Cyflwyniad

Ar ôl i'ch Grant gael ei ddyfarnu i chi, mae'n bwysig deall y camau nesaf y mae'n rhaid i chi eu cymryd. Mae’r arian y byddwch yn ei dderbyn yn arian cyhoeddus gan Lywodraeth Cymru, ac mae'n rhaid iddo gael ei reoli mewn ffordd atebol.

Bydd angen i chi ddarllen a deall y gofynion a amlinellir yn:

• yr arweiniad Derbyn Grant hwn
• eich Cais wedi'i gwblhau
• Arweiniad Ymgeisio Rhwydweithiau Natur (rownd 5)
• Arweiniad Arall perthnasol yn adran Ariannu ein gwefan
• y Contract Grant (gan gynnwys ein diffiniadau)

Mae eich Contract Grant yn cynnwys:

• eich Llythyr Hysbysiad o Grant
• ein Telerau Grant Safonol
• unrhyw Amodau Grant Ychwanegol
• eich dogfen Caniatâd i Ddechrau wedi'i llofnodi

Bydd hyn yn eich helpu sicrhau y bydd eich Prosiect yn cydymffurfio â'n gofynion.

Os oes gennych gwestiynau neu bryderon o hyd ar ôl darllen y dogfennau hyn, cysylltwch â natur@heritagefund.org.uk am gymorth. Eich pwynt cyswllt cyntaf â Chronfa Treftadaeth y Loteri Genedlaethol yw eich Rheolwr Cymorth Grant.

Noder, mae'r geiriau mewn priflythrennau yn yr arweiniad hwn yn adlewyrchu'r diffiniadau yn y Telerau Grant Safonol. 

Amserlen y prosiect

1. dod i gyfarfod dechrau arni
2. cyflwyno'ch dogfennau Caniatâd i Ddechrau o fewn tri mis i dderbyn y dyfarniad
3. cwblhau'r dasg Rhowch fwy o wybodaeth am y prosiect i ni
4. cyflwyno eich Prosiect fel y cytunwyd
5. cyflwyno adroddiad cwblhau a gwerthusiad erbyn 31 Mawrth 2029.
6. cydymffurfio â'ch Contract Grant am y cyfnod a nodir yn eich Llythyr Hysbysiad o Grant

Ar ôl i'ch Grant gael ei ddyfarnu

Byddwn yn cysylltu â chi i drefnu cyfarfod dechrau arni. Diben y cyfarfod dechrau arni yw:

• egluro'r Gwaith
• cytuno ar drefniadau rheoli prosiect, caffael a'r rhaglen
• nodi gofynion adrodd, monitro a gwerthuso eich Prosiect
• trafod unrhyw bwyntiau cyfreithiol, megis perchnogaeth, trwyddedau ar gyfer gwaith neu reoli cymhorthdal
• sicrhau bod ariannu yn ei le ar gyfer y prosiect
• trafod cydnerthedd sefydliadol

Byddwn yn cytuno ar strwythur adrodd ar gyfer pryd y dylech gyflwyno diweddariadau Prosiect 

Caniatâd i ddechrau

Ni ddylech ddechrau unrhyw waith ar eich Prosiect hyd nes y byddwch wedi derbyn caniatâd ysgrifenedig gennym i wneud hynny.

Byddwch yn derbyn e-bost yn gofyn i chi fewngofnodi i'ch cyfrif ar-lein a darparu'r wybodaeth sydd ei hangen arnom i'ch galluogi i ddechrau ar eich Prosiect.

Fel arfer byddwn yn disgwyl i chi gyflwyno'r dogfennau y gofynnir amdanynt yn y cam hwn o fewn tri mis i ddyddiad eich Llythyr Hysbysiad o Grant. Os bydd oedi sylweddol ac nad yw'r dogfennau wedi'u derbyn o fewn chwe mis mae'n bosibl y byddwn yn penderfynu dileu eich cynnig Grant.

Cyn y gallwn roi Caniatâd i Ddechrau eich Prosiect i chi a rhyddhau eich arian Grant, bydd angen i chi ddarparu’r wybodaeth ganlynol fel y bo angen:

• prawf o berchnogaeth rhydd-ddaliad neu brydles (ar gyfer pob prosiect cyfalaf, os bu unrhyw newidiadau ers cyflwyno'ch Cais)
• manylion caniatadau landlord, caniatadau statudol a/neu drwyddedau sydd eu hangen ac a gafwyd. Os oes unrhyw un o'r rhain heb eu sicrhau, yna llenwch ein Templed Caniatadau Heb eu Sicrhau gan gofnodi pryd y disgwyliwch dderbyn pob caniatâd statudol/trwydded.
• cadarnhad o ariannu partneriaeth fel yr amlinellwyd yn eich Cais
• dadansoddiad costau ac adroddiad llif arian parod sy'n amlinellu'r prosiect
• braslun o strwythur rheoli prosiect eich sefydliad a'ch dulliau o ddewis ymgynghorwyr, contractwyr a chyflenwyr
• amserlen yn amlinellu'r prosiect
• cynnig o ran sut y byddwch yn rheoli caffael
• unrhyw fanylion eraill y teimlwn y gallent fod yn berthnasol i'ch Prosiect
• unrhyw gyngor rheoli cymhorthdal rydych wedi'i dderbyn

Rhaid i chi ddweud wrthym a fu unrhyw newidiadau sylweddol i'ch Prosiect ers i chi gyflwyno eich Cais, er enghraifft newidiadau i bartneriaid y prosiect neu gyfraniadau arian parod, gan ddarparu'r dystiolaeth ddiweddaraf fel y bo'n berthnasol.

Yna bydd gofyn i chi ddarparu manylion dau lofnodai cyfreithiol ar gyfer eich sefydliad. Bydd angen iddynt ddarllen a chytuno i'r Telerau Grant Safonol ac unrhyw Amodau Ychwanegol a nodir yn eich Llythyr Hysbysiad o Grant.

Unwaith y byddwn wedi prosesu a chymeradwyo'r wybodaeth a ddarparwyd gennych yn ystod y cam hwn, byddwn yn anfon e-bost yn cadarnhau bod gennych ganiatâd i ddechrau gweithio ar eich Prosiect. Os byddwch yn dechrau unrhyw waith cyn cael y caniatâd hwn, fe fydd ar eich menter eich hun ac ni fyddwn yn talu unrhyw gostau a ysgwyddir. 

Rhowch fwy o wybodaeth i ni am y prosiect

Ar ôl i chi gyflwyno eich ffurflen caniatâd i ddechrau a’n bod ni wedi’i hadolygu, bydd modd i chi fewngofnodi i’ch cyfrif a rhoi mwy o wybodaeth i ni am eich prosiect. Bydd hyn yn cynnwys cwestiynau am:  

• swyddi a chyfleoedd hyfforddi a fydd yn cael eu cefnogi trwy eich prosiect  
• unrhyw wirfoddolwyr neu ymwelwyr a allai fod gan eich prosiect  
• effaith amgylcheddol eich prosiect  
• sut y byddwch yn cydnabod ac yn hyrwyddo eich grant  

Nid yw'r cwestiynau hyn yn rhan o'ch cais – ni fydd eich atebion yn effeithio ar eich dyfarniad grant. Rydym yn gofyn y cwestiynau hyn i helpu casglu data ar effaith ein hariannu. Rydym yn casglu tystiolaeth ar draws ein portffolio i helpu llywio ein harfer a sut rydym yn cyflwyno ein strategaeth.

I'ch helpu i ateb y cwestiynau ychwanegol hyn am eich prosiect, darllenwch yr arweiniad a chwestiynau Rhowch fwy o wybodaeth i ni am y prosiect.

Mae angen i chi gwblhau'r dasg hon cyn y gallwn ryddhau unrhyw daliadau i chi. Os na fyddwch yn darparu'r wybodaeth hon i ni cyn gynted â phosibl ar ôl i ni roi caniatâd i chi ddechrau, efallai y bydd eich taliadau'n cael eu gohirio. 

Sut y byddwn yn talu eich grant

Bydd gofyn i chi ddarparu eich manylion banc yn eich cyfrif ar-lein, a bydd y manylion hyn wedyn yn cael eu gwirio gan ein tîm cyllid.

Telir grantiau dros £250,000 mewn ôl-daliadau.

Byddwn yn cadw'r 10% olaf o’ch Grant hyd nes y byddwn yn fodlon bod y Prosiect wedi’i gwblhau, bod y Grant wedi’i wario’n briodol, a’ch bod wedi anfon eich Adroddiad Gwerthuso a phrawf o’ch cydnabyddiaeth o’r ariannu atom.

I hawlio'r 10% olaf o'ch Grant mae’n rhaid i chi gyflwyno Adroddiad Cwblhau ddim hwyrach na Dyddiad Dod i Ben eich Grant, sef 31 Mawrth 2029.

Byddwn yn talu eich Grant fel canran o gostau eich Prosiect. Rydym yn disgrifio hyn fel canran talu, sydd wedi'i hesbonio yn eich Llythyr Hysbysiad o Grant. Er enghraifft, os byddwch yn darparu tystiolaeth o wariant gwerth cyfanswm o £50,000 a bod eich canran Grant yn 85%, eich taliad fydd £42,500.

Anelwn at ryddhau eich taliad Grant o fewn 10 diwrnod gwaith ar ôl derbyn cais am daliad a'r dogfennau ategol gofynnol.

Cwblhau eich Prosiect

Rhaid i chi gyflwyno Adroddiad Cwblhau a Gwerthusiad erbyn Dyddiad Dod i Ben y Grant.

Pan fyddwn wedi derbyn yr holl ddogfennaeth angenrheidiol i gofnodi bod pob cam o'ch Prosiect wedi'i gwblhau, byddwn yn cadarnhau hyn gyda chi. Gelwir hyn yn Ddyddiad Cwblhau'r Prosiect ffurfiol.

Wrth gwblhau rydym yn golygu:

• bod eich Prosiect wedi'i orffen, a'ch bod wedi cyflawni'ch Dibenion Cymeradwy
• eich bod wedi cydnabod eich Grant yn briodol
• eich bod wedi gwerthuso eich Prosiect a chyflwyno Adroddiad Cwblhau
• y gallwch ddarparu ffotograffau digidol manylder uchel sy'n dogfennu eich Prosiect
• os oedd eich Prosiect yn cynnwys gwaith cyfalaf, eich bod wedi darparu Tystysgrif Cwblhau Ymarferol
• os yn berthnasol, eich bod wedi rhestru Allbynnau Digidol y prosiect a darparu cyfeiriad gwe (URL) y wefan neu wefannau lle gellir cael mynediad iddynt
• os yn berthnasol, eich bod wedi ffeilio’ch cynllun cadwraeth gyda’r llyfrgell gyhoeddus, archif a/neu gronfa ddata berthnasol, a rhannu’r manylion gyda’ch Rheolwr Cymorth Grant

Mae’n bwysig deall bod eich Contract Grant yn dod i rym unwaith y byddwch wedi llofnodi a’n bod ni wedi prosesu eich Caniatâd i Ddechrau. Mae’r Contract Grant yn parhau mewn grym ar ôl Dyddiad Cwblhau’r Prosiect ac mae hyd y cyfnod y bydd yn parhau mewn grym yn dibynnu ar y gweithgareddau craidd a gyflawnir gan eich Prosiect. Bydd hyn yn cael ei ddisgrifio yn eich Llythyr Hysbysiad o Grant.

Ar gyfer prosiectau sy'n seiliedig ar weithgareddau, er enghraifft arddangosfa neu ddigwyddiad heb unrhyw allbynnau digidol neu waith cyfalaf, daw'r Contract Grant i ben ar Ddyddiad Cwblhau'r Prosiect.

Ar gyfer prosiectau sy'n creu Allbynnau Digidol, er enghraifft creu gwefan, bydd y Contract Grant mewn grym o'r Caniatâd i Ddechrau tan 10 mlynedd ar ôl Dyddiad Cwblhau’r Prosiect ar gyfer Grantiau rhwng £250,000 a £5miliwn neu 20 mlynedd ar gyfer Grantiau rhwng £5miliwn a £10miliwn.

Ar gyfer prosiectau cyfalaf, er enghraifft adeiladu o'r newydd neu waith adfer, bydd y Contract Grant mewn grym o'r Caniatâd i Ddechrau tan 20 mlynedd ar ôl Dyddiad Cwblhau'r Prosiect.

Unwaith y byddwch wedi gwneud eich cais am daliad terfynol, ni fyddwn yn derbyn unrhyw geisiadau pellach am daliadau ar gyfer y cam hwnnw gennych. Dylech felly gytuno ar eich cyfrifon terfynol gyda'ch contractwyr a'ch cyflenwyr cyn i chi wneud cais am y taliad Grant terfynol.

Os byddwch yn gwario llai na'ch costau cytunedig a bod eich Prosiect yn cael ei gwblhau o dan y gyllideb, bydd angen i chi ddychwelyd unrhyw arian sydd heb ei wario o'ch Grant i ni. Byddwn yn cytuno â chi ar y swm sydd i'w ddychwelyd fel rhan o gwblhau eich Prosiect.

Byddwn yn parhau i gadw mewn cysylltiad â chi o bryd i'w gilydd ar ôl i'r prosiect gael ei gwblhau gan gynnwys drwy ein harolygon cwsmeriaid.

Gweithio gyda ni

Rydym yn eich annog i gadw mewn cysylltiad â ni, fel y gallwn glywed am y pethau rydych yn eu cyflawni drwy gydol eich prosiect.

Er nad yw bob amser yn bosibl i ni ymweld neu gwrdd â’r sefydliadau a ariannwn, gofynnir i chi ein gwahodd i ddigwyddiadau ac agoriadau prosiect allweddol a byddwn yn ceisio anfon cynrychiolydd lle bo modd.

Rydym yn deall y gall problemau neu faterion sylweddol godi yn ystod Prosiect. Gallai hyn gynnwys:

• unrhyw broblemau o fewn eich sefydliad
• newidiadau i gostau'r prosiect
• oedi difrifol
• methu â chyflawni eich Dibenion Cymeradwy neu gyflwyno yn erbyn ein hegwyddorion buddsoddi
• methu â chynnal y Defnydd Cymeradwy

Rhaid i chi gysylltu â ni cyn gynted â phosibl, fel y gallwn ymateb a'ch cefnogi fel y bo'n briodol.

Rhaid i chi ymateb yn brydlon i unrhyw geisiadau am wybodaeth ac am drafod unrhyw newidiadau sylweddol i'ch Prosiect gyda ni. Byddwn yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i chi am unrhyw newidiadau a allai effeithio ar eich ariannu.

Ni allwch newid Dibenion Cymeradwy neu Ddefnydd Cymeradwy eich Prosiect heb gael caniatâd ysgrifenedig gennym ymlaen llaw. Os ydych am i ni ystyried unrhyw newidiadau i’ch Dibenion Cymeradwy neu Ddefnydd Cymeradwy, rhaid i chi anfon manylion ysgrifenedig y rhesymau dros y cais ac esbonio sut y bydd yn effeithio ar:

• ansawdd eich Prosiect
• cost eich Prosiect
• yr amser sydd ei angen arnoch i gwblhau eich Prosiect
• hyfywedd eich Prosiect yn y dyfodol
• mynediad cyhoeddus i'r Eiddo a ariennir gan y Grant yn y dyfodol
• rheoli a chynnal a chadw'r Eiddo a ariennir gan y Grant yn y dyfodol

Mae'n bosib wedyn y byddwn yn ailasesu'r Prosiect neu'n cymryd unrhyw gamau eraill yr ystyriwn eu bod yn angenrheidiol. Efallai y byddwn yn penderfynu rhoi caniatâd ar gyfer y newid dim ond os byddwch yn cytuno i delerau ac amodau ychwanegol fel y bo angen. Gall hyn gynnwys ei gwneud yn ofynnol i chi lofnodi gweithred amrywio neu weithred drosglwyddo'r Contract Grant os bydd newid mewn perchnogaeth.

Rhaid i unrhyw newidiadau y cytunir arnynt gyda ni fod yn ysgrifenedig a dylid eu hadrodd hefyd yn eich diweddariadau Prosiect ac/neu Adroddiad Cwblhau fel y bo'n berthnasol

Rhaid i chi gysylltu â ni ymlaen llaw os ydych am gynnig unrhyw newidiadau sylweddol i'r gyllideb ac ar gyfer unrhyw wariant mawr o'ch cyllideb wrth gefn.  Noder na allwch chi symud arian rhwng y penawdau cost cyfalaf a refeniw fel yr amlinellir yn eich cais.

Os bydd cyfanswm cost y prosiect yn cynyddu yn ystod y prosiect, dim ond mewn amgylchiadau eithriadol y byddwn yn ystyried cynyddu eich grant ac os bydd cyllideb ar gael gan Lywodraeth Cymru. Yn yr achos hwn bydd yn rhaid i chi ddarparu gwybodaeth bellach a gaiff ei hadolygu ar sail yr achos unigol.

Diweddariadau prosiect

Yn eich cyfarfod dechrau arni, byddwn yn cytuno gyda chi faint o ddiweddariadau Prosiect y disgwyliwn i chi eu darparu wrth i chi gyflwyno'ch Prosiect. Byddwn yn eich hysbysu am yr amlder sy'n eich cefnogi orau ac sy'n adlewyrchu risg y Prosiect.

Gan ddefnyddio'r diweddariadau hyn, byddwn yn monitro cynnydd eich Prosiect i gadarnhau ei fod yn cyflwyno'r cynllun prosiect a fanylwyd yn eich Cais a'r Dibenion Cymeradwy a nodwyd yn eich dogfennau Caniatâd i Ddechrau.

Dylai eich diweddariadau prosiect gynnwys y canlynol:

• ffotograffau yn dangos cynnydd eich Prosiect (gorfodol)
• cofnod o weithgareddau neu ddigwyddiadau rydych wedi’u trefnu (gorfodol)
• disgrifiadau swydd/manylion recriwtio (gorfodol os yn berthnasol)
• adroddiadau caffael (gorfodol os yn berthnasol)
• cynnydd o ran cyrraedd cerrig milltir allweddol, er enghraifft penodi contractwyr neu staff
• unrhyw faterion yn codi er mwyn i ni allu ymateb a'ch cefnogi fel y bo'n briodol

Gellir dod o hyd i ragor o fanylion am baratoi’r dogfennau hyn yn adran Dogfennau ategol yr arweiniad ymgeisio. 

Sut i gyflwyno diweddariad Prosiect

I ddarparu diweddariad Prosiect, mewngofnodwch i'n gwasanaeth ar-lein ac agorwch y Prosiect yr hoffech roi diweddariad ar ei gyfer.

Yn y cam hwn, bydd modd i chi gyflwyno cais am daliad neu ddarparu diweddariad Prosiect. Wrth ddewis 'Rhoi diweddariad prosiect', cewch eich gofyn i ateb cwestiynau i roi'r wybodaeth ddiweddaraf am gynnydd eich Prosiect.

Ar ôl i chi ddarparu'r wybodaeth hon ac uwchlwytho tystiolaeth fel y bo angen, byddwch yn gallu cyflwyno eich diweddariad Prosiect.

Darparu tystiolaeth o wariant

Rhaid i chi ddarparu anfonebau ar gyfer yr holl wariant grant dros £500. Dylai pob anfoneb a gyflwynir i ni fod yn glir, yn ddarllenadwy, ac ar gyfer gwaith cymwys tuag at y Prosiect yr ydym wedi cytuno i'w ariannu. Ni ddylent fod wedi'u difrodi na'u hystrywio.

Dylai'r anfoneb gael ei chyfeirio at y sefydliad sy'n cyflwyno'r cais am daliad.

Rhaid i anfonebau gynnwys:

• rhif anfoneb
• y dyddiad y cawsant eu codi
• y dyddiad y disgwylir y taliad a'r telerau talu
• sut mae'r taliad i gael ei wneud ac i bwy
• manylion cwmni, gan gynnwys enw, cyfeiriad, cyfeiriad e-bost, rhif ffôn, rhif cwmni, rhif cofrestru TAW (os yn gofrestredig ar gyfer TAW)
• disgrifiad o'r gwasanaethau a ddarparwyd
• y swm gros (heb TAW), swm y TAW os yn gofrestredig ar gyfer TAW a'r (cyfanswm) net sy'n ddyledus

Gallwch ddarparu tabl ar wahân yn manylu ar gostau o dan £500, gan gynnwys y cyfanswm hwn fel un llinell gwariant yn eich cais am daliad.

Dylid dangos tystiolaeth o gostau cyflog trwy ddarparu slipiau cyflog neu lythyr wedi'i lofnodi gan aelod o'ch sefydliad sydd ag awdurdod ariannol.

Ni allwn dalu costau TAW y gallwch ei adennill. Eich cyfrifoldeb chi yw ceisio cyngor priodol ynghylch adennill TAW.

Os bydd eich statws TAW yn newid yn ystod eich prosiect, byddwn yn lleihau ein cyfraniad at y costau os ydych wedi llwyddo i hawlio'r TAW yn ôl.

Caffael

Ym mhob prosiect, pryd bynnag y byddwch yn defnyddio eich Grant i brynu nwyddau, gwaith neu wasanaethau, byddwn yn gofyn i chi roi manylion caffael i ni (sef y broses brynu, tendro a dethol). Os ydych eisoes wedi prynu nwyddau, gwaith neu wasanaethau ar gyfer eich Prosiect, bydd angen i chi ddweud wrthym sut y gwnaethoch chi hynny. Ni allwn dalu eich Grant os nad ydych wedi dilyn y drefn a ganlyn.

Os ydych yn gorff cyhoeddus neu os yw eich Prosiect yn destun deddfwriaeth Caffael Cyhoeddus, mae'n rhaid i chi ddilyn y ddeddfwriaeth berthnasol.

Rhaid i weithdrefnau recriwtio ymgynghorwyr a chontractau fod yn deg ac yn agored a chydymffurfio â deddfwriaeth cydraddoldeb a chyflogaeth berthnasol. Dylai ffioedd unrhyw ymgynghorwyr neu weithwyr proffesiynol eraill y byddwch yn eu recriwtio yn ystod y Prosiect weddu i ganllawiau proffesiynol a bod yn seiliedig ar fanyleb ysgrifenedig glir. Os oes unrhyw un o'r contractwyr, cyflenwyr neu ymgynghorwyr y dymunwch eu penodi'n gysylltiedig, er enghraifft yn ffrindiau neu'n berthnasau agos, neu os oes unrhyw gysylltiad ariannol megis perchnogaeth ar y cyflenwyr hyn bydd angen i chi gael caniatâd ysgrifenedig gennym ni'n gyntaf.

Os ydych yn ansicr ynghylch eich rhwymedigaethau, rydym yn eich cynghori i geisio cyngor proffesiynol neu gyfreithiol. Gallwch ddarllen ein canllaw arfer da ar gaffael hefyd.

Llai na £10,000

Os ydych yn prynu nwyddau, gwaith neu wasanaethau am £10,000 neu lai, nid oes angen i chi dendro’n agored am y rhain na chael dyfynbrisiau lluosog. Byddwn yn disgwyl i chi ddangos gwerth cyffredinol am arian. 

Rhwng £10,000 a £50,000

Dylech gael o leiaf tri thendr neu ddyfynbris cystadleuol ar gyfer yr holl nwyddau, gwaith a gwasanaethau gwerth £10,000 neu fwy (heb gynnwys TAW) yr ydym wedi cytuno i'w hariannu.

Nid oes angen o reidrwydd i chi benodi'r contractwr, y cyflenwr neu'r ymgynghorydd sy'n darparu'r dyfynbris isaf. Wrth benderfynu pwy i'w benodi ar gyfer eich prosiect, dylech edrych ar y gwerth am arian cyffredinol y mae'r tendr neu ddyfynbris yn ei ddarparu a sgiliau, profiad a hyfywedd ariannol y contractwr, y cyflenwr neu'r ymgynghorydd.

Mwy na £50,000

Ar gyfer yr holl nwyddau, gwaith a gwasanaethau sy'n werth mwy na £50,000 (ac eithrio TAW), rhaid i chi ddarparu prawf o weithdrefnau tendro cystadleuol. Dylai eich prawf fod yn adroddiad ar y tendrau yr ydych wedi'u derbyn, ynghyd â'ch penderfyniad ar ba un i'w dderbyn.

Nid oes angen o reidrwydd i chi benodi'r contractwr, y cyflenwr neu'r ymgynghorydd sy'n darparu'r dyfynbris isaf. Wrth benderfynu pwy i'w benodi ar gyfer eich prosiect, dylech edrych ar y gwerth am arian cyffredinol y mae'r dyfynbris yn ei ddarparu a sgiliau, profiad a hyfywedd ariannol y contractwr, y cyflenwr neu'r ymgynghorydd.

Mewn rhai amgylchiadau, nid oes angen i chi ddilyn gweithdrefn dendro gystadleuol a gallwch wahodd un sefydliad yn unig i dendro. Mae hyn yn wir os:

• yw cyfanswm pris y contract yn llai na £10,000
• yw cytundeb fframwaith yn ei le ar gyfer cyflenwi nwyddau, gwaith neu wasanaethau a fu'n destun tendr cystadleuol yn flaenorol, ac mae’r nwyddau neu’r gwasanaethau'n uniongyrchol berthnasol i gwmpas y gwaith prosiect sydd i’w wneud, os oes contract prosiect ar waith a fu'n destun tendr cystadleuol yn flaenorol, a'i fod yn rhesymegol i'w ymestyn i ddarparu gwaith ychwanegol ar y prosiect. Yn yr achos hwn, mae'n rhaid i chi gadarnhau:
  • yn achos gwaith cyfalaf, y gellir cymhwyso prisiau’r rhan fwyaf o elfennau gwaith, gan gynnwys rhagofynion, gorbenion ac elw yn uniongyrchol o’r contract presennol i’r gwaith newydd
  • bod y gwaith newydd yn llai o ran graddfa, ac o fath tebyg i waith y prif gontract
  • na fydd y contractwr yn hawlio costau tarfu neu ymestyn y prif gontract os cyflwynir y gwaith newydd
  • bod y contract presennol yn cyfyngu ar waith sy’n cael ei wneud gan eraill
• yw'r nwyddau, y gwaith neu'r gwasanaethau gofynnol yn unigryw fel y nodir mewn manyleb gofyniad heb frand ac nad yw'n bosibl eu caffael o ffynonellau eraill trwy dendr cystadleuol
• gallwch ddangos eich bod wedi ceisio tendro am y nwyddau, y gwaith neu'r gwasanaethau yn agored ac yn gystadleuol ond nad oeddech wedi derbyn digon o ddiddordeb. Roedd yr unig dendr a dderbyniwyd wedi'i gyflwyno gan ddarparwr gwasanaeth a oedd yn credu ei fod yn gwneud hynny mewn cystadleuaeth ag eraill
• yw'n waith brys lle gellir dangos y byddai’r amser a gymerir i ddod o hyd i dendrau'n peryglu’r prosiect ac yn ychwanegu’n sylweddol at gostau yn y pen draw
• nad yw'r cwmni sy'n darparu'r tendr unigol wedi'i gysylltu, naill ai trwy berchnogaeth neu drwy gysylltiadau teuluol, ag uwch gynrychiolwyr y grantï

Byddwn hefyd yn gofyn i chi ystyried gwerthoedd cymdeithasol wrth gaffael, gan gynnwys:

• cadwyni cyflenwi amrywiol
• gwell cyflogadwyedd a sgiliau
• cynhwysiad, iechyd meddwl a lles
• cynaladwyedd amgylcheddol
• cadwyni cyflenwi diogel

Dylech sicrhau bod unrhyw gontractwr/cyflenwr/ymgynghorydd neu bartner a allai fod yn cyfrannu at greu Allbynnau Digidol yn ymwybodol o'n gofyniad i brosiectau rannu'r rhain o dan Drwydded Priodoliad Creative Commons 4.0 Ryngwladol neu gyfwerth, a sicrhau bod gennych gytundeb i'r gwaith dilynol gael ei rannu yn y modd hwn. Lle nad yw hyn yn bosibl, rhaid i chi geisio cytundeb ysgrifenedig i wneud trefniadau amgen gyda ni, er enghraifft defnyddio dewis arall o drwydded agored, cyn cyhoeddi unrhyw gontract gwaith.

Grantiau cymunedol

Fel rhan o’ch Prosiect, efallai eich bod wedi gofyn i ni gyfrannu tuag at gronfa o arian y gallwch ei defnyddio i ariannu grwpiau neu sefydliadau eraill, yr ydym yn eu galw’n dderbynyddion grantiau cymunedol, i gwblhau darnau o waith a fydd yn cyfrannu at nodau cyffredinol eich prosiect. Mae hwn yn cael ei alw'n grant cymunedol.

Cyn i chi lansio eich cynllun grant cymunedol, bydd angen i chi anfon manylion atom am eich prosesau ymgeisio, gwneud penderfyniadau a monitro cynnydd. Dylid anfon hwn at eich Rheolwr Cymorth Grant a fydd yn ei adolygu a'i gymeradwyo.  

Wrth wneud cais am daliad i ni, rhaid i chi gynnwys rhestr o dderbynyddion grant cymunedol fel tystiolaeth o wariant. Rhaid i'r rhestr gynnwys faint a ddyfarnwyd i bob grantï, dyddiad y penderfyniad i ddyfarnu'r grant, a rhaid iddi gael ei llofnodi gan ddau berson o'ch panel penderfyniadau grant cymunedol.  

Chi sy'n gyfrifol am fonitro cynnydd grantiau cymunedol a sicrhau cydymffurfiaeth â'r telerau yr ydych wedi cytuno iddynt yn ystod eich cais am brosiect. Bydd angen i chi benderfynu sut y byddwch yn cadw mewn cysylltiad â phob derbynnydd grant cymunedol a pha wybodaeth yr hoffech ei gweld ganddynt. Gall hyn fod yn gymesur gan ddibynnu ar faint y grant ac am beth y cafodd ei ddyfarnu.  

Dylech ddweud wrthym sut mae'r cynllun grant cymunedol yn dod yn ei flaen yn eich diweddariadau prosiect i ni a gwerthuso effeithiolrwydd cyffredinol grantiau cymunedol o fewn eich prosiect yn eich adroddiad cwblhau.

Rheoli eich data 

Y Gronfa Treftadaeth a Llywodraeth Cymru fydd y cyd-reolwyr data ar gyfer unrhyw ddata personol a ddarperwch mewn perthynas â’ch cais am grant neu gais am arian grant. Byddwn yn ei brosesu'n unol â'n tasg gyhoeddus a'r awdurdod swyddogol sydd wedi'i freinio ynom i atal twyll a gwyngalchu arian, ac i wirio hunaniaeth. 

Bydd eich data personol a data sy'n gysylltiedig â'r grant yn cael eu rhannu â rheolydd data arall, Llywodraeth Cymru, ac unrhyw gontractwr a benodir gan Lywodraeth Cymru i gynnal gwerthusiad allanol o’r Rhwydweithiau Natur i adolygu effaith, perfformiad a chostau'r cynllun. Byddwch yn cael eich hysbysu pan fydd gwerthusiad allanol yn cael ei gynnal a byddwch yn cael cyfle i optio allan.

Diweddariadau i'r arweiniad

Byddwn yn adolygu'r arweiniad hwn yn rheolaidd ac yn ymateb i adborth gan ddefnyddwyr. Rydym yn cadw'r hawl i wneud newidiadau fel y bo angen. Byddwn yn cyfathrebu unrhyw newidiadau cyn gynted â phosibl trwy'r dudalen we hon.