yn cadw cofnodion drwy gydol eich prosiect i'ch helpu i ateb unrhyw gwestiynau sydd gennym.
Mynnwch fwy o wybodaeth am ddarparu tystiolaeth o sut rydych chi'n gwario eich grant.
Cydymffurfio â'n gofynion
Wrth roi diweddariad prosiect i ni, byddwn yn gofyn cwestiynau i chi i’n helpu i ddeall sut rydych chi’n cydymffurfio â’r contract grant a’n gofynion ni. Efallai y bydd angen hefyd i chi anfon tystiolaeth o hyn atom.
Er enghraifft, byddwn yn gofyn i chi am:
- unrhyw staff rydych chi wedi'u recriwtio i'ch helpu i gyflwyno eich prosiect
- unrhyw nwyddau, gwaith neu wasanaethau rydych chi wedi'u caffael
Gallai tystiolaeth o hyn gynnwys:
- adroddiad ar y broses o recriwtio aelod o staff
- adroddiad ar wasanaeth rydych chi wedi'i gaffael
Os na allwch ddarparu'r dystiolaeth rydym yn gofyn amdani, mae'n bosibl eich bod yn torri'r contract grant a gallai hyn gael effaith ar eich grant a'ch taliadau grant.
Dylech gadw’r holl dystiolaeth am saith mlynedd ar ôl i’r contract grant ddod i ben.
Effaith eich prosiect
Byddwn hefyd yn gofyn cwestiynau i chi trwy gydol eich prosiect i'n helpu i gywain data ar effaith ein hariannu. Mae hyn oherwydd i ni eisiau dysgu o'r prosiectau rydyn ni'n eu hariannu a rhannu gwybodaeth amdanyn nhw. Mae hefyd yn helpu i lywio ein harfer a sut rydym yn cyflwyno ein strategaeth.
Er enghraifft, byddwn yn gofyn i chi am:
- swyddi, prentisiaethau a chyfleoedd hyfforddi a grëwyd o ganlyniad i'ch prosiect
- unrhyw wirfoddolwyr a oedd gennych a'r oriau y gwnaethant eu treulio yn cefnogi eich prosiect
- pobl a elwodd o'ch prosiect, fel nifer y bobl sydd wedi ymweld â'ch prosiect
Gallai tystiolaeth o hyn gynnwys:
- cofnod o unrhyw hyfforddiant y mae staff wedi'i wneud o ganlyniad i'ch prosiect
- nifer yr oriau y mae gwirfoddolwyr wedi'u treulio yn cefnogi eich prosiect bob blwyddyn ac yn ei gyfanrwydd ar draws eich prosiect
- nifer y bobl sydd wedi ymweld â'ch prosiect ar-lein ac ar y safle bob blwyddyn ac yn ei gyfanrwydd ar draws eich prosiect
Hyrwyddo a chydnabod eich grant
Yn ystod eich prosiect byddwn yn gweithio gyda chi i hyrwyddo eich grant ac yn eich cefnogi i gydnabod ein hariannu. Dylech hefyd ddweud wrthym am unrhyw ddigwyddiadau a lansiadau prosiect allweddol, fel y gallwn anfon cynrychiolydd i'w mynychu lle bo'n bosibl.
Os ydych chi'n creu deunyddiau cyhoeddusrwydd neu farchnata, cofiwch rannu'r rhain gyda ni fel y gallwn eu cymeradwyo yn gyntaf. Er enghraifft, datganiadau i'r wasg neu arwyddion.
Rhaid i bob prosiect sy'n derbyn ariannu gennym gydnabod ein cefnogaeth yn gyhoeddus. Dylech ystyried sut y byddwch chi'n cydnabod eich grant o gychwyn cyntaf eich prosiect. Rydym yn disgwyl i gydnabyddiaeth fod yn amlwg ac yn gymesur â maint eich grant.
Dysgwch fwy am gydnabod eich grant a'n pecyn cymorth cydnabyddiaeth.
Rydym hefyd eisiau dathlu'r effaith y mae ein hariannu'n ei chael ar draws y DU. Fel rhan o hyn, efallai y byddwn yn cysylltu â chi ynglŷn â chyfleoedd i gynnwys eich prosiect mewn gweithgarwch hyrwyddo - i ni ein hunain ac i'r Loteri Genedlaethol.
Gallai hyn gynnwys y canlynol, ond nid yw'n gyfyngedig iddynt:
- arddangosfeydd mewn siopau manwerthu
- cynnwys mewn ymgyrchoedd, er enghraifft Wythnos Agored y Loteri Genedlaethol
- cael ei amlygu fel enghraifft o sut mae cymunedau lleol yn elwa o'r ariannu
Gall cymryd rhan helpu codi ymwybyddiaeth o'ch prosiect, ysbrydoli eraill a dangos yr effaith sy'n bosibl oherwydd chwaraewyr y Loteri Genedlaethol.
Cyn dechrau ar eich cam cyflwyno
Byddwch yn derbyn e-bost gan eich Rheolwr Buddsoddi, yn rhoi gwybodaeth am eich dyfarniad grant a'ch llythyr hysbysiad o grant. Bydd yn manylu ar yr hyn sydd angen ei wneud cyn y gallwch ddechrau ar eich prosiect, a bydd yn gofyn i chi gwblhau'r tasgau canlynol.
Ni ddylech ddechrau unrhyw waith ar eich prosiect hyd nes y byddwch wedi derbyn caniatâd ysgrifenedig gennym i wneud hynny. Os byddwch yn dechrau unrhyw waith cyn cael y caniatâd hwn, fe fydd ar eich menter eich hun ni fyddwn yn talu unrhyw gostau a ysgwyddir.
Derbyn y llythyr hysbysiad o grant
Unwaith y byddwn wedi'ch hysbysu bod grant wedi'i ddyfarnu i chi, byddwn yn anfon llythyr hysbysiad o grant atoch. Mae'r llythyr hwn yn cynnwys gwybodaeth am:
- eich prosiect, gan gynnwys y dibenion cymeradwy, y defnydd cymeradwy a dyddiad dod i ben y grant
- telerau safonol eich grant
- unrhyw amodau grant ychwanegol
- unrhyw ofynion penodol eraill sy'n berthnasol i'ch prosiect, er enghraifft rheoli cymhorthdal, cydymffurfiaeth neu grantïon ar y cyd
Bydd yr e-bost hefyd yn gofyn i chi fewngofnodi i'ch cyfrif i gwblhau eich ffurflen caniatâd i ddechrau a'r dasg rhoi rhagor o wybodaeth i ni am y prosiect.
Fel arfer, rydym yn disgwyl i chi lenwi eich ffurflen caniatâd i ddechrau a'r dasg rhoi rhagor o wybodaeth i ni am y prosiect, yn ogystal â chyflwyno'r dogfennau y gofynnir amdanynt yn y cam hwn, o fewn tri mis i ddyddiad y llythyr hysbysiad o grant. Os bydd oedi sylweddol ac nad yw'r wybodaeth sydd ei hangen arnom wedi'i derbyn o fewn chwe mis, efallai y byddwn yn penderfynu dileu eich cynnig grant.
Dod i'ch cyfarfod dechrau arni
Yn fuan ar ôl i chi dderbyn eich llythyr hysbysiad o grant, byddwn yn trefnu cyfarfod dechrau arni gydag aelodau allweddol o'ch tîm prosiect. Diben y cyfarfod yw:
- egluro'r broses caniatâd i ddechrau
- egluro gwaith y cam cyflwyno
- cytuno ar drefniadau rheoli prosiect, caffael a rhaglen waith y cam cyflwyno
- nodi gofynion adrodd, monitro a gwerthuso eich prosiect
- trafod unrhyw bwyntiau cyfreithiol, megis perchnogaeth, sicrwydd (er enghraifft, arwystl cyfreithiol), trwyddedau ar gyfer gwaith neu reoli cymhorthdal
- trafod yr wybodaeth ychwanegol sydd ei hangen arnom i helpu cywain data ar effaith ein hariannu
Byddwn yn cytuno ar strwythur adrodd ar gyfer pryd y dylech gyflwyno diweddariadau prosiect a cheisiadau am daliad.
Yn y cyfarfod hwn efallai y cewch eich cyflwyno i ymgynghorydd o'n Cofrestr Gwasanaethau Cefnogi (RoSS), a fydd yn eich cefnogi i ddatblygu agweddau ar eich prosiect ac yn ein helpu ni i fonitro'ch prosiect.
Gall ymgynghorydd RoSS roi cyngor ar ystyriaethau rheoli prosiectau cyffredinol, neu ar feysydd penodol fel:
- rheoli adeiladwaith
- cynllunio busnes
- yr amgylchedd naturiol
- ennyn diddordeb y cyhoedd
- asedau digidol
Mae'r ymgynghorydd yn cael ei benodi a'i dalu gennym a bydd yn adrodd i ni drwy gydol eich prosiect neu yn ystod rhan benodol o'ch prosiect.
Cwblhau'r caniatâd i ddechrau
Wrth lenwi eich ffurflen caniatâd i ddechrau, mae'n bwysig i chi wirio manylion eich llythyr hysbysiad o grant yn erbyn yr wybodaeth sydd gennym yn y ffurflen caniatâd i ddechrau. Os oes unrhyw wallau, rhaid i chi gysylltu â'ch Rheolwr Buddsoddi cyn symud ymlaen.
Cyn i ni allu roi caniatâd i ddechrau i chi, bydd angen i chi ddarparu’r wybodaeth ganlynol fel y bo angen:
- Prawf o berchnogaeth rhydd-ddaliad neu brydles (ar gyfer pob prosiect cyfalaf, os bu unrhyw newidiadau ers cyflwyno'ch cais). Gallai hyn gynnwys cadarnhad bod eich les yn bodloni'r gofynion a nodir yn yr arweiniad ymgeisio neu eich bod wedi caffael buddiant rhydd-ddaliadol yn yr eiddo.
- manylion caniatadau a thrwyddedau statudol sydd eu hangen ac a gafwyd, os yn berthnasol
- cadarnhad o gyfraniadau arian parod a sicrhawyd fel yr amlinellwyd yn eich cais
- dadansoddiad o gostau ac adroddiad llif arian parod sy'n amlinellu cam cyflwyno eich prosiect, fel y bo'n berthnasol
- braslun o strwythur rheoli prosiect eich sefydliad a dogfen sy'n amlinellu eich dull o ddewis ymgynghorwyr, contractwyr a chyflenwyr
- amserlen prosiect neu raglen waith yn amlinellu cam cyflwyno eich prosiect, fel y bo'n berthnasol
- cynnig ar gyfer sut y byddwch yn rheoli caffael yng ngham cyflwyno eich prosiect, fel y bo'n berthnasol
- unrhyw fanylion eraill y teimlwn y gallent fod yn berthnasol i'ch prosiect, gan gynnwys ystyriaethau rheoli cymhorthdal, fel y bo'n berthnasol
- prawf y cydymffurfiwyd ag unrhyw amodau ynghylch sicrwydd dros yr eiddo, megis arwystlau a chyfyngiadau cyfreithiol
Rhaid i chi ddweud wrthym a fu unrhyw newidiadau i'ch prosiect ers i chi gyflwyno'ch cais. Er enghraifft, newidiadau i bartneriaid eich prosiect neu gyfraniadau arian parod. Bydd angen hefyd i chi ddarparu tystiolaeth wedi'i diweddaru os oes angen.
Yna bydd gofyn i chi ddarparu manylion dau lofnodai cyfreithiol ar gyfer eich sefydliad. Mae angen iddynt ddarllen a chytuno i'r contract grant.
Unwaith y byddwn wedi prosesu a chymeradwyo'r wybodaeth a ddarparwyd gennych, byddwn yn anfon ffurflen caniatâd i ddechrau wedi'i chydlofnodi atoch ac e-bost yn cadarnhau bod gennych ganiatâd i ddechrau. Os byddwch yn dechrau unrhyw waith cyn derbyn caniatâd i ddechrau, fe fydd ar eich menter eich hun ac ni fyddwn yn talu unrhyw gostau a ysgwyddir.
Rhoi rhagor o wybodaeth i ni am y prosiect
Ar ôl i chi gyflwyno eich ffurflen caniatâd i ddechrau, bydd modd i chi roi mwy o wybodaeth i ni am eich prosiect. Nid yw'r cwestiynau hyn yn rhan o'ch cais ac ni fydd eich atebion yn effeithio ar eich dyfarniad grant. Mae'r wybodaeth a ddarparwch yn ein helpu i ddeall effaith ein hariannu.
I'ch helpu i ateb y cwestiynau ychwanegol hyn am eich prosiect, darllenwch yr arweiniad a chwestiynau Rhoi mwy o wybodaeth i ni am y prosiect.
Mae angen i chi gwblhau'r dasg hon cyn y gallwn ryddhau unrhyw daliadau i chi. Os na fyddwch yn darparu'r wybodaeth hon i ni cyn gynted â phosibl ar ôl i ni roi caniatâd i ddechrau i chi, efallai y bydd eich taliadau'n cael eu gohirio.
Yn ystod eich cam cyflwyno
Wrth i chi gyflwyno eich prosiect, rydym yn eich annog i gadw mewn cysylltiad â ni. Mae hyn er mwyn i ni allu clywed am y pethau rydych chi'n eu cyflawni, a'ch cefnogi gydag unrhyw broblemau a allai godi. Gallwch bob amser gysylltu â'ch Rheolwr Buddsoddi i gael cyngor ar reoli ein hariannu unrhyw bryd yn ystod eich prosiect.
Rhoi diweddariadau i ni ar eich prosiect
Drwy gydol eich prosiect, mae'n rhaid i chi roi diweddariadau rheolaidd i ni ar sut mae pethau'n mynd. Byddwn yn defnyddio'r diweddariadau hyn i:
- fonitro cynnydd eich prosiect a'ch cefnogi fel y bo angen
- sicrhau eich bod yn cydymffurfio â'n gofynion
- cywain gwybodaeth am effaith ein hariannu
Dros oes eich cam cyflwyno, bydd angen i chi gyflwyno:
- diweddariad prosiect bob tri mis
- diweddariad prosiect blynyddol ar wahân unwaith y flwyddyn
- diweddariad prosiect terfynol ac adroddiad cwblhau pan fyddwch yn cwblhau eich prosiect
Os oes angen amserlen diweddariadau prosiect wahanol, bydd eich Rheolwr Buddsoddi yn trafod hyn gyda chi.
Sut y byddwn yn talu eich grant
Bydd eich grant yn cael ei dalu mewn ôl-daliadau. I hawlio taliad bydd angen i chi gyflwyno cais am daliad, fel arfer bob tri mis. Bydd angen hefyd i chi fod wedi cyflwyno diweddariad prosiect yn ddiweddar.
Byddwn yn talu eich grant fel canran o'ch costau prosiect. Rydym yn disgrifio hyn fel canran talu. Mae hyn wedi'i esbonio yn eich llythyr hysbysiad o grant.
Er enghraifft, os byddwch yn darparu tystiolaeth o wariant gwerth cyfanswm o £50,000 a bod eich canran grant yn 85%, eich taliad fydd £42,500.
Byddwn yn talu'r 10% olaf o'ch grant ar ôl i chi gwblhau eich prosiect a darparu:
- diweddariad prosiect terfynol ac adroddiad cwblhau
- cais am daliad terfynol a thystiolaeth o sut y gwariwyd gweddill eich grant
Ar gyfer pob taliad, anelwn at eich talu chi o fewn 10 diwrnod gwaith ar ôl derbyn yr holl wybodaeth sydd ei hangen arnom.
Unwaith y byddwch wedi gwneud eich cais am daliad terfynol, ni fyddwn yn derbyn unrhyw geisiadau pellach am daliadau gennych. Dylech gytuno ar eich cyfrifon terfynol gydag unrhyw gontractwyr a chyflenwyr cyn gofyn am eich taliad terfynol.
Os byddwch yn gwario llai ar eich cam cyflwyno na'r arian yr ydym wedi'i dalu i chi, bydd angen i chi ddychwelyd unrhyw arian sydd heb ei wario. Byddwn yn cytuno â chi ar y swm sydd i'w ddychwelyd pan fyddwn yn prosesu'ch adroddiad cwblhau.
Os yw eich prosiect yn ymwneud â chaffael a phrynu adeiladau, tir neu eitemau treftadaeth, byddwn yn talu swm llawn y grant sydd ei angen ar gyfer y pryniant fel un taliad. Bydd eich Rheolwr Buddsoddi'n cysylltu â chi gyda rhagor o wybodaeth am sut y bydd y taliad hwn yn cael ei wneud ac unrhyw beth y maent ei angen gennych chi.
Darparu tystiolaeth o'r hyn rydych chi wedi'i wario
Wrth ofyn am daliad, bydd angen i chi ddweud wrthym sut rydych wedi bod yn gwario'ch grant. Rhaid i chi ddarparu anfonebau unigol ar gyfer yr holl wariant dros £500. Dylent fod yn glir, yn ddarllenadwy a heb eu difrodi na'u hystrywio.
Rhaid i anfonebau gynnwys:
- rhif anfoneb
- y dyddiad y cawsant eu codi
- y dyddiad y disgwylir y taliad a'r telerau talu
- sut mae'r taliad i gael ei wneud ac i bwy
- manylion y cwmni, gan gynnwys:
- enw
- cyfeiriad y sefydliad sy'n cyflwyno'r cais am daliad
- cyfeiriad e-bost
- rhif ffôn
- rhif cwmni
- rhif cofrestru TAW, os ydynt wedi'u cofrestru ar gyfer TAW
- disgrifiad o'r gwasanaethau a ddarparwyd
- os yn berthnasol, y swm gros gyda TAW, neu'r swm net gyda swm y TAW wedi'i gynnwys ar wahân
Nid oes angen i chi gyflwyno anfonebau am gostau o dan £500, ond rhaid i chi ddweud wrthym am y costau hyn pan fyddwch yn cyflwyno cais am daliad.
Dylid dangos tystiolaeth o gyflogau staff y prosiect trwy ddarparu slipiau cyflog neu lythyr wedi'i lofnodi gan aelod o'ch sefydliad sydd ag awdurdod ariannol.
Os ydych chi'n hawlio adennill costau llawn, gallwch ddangos tystiolaeth o hyn drwy ddarparu llythyr wedi'i lofnodi gan aelod o'ch sefydliad sydd ag awdurdod ariannol.
Os yw eich prosiect yn ymwneud â chaffael eiddo treftadaeth, bydd angen i chi ddarparu anfoneb i ni am y pris prynu llawn a chadarnhad o berchnogaeth os yn berthnasol.
Dim ond costau yr ydym wedi cytuno i'w hariannu y byddwn yn eu talu. Ni allwn dalu costau TAW y gallwch ei adennill. Eich cyfrifoldeb chi yw ceisio cyngor priodol ynghylch adennill TAW. Os bydd eich statws TAW yn newid yn ystod eich prosiect, byddwn yn lleihau ein cyfraniad at y costau os ydych wedi llwyddo i hawlio'r TAW yn ôl.
Newidiadau i'ch prosiect
Rydym yn deall y gall heriau godi yn ystod prosiect. Gallai hyn gynnwys:
- problemau o fewn eich sefydliad
- newidiadau i'ch costau prosiect
- oedi yn amserlen eich prosiect
- anhawster wrth gyflwyno'r prosiect neu gyflawni'r dibenion cymeradwy
Mae'n bwysig i chi roi gwybod i ni am unrhyw heriau rydych yn eu hwynebu, fel y gallwn roi cyngor a chefnogaeth i chi. Os bydd unrhyw un o'r heriau hyn yn golygu y gallai fod newidiadau sylweddol i'ch prosiect, rhaid i chi drafod hyn gyda ni mor fuan â phosibl. Mae hyn oherwydd y bydd angen i unrhyw newidiadau gael eu cytuno a'u cymeradwyo gennym ni cyn iddyn nhw gael eu gwneud.
Mae hyn yn cynnwys unrhyw newidiadau i'ch cyllideb gytunedig, gan gynnwys symud costau rhwng penawdau cost neu ddefnyddio cronfeydd wrth gefn, ac unrhyw newidiadau i'ch dibenion cymeradwy.
Os byddwch yn profi oedi wrth gyflwyno'ch prosiect, gallwch ofyn am estyniad i ddyddiad dod i ben eich grant. Os bydd eich prosiect yn cymryd mwy nag uchafswm o bum mlynedd i’w gwblhau o’r dyddiad i ni roi caniatâd i ddechrau i chi, mae'n bosibl y byddwn yn dileu eich grant ac yn gofyn am ad-daliad o'r cyfan neu ran o'r arian y gwnaethoch ei dderbyn.
Os bydd cost eich prosiect yn codi, dim ond o dan amgylchiadau eithriadol y byddwn yn ystyried cynyddu eich grant.
Rhaid gwneud unrhyw geisiadau am newidiadau i'ch prosiect yn ysgrifenedig. Gall hyn fod naill ai’n e-bost neu efallai y byddwn yn gofyn i chi lenwi ffurflen ar wahân os oes newidiadau sylweddol.
Bydd angen i chi ddweud wrthym sut y bydd unrhyw newidiadau'n effeithio ar:
- ansawdd eich prosiect
- cost eich prosiect
- yr amser sydd ei angen arnoch i gwblhau eich prosiect
- hyfywedd eich prosiect yn y dyfodol
Efallai y byddwn yn penderfynu ailasesu eich prosiect neu gymryd unrhyw gamau eraill yr ystyriwn eu bod yn angenrheidiol. Ni allwn warantu y byddwn yn cytuno i'ch cais a dim ond os ydych chi'n cytuno i delerau ac amodau ychwanegol y gallwn wneud hynny. Byddwn yn trafod unrhyw benderfyniad a wnawn gyda chi.
Os byddwn yn cytuno i unrhyw newidiadau sylweddol i'ch prosiect, gan gynnwys cynnig cynnydd yn eich grant, bydd eich swyddfa leol yn cysylltu â chi i gadarnhau'r newidiadau a gynigir. Bydd angen i chi gadarnhau eich bod yn derbyn hyn drwy ateb yr e-bost o fewn pum diwrnod gwaith.
Caffael
Ym mhob prosiect, pryd bynnag y byddwch yn defnyddio eich grant i brynu nwyddau, gwaith neu wasanaethau, byddwn yn gofyn i chi roi manylion sut y byddwch yn eu caffael. Dyma'r broses brynu, tendro a dethol. Os ydych eisoes wedi prynu nwyddau, gwaith neu wasanaethau ar gyfer eich prosiect, bydd angen i chi ddweud wrthym sut y gwnaethoch chi hynny.
Ni allwn dalu eich grant os nad ydych wedi dilyn y drefn a ganlyn.
Os ydych yn gorff cyhoeddus neu os yw eich prosiect yn destun deddfwriaeth Caffael Cyhoeddus, mae'n rhaid i chi ddilyn y ddeddfwriaeth berthnasol.
Rhaid i weithdrefnau recriwtio ymgynghorwyr a chontractau fod yn deg ac yn agored a chydymffurfio â deddfwriaeth cydraddoldeb a chyflogaeth berthnasol. Dylai ffioedd unrhyw ymgynghorwyr neu weithwyr proffesiynol eraill y byddwch yn eu recriwtio yn ystod y prosiect weddu i ganllawiau proffesiynol a bod yn seiliedig ar fanyleb ysgrifenedig glir.
Os oes unrhyw un o'r contractwyr, cyflenwyr neu ymgynghorwyr y dymunwch eu penodi'n gysylltiedig – er enghraifft yn ffrindiau neu'n berthnasau agos, neu os oes unrhyw gysylltiad ariannol megis perchnogaeth ar y cyflenwyr hyn – bydd angen i chi gael caniatâd ysgrifenedig gennym ni'n gyntaf.
Nid oes angen o reidrwydd i chi benodi'r contractwr, y cyflenwr neu'r ymgynghorydd sy'n darparu'r dyfynbris isaf. Wrth benderfynu pwy i'w benodi ar gyfer eich prosiect, dylech edrych ar y gwerth am arian cyffredinol y mae'r tendr neu ddyfynbris yn ei ddarparu a sgiliau, profiad a hyfywedd ariannol y contractwr, y cyflenwr neu'r ymgynghorydd.
Os ydych yn ansicr ynghylch eich rhwymedigaethau, rydym yn eich cynghori i geisio cyngor proffesiynol neu gyfreithiol. Gallwch hefyd weld ein canllaw arfer da ar gaffael.
£10,000 neu lai (heb gynnwys TAW)
Os ydych yn prynu nwyddau, gwaith neu wasanaethau am £10,000 neu lai (ac eithrio TAW), nid oes angen i chi dendro’n agored am y rhain na chael dyfynbrisiau lluosog. Byddwn yn disgwyl i chi ddangos gwerth cyffredinol am arian.
Mwy na £10,000 a hyd at £50,000 (heb gynnwys TAW)
Dylech gael o leiaf tri thendr neu ddyfynbris cystadleuol ar gyfer yr holl nwyddau, gwaith a gwasanaethau gwerth mwy na £10,000 a hyd at £50,000 (heb gynnwys TAW) yr ydym wedi cytuno i'w hariannu.
Mwy na £50,000 (heb gynnwys TAW)
Ar gyfer yr holl nwyddau, gwaith a gwasanaethau sy'n werth mwy na £50,000 (ac eithrio TAW), rhaid i chi ddarparu prawf o weithdrefnau tendro cystadleuol. Dylai eich prawf fod yn adroddiad ar y tendrau yr ydych wedi'u derbyn, ynghyd â'ch penderfyniad ar ba un i'w dderbyn.
Ystyriaethau o ran caffael
Mewn rhai amgylchiadau, nid oes angen i chi ddilyn gweithdrefn dendro gystadleuol a gallwch wahodd un sefydliad yn unig i dendro. Mae hyn yn wir os:
- yw cyfanswm pris y contract yn £10,000 neu lai (heb gynnwys TAW)
- yw cytundeb fframwaith yn ei le ar gyfer cyflenwi nwyddau, gwaith neu wasanaethau a fu'n destun tendr cystadleuol yn flaenorol, ac mae’r nwyddau neu’r gwasanaethau'n uniongyrchol berthnasol i gwmpas y gwaith prosiect sydd i’w wneud
- Yw contract prosiect yn ei le, a fu'n destun tendr cystadleuol yn flaenorol, ac mae'n rhesymegol ei ymestyn i gynnwys gwaith prosiect ychwanegol. Yn yr achos hwn, rhaid i chi gadarnhau:
- yn achos gwaith cyfalaf, y gellir cymhwyso prisiau’r rhan fwyaf o elfennau gwaith, gan gynnwys rhagofynion, gorbenion ac elw yn uniongyrchol o’r contract presennol i’r gwaith newydd
- bod y gwaith newydd yn llai o ran graddfa, ac o fath tebyg i waith y prif gontract
- na fydd y contractwr yn hawlio costau tarfu neu ymestyn y prif gontract os cyflwynir y gwaith newydd
- bod y contract presennol yn cyfyngu ar waith sy’n cael ei wneud gan eraill
- yw'r nwyddau, y gwaith neu'r gwasanaethau gofynnol yn unigryw fel y nodir mewn manyleb gofyniad heb frand ac nad yw'n bosibl eu caffael o ffynonellau eraill trwy dendr cystadleuol
- Gallwch ddangos eich bod wedi ceisio tendro am y nwyddau, y gwaith neu'r gwasanaethau yn agored ac yn gystadleuol ond nad oeddech wedi derbyn digon o ddiddordeb. Roedd yr unig dendr a dderbyniwyd wedi'i gyflwyno gan ddarparwr gwasanaeth a oedd yn credu ei fod yn gwneud hynny mewn cystadleuaeth ag eraill.
- yw'n waith brys lle gellir dangos y byddai’r amser a gymerir i ddod o hyd i dendrau'n peryglu’r prosiect ac yn ychwanegu’n sylweddol at gostau yn y pen draw
- nad yw'r cwmni sy'n darparu'r tendr unigol wedi'i gysylltu, naill ai trwy berchnogaeth neu drwy gysylltiadau teuluol, ag uwch gynrychiolwyr y grantï
Byddwn hefyd yn gofyn i chi ystyried gwerthoedd cymdeithasol wrth gaffael, gan gynnwys:
- cadwyni cyflenwi amrywiol
- gwell cyflogadwyedd a sgiliau
- cynhwysiad, iechyd meddwl a llesiant
- cynaladwyedd amgylcheddol
- cadwyni cyflenwi diogel
Dylech sicrhau bod unrhyw gontractwr, cyflenwr, ymgynghorydd neu bartner a allai fod yn cyfrannu at greu allbynnau digidol yn ymwybodol o'n gofyniad i brosiectau rannu'r rhain o dan drwydded Priodoliad Creative Commons 4.0 ryngwladol neu gyfwerth. Rhaid i chi sicrhau hefyd bod gennych gytundeb y bydd y gwaith sy'n deillio o hyn yn cael ei rannu yn y modd hwn.
Lle nad yw hyn yn bosibl, rhaid i chi geisio cytundeb ysgrifenedig i wneud trefniadau amgen gyda ni, er enghraifft defnyddio dewis arall o drwydded agored, cyn cyhoeddi unrhyw gontract gwaith.
Grantiau cymunedol
Fel rhan o’ch prosiect, efallai eich bod wedi gofyn i ni gyfrannu tuag at gronfa o arian y gallwch ei defnyddio i ariannu grwpiau neu sefydliadau eraill, yr ydym yn eu galw’n dderbynyddion grantiau cymunedol, i gwblhau darnau o waith a fydd yn cyfrannu at nodau cyffredinol eich prosiect. Mae hwn yn cael ei alw'n grant cymunedol.
Cyn i chi lansio eich cynllun grant cymunedol, bydd angen i chi anfon manylion atom am eich prosesau ymgeisio, gwneud penderfyniadau a monitro cynnydd. Dylid anfon hwn at eich Rheolwr Buddsoddi a fydd yn ei adolygu a'i gymeradwyo.
Wrth wneud cais am daliad i ni, rhaid i chi gynnwys rhestr o dderbynyddion grant cymunedol fel tystiolaeth o wariant. Rhaid i'r rhestr gynnwys faint a ddyfarnwyd i bob derbynnydd grant cymunedol gyda dyddiad y penderfyniad i ddyfarnu'r grant, a rhaid iddi gael ei llofnodi gan ddau berson o'ch panel penderfyniadau grant cymunedol.
Chi sy'n gyfrifol am fonitro cynnydd grantiau cymunedol a sicrhau cydymffurfiaeth â'r telerau yr ydych wedi cytuno iddynt yn ystod eich cais am brosiect. Bydd angen i chi benderfynu sut y byddwch yn cadw mewn cysylltiad â phob derbynnydd grant cymunedol a pha wybodaeth yr hoffech ei gweld ganddynt. Gall hyn fod yn gymesur gan ddibynnu ar faint y grant ac am beth y cafodd ei ddyfarnu.
Dylech ddweud wrthym sut mae'r cynllun grant cymunedol yn dod yn ei flaen yn eich diweddariadau prosiect i ni a gwerthuso effeithiolrwydd cyffredinol grantiau cymunedol o fewn eich prosiect yn eich adroddiad cwblhau.
Cwblhau eich cam cyflwyno
Ar ôl i chi orffen eich prosiect, bydd angen i chi gwblhau diweddariad prosiect terfynol ac adroddiad cwblhau a gofyn am eich taliad terfynol. Bydd angen hefyd i chi anfon yr holl ddogfennau angenrheidiol y byddwn yn gofyn amdanynt atom ni.
Adroddiad Cwblhau
Mae'r diweddariad prosiect terfynol a'r adroddiad cwblhau yn ein helpu i ddeall pa mor llwyddiannus oedd eich prosiect. Mae hefyd yn caniatáu i ni sicrhau eich bod wedi cydymffurfio â'n gofynion. Bydd yn debyg i'ch diweddariadau prosiect rheolaidd ac yn cynnwys cwestiynau am sut yr aeth eich prosiect.
Er mwyn i'ch prosiect gael ei gwblhau, bydd angen i chi sicrhau:
- bod eich prosiect wedi'i orffen a'ch bod wedi cyflawni'ch dibenion cymeradwy
- os yn berthnasol, eich bod wedi bodloni unrhyw amodau grant ychwanegol
- eich bod wedi cyflwyno diweddariad prosiect terfynol ac adroddiad cwblhau
- eich bod wedi cydnabod eich grant yn briodol
- eich bod wedi gwerthuso eich prosiect ac anfon eich adroddiad cwblhau atom
- y gallwch gyflenwi delweddau cydraniad uchel sy'n dogfennu eich prosiect, a'ch bod wedi sicrhau pob cydsyniad unigol i'r delweddau hynny gael eu defnyddio
- os oedd eich prosiect yn cynnwys gwaith cyfalaf, eich bod wedi darparu tystysgrif cwblhau ymarferol
- os yn berthnasol, eich bod wedi rhestru allbynnau digidol y prosiect a darparu cyfeiriad gwe (URL) y wefan neu wefannau lle gellir cael mynediad iddynt
- os yn berthnasol, eich bod wedi ffeilio’ch cynllun cadwraeth gyda’r llyfrgell gyhoeddus, archif a chronfa ddata berthnasol, a rhannu’r manylion gyda’ch Rheolwr Buddsoddi
- os yn berthnasol, tystiolaeth o gofnodi a chasglu data cynefinoedd a rhywogaethau
Rhaid i ni dderbyn eich adroddiad cyn dyddiad dod i ben eich grant. Ni allwch dderbyn eich taliad terfynol hyd nes bod eich adroddiad wedi cael ei gymeradwyo gan eich Rheolwr Buddsoddi.
Ar ôl i ni adolygu eich holl wybodaeth, a phrosesu unrhyw daliad terfynol, byddwn yn cadarnhau gyda chi fod eich prosiect wedi'i gwblhau. Bydd y dyddiad y byddwn yn cadarnhau hyn gyda chi yn cael ei nodi fel dyddiad cwblhau'r prosiect.
Gofyn am eich taliad terfynol
Ar ôl i chi gyflwyno'ch diweddariad terfynol a'ch adroddiad cwblhau, bydd modd i chi ofyn am eich taliad terfynol. I wneud hyn, rhaid i chi ddarparu tystiolaeth o sut y gwariwyd gweddill eich grant.
Unwaith y byddwch wedi gwneud eich cais am daliad terfynol, ni fyddwn yn derbyn unrhyw geisiadau pellach am daliadau gennych. Dylech felly gytuno ar eich cyfrifon terfynol gydag unrhyw gontractwyr a chyflenwyr cyn gofyn am eich taliad terfynol. Os yn berthnasol, dylech gynnwys unrhyw hawliadau am gostau rheoli neu gynnal a chadw yn y dyfodol hefyd.
Os ydych chi wedi gwario llai ar eich prosiect na'r arian yr ydym wedi'i dalu i chi, efallai y bydd eich taliad terfynol yn cael ei leihau neu efallai y bydd angen i chi ddychwelyd unrhyw arian sydd heb ei wario. Os bydd hyn yn digwydd, byddwn yn cytuno ar y swm terfynol gyda chi cyn gwneud y taliad.
Ar ôl i'ch prosiect gael ei gwblhau
Byddwn yn parhau i gadw mewn cysylltiad â chi o bryd i'w gilydd ar ôl i'r prosiect gael ei gwblhau gan gynnwys drwy ein harolygon cwsmeriaid sy'n cydymffurfio â GDPR.
Bydd y telerau safonol y grant yn parhau i fod yn berthnasol am nifer o flynyddoedd, fel y nodir yn y llythyr hysbysiad o grant, ar ôl i chi gyflawni'r dibenion cymeradwy. Yn ystod y cyfnod hwn rhaid i chi gydymffurfio â'r defnydd cymeradwy. Rhaid i chi barhau i fonitro hyn a chysylltu â ni os bydd unrhyw beth yn effeithio ar eich gallu i lynu wrth y defnydd cymeradwy.
Diweddariadau i'r arweiniad
Byddwn yn adolygu'r arweiniad hwn yn rheolaidd ac yn ymateb i adborth gan ddefnyddwyr. Rydym yn cadw'r hawl i wneud newidiadau fel y bo angen. Byddwn yn cyfathrebu unrhyw newidiadau cyn gynted â phosibl trwy'r dudalen we hon.