Cyflwyniad

Pan fyddwch chi'n derbyn grant gennym ni, mae'n bwysig eich bod chi'n deall y camau y bydd angen i chi eu cymryd drwy gydol eich prosiect. Arian cyhoeddus gan chwaraewyr y Loteri Genedlaethol yw ein hariannu, felly mae'n rhaid i chi ddarllen a deall ein harweiniad i gyd i wneud yn siŵr eich bod yn cydymffurfio â'n gofynion. Mae hyn yn cynnwys:

• yr arweiniad derbyn grant hwn
• eich cais
• arweiniad ymgeisio'r rhaglen
• y contract grant, gan gynnwys y telerau ac amodau grant

Mae arweiniad ychwanegol ar gael yn adrannau Ariannu ac Arweiniad arfer da y wefan. Gallwch hefyd archwilio ein safbwynt a'n cyngor ar ddefnyddio offer deallusrwydd artiffisial (AI)  yn ystod eich prosiect.

Os nad ydych yn cydymffurfio â'n gofynion, mae'n bosibl eich bod yn torri ein telerau ac amodau, a allai gael effaith ar eich grant a'ch taliadau grant.

Os oes gennych unrhyw gwestiynau neu bryderon ar ôl i chi ddarllen yr arweiniad hwn, cysylltwch â ni am gymorth.

Os oes grant eisoes wedi'i ddyfarnu i chi, dylech gysylltu â'ch Rheolwr Buddsoddi, sydd yno i'ch cefnogi drwy gydol eich prosiect. Bydd yn gweithio gyda chi mewn ffordd sy'n gymesur ac yn briodol i'ch grant a dylech gadw mewn cysylltiad rheolaidd â nhw.

Os ydych chi wedi gwneud cais am grant neu'n ystyried gwneud hynny, gallwch gysylltu â'ch tîm lleol neu'n tîm Gwasanaeth Cwsmeriaid.

Llinell amser y prosiect

Mae yna nifer o gamau allweddol y byddwch chi'n mynd drwyddynt wrth i chi gyflwyno eich prosiect. Wrth i chi weithio gyda ni, byddwch yn:

• rhoi mwy o wybodaeth i ni am eich prosiect
• cytuno i'r telerau ac amodau, o fewn chwe mis i'r dyddiad y gwnaethoch dderbyn yr e-bost yn eich gwahodd i wneud hynny ac ar ôl i chi roi mwy o wybodaeth i ni am eich prosiect
• cyflwyno eich prosiect a rhoi diweddariadau prosiect rheolaidd i ni
• gofyn am eich taliadau grant a rhoi tystiolaeth o sut rydych wedi gwario’r arian
• cyflwyno eich diweddariad prosiect terfynol ac adroddiad cwblhau, a gofyn am eich taliad terfynol, erbyn dyddiad dod i ben eich grant

Darparu tystiolaeth o'ch prosiect

Ar ddiwedd eich prosiect byddwn yn disgwyl i chi gasglu tystiolaeth i ddangos:

• sut rydych chi'n cydymffurfio â'r contract grant
• sut rydych chi'n gwario'r grant
• effaith ein hariannu

Gwnewch yn siŵr eich bod yn dilyn arfer da ac yn cadw cofnodion drwy gydol eich prosiect i'ch helpu i ateb unrhyw gwestiynau sydd gennym. 

Mynnwch fwy o wybodaeth am ddarparu tystiolaeth o sut rydych chi'n gwario eich grant.

Cydymffurfio â'n gofynion

Wrth roi diweddariad prosiect i ni, byddwn yn gofyn cwestiynau i chi i’n helpu i ddeall sut rydych chi’n cydymffurfio â’r contract grant a’n gofynion ni. Efallai y bydd angen hefyd i chi anfon tystiolaeth o hyn atom.

Er enghraifft, byddwn yn gofyn i chi am:

• unrhyw staff rydych chi wedi'u recriwtio i'ch helpu i gyflwyno eich prosiect
• unrhyw nwyddau, gwaith neu wasanaethau rydych chi wedi'u caffael

Gallai tystiolaeth o hyn gynnwys:

• adroddiad ar y broses o recriwtio aelod o staff
• adroddiad ar wasanaeth rydych chi wedi'i gaffael

Os na allwch ddarparu'r dystiolaeth rydym yn gofyn amdani, mae'n bosibl eich bod yn torri'r contract grant a gallai hyn gael effaith ar eich grant a'ch taliadau grant.

Dylech gadw’r holl dystiolaeth am saith mlynedd ar ôl i’r contract grant ddod i ben.

Effaith eich prosiect

Byddwn hefyd yn gofyn cwestiynau i chi trwy gydol eich prosiect i'n helpu i gywain data ar effaith ein hariannu. Mae hyn oherwydd i ni eisiau dysgu o'r prosiectau rydyn ni'n eu hariannu a rhannu gwybodaeth amdanyn nhw. Mae hefyd yn helpu i lywio ein harfer a sut rydym yn cyflwyno ein strategaeth.

Er enghraifft, byddwn yn gofyn i chi am:

• swyddi, prentisiaethau a chyfleoedd hyfforddi a grëwyd o ganlyniad i'ch prosiect
• unrhyw wirfoddolwyr a oedd gennych a'r oriau y gwnaethant eu treulio yn cefnogi eich prosiect
• pobl a elwodd o'ch prosiect, fel nifer y bobl sydd wedi ymweld â'ch prosiect

Gallai tystiolaeth o hyn gynnwys:

• cofnod o unrhyw hyfforddiant y mae staff wedi'i wneud o ganlyniad i'ch prosiect
• nifer yr oriau y mae gwirfoddolwyr wedi'u treulio yn cefnogi eich prosiect bob blwyddyn ac yn ei gyfanrwydd ar draws eich prosiect
• nifer y bobl sydd wedi ymweld â'ch prosiect ar-lein ac ar y safle bob blwyddyn ac yn ei gyfanrwydd ar draws eich prosiect

Hyrwyddo a chydnabod eich grant

Yn ystod eich prosiect byddwn yn gweithio gyda chi i hyrwyddo eich grant ac yn eich cefnogi i gydnabod ein hariannu. Dylech hefyd ddweud wrthym am unrhyw ddigwyddiadau a lansiadau prosiect allweddol, fel y gallwn anfon cynrychiolydd i'w mynychu lle bo'n bosibl.

Os ydych chi'n creu deunyddiau cyhoeddusrwydd neu farchnata, cofiwch rannu'r rhain gyda ni fel y gallwn eu cymeradwyo yn gyntaf. Er enghraifft, datganiadau i'r wasg neu arwyddion.

Rhaid i bob prosiect sy'n derbyn ariannu gennym gydnabod ein cefnogaeth yn gyhoeddus. Dylech ystyried sut y byddwch chi'n cydnabod eich grant o gychwyn cyntaf eich prosiect. Rydym yn disgwyl i gydnabyddiaeth fod yn amlwg ac yn gymesur â maint eich grant.

Dysgwch fwy am gydnabod eich grant a'n pecyn cymorth cydnabyddiaeth.

Rydym hefyd eisiau dathlu'r effaith y mae ein hariannu'n ei chael ar draws y DU. Fel rhan o hyn, efallai y byddwn yn cysylltu â chi ynglŷn â chyfleoedd i gynnwys eich prosiect mewn gweithgarwch hyrwyddo - i ni ein hunain ac i'r Loteri Genedlaethol.

Gallai hyn gynnwys y canlynol, ond nid yw'n gyfyngedig iddynt:

• arddangosfeydd mewn siopau manwerthu
• cynnwys mewn ymgyrchoedd, er enghraifft Wythnos Agored y Loteri Genedlaethol
• cael ei amlygu fel enghraifft o sut mae cymunedau lleol yn elwa o'r ariannu

Gall cymryd rhan helpu codi ymwybyddiaeth o'ch prosiect, ysbrydoli eraill a dangos yr effaith sy'n bosibl oherwydd chwaraewyr y Loteri Genedlaethol.

Cyn dechrau ar eich prosiect 

Byddwch yn derbyn e-bost gan eich Rheolwr Buddsoddi, yn rhoi gwybodaeth am eich dyfarniad grant. Bydd yr e-bost hwn yn manylu ar yr hyn sydd angen ei wneud cyn y gallwch ddechrau ar eich prosiect, a bydd yn gofyn i chi gwblhau'r tasgau canlynol.

Ni ddylech ddechrau unrhyw waith ar eich prosiect hyd nes y byddwch wedi derbyn caniatâd ysgrifenedig gennym i wneud hynny. Os byddwch yn dechrau unrhyw waith cyn cael y caniatâd hwn, fe fydd ar eich menter eich hun ni fyddwn yn talu unrhyw gostau a ysgwyddir.

Rhoi rhagor o wybodaeth i ni am y prosiect

Unwaith y byddwn yn dweud wrthych bod grant wedi cael ei ddyfarnu i chi, bydd angen i chi fewngofnodi i'ch cyfrif a rhoi rhagor o wybodaeth i ni am eich prosiect. Nid yw'r cwestiynau hyn yn rhan o'ch cais ac ni fydd eich atebion yn effeithio ar eich dyfarniad grant. Mae'r wybodaeth a ddarparwch yn ein helpu i gywain data am effaith ein hariannu.

I'ch helpu i ateb y cwestiynau ychwanegol hyn am eich prosiect, darllenwch yr arweiniad a chwestiynau Rhoi mwy o wybodaeth i ni am y prosiect.

Bydd angen i chi gwblhau'r dasg hon cyn y gallwch gytuno i delerau ac amodau eich grant a dechrau ar eich prosiect.

Derbyn eich grant

Ar ôl i chi roi rhagor o wybodaeth i ni am eich prosiect, byddwch yn derbyn e-bost yn eich gwahodd i fewngofnodi i'ch cyfrif ar-lein a derbyn y grant. Mae hyn yn cynnwys:

• gwirio a chytuno ar fanylion eich prosiect
• cytuno i'ch telerau ac amodau a'u llofnodi

Rhaid i chi gyflwyno'r wybodaeth hon o fewn chwe mis i dderbyn yr e-bost.

Er bod gennym gontract grant safonol ar gyfer y rhan fwyaf o brosiectau, mae'n bosibl y byddwn yn amrywio ein prosesau a’n telerau gan ddibynnu ar amgylchiadau penodol eich prosiect. Os yw hyn yn berthnasol i chi, byddwn yn dweud wrthych am unrhyw delerau ychwanegol yn y cam hwn.

Gwirio a chytuno ar fanylion eich prosiect

Mae'n bwysig i chi wirio bod holl fanylion eich prosiect yn gywir cyn parhau. Os oes unrhyw fanylion sy'n anghywir, bydd angen i chi roi gwybod i'ch Rheolwr Buddsoddi beth sydd wedi newid cyn y gallwch barhau.

I gytuno i'r grant, bydd angen i chi:

• wirio bod y manylion sydd gennym am eich prosiect yn gywir
• anfon unrhyw dystiolaeth newydd ar gyfer eich prosiect atom, er enghraifft cyfraniadau arian parod, caniatadau neu drwyddedau
• dweud wrthym a fu unrhyw newidiadau sylweddol i'ch prosiect ers i chi gyflwyno eich cais, er enghraifft newidiadau i bartneriaid y prosiect neu gyfraniadau arian parod

Bydd dyddiad dod i ben y grant wedi cael ei roi i chi, sef pryd rydym yn disgwyl i chi gwblhau eich prosiect a chyflawni'r dibenion cymeradwy. Fel arfer, bydd y dyddiad hwn dri mis ar ôl dyddiad dod i ben y prosiect y gwnaethoch ei roi i ni yn eich cais er mwyn i chi allu cwblhau eich prosiect. Mwy o wybodaeth am gwblhau eich prosiect.

Efallai y bydd angen tystiolaeth neu ddogfennau ychwanegol arnom yn y cam hwn a bydd eich Rheolwr Buddsoddi yn rhoi gwybod i chi os yw hyn yn wir. Gallwch uwchlwytho unrhyw ddogfennau yn yr adran dystiolaeth.

Gallai tystiolaeth gynnwys:

• caniatadau neu drwyddedau
• Prawf o berchnogaeth ar eiddo gan gynnwys, er enghraifft, copïau diweddar o gofrestr teitl y Gofrestrfa Tir gyda chynllun, lesau a thystiolaeth o unrhyw forgeisi presennol. Os nad yw'r enw ar y dogfennau perchnogaeth hyn yn cyfateb yn union i enw eich sefydliad, rhowch wybod i ni cyn i chi gytuno i'r telerau ac amodau fel y gallwn ei ddiweddaru.
• cynllun prosiect a chofrestr risgiau wedi'u diweddaru os bu newidiadau sylweddol i'ch prosiect ers i chi wneud eich cais am grant
• rhagolwg llif arian parod y prosiect, yn dangos pryd y disgwyliwch dderbyn unrhyw gyfraniadau arian parod a thaliadau grant
• strwythur rheoli prosiect a dogfen sy'n amlinellu eich dull o ddewis ymgynghorwyr, contractwyr a chyflenwyr
• os yn berthnasol, prawf o ariannu gan bartneriaid

Ar ôl i chi uwchlwytho unrhyw dystiolaeth ychwanegol, byddwch yn cael eich tywys i'r adran Cytuno a llofnodi telerau ac amodau eich grant.

Cytuno a llofnodi eich telerau ac amodau

Bydd gofyn i chi ddarparu manylion dau lofnodai cyfreithiol ar gyfer eich sefydliad. Mae hyn fel y gallwn anfon dolen atynt i lawrlwytho, darllen, llofnodi ac uwchlwytho’r telerau ac amodau.

Os mai chi yw'r llofnodwr cyfreithiol ar gyfer eich sefydliad, byddwch yn cael eich tywys yn syth i'r broses telerau ac amodau yn y cam hwn heb fod angen e-bost ar wahân.

Cyn i ni allu prosesu eich telerau ac amodau, bydd angen i chi fod wedi gwneud y canlynol, os yn berthnasol:

• sicrhau'r holl gyfraniadau arian parod, caniatadau statudol ac unrhyw drwyddedau angenrheidiol
• bodloni ein gofynion perchnogaeth

Rhaid i'r llofnodwyr cyfreithiol naill ai lofnodi'r ddogfen yn ddigidol neu argraffu, llofnodi a sganio'r ddogfen. Rhaid i bob llofnod fod yn newydd ac ni allant fod yn gopïau.

Unwaith y byddwn wedi prosesu’r wybodaeth rydych wedi'i darparu, byddwn yn cadarnhau hyn i chi mewn e-bost. Yr e-bost hwn fydd ein caniatâd ysgrifenedig i chi allu dechrau ar eich prosiect.

Yna byddwch yn gallu rhoi eich manylion banc i ni, fel y gallwn dalu rhandaliad cyntaf eich grant.

Yn ystod eich prosiect

Wrth i chi gyflwyno eich prosiect, rydym yn eich annog i gadw mewn cysylltiad â ni. Mae hyn er mwyn i ni allu clywed am y pethau rydych chi'n eu cyflawni, a'ch cefnogi gydag unrhyw broblemau a allai godi. Gallwch bob amser gysylltu â'ch Rheolwr Buddsoddi i gael cyngor ar reoli'ch grant unrhyw bryd yn ystod eich prosiect.

Diweddaru ni ar eich prosiect 

Drwy gydol eich prosiect, mae'n rhaid i chi roi diweddariadau rheolaidd i ni ar sut mae pethau'n mynd. Byddwn yn defnyddio'r diweddariadau hyn i:

• fonitro cynnydd eich prosiect a'ch cefnogi fel y bo angen
• sicrhau eich bod yn cydymffurfio â'n gofynion
• cywain gwybodaeth am effaith ein hariannu

Dros oes eich prosiect, bydd angen i chi gyflwyno:

• diweddariad prosiect byrrach bob tri mis
• diweddariad prosiect llawn pan fyddwch chi'n gofyn am daliad
• diweddariad prosiect blynyddol ar wahân unwaith y flwyddyn
• diweddariad prosiect terfynol ac adroddiad cwblhau pan fyddwch yn cwblhau eich prosiect

Yn eich diweddariad prosiect byrrach, byddwch yn dweud wrthym sut mae eich prosiect yn mynd a rhannu unrhyw beth sydd wedi mynd yn dda neu sydd heb fynd yn dda.

Os oes angen amserlen diweddariadau prosiect wahanol, bydd eich Rheolwr Buddsoddi yn trafod hyn gyda chi.

Sut y byddwn yn talu eich grant

Bydd eich grant yn cael ei dalu mewn tri rhandaliad.

Bydd y 50% cyntaf yn cael ei dalu ar ddechrau eich prosiect, ar ôl i chi dderbyn eich grant, ar ôl i ni roi caniatâd i chi ddechrau ar eich prosiect ac ar ôl i chi ddarparu eich manylion banc.

Ar ôl i chi wario'r 50% cyntaf o'ch cyfanswm costau prosiect, bydd modd i chi ofyn am y 30% nesaf o'ch grant. I wneud hyn, bydd angen i chi gyflwyno:

• diweddariad prosiect llawn
• cais am daliad a thystiolaeth o sut y gwariwyd y 50% cyntaf o'ch cyfanswm costau prosiect

Gallwch ofyn am yr 20% olaf o'ch grant ar ôl i chi orffen eich prosiect. I wneud hyn, bydd angen i chi gyflwyno:

• diweddariad prosiect terfynol ac adroddiad cwblhau
• cais am daliad terfynol a thystiolaeth o sut y gwariwyd y 50% olaf o'ch cyfanswm costau prosiect

Ar gyfer pob taliad, anelwn at eich talu chi o fewn 10 diwrnod gwaith ar ôl derbyn yr holl wybodaeth sydd ei hangen arnom.

Os yw eich prosiect yn ymwneud â chaffael a phrynu adeiladau, tir neu eitemau treftadaeth, byddwn yn talu swm llawn y grant sydd ei angen ar gyfer y pryniant mewn un taliad. Bydd eich Rheolwr Buddsoddi'n cysylltu â chi gyda rhagor o wybodaeth am sut y bydd y taliad hwn yn cael ei wneud ac unrhyw beth y maent ei angen gennych chi.

Darparu tystiolaeth o'r hyn rydych chi wedi'i wario

Wrth ofyn am eich ail daliad a'ch taliad olaf, bydd angen i chi ddweud wrthym sut rydych wedi bod yn gwario'ch grant. Rhaid i chi ddarparu anfonebau unigol ar gyfer yr holl wariant dros £500. Dylent fod yn glir, yn ddarllenadwy a heb eu difrodi na'u hystrywio.

Rhaid i anfonebau gynnwys:

• rhif anfoneb
• y dyddiad y cawsant eu codi
• y dyddiad y disgwylir y taliad a'r telerau talu
• sut mae'r taliad i gael ei wneud ac i bwy
• manylion y cwmni, gan gynnwys:
  • enw
  • cyfeiriad y sefydliad sy'n cyflwyno'r cais am daliad
  • cyfeiriad e-bost
  • rhif ffôn
  • rhif cwmni
  • rhif cofrestru TAW, os ydynt wedi'u cofrestru ar gyfer TAW
• disgrifiad o'r gwasanaethau a ddarparwyd
• os yn berthnasol, y swm gros gyda TAW, neu'r swm net gyda swm y TAW wedi'i gynnwys ar wahân

Nid oes angen i chi gyflwyno anfonebau am gostau o dan £500, ond rhaid i chi ddweud wrthym am y costau hyn pan fyddwch yn cyflwyno cais am daliad.

Dylid dangos tystiolaeth o gyflogau staff y prosiect trwy ddarparu slipiau cyflog neu lythyr wedi'i lofnodi gan aelod o'ch sefydliad sydd ag awdurdod ariannol.

Os ydych chi'n hawlio adennill costau llawn, gallwch ddangos tystiolaeth o hyn drwy ddarparu llythyr wedi'i lofnodi gan aelod o'ch sefydliad sydd ag awdurdod ariannol.

Os yw eich prosiect yn ymwneud â chaffael eiddo treftadaeth, bydd angen i chi ddarparu anfoneb i ni am y pris prynu llawn.

Dim ond costau yr ydym wedi cytuno i'w hariannu y byddwn yn eu talu. Ni allwn dalu costau TAW y gallwch ei adennill. Eich cyfrifoldeb chi yw ceisio cyngor priodol ynghylch adennill TAW. Os bydd eich statws TAW yn newid yn ystod eich prosiect, byddwn yn lleihau ein cyfraniad at y costau os ydych wedi llwyddo i hawlio'r TAW yn ôl.

Newidiadau i'ch prosiect

Rydym yn deall y gall heriau godi yn ystod prosiect. Gallai hyn gynnwys:

• unrhyw broblemau o fewn eich sefydliad
• newidiadau i'ch costau prosiect
• oedi yn amserlen eich prosiect
• anhawster wrth gyflawni eich dibenion cymeradwy

Mae'n bwysig i chi roi gwybod i ni am unrhyw heriau rydych yn eu hwynebu, fel y gallwn roi cyngor a chefnogaeth i chi. Os bydd unrhyw un o'r heriau hyn yn golygu y gallai fod newidiadau sylweddol i'ch prosiect, rhaid i chi drafod hyn gyda ni mor fuan â phosibl. Mae hyn oherwydd y bydd angen i unrhyw newidiadau gael eu cytuno a'u cymeradwyo gennym ni cyn iddyn nhw gael eu gwneud.

Mae hyn yn cynnwys unrhyw newidiadau i'ch cyllideb gytunedig, gan gynnwys symud costau rhwng penawdau cost neu ddefnyddio cronfeydd wrth gefn, ac unrhyw newidiadau i'ch dibenion cymeradwy.

Os bydd cost eich prosiect yn codi, dim ond o dan amgylchiadau eithriadol y byddwn yn ystyried cynyddu eich grant. Ni allwn dderbyn unrhyw geisiadau am gynnydd mewn grant a fydd yn golygu y bydd cyfanswm eich grant dros derfyn y rhaglen o £250,000.

Os byddwch yn profi oedi wrth gyflwyno'ch prosiect, gallwch ofyn am estyniad i ddyddiad dod i ben eich grant. Os bydd eich prosiect yn cymryd mwy na phum mlynedd ar y mwyaf i'w gwblhau o'r dyddiad y gwnaethoch dderbyn eich grant a llofnodi'r telerau ac amodau, efallai y byddwn yn cau eich grant. Efallai y byddwn hefyd yn gofyn am ad-daliad o'r holl arian a dderbynioch, neu ran ohono.

Rhaid gwneud unrhyw geisiadau am newidiadau i'ch prosiect yn ysgrifenedig. Gallai hyn fod mewn e-bost neu, os oes newidiadau sylweddol, efallai y byddwn yn gofyn i chi lenwi ffurflen ar wahân.

Bydd angen i chi ddweud wrthym sut y bydd unrhyw newidiadau'n effeithio ar:

• ansawdd eich prosiect
• cost eich prosiect
• yr amser sydd ei angen arnoch i gwblhau eich prosiect
• hyfywedd eich prosiect yn y dyfodol

Efallai y byddwn yn penderfynu ailasesu eich prosiect neu gymryd unrhyw gamau eraill yr ystyriwn eu bod yn angenrheidiol. Ni allwn warantu y byddwn yn cytuno i'ch cais a dim ond os ydych chi'n cytuno i delerau ac amodau ychwanegol y gallwn wneud hynny. Byddwn yn trafod unrhyw benderfyniad a wnawn gyda chi.

Os byddwn yn cytuno i unrhyw newidiadau sylweddol i'ch prosiect, gan gynnwys cynnig cynnydd yn eich grant, bydd eich swyddfa leol yn cysylltu â chi i gadarnhau'r newidiadau a gynigir. Bydd angen i chi gadarnhau eich bod yn derbyn hyn drwy ateb yr e-bost o fewn pum diwrnod gwaith.

Caffael

Ym mhob prosiect, pryd bynnag y byddwch yn defnyddio eich grant i brynu nwyddau, gwaith neu wasanaethau, byddwn yn gofyn i chi roi manylion sut y byddwch yn eu caffael. Dyma'r broses brynu, tendro a dethol. Os ydych eisoes wedi prynu nwyddau, gwaith neu wasanaethau ar gyfer eich prosiect, bydd angen i chi ddweud wrthym sut y gwnaethoch chi hynny.

Ni allwn dalu eich grant os nad ydych wedi dilyn y drefn a ganlyn.

Os ydych yn gorff cyhoeddus neu os yw eich prosiect yn destun deddfwriaeth Caffael Cyhoeddus, mae'n rhaid i chi ddilyn y ddeddfwriaeth berthnasol.

Rhaid i weithdrefnau recriwtio ymgynghorwyr a chontractau fod yn deg ac yn agored a chydymffurfio â deddfwriaeth cydraddoldeb a chyflogaeth berthnasol. Dylai ffioedd unrhyw ymgynghorwyr neu weithwyr proffesiynol eraill y byddwch yn eu recriwtio yn ystod y prosiect weddu i ganllawiau proffesiynol a bod yn seiliedig ar fanyleb ysgrifenedig glir.

Os oes unrhyw un o'r contractwyr, cyflenwyr neu ymgynghorwyr y dymunwch eu penodi'n gysylltiedig – er enghraifft yn ffrindiau neu'n berthnasau agos, neu os oes unrhyw gysylltiad ariannol megis perchnogaeth ar y cyflenwyr hyn – bydd angen i chi gael caniatâd ysgrifenedig gennym ni'n gyntaf.

Nid oes angen o reidrwydd i chi benodi'r contractwr, y cyflenwr neu'r ymgynghorydd sy'n darparu'r dyfynbris isaf. Wrth benderfynu pwy i'w benodi ar gyfer eich prosiect, dylech edrych ar y gwerth am arian cyffredinol y mae'r tendr neu ddyfynbris yn ei ddarparu a sgiliau, profiad a hyfywedd ariannol y contractwr, y cyflenwr neu'r ymgynghorydd.

Os ydych yn ansicr ynghylch eich rhwymedigaethau, rydym yn eich cynghori i geisio cyngor proffesiynol neu gyfreithiol. Gallwch hefyd weld ein canllaw arfer da ar gaffael.

£10,000 neu lai (heb gynnwys TAW)

Os ydych yn prynu nwyddau, gwaith neu wasanaethau am £10,000 neu lai (ac eithrio TAW), nid oes angen i chi dendro’n agored am y rhain na chael dyfynbrisiau lluosog. Byddwn yn disgwyl i chi ddangos gwerth cyffredinol am arian.

Mwy na £10,000 a hyd at £50,000 (heb gynnwys TAW)

Dylech gael o leiaf tri thendr neu ddyfynbris cystadleuol ar gyfer yr holl nwyddau, gwaith a gwasanaethau gwerth mwy na £10,000 a hyd at £50,000 (heb gynnwys TAW) yr ydym wedi cytuno i'w hariannu.

Mwy na £50,000 (heb gynnwys TAW)

Ar gyfer yr holl nwyddau, gwaith a gwasanaethau sy'n werth mwy na £50,000 (ac eithrio TAW), rhaid i chi ddarparu prawf o weithdrefnau tendro cystadleuol. Dylai eich prawf fod yn adroddiad ar y tendrau yr ydych wedi'u derbyn, ynghyd â'ch penderfyniad ar ba un i'w dderbyn.

Ystyriaethau o ran caffael

Mewn rhai amgylchiadau, nid oes angen i chi ddilyn gweithdrefn dendro gystadleuol a gallwch wahodd un sefydliad yn unig i dendro. Mae hyn yn wir os:

• yw cyfanswm pris y contract yn £10,000 neu lai (heb gynnwys TAW)
• yw cytundeb fframwaith yn ei le ar gyfer cyflenwi nwyddau, gwaith neu wasanaethau a fu'n destun tendr cystadleuol yn flaenorol, ac mae’r nwyddau neu’r gwasanaethau'n uniongyrchol berthnasol i gwmpas y gwaith prosiect sydd i’w wneud
• Yw contract prosiect yn ei le, a fu'n destun tendr cystadleuol yn flaenorol, ac mae'n rhesymegol ei ymestyn i gynnwys gwaith prosiect ychwanegol. Yn yr achos hwn, rhaid i chi gadarnhau:
  • yn achos gwaith cyfalaf, y gellir cymhwyso prisiau’r rhan fwyaf o elfennau gwaith, gan gynnwys rhagofynion, gorbenion ac elw yn uniongyrchol o’r contract presennol i’r gwaith newydd
  • bod y gwaith newydd yn llai o ran graddfa, ac o fath tebyg i waith y prif gontract
  • na fydd y contractwr yn hawlio costau tarfu neu ymestyn y prif gontract os cyflwynir y gwaith newydd
  • bod y contract presennol yn cyfyngu ar waith sy’n cael ei wneud gan eraill
• yw'r nwyddau, y gwaith neu'r gwasanaethau gofynnol yn unigryw fel y nodir mewn manyleb gofyniad heb frand ac nad yw'n bosibl eu caffael o ffynonellau eraill trwy dendr cystadleuol
• Gallwch ddangos eich bod wedi ceisio tendro am y nwyddau, y gwaith neu'r gwasanaethau yn agored ac yn gystadleuol ond nad oeddech wedi derbyn digon o ddiddordeb. Roedd yr unig dendr a dderbyniwyd wedi'i gyflwyno gan ddarparwr gwasanaeth a oedd yn credu ei fod yn gwneud hynny mewn cystadleuaeth ag eraill.
• yw'n waith brys lle gellir dangos y byddai’r amser a gymerir i ddod o hyd i dendrau'n peryglu’r prosiect ac yn ychwanegu’n sylweddol at gostau yn y pen draw
• nad yw'r cwmni sy'n darparu'r tendr unigol wedi'i gysylltu, naill ai trwy berchnogaeth neu drwy gysylltiadau teuluol, ag uwch gynrychiolwyr y grantï

Byddwn hefyd yn gofyn i chi ystyried gwerthoedd cymdeithasol wrth gaffael, gan gynnwys:

• cadwyni cyflenwi amrywiol
• gwell cyflogadwyedd a sgiliau
• cynhwysiad, iechyd meddwl a llesiant
• cynaladwyedd amgylcheddol
• cadwyni cyflenwi diogel

Dylech sicrhau bod unrhyw gontractwr, cyflenwr, ymgynghorydd neu bartner a allai fod yn cyfrannu at greu allbynnau digidol yn ymwybodol o'n gofyniad i brosiectau rannu'r rhain o dan drwydded Priodoliad Creative Commons 4.0 ryngwladol neu gyfwerth. Rhaid i chi sicrhau hefyd bod gennych gytundeb y bydd y gwaith sy'n deillio o hyn yn cael ei rannu yn y modd hwn.

Lle nad yw hyn yn bosibl, rhaid i chi geisio cytundeb ysgrifenedig i wneud trefniadau amgen gyda ni, er enghraifft defnyddio dewis arall o drwydded agored, cyn cyhoeddi unrhyw gontract gwaith.

Grantiau cymunedol

Fel rhan o’ch prosiect, efallai eich bod wedi gofyn i ni gyfrannu tuag at gronfa o arian y gallwch ei defnyddio i ariannu grwpiau neu sefydliadau eraill, yr ydym yn eu galw’n dderbynyddion grantiau cymunedol, i gwblhau darnau o waith a fydd yn cyfrannu at nodau cyffredinol eich prosiect. Mae hwn yn cael ei alw'n grant cymunedol.

Cyn i chi lansio eich cynllun grant cymunedol, bydd angen i chi anfon manylion atom am eich prosesau ymgeisio, gwneud penderfyniadau a monitro cynnydd. Dylid anfon hwn at eich Rheolwr Buddsoddi a fydd yn ei adolygu a'i gymeradwyo.

Wrth wneud cais am daliad i ni, rhaid i chi gynnwys rhestr o dderbynyddion grant cymunedol fel tystiolaeth o wariant. Rhaid i'r rhestr gynnwys faint a ddyfarnwyd i bob derbynnydd grant cymunedol gyda dyddiad y penderfyniad i ddyfarnu'r grant, a rhaid iddi gael ei llofnodi gan ddau berson o'ch panel penderfyniadau grant cymunedol.

Chi sy'n gyfrifol am fonitro cynnydd grantiau cymunedol a sicrhau cydymffurfiaeth â'r telerau yr ydych wedi cytuno iddynt yn ystod eich cais am brosiect. Bydd angen i chi benderfynu sut y byddwch yn cadw mewn cysylltiad â phob derbynnydd grant cymunedol a pha wybodaeth yr hoffech ei gweld ganddynt. Gall hyn fod yn gymesur gan ddibynnu ar faint y grant ac am beth y cafodd ei ddyfarnu.

Dylech ddweud wrthym sut mae'r cynllun grant cymunedol yn dod yn ei flaen yn eich diweddariadau prosiect i ni a gwerthuso effeithiolrwydd cyffredinol grantiau cymunedol o fewn eich prosiect yn eich adroddiad cwblhau.

Cwblhau eich prosiect

Ar ôl i chi orffen eich prosiect, bydd angen i chi gwblhau diweddariad prosiect terfynol ac adroddiad cwblhau a gofyn am eich taliad terfynol. Bydd angen hefyd i chi anfon yr holl ddogfennau angenrheidiol y byddwn yn gofyn amdanynt atom ni.

Adroddiad cwblhau

Mae'r diweddariad prosiect terfynol a'r adroddiad cwblhau yn ein helpu i ddeall pa mor llwyddiannus oedd eich prosiect. Mae hefyd yn caniatáu i ni sicrhau eich bod wedi cydymffurfio â'n gofynion. Bydd yn debyg i'ch diweddariadau prosiect rheolaidd ac yn cynnwys cwestiynau am sut yr aeth eich prosiect.

Wrth gwblhau rydym yn golygu:

• bod eich prosiect wedi'i orffen a'ch bod wedi cyflawni'ch dibenion cymeradwy
• os yn berthnasol, eich bod wedi bodloni unrhyw amodau grant ychwanegol
• eich bod wedi cyflwyno diweddariad prosiect terfynol ac adroddiad cwblhau
• eich bod wedi cyflwyno cais am daliad terfynol a darparu tystiolaeth o sut rydych wedi gwario'r grant
• eich bod wedi cydnabod eich grant yn briodol
• eich bod wedi gwerthuso eich prosiect ac anfon eich adroddiad cwblhau atom
• eich bod chi wedi cyflenwi delweddau cydraniad uchel sy'n dogfennu eich prosiect, ac wedi sicrhau pob cydsyniad unigol i'r delweddau hynny gael eu defnyddio
• os oedd eich prosiect yn cynnwys gwaith cyfalaf, eich bod wedi darparu tystysgrif cwblhau ymarferol
• os yn berthnasol, eich bod wedi rhestru allbynnau digidol y prosiect a darparu cyfeiriad gwe (URL) y wefan neu wefannau lle gellir cael mynediad iddynt
• os yn berthnasol, eich bod wedi ffeilio’ch cynllun cadwraeth gyda’r llyfrgell gyhoeddus, archif a chronfa ddata berthnasol, a rhannu’r manylion gyda’ch Rheolwr Buddsoddi
• os yn berthnasol, tystiolaeth o gofnodi a chasglu data cynefinoedd a rhywogaethau

Rhaid i ni dderbyn eich adroddiad cyn dyddiad dod i ben eich grant. Ni allwch dderbyn eich taliad terfynol hyd nes bod eich adroddiad wedi cael ei gymeradwyo gan eich Rheolwr Buddsoddi.

Ar ôl i ni adolygu eich holl wybodaeth, a phrosesu unrhyw daliad terfynol, byddwn yn cadarnhau gyda chi fod eich prosiect wedi'i gwblhau. Bydd y dyddiad y byddwn yn cadarnhau hyn gyda chi yn cael ei nodi fel dyddiad cwblhau'r prosiect.

Gofyn am eich taliad terfynol

Ar ôl i chi gyflwyno'ch diweddariad terfynol a'ch adroddiad cwblhau, bydd modd i chi ofyn am eich taliad terfynol. I wneud hyn, rhaid i chi ddarparu tystiolaeth o sut y gwariwyd gweddill eich grant.

Unwaith y byddwch wedi gwneud eich cais am daliad terfynol, ni fyddwn yn derbyn unrhyw geisiadau pellach am daliadau gennych. Dylech felly gytuno ar eich cyfrifon terfynol gydag unrhyw gontractwyr a chyflenwyr cyn gofyn am eich taliad terfynol.

Os ydych chi wedi gwario llai ar eich prosiect na'r arian yr ydym wedi'i dalu i chi, efallai y bydd eich taliad terfynol yn cael ei leihau neu efallai y bydd angen i chi ddychwelyd unrhyw arian sydd heb ei wario. Os bydd hyn yn digwydd, byddwn yn cytuno ar y swm terfynol gyda chi cyn gwneud y taliad.

Ar ôl i'ch prosiect gael ei gwblhau

Byddwn yn parhau i gadw mewn cysylltiad â chi o bryd i'w gilydd ar ôl i'r prosiect gael ei gwblhau gan gynnwys drwy ein harolygon cwsmeriaid sy'n cydymffurfio â GDPR.

Bydd angen hefyd i chi lynu wrth eich telerau grant ar ôl i'ch prosiect gael ei gwblhau.

Diweddariadau i'r arweiniad

Byddwn yn adolygu'r arweiniad hwn yn rheolaidd ac yn ymateb i adborth gan ddefnyddwyr. Rydym yn cadw'r hawl i wneud newidiadau fel y bo angen. Byddwn yn cyfathrebu unrhyw newidiadau cyn gynted â phosibl trwy'r dudalen we hon.